Широков Л.А., Широкова О.Л. Автоматизированная система обработки экономической информации

Подождите немного. Документ загружается.

При поиске по дате указываются подряд год (две цифры), месяц

и день: 980324 (для 24 марта 1998 года).

Поиск строки и подстроки символов в списке выполняется по

команде меню:

Войти в Главное меню и далее выбрать опции:

Действия-Поиск или по пиктограмме с символом бинокля в

линейке пиктограмм программы. В результате появляется окно запро-

са с предложениями:

1) Ввести строку поиска – поисковую последовательность сим-

волов (без учета регистра);

2) Указать направление поиска: вперед (т.е. вправо и вниз), на-

зад (т.е. влево и вверх), сначала (т.е. с левой колонки первой строки);

Можно установить признак поиска «По одной колонке» (где

расположен курсор).

После начала поиска по кнопке Поиск при нахождении задан-

ного образца курсор будет зафиксирован на искомой строке и колон-

ке. При неуспешном поиске будет сообщение «Строка не найдена!».

Повтор поиска можно выполнить в любом направлении по соот-

ветствующим командам меню Действия-Поиск или по пиктограм-

мам с символом бинокля и соответствующими стрелками в линейке

пиктограмм программы.

Изменение ширины колонки:

1) установить указатель мыши в строку заголовков колонок спи-

ска на границу между двумя колонками;

2) нажав левую клавишу, переместить мышью границу колонки

в желаемое место.

Редактирование значения полей (граф) списка выполняется в

режиме редактирования:

1) для перехода из режима просмотра графы в режим редакти-

рования: 2ЛКМ на требуемом поле. В результате в поле появится кур-

сор (вертикальная мигающая черта).

2) в режиме редактирования использовать стандартные средства

текстового редактора, а также буфер обмена:

если значение графы может вводиться путем выбора из спи-

ска возможных значений (например, при вводе номеров сче-

тов дебета и кредита проводки), то при редактировании поля

в его правой части выводится кнопка выбора – квадрат с тре-

•

мя точками. При ее нажатии (или нажатии клавиши F4) появ-

ляется список значений для выбора. В списке выделить мы-

шью требуемую строку и далее нажать кнопку Выб. в ниж-

ней части окна со списком или клавиши Ctrl+Enter.

если значение графы может вводиться только путем выбора

из списка возможных значений (например, при вводе наиме-

нований субконто), то при вводе новой записи программа

сразу выводит на экран список возможных значений поля.

•

8.3.3. Печать и просмотр перед печатью

Перед печатью можно просмотреть будущее размещение доку-

ментов на странице при печати по команде меню:

Войти в Главное меню и далее выбрать опции:

Действия-Просмотр.

Для печати нажать пиктограмму в строке пиктограмм или кла-

вишу F8, или по команде меню:

Войти в Главное меню и далее выбрать опции:

Действия-Печать.

Далее пользователь задает параметры печати.

Настройка принтера выполняется по меню

Войти в Главное меню и далее выбрать опции:

Сервис-Принтер,

где указываются драйвер принтера, формат бумаги и другие па-

раметры.

8.3.4. Калькулятор

Для проведения каких-либо оперативных подсчетов весьма удо-

бен калькулятор. Калькулятор вызывается на экран по команде:

Войти в Главное меню и далее выбрать опции:

Сервис-Калькулятор

или по клавишам Ctrl+F2.

В результате высвечивается окно калькулятора для выполнения

вычислительных операций (рис. 8.4).

Арифметическое выражение вводится в окно ввода. Оно может

включать числа, макроимена остатков и оборотов по счетам и субкон-

то, круглые скобки, арифметические знаки операций, переменную

«М» (в любом регистре), вводящую значение, которое хранится на

данный момент в буфере обмена, что отображается в строке: «М=».

По клавишам «Вычислить», «Закрыть», «Помощь» выполняются

очевидные операции с введенным арифметическим выражением.

Рис. 8.4

Буфер обмена используется как промежуточный регистр. Его

базовое значение определяется результатом операции в окне ввода.

Текущее же его значение может измеряться по клавишам сложения с

буфером («М+») и вычитания из буфера («М-»).

Для просмотра базового содержимого буфера используется

клавиша «М». При этом результаты сложения по клавишам «М+» и

«М-» аннулируются.

При открытии калькулятора он всегда показывает текущее зна-

чение в буфере обмена.

8.4. Сохранение и восстановление данных

Для сохранности данных от порчи жесткого диска программа

позволяет создавать архивные копии на одну или несколько дискет

(в зависимости от количества информации и емкости дискет). Архив-

ная копия содержит всю текущую бухгалтерскую информацию на

момент создания копии (проводки, план счетов, константы, итоги и

т.д.). Она не содержит файлы программы, форм первичных докумен-

тов и отчетов. Эти файлы пользователь может сохранить самостоя-

тельно.

8.4.1. Создание архивной копии

1) Подготовить достаточное количество любых отформатиро-

ванных дискет;

2) Ввести команду:

Войти в Главное меню и далее выбрать опции:

Сервис – Сохранение данных.

3) В выведенном на экран окне запроса «Сохранение в архив»

(рис. 8.5) указать путь к каталогу архивной копии (например, a:\);

4) По запросам программы вставлять дискеты в дисковод.

ПРИМЕЧАНИЕ.

1) При архивации непрерывно указывается % выполнения;

2) Для отказа от архивации в любой момент можно ввести Esc;

3) Список файлов, сохраняемых при архивном копировании,

хранится в файле 1sbwfile.txt. Он находится в каталоге с программа-

ми «1С:Бухгалтерия". При необходимости в этот файл можно доба-

вить имена других файлов (например, файлов документов или отче-

тов);

4) Архивацию можно делать и на жестком диске в какой-либо

директории;

5) Архивацию желательно делать ежедневно, а также перед ре-

формацией баланса;

6) Целесообразно хранить несколько вариантов архивной копии

(не экономить!!!), например, по схеме:

12 дискет с копиями на первое число каждого месяца; •

• 4 дискет с копиями на первое число каждой недели текущего

месяца;

5 дискет с копиями на каждое число текущей недели. •

7) Дискеты подписывать: Номер дискеты; Дата создания копии;

Имя программы.

Рис. 8.5

8.4.2. Восстановление архивной копии:

1) Приготовить дискеты с требуемой архивной копией

2) Ввести команду:

Войти в Главное меню и далее выбрать опции:

Сервис – Восстановление данных.

3) В выведенном на экран окне запроса «Восстановление из ар-

хива» указать путь к каталогу, из которого будет считываться архив-

ная копия (например, a:\);

4) По запросам программы вставлять дискеты с файлами архива

в дисковод.

ПРИМЕЧАНИЕ.

При восстановлении данных из архивной копии вся теку-

щая бухгалтерская информация пропадает, замещаясь архивной.

Для восстановления архивной информации без порчи рабочей

надо выполнить восстановление в другой директории или на другой

диск.

8.5. Архив документов

Для сохранения сформированных в программе документов для

последующего просмотра, печати или редактирования можно создать

и вести архив документов по команде:

Войти в Главное меню и далее выбрать опции:

Сервис – Архив документов

Рис. 8.6

В результате на экране появится диалог «Архив документов»

(рис. 8.6), содержащий оглавление архива документов и имена соот-

ветствующих файлов. Архив обеспечивает:

1) Открытие и просмотр архивного файла:

Дважды щелкнуть пиктограмму слева от наименования или, вы-

делив строку, нажать клавишу Открыть. Окно просмотра можно

расширять, перетаскивая края мышью. При просмотре можно:

•

для документов в формате стандартных отчетов: проводить

поиск подстрок символов, просматривать перед печатью, пе-

чатать;

для произвольных документов: редактировать, просматривать

перед печатью, печатать;

для текстовых файлов: редактировать, проводить поиск под-

строк символов, просматривать перед печатью, печатать.

Все эти возможности реализуются через меню «Действие».

2) Помещение документа в архив выполняется:

Автоматически при выполнении функции «Сохранить» во

время просмотра стандартных отчетов, произвольных отчетов

или выходных документов, сформированных в режимах «До-

кументы и расчеты» или «Типовые операции";

Вручную – щелчком по кнопке Нов. Далее предлагается вы-

брать один из трех форматов документа:

стандартный отчет;

произвольный документ;

текстовый формат.

Далее указывается желаемое название документа и имя файла,

причем программа предлагает создать файл самостоятельно.

3) Удаление документа из архива:

Выделить соответствующую строку и щелкнуть по кнопке Уд.

или Del. Далее сделать подтверждение.

8.6. Табло счетов

Для указанных счетов в порядке их номеров выводятся остатки

на начало и конец отчетного периода и обороты за период при любых

изменениях в журнале операций (т.е. фактически это автоматически

обновляемый фрагмент оборотно-сальдовой ведомости).

Вызов Табло счетов выполняется по команде:

Войти в Главное меню и далее выбрать опции:

Сервис – Табло счетов.

В результате экран примет вид, показанный на рис. 8.7.

При создании новой строки указывается:

1) код счета;

2) валюта (при необходимости);

Рис. 8.7

3) признак «+» вывода данных по валюте в валютном выраже-

нии (если признак не задан, то данные выводятся в рублевом выраже-

нии).

8.7. Динамический обмен данными

Экспортируемыми данными могут быть значения любых выра-

жений языка отчетов. Способ обращения к данным зависит от при-

ложения, обращающегося к программе «1С:Бухгалтерия». Для обра-

щения требуется:

1) предварительная информация:

имя DDE-сервера (для программы «1С:Бухгалтерия» - это

«БУХ»);

•

• тема (для программы «1С:Бухгалтерия» - это «ВЫР»);

конкретный элемент данных, к которому требуется обратить-

ся - ВЫРАЖЕНИЕ ЯЗЫКА ОТЧЕТОВ;

•

2) загрузка приложения.

ПРИМЕР.

Для использования в ячейке Excel дебетового оборота 20-го сче-

та за отчетный период в этой ячейке требуется указать выражение:

=БУХ|ВЫР|'ДО20'.

Для обращения можно использовать и пункты меню приложе-

ния:

Редактирование

Связи

ПриложениеБУХ (имя -DDE-сервера)

Источник ВЫР(тема)

Раздел ДО20(элемент данных)

Результат показан на рис. 8.8.

8.8. Паролирование

Для установки пароля на вход в программу надо ввести коман-

ду:

Войти в Главное меню и далее выбрать опции:

Сервис – Установить пароль

В результате на экране будет запрос «Установка пароля» (рис.

8.9), в котором требуется:

ввести от 1 до 10 буквенно-цифровых символов без различия

строчных и прописных букв;

нажать кнопку Установить

по запросу сделать повторный контрольный ввод пароля.

Для снятия пароля надо ввести команду:

Войти в Главное меню и далее выбрать опции:

Сервис – Установить пароль - Ввести пустой пароль (т.е.

сразу нажать Enter).

ПРИМЕЧАНИЕ:

Наличие пароля не мешает изменению базы данных с помощью

других программ, например, Dbase, Fox Pro и др.

Рис. 8.8

Рис. 8.9