Щокін Г.В. (ред.) Менеджмент

Подождите немного. Документ загружается.

581

сутності будь-якої організації: ні планування, ні створення організаційних

структур, ні мотивацію не можна розглядати у відриві від контролю.

Роль контролю в управління організаціями:

1) контроль дає змогу суб’єкту управління регулярно отримувати інфор-

мацію про стан справ у керованій системі, на підставі якої він приймає управ-

лінські рішення, спрямовані на закріплення досягнутого успіху або на усу-

нення причин, що перешкоджають його досягненню;

2) контроль завершує цикл управління. Сутність його полягає у своєчасно-

му виявленні відхилень у роботі, зумовлених низькою виконавчою дисциплі-

ною персоналу або впливом чинників зовнішнього середовища, внесенні корек-

тив, а отже, створенні належних умов для реалізації стратегії організації.

Контроль передбачає:

• оцінювання результатів діяльності організації загалом та її структурних

підрозділів зокрема;

• визначення гнучкості управління, його здатності адекватно реагувати

на зміни зовнішнього середовища і пристосовуватися до них;

• виявлення і аналіз факторів, які перешкоджають досягненню заплано-

ваних результатів, запобігання виникненню і накопиченню помилок;

• врахування конкретних внесків кожного співробітника у забезпечення

кінцевого результату;

• формування зворотного зв’язку для інформування та заохочення персо-

налу; мінімізацію витрат;

• подолання проблем, пов’язаних зі зростанням організації, тощо.

Контроль як завершальна стадія процесу управління безпосередньо впли-

ває на ефективність здійснення інших управлінських функцій — планування,

організування, мотивування. Так, навіть найкращі плани не будуть здійснені,

якщо не забезпечити контроль за їх реалізацією. Ефективне функціонування

організаційної структури можливе лише за умови належного контролю за ро-

ботою її підрозділів менеджерами вищої ланки. Нарешті, функція мотивації

буде виконуватися лише за умови відповідності розміру винагороди досягну-

тим результатам, для чого необхідно їх оцінити.

5.5.2. Принципи організації контролю

Важливе значення в процесі контролю відіграють його принципи — норми

здійснення, від дотримання яких значно залежить ефективність управлінсь-

кого контролю.

Основні принципи контролю [5, 20]:

• принцип спрямованості на головне. В діяльності будь-якої організації

виділяють основні, другорядні та зовсім незначні напрями. Таким чи-

ном необхідно розподіляти і контроль: основні напрями діяльності конт-

ролюються найретельніше, другорядні — з використанням меншої кіль-

кості витрат;

• принцип орієнтації на результат. Кінцевим результатом процесу кон-

тролю є не тільки виявлення порушень і відхилень, а й визначення і

ліквідація їх причин;

• принцип всеосяжності — поширення контролю на всі сфери діяльності

організації. Процесів, підрозділів, напрямів діяльності поза контролем

в організації не може бути;

582

• принцип економічності — здійснення контролю з найменшими витра-

тами, мінімальною кількістю працівників, які володіють спеціальними

знаннями і навичками;

• принцип науковості — застосування останніх досягнень науки і техні-

ки, передового досвіду у процесі здійснення контролю;

• принцип дієвості — активний вплив суб’єктів контролю на об’єкти шля-

хом прийняття ефективних управлінських рішень з усунення виявлених

недоліків, профілактики та попередження їх у подальшій діяльності;

• принцип об’єктивності контролю — його інформація не піддається

впливу та суб’єктивній оцінці, не може бути результатом суб’єктивних

тверджень окремих осіб;

• принцип раптовості, який має вирішальне значення для досягнення

цілей контролю. Під раптовістю розуміють застосування перевірки в мо-

мент, коли підконтрольні особи цього не очікують. Завдяки раптовості

з’являється можливість перевірити реальний стан справ на підприємс-

тві;

• принцип виховної дії. Контроль має не тільки економічне, а й певне

виховне значення. Мало виявити певні порушення і домогтися їх усу-

нення. Важливо, щоб у кожному окремому випадку виключалась мож-

ливість повторення помилок та порушень в майбутньому, що можливо

за наявності певного виховного ефекту, заснованого на моральних за-

садах.

5.5.3. Класифікація управлінського контролю

Управлінський контроль класифікують за такими ознаками:

• за рівнем управління в організації — стратегічний та оперативний;

• за сферами перевірки — контроль стану матеріально-технічного забез-

печення; контроль виробництва; контроль маркетингу і збуту тощо;

• за змістом — контроль ресурсів і контроль процесів;

• за часом здійснення — попередній, поточний і заключний;

• за методами організації — бюрократичний і децентралізований;

• за спрямованістю — зовнішній і внутрішній (самоконтроль);

• за сутністю завдання — лінійний, функціональний та операційний;

• за плановістю здійснення — плановий і раптовий;

• за ступенем охоплення — частковий (вибірковий), повний (суцільний),

комбінований;

• за місцем здійснення — стаціонарний і рухомий;

• за ступенем доцільності — недостатній, оптимальний і надмірний;

• за ступенем відкритості — відкритий і прихований.

За рівнем управління в організації контроль поділяється на стратегічний

і оперативний.

Стратегічний контроль здійснюється на вищому рівні керівництва органі-

зації, має зовнішню спрямованість. Виконується шляхом збирання і аналізу ін-

формації про конкурентів, споживачів, постачальників, розвиток технології,

рішення уряду і місцевої влади; спостережень за подіями, що можуть вплинути

на плани розвитку організації, щоб своєчасно відреагувати на них.

Оперативний контроль має внутрішню спрямованість, здійснюється на

середньому і нижчому рівнях керівництва організації, полягає у перевірці

583

ефективності використання основних ресурсів: матеріальних, фінансових,

кадрових, інформаційних.

За сферами перевірки вирізняють контроль стану матеріально-технічного

забезпечення, виробництва, маркетингу і збуту.

Контроль стану матеріально-технічного забезпечення передбачає оціню-

вання ступеня задоволення потреб організації в постійних ресурсах (облад-

нання, персонал, інформаційні системи), відповідності обсягів і ритмічності

постачання сировини і матеріалів, стану і динаміки виробничих запасів,

якості сировини, матеріалів, напівфабрикатів вимогам стандартів і технічних

умов.

Контроль виробництва охоплює процеси перетворення ресурсів організа-

ції на продукцію або послуги. Він полягає в порівнянні запланованих вироб-

ничих показників із фактичними даними, виявленні відхилень і аналізі чин-

ників, які спричинили ці відхилення. Контроль виробництва організують за

такими напрямами: дотримання термінів виробництва продукції, якість про-

дукції, ефективність використання виробничих потужностей, витрати вироб-

ництва, продуктивність праці тощо.

Контроль маркетингу і збуту охоплює: оцінювання і коригування комер-

ційної політики; конкурентоспроможність продукції; ефективність марке-

тингових заходів; обсяг і структуру маркетингової інформації; широту і гли-

бину асортименту пропонованих покупцям товарів (послуг); обґрунтованість

цін на продукцію; ефективність використання збутових каналів; ефектив-

ність витрат на рекламу тощо.

За змістом виділяють контроль ресурсів і контроль процесів.

Контроль ресурсів. Виробничо-господарську діяльність організації забезпе-

чують ресурси — матеріальні, фінансові, людські, інформаційні. Контролю ма-

теріальних ресурсів підлягають: система регулювання запасів, стан матеріаль-

них ресурсів і відповідність їх потребам виробництва, якість матеріальних

ресурсів. Контроль фінансових ресурсів полягає в оцінюванні ступеня забезпе-

ченості організації власними та залученими коштами, ефективності їх вико-

ристання, правильності прийняття фінансових рішень, відстежування та

регулювання грошових потоків, аналізі регулювання боргів і зобов’язань ор-

ганізацій. Контроль людських ресурсів — здійснення контрольних заходів при

відборі та зарахуванні працівників на посади, оцінювання ефективності та ко-

ригування заходів з перепідготовки та підвищення кваліфікації персоналу, ді-

лових якостей працівників, ефективності систем оплати праці та стимулюван-

ня людей. Контроль інформаційних ресурсів — оцінювання відповідності

обсягів інформації потребам виробництва і управління; вивчення і вдоскона-

лення шляхів надходження інформації в організацію.

Контроль процесів. Потрібно підтвердити, що прості операції здійснюють

згідно з існуючими правилами, які позбавляють необхідності постійних пере-

вірок. Це стосується адміністративної діяльності та процесу виробництва. Рі-

шення, прийняті різними службами організації, повинні взаємодоповнювати-

ся і сприяти реалізації стратегічних завдань. Завданням контролю процесів є

також використання інформаційної системи для оперативного виявлення не-

доліків функціонування управлінської та виробничої систем (наприклад, пе-

ревищення норми несплачених рахунків, зростання кількості бракованих ви-

робів).

584

За часом виконання розрізняють попередній, поточний і заключний конт-

роль.

Попередній контроль. Так він називається тому, що здійснюється до фак-

тичного початку робіт. Основними засобами здійснення попереднього контро-

лю є реалізація певних правил, процедур і ліній поведінки. Оскільки вони

розробляються для забезпечення виконання планів, то їх суворе дотриман-

ня — це спосіб переконатися, що робота розвивається в потрібному напрямі.

В організаціях попередній контроль використовується в трьох головних на-

прямах — стосовно людських, матеріальних і фінансових ресурсів.

Попередній контроль у сфері людських ресурсів досягається за рахунок ре-

тельного аналізу ділових і професійних знань, які необхідні для виконання

певних посадових обов’язків. Щодо матеріальних ресурсів контроль здійс-

нюється шляхом розроблення мінімально допустимих рівнів якості та фізич-

них перевірок відповідності матеріалів, що надходять, цим вимогам. Важли-

вим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є розроблення

бюджету.

Попередній контроль може бути діагностичним або терапевтичним:

• діагностичний контроль визначає ступінь відповідності характеристик

об’єкта контролю стандартам (наприклад, перевірка тканин, змотаних у

рулони перед їх надходженням у цех, дає змогу уникнути деяких видів

дефектів готових виробів);

• терапевтичний контроль не лише виявляє відхилення від нормативів,

а й спрямовує на пошук способів зменшення негативних наслідків від-

хилення (наприклад, зміна розташування розкрійних лекал при вияв-

ленні дефектів на тканині).

Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході виконання робіт.

Найчастіше його об’єктом виступають підлеглі співробітники, а сам він тра-

диційно є прерогативою їх безпосереднього керівника. Регулярна перевірка

роботи підлеглих, обговорення нагальних проблем і пропозицій з удоскона-

лення роботи дає змогу виключити відхилення від намічених планів.

Існують два види поточного контролю — спрямовуючий і фільтруючий:

• спрямовуючий контроль триває від початку операції до отримання ре-

зультату. Він охоплює систематичне вимірювання, зіставлення та оці-

нювання стану і поведінки контрольного об’єкта, а також розроблення

і застосування коригувальних дій. Дає змогу встановити, наскільки ра-

ціонально організована робота виконавців і наскільки дієвою є система

її мотивації;

• фільтруючий контроль має на меті виявлення бракованої продукції та

відокремлення її від якісної; має періодичний (або епізодичний) харак-

тер.

Заключний контроль здійснюється надто пізно, щоб відреагувати на про-

блеми в момент їх виконання, проте виконує важливі функції:

1) надання керівництву організації інформації, необхідної для плануван-

ня, у випадку, якщо аналогічні роботи передбачається виконувати в майбут-

ньому. Порівнюючи фактичні й потрібні результати, керівництво має мож-

ливість краще оцінити, наскільки реально було складено плани;

2) сприяння мотивації. Якщо заохочення залежать від результатів, то їх

потрібно виміряти точно і об’єктивно.

585

За методами організації контроль поділяється на бюрократичний і де-

централізований.

Бюрократичний контроль організується згори вниз, реалізується через

адміністративну систему підприємства.

Елементами бюрократичного контролю є:

• правила і процедури, які визначають стандарти поведінки працівників,

якість виконання завдань;

• управлінські контрольні системи (бюджет, фінансова звітність, системи

преміювання, управління за цілями);

• ієрархія влади, яка передбачає контроль за підлеглими з боку мене-

джерів шляхом прямого нагляду на підставі офіційних посадових пов-

новажень;

• відділ контролю якості, фахівці якого періодично перевіряють дотри-

мання працівниками визначених стандартів якості у таких сферах, як

виробництво, постачання, сервісне обслуговування;

• відбір і навчання персоналу з використанням формалізованих процедур

(письмове тестування, увага до демографічних характеристик тощо);

• технічні засоби контролю (спостереження, прослуховування розмов пер-

соналу, облік тривалості особистих телефонних розмов ).

Децентралізований контроль ґрунтується на загальноорганізаційних

цінностях і традиціях, довірі до співробітників, усвідомленому виконанні

ними вимог керівництва. Передбачає мінімальне використання вказівок і

стандартів, залучення співробітників до визначення нормативних показни-

ків, доступ персоналу до необхідної інформації, розширення кола його пов-

новажень.

Елементи децентралізованого контролю:

• корпоративна культура, тобто норми і цінності, які сприймаються ко-

лективом організації;

• колективний контроль з боку колег;

• самоконтроль і самодисципліна; за їх відсутності ніяка організація не в

змозі контролювати всі дії власних співробітників;

• ретельний відбір працівників, які поділяють цінності організації, праг-

нуть зробити внесок в її успіх;

• соціалізація персоналу — інтенсивне навчання цінностей, стандартів і

традицій компанії, ознайомлення з її історією, цілями.

За спрямованістю розрізняють зовнішній і внутрішній контроль (само-

контроль).

Зовнішній контроль здійснюють керівники організацій, фахівці підпри-

ємства контролю, представники зовнішніх контролюючих організацій. Він

виконується за допомогою спостереження, аудиту, аналізу.

Внутрішній контроль (самоконтроль) ґрунтується на саморегулюванні

підлеглими власних дій, вони самі контролюють якість своєї роботи.

За сутністю завдання виділяють лінійний, функціональний і операційний

контроль:

• лінійний — контроль об’єкта загалом (наприклад, контроль з боку влас-

ника фірми);

• функціональний — контроль лише його частини (контроль з боку фінансо-

вого менеджера, комерційного директора, начальника виробництва тощо);

586

• операційний — контроль лише однієї окремої характеристики стану та

поведінки об’єктів (наприклад, контроль розмірів матеріальних витрат

чи фонду оплати праці).

За ступенем охоплення контроль може бути вибірковим (локальним) і

повним.

Вибірковому контролю, як правило, підлягають ті рішення і розпоряджен-

ня, для яких терміни виконання не мають великого значення. Вибірково кон-

тролюють якість робіт, товарів та послуг шляхом вибірок і проб із загального

обсягу. Управлінці часто побоюються замінювати суцільний контроль вибір-

ковим, забуваючи про принцип Парето 20 : 80, який можна сформулювати

приблизно так: для того щоб управляти організацією, достатньо проконтро-

лювати 20 % об’єктів, оскільки вони дають 80 % результатів діяльності ор-

ганізації.

Повний (суцільний) контроль забезпечує перевірку всіх без винятку об’єк-

тів одного найменування (напряму). Він ефективніший, але потребує значних

витрат на його організацію. Вибір розумного балансу між повнотою контролю

і витрат на нього — важливе вміння керівника.

Комбінований контроль є найпоширенішим в управлінні, він об’єднує пе-

ревагу вибіркового (оперативність, гнучкість, економічність) і повного конт-

ролю (об’єктивність, стратегічна спрямованість).

5.5.4. Зміст процесу контролю

Процедура контролю складається з трьох чітко виражених етапів:

• визначення стандартів і норм;

• порівняння досягнутих результатів з визначеними стандартами;

• здійснення необхідних коригувальних дій.

На кожному з цих етапів реалізується комплекс різних заходів [23, 41].

1. Визначення стандартів і норм. Стандарти — це конкретна мета, що під-

дається вимірюванню. Мета, яка може бути використана як стандарт для конт-

ролю, має дві особливості. Вона характеризується наявністю часових меж, в

яких повинна бути виконана робота, і конкретного критерію, стосовно якого

можна оцінити сутність її виконання.

Отже, стандарт — це формальна вимога, яка стосується виконання обов’язків

безпосередньо на робочому місці. До стандартів належать правила, прийняті в

організації, обмеження і встановлені процедури, трудові зобов’язання та інші

формальні схеми дій. Якщо стандарт сформульований правильно, існують чіткі

межі допустимої поведінки і наслідки виходу за них. Якщо працівник порушив

обмеження, то дисциплінарне покарання (навіть звільнення), застосоване до ньо-

го, нікого не здивує.

Стандарти, як правило, чіткі й недвозначні. Якщо у відділі встановлено

стандарт, згідно з яким робочі повинні виробляти не менше 200 комплектів за

годину, то керівник дуже швидко визначить, виконується стандарт чи ні.

Якщо прийняті в організації обмеження зобов’язують працювати п’ять днів

на тиждень з понеділка по п’ятницю, за винятком святкових днів, то праців-

ники, які приходять на роботи лише три дні на тиждень, безумовно, не вико-

нують вимог стандарту.

587

Оскільки точні стандарти чіткі й недвозначні, то для керівника буде не-

важко використовувати їх для оцінки результатів діяльності працівника і як

основу для підвищення оплати праці, дисциплінарних покарань та інших рі-

шень, пов’язаних з результатами його роботи.

Показник результативності точно визначає, що необхідно одержати для

досягнення поставленої мети. Інколи буває неможливим виразити показник

результативності безпосередньо в кількісній формі. Це не є виправданням,

щоб не встановлювати контрольних стандартів у цій галузі взагалі. Навіть

суб’єктивний показник за умови усвідомлення його обмеженості кращий, ніж

нічого. Деякі організації, які успішно долали інші проблеми, зіткнулися із

суттєвими труднощами тому, що не зуміли встановити показник результатив-

ності в тих галузях, які важко піддаються вимірюванню.

2. Порівняння досягнутих результатів з визначеними стандартами. На

цьому етапі менеджер повинен визначити, наскільки досягнуті результати

відповідають очікуваним. Діяльність, здійснювана на цій стадії контролю,

полягає у визначенні масштабу відхилень, вимірюванні результатів, передан-

ні інформації та її оцінці.

Керівництво вищої ланки встановлює масштаб допустимих відхилень від

намічених показників, в межах якого одержані результати не повинні викли-

кати тривоги. Один із засобів можливого збільшення економічної ефектив-

ності контролю полягає у використанні методу управління за принципом

виключення. Часто цей метод так і називають принципом виключення. Він

полягає в тому, що система контролю повинна спрацьовувати тільки за наяв-

ності помітних відхилень від стандартів. Вибір потрібної одиниці вимірюван-

ня — це найважливіша частина здійснення контрольних вимірювань, які за-

безпечують в кінцевому підсумку весь контроль.

Передання та поширення інформації відіграє ключову роль в забезпеченні

ефективності контролю. Для того щоб система контролю діяла ефективно, не-

обхідно обов’язково довести до відома відповідних працівників організації як

встановлені стандарти, так і досягнуті результати. Організації необхідно зна-

ти, хто з її менеджерів добре працює, а хто погано. Але точно і ефективно виз-

начити це важко, особливо для керівників нижчої ланки, на яких покладаєть-

ся відповідальність за досягнення заданих рівнів прибутковості та витрат.

Проте, якщо сформулювати конкретну мету, критерії та стандарти, то оціни-

ти результативність роботи менеджера можна з мінімальними відхиленнями і

об’єктивно.

3. Здійснення необхідних коригувальних дій. Залежно від результатів по-

переднього етапу контролю менеджер може обрати одну із трьох ліній по-

ведінки:

• не вживати ніяких заходів. Основна мета контролю полягає в тому, щоб

домогтися такого стану, за якого процес управління організацією зму-

сив би її функціонувати згідно з планом. Коли зіставлення фактичних

результатів із стандартами вказує на те, що мета досягається, краще не

вживати ніяких заходів. Якщо система контролю показала, що в яко-

мусь елементі організації не все йде на лад, необхідно продовжувати

вимірювання результатів, повторюючи цикл контролю:

• ліквідувати відхилення. Система контролю, що не дає змоги ліквідува-

ти суттєві відхилення, перш ніж вони переростуть у великі проблеми,

588

безглузда. Коригування повинне концентруватися на ліквідації справж-

ньої причини відхилення. Зміст коригування у всіх випадках полягає в

тому, щоб зрозуміти причини відхилення і досягти повернення організа-

ції до правильного способу дій;

• переглянути стандарти. Не всі помітні відхилення від стандартів слід

ліквідувати. Інколи самі стандарти можуть бути нереальними, оскільки

ґрунтуються на планах, а плани — це лише прогнози майбутнього. При

перегляді планів повинні переглядатися і стандарти.

5.5.5. Методи контролю

Основними методами контролю є обстеження, перевірка, контрольне

вимірювання виконання робіт, ревізія та ін. [14, 20, 23].

Обстеження — безпосереднє вивчення певних об’єктів організації, які

контролюються. Цей метод застосовується для визначення стану підприємс-

тва в цілому або його підрозділів. Він полягає в огляді відповідних об’єктів,

ознайомленні з документами, отриманні пояснень від підлеглих тощо. Внаслі-

док обстеження контролююча особа виявляє недоліки, що “перебувають на

поверхні”. Об’єктами обстеження можуть бути: товарно-матеріальні цінності;

складське господарство; територія; обладнання; робота персоналу; дотриман-

ня посадових інструкцій і правил поведінки; дотримання технології вироб-

ництва тощо. Як правило, обстеження здійснюється на початку перевірки.

Воно дає змогу отримати загальне уявлення про об’єкт, що перевіряється, а

також зібрати дані, необхідні для подальшого контролю.

Перевірка — фактичне вивчення окремих питань діяльності організації

або дій апарату управління на підставі заяв, сигналів, скарг або відповідно до

плану роботи суб’єкта контролю. Перевірка, як правило, носить тематичний

характер і може бути систематичною або періодичною, функціональною та

міжфункціональною, суцільною та вибірковою.

Основні варіанти перевірки:

• арифметична — перевірка документів з метою визначення правиль-

ності обчислень та виявлення зловживань і крадіжок, що приховані за

неправильними арифметичними діями;

• нормативно-правова — перевірка господарських операцій щодо їх від-

повідності різним нормативним актам, інструкціям, стандартам, поло-

женням;

• зустрічна перевірка документів — перевірка достовірності та правиль-

ності відображених у документах господарських операцій, яка здійс-

нюється шляхом порівняння даних різних документів, що стосуються

однієї й тієї самої або різних, але взаємопов’язаних господарських опе-

рацій та знаходяться в різних підрозділах підприємства;

• взаємна — перевірка різних за своїм характером документів і облікових

даних, в яких відображено господарські операції, що перевіряються.

Перевірка дотримання трудової дисципліни здійснюється безпосередньо

на робочих місцях шляхом вибіркового спостереження, хронометражу та фо-

тографії робочого дня. За допомогою такої перевірки виявляють запізнення,

неявки на роботу, ступінь зайнятості працівників, простої через неефективну

організацію виробничого процесу. Результати таких перевірок використову-

ють надалі при визначенні заробітної плати.

589

Перевірка виконання прийнятих рішень застосовується для вивчення та

аналізу дотримання виконавчої дисципліни. Передбачає отримання від під-

леглих усних чи письмових пояснень і довідок для прийняття подальших рі-

шень керівником.

Перевірка фактів за заключною операцією використовується для економії

часу, коли можна не перевіряти всі документи і бухгалтерські записи. Напри-

клад, немає необхідності перевіряти виконання операцій по всьому техно-

логічному циклу, а досить перевірити фактичну наявність деталей, за які на-

раховано заробітну плату за кінцевою операцією. Цей метод фактичного

контролю застосовують також для визначення планових витрат і матеріалів

за звітний період за даними складського обліку та прийнятої від цехів готової

продукції.

Контрольне вимірювання виконаних робіт (будівельних, монтажних, ре-

монтних) здійснюється безпосередньо на об’єкті. За допомогою контрольного

вимірювання визначаються фактичний обсяг і вартість виконання робіт та пе-

ревіряється правильність їх відображення в актах приймання робіт і нарядах

працівників.

Таким чином перевіряють:

• зміст, кількість та вартість виконаних робіт;

• відповідність виконаних робіт передбаченим кошторисним нормам;

• завершеність об’єктів, конструктивних елементів, етапів і виконання

робіт або їх частин.

Ревізія — метод документального контролю фінансово-господарської

діяльності організації щодо дотримання законодавства з фінансових питань;

достовірності обліку та звітності; спосіб документального виявлення нестач,

розтрат, привласнення коштів і матеріальних цінностей; запобігання фінан-

совим зловживанням.

Ревізія є важливим засобом виявлення фактів зловживань, безгосподар-

ності, недбалого ставлення до виконання службових обов’язків, порушень

нормативних положень та інструктивних вказівок. Вона здійснюється із за-

стосуванням прийомів фактичного контролю: аналізу сировини і матеріалів

у виробництві, контрольного вимірювання виконаних робіт, опитування

осіб, візуального спостереження, порівняння і прийомів документальної пе-

ревірки.

Інвентаризація — перевірка наявності та стану об’єкта контролю, яка

здійснюється шляхом спостереження, вимірювання, реєстрації та порівняння

отриманих даних.

Завдання інвентаризації:

• забезпечення контролю за наявністю і станом майна, використанням ма-

теріальних, фінансових та інших ресурсів, відповідності затвердженим

нормам, плану;

• виявлення понаднормово використаних та невикористаних матеріаль-

них цінностей;

• виявлення і усунення фактів безгосподарності та безвідповідальності,

виявлення резервів матеріальних ресурсів, застосування заходів щодо

їх використання;

• контроль за станом обліку і звітності матеріально відповідальних осіб;

• запобігання негативним явищам в діяльності підприємства;

590

Аналіз господарської діяльності — вивчення системи показників, що ха-

рактеризують діяльність організації та її підрозділів, сприяють зростанню

ефективності праці.

Економічний аналіз здійснюють на підставі різнобічного вивчення і пере-

вірки фактичних матеріалів, даних обліку і звітності, зіставлення їх з плано-

вими завданнями і нормативами за окремими показниками. Це дає змогу кон-

тролювати хід виконання планів, оцінювати ефективність використання

матеріальних і фінансових ресурсів, виявляти фактори, які негативно впли-

нули на виконання завдань, знаходити додаткові резерви.

Аналіз господарської діяльності здійснюється шляхом порівняння, зістав-

лення, групування тощо.

Контрольне приймання продукції за якістю і кількістю застосовують для

отримання достовірних даних відділом технічного контролю щодо кількості

та якості продукції. Цей метод контролю доцільно використовувати у разі ви-

явлення приписок за даними про відпускання і реалізацію продукції, для пе-

ревірки сигналів про розкрадання сировини, матеріалів, готової продукції,

для правильного нарахування зарплати працівникам.

Перевірку операцій в натурі здійснюють з метою контролювання операцій

із придбання матеріальних цінностей, правдивості складання актів на введен-

ня об’єктів в експлуатації після завершення їх будівництва або капітального

ремонту, наявності товарно-матеріальних цінностей, прийнятих на відпові-

дальне зберігання.

Дослідження операцій на місці застосовують для перевірки підрозділів ор-

ганізації, що перебувають на значній відстані від неї. Цей метод контролю ви-

користовують у разі перевірки: виходу з ремонту об’єктів основних фондів;

визначення готовності об’єктів капітального ремонту; зношення основних

фондів; порядку зберігання, приймання та відпускання матеріальних ціннос-

тей; організації виробництва; технологічних процесів та праці.

Експертна оцінка застосовується при дослідженні якості виконаних робіт,

господарських операцій, документів. Вона здійснюється фахівцями різних

галузей знань (експертами) за дорученням керівника. Експерт повинен дати

правову, достовірну та об’єктивну оцінку, яка залежить від наданих йому ма-

теріалів, правильного формулювання поставлених питань.

Рекомендації зі здійснення ефективного контролю:

1) Для ефективного контролювання необхідно заздалегідь з’ясувати такі

питання:

• що контролюється (співробітник як особистість; його метод праці; ре-

зультати праці);

• хто і якими методами контролює;

• з якою метою організується контроль;

2) визначайте розумні, обґрунтовані вимоги (цілі, норми, стандарти, кри-

терії), які сприймаються виконавцями. Підлеглі повинні відчувати, що стан-

дарти оцінки їх діяльності достатньо повно і об’єктивно відображають їхню

роботу;

3) необхідно підтримувати зворотній зв’язок із співробітниками, роботу

яких контролюєте. Таке спілкування підвищує вірогідність правильного ро-

зуміння підлеглими мети контролю, допомагає визначити і усунути наявні

для керівництва недоліки системи контролю;