Щербаков А.И. (сост.). Электронный документооборот: учебно-методический комплекс для студентов очной и заочной форм обучения

Подождите немного. Документ загружается.

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КУЗБАССКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА»

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА МАТЕМАТИЧЕСКИХ И ЕСТЕСТВЕННОНАУЧНЫХ ДИСЦИПЛИН

ЭЛЕКТРОННЫЙ

ДОКУМЕНТООБОРОТ

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС

по циклу дисциплин ДС.05

ДЛЯ СТУДЕНТОВ ОЧНОЙ И ЗАОЧНОЙ ФОРМЫ ОБУЧЕНИЯ

по специальности:

080502.65 – «Экономика и управление на предприятии

(информационные технологии и связь)»

КЕМЕРОВО 2008

Электронный документооборот : учебно-методический комплекс для

студентов очной и заочной форм обучения / сост. Ан. И. Щербаков; Кузбасский

институт экономики и права. - Кемерово, 2008.—25 с.

Настоящий учебно-методический комплекс составлен в соответствии с

Государственным образовательным стандартом по специальности 080502.65 –

Экономика и управление на предприятии (в отраслях) и учебным планом

института.

В данном комплексе содержатся все необходимые для изучения и

преподавания дисциплины учебно-методические материалы.

Предназначен для студентов четвертого курса очной и пятого курса

заочной форм обучения экономического факультета института.

Утвержден на заседании кафедры математических и естественнонаучных

дисциплин

Протокол № ______ от «_____» _______________2008 г.

Зав. кафедрой ___________________________Ан. И. Щербаков

Рекомендован для издания методической комиссией института

Протокол № ______ от «_____»_______________ 200___ г.

Председатель комиссии ___________________ Г.А. Мартынов

Утверждаю

Проректор по учебной работе

«____» ______________ 200____ г.

________________________ Г.А. Мартынов

Зарегистрирован в методкабинете «_____» __________________ 200___ г.

регистрационный номер _______

СОДЕРЖАНИЕ

Введение.........................................................................................................................4

1 Учебно-тематические планы занятий.......................................................................5

1.1 Учебно-тематический план занятий для студентов

очной формы обучения......................................................................................5

1.2 Учебно-тематический план занятий для студентов

заочной формы обучения...................................................................................6

2 Учебная программа дисциплины..............................................................................7

3 Список литературы.....................................................................................................9

4 Планы семинарских и практических занятий для студентов

очной формы обучения..............................................................................................11

5 Методические рекомендации по выбору и выполнению контрольной работы

для студентов заочной формы обучения.................................................................16

6 Варианты контрольных работ для студентов заочной формы обучения..............17

7 Контрольные вопросы для самостоятельной проверки знаний.............................19

8 Примерные вопросы к зачету....................................................................................22

9 Организация самостоятельной работы. Письменные работы................................23

Приложение...................................................................................................................24

ВВЕДЕНИЕ

Учебно-методический комплекс по дисциплине «Электронный

документооборот» составлен на основании учебного плана Кузбасского

института экономики и права и предназначен для студентов четвертого курса

экономического факультета очной и пятого курса заочной формы обучения.

Цель дисциплины: научить студентов решать задачи, связанные с

переходом к безбумажной технологии управления экономическими системами

путем использования средств автоматизации процессов составления и ввода

электронных документов (ЭД), их обработки, хранения, поиска и передачи, а

также процессов планирования документооборота и бизнес-процессов,

контроля исполнения, анализа и совершенствования.

На основе полученных знаний студент должен уметь:

- составлять документы, отражающие принимаемые решения, вести и

актуализировать базу форм электронных документов;

- преобразовывать бумажные документы в электронную форму, вводить

их в электронный архив, организовывать атрибутивный и содержательный

поиск документов и формировать отчеты о работе системы;

- организовывать коллективную работу с документами в режиме

"groupware" и передавать их на исполнение по электронной почте или по

локальной сети;

- планировать маршруты передвижения документов и контролировать их

исполнение, используя технологию "docflow";

- составлять карты маршрутов передвижения документов и бизнес-

процессов и контролировать их исполнение, используя технологию "workflow";

- моделировать потоки информации, документооборот и бизнес-

процессы, выполняемые в экономических системах. С использованием средств

Case-технологии и осуществлять их оценивание с целью их дальнейшего

совершенствования.

Студент должен иметь представление о применении программных

средств составления, хранения, маршрутизации электронных документов MS

Office, MS Exchange, MS Outlook, MS Infopath, среде IBM Lotus Notes/Domino,

системам управления документооборотом «Босс-референт», «Клерк», «Ефрат».

Приобрести навыки работы в системе автоматизации делопроизводства и

электронного документооборота «ДЕЛО»

Для изучения данного курса студенты должны получить знания по

курсам «Информатика», «Менеджмент».

1 УЧЕБНО-ТЕМАТИЧЕСКИЕ ПЛАНЫ ЗАНЯТИЙ

1.1 УЧЕБНО-ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН ЗАНЯТИЙ

для студентов очной формы обучения

№

п/п

РАЗДЕЛЫ, ТЕМЫ

ВСЕГ

Количество часов

Аудиторные

занятия

Сам.

работа

Лекци

Семи

нары,

практ.

занят

ия

7 семестр

Основные понятия курса

«Электронный документооборот»

14 4 1* 9

Организация документационного

обеспечения управления в

экономической системе

14 4 1* 9

Организация электронной системы

управления документооборотом

14 4 1* 9

Автоматизация составления

электронных документов

14 4 1* 9

Автоматизация процессов ввода

потоков входящих документов

14 4 1* 9

Автоматизация хранения документов

14 4 1* 9

Организация систем электронного

документооборота

14 4 2* 8

Система автоматизации

делопроизводства и электронного

документооборота «ДЕЛО»

30 6 8** 16

ИТОГО: 128 34 16 78

ФОРМА ИТОГОВОГО КОНТРОЛЯ

Зачет

7 семестр

* - Семинарские занятия

** - Практические занятия

1.2 УЧЕБНО-ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН ЗАНЯТИЙ

для студентов заочной формы обучения

№

п/п

РАЗДЕЛЫ, ТЕМЫ

ВСЕГ

Количество часов

Аудиторные

занятия

Сам.

работа

Лекци

Семи

нары,

практ.

занят

ия

4 семестр (ВПО, СПО)

7 семестр (СОО)

Основные понятия курса

«Электронный документооборот»

14 2 - 13

Организация документационного

обеспечения управления в

экономической системе

14 2 - 13

Организация электронной системы

управления документооборотом

14 2 - 12

Автоматизация составления

электронных документов

14 1 - 13

Автоматизация процессов ввода

потоков входящих документов

14 1 - 13

Автоматизация хранения документов

14 1 - 13

Организация систем электронного

документооборота

14 1 - 13

Система автоматизации

делопроизводства и электронного

документооборота «ДЕЛО»

30 2 - 28

ИТОГО: 128 12 - 116

ФОРМА ИТОГОВОГО КОНТРОЛЯ

Зачет, контрольная работа

5 семестр – ВПО, СПО

8 семестр - СОО

2 УЧЕБНАЯ ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ

Тема 1. Основные понятия курса «Электронный документооборот»

Предмет и содержание курса. Понятие экономической системы (ЭС) и его

структура. Состав функций и деловых процессов, выполняемых в

подразделениях ЭС. Понятие документа, классы документов, связанные с

выполнением функций управления и деловыми процессами. Понятие

документопотока, его структура, показатели оценки документопотоков.

Понятие и виды документооборота и деловых процессов, их структуры и состав

компонент. Обоснование необходимости перехода к безбумажной технологии

управления. Основные концепции.

Тема 2. Организация документационного обеспечения управления

в экономической системе

Понятие Системы Документационного Обеспечения Управления (СДОУ).

Состав функций и задач, выполняемых в СДОУ. Классы и структуры СДОУ.

Состав и содержание компонент Государственной Системы

Документационного Обеспечения Управления (ГСДОУ). Перечень деловых

процессов, выполняемых в СДОУ. Состав Унифицированной Системы

Организационно-Распорядительных Документов (УСОРД). Структуры

документов. Содержание процедуры составления и обработки ОРД.

Содержание процедур получения, передачи входящих и исходящих потоков

документов. Содержание регистрационного журнала и регистрационной

карточки. Состав и содержание процедуры контроля исполнения документов.

Тема 3. Организация электронной системы управления

документооборотом

Понятие экономической информационной системы (ЭИС). Структура и

классы ЭИС. Понятие Электронной системы управления документооборотом

(ЭСУД) как части корпоративной экономической информационной системы.

Требования и принципы создания ЭСУД, состав и содержание подсистем.

Понятие АРМ, состав АРМ и используемых информационных технологий.

Методы и средства моделирования, оценки и анализа документооборота в

экономических системах. Особенности использования Case-средств для

моделирования и оценки документооборота и деловых процессов.

Тема 4. Автоматизация составления электронных документов

Понятие формы электронного документа (ЭД). Виды ЭД. Состав

элементов ЭД и методы их заполнения и контроля. Состав операций

проектирования и обработки ЭД. Особенности проектирования и заполнения и

обработки Web-форм. Классификация средств составления и заполнения

электронных документов. Состав требований, предъявляемых к выбору систем

составления и заполнения ЭД.

Тема 5. Автоматизация процессов ввода потоков входящих

документов

Состав и содержание операций автоматизированного ввода потоков

входящих документов. Содержание операций подготовительной стадии.

Понятие форматированного документа (ФД). Виды ФД. Аспекты описания

полей ФД. Содержание операций основной стадии обработки и ввода

документов. Классы сканеров, характеристики сканеров и требования,

предъявляемые к выбору сканеров. Характеристика OCR, ICR и OMR-методов

распознавания документов. Методы контроля операций сканирования и

распознавания текстов. Методы индексирования документов. Состав факторов

и требований, предъявляемых к системам ввода бумажных документов.

Характеристика системы Cognitive Forms и ее компонент для автоматизации

ввода документов.

Тема 6. Автоматизация хранения документов

Этапы развития средств автоматизированного хранения и поиска текстовых

документов. Понятие информационно-поисковой системы. Основные компоненты

ИПС и технология работы с ИПС. Понятие системы управления электронными

документами (СУД), функции, выполняемые СУД в процессах управления

экономической системой. Структура СУД и назначение ее компонент. Методы

организации хранения документов в СУД. Классификация методов поиска.

Характеристика индексного, статистического и семантического методов поиска.

Характеристика СУД “КЛЕРК” ("ЕВФРАТ"), типов документов, методов

классификации и поиска документов. Характеристика архитектуры, методов

поиска и технологии использования корпоративной СУД Docs Open..

Характеристика адаптивного метода распознавания и поиска (APRP) и

особенностей архитектуры и технологии использования системы Excalibur.

Тема 7. Организация систем электронного документооборота

Основные задачи организации системы электронного документооборота

(СЭДО). Этапы развития СЭДО. Классы СЭДО. Принципы и особенности

построения Автоматизированных Систем Контроля Исполнения Документов

(АСКИД).Характеристика методов и средств организации приема-передачи

документов в СЭДО с технологией "ad-hoc". Особенности организации CЭД

коллективной обработки документов на принципах технологии "groupware" с

использованием средств Lotus Notes и MS. Особенности организации СЭДО,

ориентированных на использование "docflow"-технологии.

Тема 8. Система автоматизации делопроизводства и электронного

документооборота «ДЕЛО»

Введение в систему. Регистрация документов. Связывание документов.

Формирование поручений и исполнение документов. Работа с кабинетами.

Пересылка документа. Поиск документов, личные папки. Движение бумажного

документа. Реестры внешней отправки. Обмен документами по электронной

почте. Настройка рабочего места пользователя. Отчетные формы. Работа с

документами, списанными в дело.

3 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Основная литература

1. Асеев, Г. Г. Электронный документооборот : учебник / Г. Г. Асеев. –

К.: Кондор. – 2007. – 500 с.

2. Смирнова, Г. Н. Электронные системы управления

документооборотом : учебное пособие / Г. Н. Смирнова ; Московский

международный институт эконометрики, информатики, финансов и права – М.,

2003. – 168 с.

Дополнительная литература

3. Андреева, В.И. Делопроизводство : требования к документообороту

фирмы (на основе Гостов РФ) / В. И. Андреева.- М.: Бизн.-шк. Интел Синтез,

2004.

4. Денищенко, Г. Н. Информационные системы в решении задач

управления предприятием / Г. Н. Денищенко. - М.: Статус-Кво, 2002.

5. Информатика для юристов и экономистов : учеб. для вузов / под ред.

С. В. Симоновича. - СПб. : Питер-Юг, 2008.

6. Климов, В. Work Route 2 как средство передвижения / В. Климов

// Электронный офис. – 1996. - № 9.

7. Князева, Т. Н. Отечественные системы автоматизации

делопроизводства / Т. Н. Князева // КОМПЬЮТЕРРА. – 2005. - № 2.

8. Козлов, М. Технология промышленного ввода в компьютер

стандартных форм документов / М. Козлов // Электронный офис. – 1997. - № 6.

9. Кравец, М. А. Электронные системы управления документооборотом

: учебное пособие / М. А. Кравец. – Воронеж : ИММИФ, 2004.

10. Курицкий, Б. Я. Организация делопроизводства и управления в

офисе / Б. Я. Курицкий. - СПб.: BHV, 1997

11. Мазо, Б. Обработка форматированных документов / Б. Мазо //

Электронный офис. – 1997. - № 6.

12. Организация работы с документами : учебник // Кудрявцев В.А. и др.

-2-е изд. – М. : Инфра-М, 2002.

13. Система автоматизации делопроизводства и электронного

документооборота «Дело» (версия 8.6.0) : руководство пользователя // Dc /

newtemp // Прогр_ДЕЛО_пользователь.dос.

14. Смирнова, Г. Н. Компьютерное делопроизводство / Г. Н. Смирнова.

– М. : Троицк, ММУБИиТ, 1993.

15. Смирнова, Г. Н. Методические указания по курсу ЭСУД

«Автоматизированный офис» для студентов заочной формы обучения / Г. Н.

Смирнова. - М.:МЭСИ,1998.

16. Титаренко, С. П. Автоматизация работы офиса : методические

указания к пользовательскому курсу работы на ПЭВМ / С. П. Титаренко, И. П.

Белковская. – Белгород : БелГТАСМ, 2001.