Реферат - Нормативно-методическая база делопроизводства

Подождите немного. Документ загружается.

г. № 536. Инструкция устанавливает общие требования к документированию

управленческой деятельности и организации работы с документами в

министерствах и ведомствах и является основой для разработки индивидуальных

инструкций по делопроизводству в организациях.

IV. Государственные стандарты на документы

Государственный стандарт (ГОСТ) представляет собой нормативный

документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по

существенным вопросам, утверждённый уполномоченным органом,

устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие

принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определённых

объектов, и направлений на достижение оптимальной степени упорядочения в

какой-либо области.

Все государственные стандарты, действующие на территории РФ,

объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС),

представляющую собой иерархически организованную систему классификации и

кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 ГСС содержит комплекс стандартов, в которых закреплены

положения о порядке их разработки, о построении, изложении, оформлении,

утверждении, регистрации, введении в действие, внесении в них изменений.

Серия 6 ГСС содержит комплекс стандартов на унифицированные системы

документации и Единую систему классификации и кодирования технико-

экономической информации.

К серии 6 принадлежат:

1. ГОСТ 6.01.1.-87. Единая система классификации и кодирования технико-

экономической информации;

2. ГОСТ 6.01.3.-83. Унифицированные системы документации. Запись

информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

3. ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации. Основные

положения;

Лифиц И.М. Стандартизация, метрология и сертификация. – М.: Юрайт, 2002. – С. 25.

Там же. – С. 48.

4. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание

юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме,

созданным средствами вычислительной техники.

5. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к

построению формуляра-образца.

6. ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счёт.

7. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система

организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению

документов.

8. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов.

9. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

В стандартах этой серии закреплены требования к форме документа,

бланков документов, составу реквизитов и их оформлению, правила унификации и

стандартизации документов и применения унифицированных систем

документации, терминология, используемая в документационном обеспечении,

требования к техническим средствам обработки информации и др.

V. Унифицированные системы документации

Под унификацией понимается в широком смысле оптимальное сокращение

числа элементов в объектах, составляющий какой-либо комплекс или систему.

Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации –

создание системы документов, которая может дать экономический эффект,

достигаемый за счёт снижения затрат на составление, изготовление и оформление

документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение. Таким образом,

унификация документов – это комплекс задач по совершенствованию их форм и

содержания.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом

и значением реквизитов, которые в него входят. Таким образом, объектами

унификации и стандартизации документа является как его форма, так и состав

включаемых в неё реквизитов.

Унифицированные системы документации (УСД) определяют совокупность

реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в определённой сфере

деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определённом

порядке. В настоящее время на территории России действуют унифицированные

системы следующих видов документации:

 организационно-распорядительной;

 банковской;

 учётной и отчётной;

 отчётно-статистической;

 внешнеторговой;

 документация по труду;

 документация Пенсионного фонда РФ.

Разработка УСД ведётся соответствующими министерствами и ведомствами,

которым Правительством РФ поручена эта работа.

Основой построения всех перечисленных систем является унифицированная

система организационно-распорядительной документации. Основным

нормативным документом, регламентирующим функционирование данной

системы, является Государственный стандарт РФ «ГОСТ Р 6.30-2003.

Унифицированные системы документации. Унифицированная система

организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению

документов». ГОСТ определяет состав реквизитов и требования к их оформлению,

требования к бланкам документов, языку и стилю деловой документации и

является обязательным для любой организации при ведении делопроизводства.

Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы

технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие

интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

VI. Общероссийские классификаторы технико-экономической и

социальной информации

Классификаторы технико-экономической и социальной информации –

нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований

объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные

им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические

объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности

органов власти и управления и содержится в унифицированных формах

документов.

Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной

информации, научно-методических и нормативно-технических документов по их

разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по

классификации и кодированию, составляет Единую систему классификации и

кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ).

В зависимости от области применения классификаторы подразделяют на

общероссийские, отраслевые и классификаторы организаций.

Все классификаторы, в зависимости от содержания, подразделяются на

следующие группы.

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах,

решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности,

экономических и социальных показателях:

 Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

 Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

 Общероссийский классификатор управленческой документации

(ОКУД);

 Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

 Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕЙ) и т.д.

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

 Общероссийский классификатор органов государственной власти и

управления (ОКОГУ);

 Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

 Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

 Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства

(ОКОНХ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

 Общероссийский классификатор информации по социальной защите

населения (ОКИСЗН);

 Общероссийский классификатор специальностей по образованию

(ОКСО);

 Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей

служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.

Код классификатора состоит из цифровых десятичных знаков и

контрольного числа и строится следующим образом: ХХ ХХ ХХХ Х, где первые

две цифры (класс формы) обозначают принадлежность унифицированной формы

документа к соответствующей УСД; третья и четвёртая цифры (подкласс формы) –

общность содержания множества форм документов и направленность их

использования; следующие три цифры – регистрационный номер

унифицированной формы документа внутри подкласса; последняя цифра –

контрольное число.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Нормативно-методическая база делопроизводства представлена огромной

совокупностью законов, различных актов и методических документов, которой

необходимо уметь пользоваться, применять в своей профессиональной

деятельности. Так как нормативно-методическая база является основой,

фундаментом науки документоведения, точнее её составляющей делопроизводства.

Эти знания и умение необходимы для правильного составления

изготовления и оформления документов, их передачу и обработку, хранение и

уничтожение. Так же знание и умение позволяют упростить работу с документами,

что позволяет сэкономить время.

ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

1. Басаков. М.И. Справочник секретаря-референта. – Ростов-на-Дону:

Феникс, 2005.

2. Лифиц И.М. Стандартизация, метрология и сертификация. – М.:

Юрайт, 2002.

3. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации:

подготовка, оформление и ведение документации. – М.: Омега-Л, 2007.

4. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – СПб.: Питер, 2007.