Реферат - Документирование управленческой деятельности

Подождите немного. Документ загружается.

Письма сопровождают материальные ценности в пути и т. д.

Объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Диапазон

управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не

беспределен и поддается сравнительно четкой классификации.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких

толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны

удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. Официальные письма пишутся

на бланках для писем, письма бывают следующих видов:

- письма-просьбы, в которых излагаются просьбы от имени организаций,

учреждений, предприятий. В тексте обязательно подчеркивается заинтересованность в

её исполнении.

- письма-ответы (отказы), в которых повторяется просьба, обоснуется причина

отказа, констатируется отказ.

- сопроводительные письма, которые составляются при отправке адресату

документов, материальных ценностей.

- договорные письма, подтверждающие факт отправки договора.

- письма-напоминания, когда не удается с помощью телефонных переговоров

или при личном контакте получить необходимый ответ.

- информационные письма, цель которых своевременное информирование

других организаций и заинтересованных лиц о свершившемся факте.

- письма приглашения.

- письма разрешения.

- письма подтверждения.

Документы кадровой службы

Распорядительная деятельность органов управления включает в себя решение

вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на

другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема,

увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, со-

ставляют группу документов по личному составу. Это приказы по личному составу,

заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все

документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются

сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование,

пенсионное обеспечение и т. д. К ним относятся:

- заявления о приеме, в которых излагают просьбу о зачислении на

предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию,

специальность, должность;

- заявления об увольнении, переводе,

- трудовые договоры, заключаются в письменной форме, составляются в двух

экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр

трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. В

трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование

работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица),

заключившего трудовой договор, место работы (с указанием структурного

подразделения); дата начала работы; наименование должности, специальности,

профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием

организации или конкретная трудовая функция, права и обязанности работника, права

и обязанности работодателя; характеристики условий труда, компенсации и льготы

работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях; режим труда и

отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил,

установленных в организации); условия оплаты труда (в том числе размер тарифной

ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные

выплаты); виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с

трудовой деятельностью.

- приказы по личному составу, содержание приказа (распоряжения)

работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под

расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

трудовые книжки, ведутся на всех предприятиях независимо от формы

собственности. Трудовая книжка является основным документом о трудовой

деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ), При приеме на работу

трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу

предприятия. На работника, поступающего на работу впервые и проработавшего в

организации свыше пяти дней, оформляется трудовая книжка и страховое

свидетельство государственного пенсионного страхования. Записи в трудовой книжке

производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и

профессию.

- личные дела - совокупность документов, содержащих сведения о работнике.

Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего - на

руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников офор-

мляют личные карточки формы Т-2).

- личные карточки формы Т-2, заводятся на всех работников предприятия,

принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточках делаются на

основании документов, предоставленных работником. Наиболее важными являются

разделы, касающиеся назначения и перемещения и даты и причины увольнения.

Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о

назначении, перемещении или увольнении работника.

- характеристики - официальные документы, которые выдает администрация

учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В

характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности

сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

- автобиографии - документ, который автор составляет самостоятельно.

Типового формуляра для автобиографии не существует, и составляется она в

произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны

содержаться в автобиографии обязательно: название документа (автобиография); имя,

отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения; место рождения; сведения о

родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по

образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность;

награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав

семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.

- резюме, должно давать полное представление о трудовом опыте, образовании и

других деловых качествах, чтобы потенциальный работодатель мог судить о

квалификации. От четкости и информативности резюме во многом зависят шансы

быть принятым на работу. Особенностью резюме является изложение сведений об

образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.

Конфиденциальные служебные документы

К конфиденциальным причисляют документы, которые содержат

конфиденциальную информацию (сведения конфиденциального характера).

Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента

РФ от 6 марта 1997 г. № 188 и включает в себя:

- сведении о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина,

позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные) за исключением

сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в порядке,

установленном законом;

- сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства (определяются

федеральным законодательством);

- сведения, составляющие служебную тайну (определяются федеральным

законодательством);

- сведения, связанные с профессиональной деятельностью отдельных граждан и

составляющие врачебную (адвокатскую, нотариальную и др.) тайну (определяются

федеральным законодательством);

- сведения, составляющие коммерческую тайну (определяются федеральным

законодательством);

- сведения о сущности изобретения (открытия) до момента опубликования

официальной информации о них в открытой печати.

3. Оформление документов

Существуют единые требования и правила оформления документов управления,

независимо от того:

- государственное предприятие или коммерческое;

- каким видом деятельности занимается предприятие;

- как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе

современной информационной технологии).

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

- юридическую силу документов;

- качественное и своевременное составление и исполнение документов;

- организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые

называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт, протокол) имеет определенный набор

реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления

рекомендуется привести в соответствие требованиям ГОСТ Р 6.30-2003

(Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-

распорядительной документации. Требования к оформлению документов).

Государственный стандарт РФ устанавливает максимальный набор реквизитов,

используемых в документах управления. Всего их 30. В документе конкретного вида

их будет гораздо меньше.

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

01- Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках

документов соответствии с Федеральным конституционным законом «О

Государственном гербе Российской Федерации»;

02 - герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в

соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) размещают в

левом верхнем углу или по центру верхней части документа. Эмблема не

воспроизводится на бланке, если на нем помещен герб РФ или герб субъекта РФ.

Эмблема организации или товарный знак должны быть зарегистрированы в уста-

новленном законом порядке;

04 - код организации проставляется по Общероссийскому классификатору

предприятий и организаций (ОКПО) и присваивается Госкомстатом РФ при

регистрации организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического

лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми

органами;

6 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на

учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми

налоговыми органами;

07- код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору

управленческой документации (ОКУД). Общероссийский классификатор

управленческой документации принят и введен в действие постановлением

Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299;

08 - наименование организации, являющейся автором документа, должно

соответствовать наименованию, установленному в учредительных документах. Над

наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное

наименование вышестоящей организации (при ее наличии);

09 - справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера

телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в

банке, адрес электронной почты, Web-site (страница в Интернете), номер и дату

лицензии и т. п.). На бланке организации указывается фактический адрес

местонахождения её офиса;

10 - наименование вида документа регламентируется уставом (положением об

организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным

Унифицированной системой организационно-распорядительных документов и ОКУД

(класс 0200000). Наименование вида документа указывается заглавными буквами:

ПРИКАЗ, АКТ, КОНТРАКТ и т. п.;

11 - дата документа - дата его подписания или утверждения, для протокола -

дата проведения заседания или принятия решения, для акта - дата события. Если

авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является

наиболее поздняя дата подписания;

12 - регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который

по усмотрению организации может дополняться индексами:

- дела по номенклатуре;

-структурных подразделений или направлений деятельности;

- должностных лиц авторов документа;

- корреспондентов или исполнителей и т. п.;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа, поступившего в

организацию, может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-

ответа. Этот реквизит заполняется для удобства работы с документом адресата

(получателя письма);

14 - место составления или издания документа указывают в том случае, если

затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и

«Справочные данные об организации»;

15 – адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации,

структурные подразделения, должностные или физические лица. При направлении

документа в организацию, ее название и название структурного подразделения

указываются в именительном падеже;

16 - гриф утверждения документа проставлялся в правом верхнем углу

документа. Допускается в данном реквизите центрировать элементы относительно

самой длинной строки. Документ может утверждаться должностным лицом (должно-

стными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении

документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять: из слова

УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего

документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения;

17 – резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и

включает: фамилию и инициалы исполнителя (кому поручается исполнение);

содержание поручения {при необходимости); срок исполнения; подпись руководителя

и дату подписания;

18 - заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок

согласуется с наименованием вида документа;

19 - отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением,

осуществляющим контроль исполнения документов. Отметка о контроле

проставляется в виде буквы «К», слова «КОНТРОЛЬ» или контрольного штампа.

Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не

указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в

документе;

20 - текст документа является основным элементом любого документа.

Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а

при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов

возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ (с

указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и ее

расшифровки. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией;

23 - гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без

кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование

организации), подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты

согласования;

24- визы согласования документа включают подпись и должность визирующего,

расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату визирования. Виза необходима для

проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа.

Как правило, виза ставится при согласовании документа внутри организации;

25- оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на

документах: предусмотренных соответствующими нормативными актами;

удостоверяющих права лиц; фиксирующих факты, связанные с финансово-

хозяйственной деятельностью предприятия и др. Печать проставляется таким

образам, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего

документ;

26 - отметка о заверке копии содержит: надпись «Верно»; должность лица,

заверившего копию; подпись; расшифровку подписи и дату заверения;

27 - отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию, исполнителя

документа и номер его телефона. Отметка располагается на лицевой стороне или, при

отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем

углу;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает

следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ,

свидетельствующий об исполнении, или при наличии такого документа, ссылку на его

дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ;

подпись и дату;

29 - отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый

номер и дату поступления документа (при необходимости - часы, минуты). Отметка о

поступлении документа в организацию может проставляться в виде штампа или иным

способом в границах нижнего поля первого листа документа;

30 - идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул),

проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая

наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные,

устанавливаемые в организации.

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью

персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и

определенный порядок их расположения.

Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210 х 297) мм и А5 (148 х 210) мм

по ГОСТ 9327-60.

Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица

рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа (за исключением письма).

Общий бланк может быть использован для составления любых видов

документов, кроме писем.

В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий,

организаций, ведомств — должностные бланки. На таком бланке вместо

наименования предприятия указывается должность.

Бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются в том

случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи

документов.

Существует два основных варианта расположения реквизитов на бланках -

продольный и угловой.

Продольный бланк предполагает расположение реквизитов документа вдоль

верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от

левого и правого поля.

Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:

- левое — 20 мм;

- верхнее — 20 мм;

- правое— 10 мм;

- нижнее — 20 мм,

Реквизиты «Герб РФ», «Герб субъекта РФ», «Эмблема организации»

рекомендуется располагать на верхнем поле документа, на расстоянии не менее 3 мм

от края верхнего поля. Бланки следует изготавливать на бумаге, предназначенной для

работы с печатающими устройствами (лазерными и струйными), копировальным обо-

рудованием, факсимильными аппаратами, пишущими машинками. Поэтому бумага

для бланков должна обладать такими качествами, кате несворачиваемость при

перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также

соответствовать требованиям по плотности — от 80 г/м

до 200 г/м

и по белизне — от

88% до 98%.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими

изготавливать качественные копии документов с помощью копировального

оборудования.

При изготовлении документа на двух и более страницах вторую и последующие

страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

4. Организация работы с документами

Регистрация и учет документов