Реферат - Деловая речь. Деловое письмо

Подождите немного. Документ загружается.

Характерной чертой русского языка документов является высокая степень

терминированности, причем к терминам примыкает огромный пласт:

а) номенклатурной лексики:

- номенклатура наименований: ОАО «НОРД»;

- номенклатура должностей: менеджер по продажам, рекламный менеджер,

генеральный директор, коммерческий директор;

- номенклатура товаров: ЗИЛ-130, бензин АИ - 92 и т.п.;.

- технических терминов.

Кроме юридических, экономических и юридическо-экономических терминов в

языке деловых бумаг используется достаточно большое количество технических

терминов:

- энергоносители, минерально-сырьевая база, вспомогательная техника,

- аббревиатур:

- АСУ - автоматическая система управления;

- АИС - автоматическая информационная система;

- КПД - коэффициент полезного действия;

- НРБ - нормы радиационной безопасности;

б) сокращений. Кроме терминов сокращаются названия известных правовых актов:

- ГК - Гражданский кодекс;

- УК - Уголовный кодекс.

Сокращаются номенклатурные знаки самого различного свойства:

 представляющие собой наименования организаций:

- МВФ - Международный валютный фонд;

- ЦБР - Центральный банк России;

 указывающие на форму собственности предприятия и входящие в качестве

классификатора в названия предприятий:

- ООО - общество с ограниченной ответственностью;

- ОАО - открытое акционерное общество;

- ЧП - частное предприятие;

- МП - муниципальное предприятие;

- СП - совместное предприятие.

 Сокращается номенклатура должностей:

- ИО - исполняющий обязанности.

Однородность стилистической окраски лексики деловой письменной речи

достигается и за счет высокой частотности так называемой процедурной лексики (это

лексика с обобщенным значением), представляющей в тексте документа конкретное

действие, предмет или признак в официально-правовой интерпретации:

- нарушение трудовой дисциплины (это может быть опоздание, прогул, явка на работу в

нетрезвом виде и т.д.),

- срыв графика поставок (задержка в пути, несвоевременная отгрузка товара и т.д.),

- нести ответственность (подвергаться в случае нарушении штрафам, материальным

взысканиям, уголовному преследованию и т.д.)

Процедура представления связана не только с предпочтением обобщенной

семантики, но и с предпочтением родовых лексем видовым:

- продукция - книги, буклеты, доски, гвозди;

- помещение - комната, квартира, зал;

- постройка - сарай, дом, ларек и т.д.,

- с тяготением к расчлененным понятиям как действий, так и предметов:

- производить расчет - рассчитываться

- торговый процесс - торговля

Термины и процедурная лексика составляют опорную, стилеобразующую лексику языка

документов, составляющую по отдельным жанрам от 50 до 70% всех словоупотреблений.

Важнейшей особенностью процедурной лексики является то, что слова используется в

тексте в одном возможном значении. Однозначность контекстного употребления

обусловлена тематикой документа:

«Стороны обязуются обеспечить взаимные бартерные поставки...»

При всей многозначности слово «стороны» прочитывается только в юридическом аспекте

– «юридические лица, заключающие договор».

Высокая степень обобщенности и абстрактности основной стилеобразующей

лексики (расторжение, обеспечение, потери, расчет, работа, разногласия, изделие,

наименование и т.п.) в деловой письменной речи сочетается с конкретностью значения

номенклатурной лексики.

Номенклатурная лексика с ее конкретно-денотативным значением как бы

дополняет высокий уровень обобщенности терминов и процедурной лексики. Эти типы

слов используются параллельно: в тексте договоров - термины и процедурная лексика, в

приложениях к договорам - номенклатурная лексика. В опросных листах, реестрах,

спецификациях, заявках и т.п. термины как бы получают свою расшифровку.

В текстах документов не допускается употребления бранных слов и вообще

сниженной лексики, разговорных выражений и жаргонизмов, тем не менее в язык деловой

переписки попадают профессиональные и жаргонные слова: кадровик, платежка, накидка,

незавершенка и т.п. Использование подобной лексики в деловых письмах так же

неуместно, как использование канцеляризмов в бытовой беседе, поскольку использование

ее закреплено только за устной сферой общения и отвечать требованию точности она не

может.

Грамматико-орфографические особенности

официально-делового стиля

Особенности грамматики официально деловой письменной речи обусловлены

требованием максимальной точности и лаконичности описания типовых ситуаций

делового общения, а также традицией употребления тех или иных словоформ, оборотов

речи, сложившейся в отечественной школе делового письма.

При подготовке документа автору-составителю приходится сталкиваться с

вопросом глагольного управления - выбором надлежащей формы слова и нужного

предлога после глагола. Составители служебных документов нередко допускают

неправильное употребление падежа и предлога после управляющих слов. Управляющее

слово - это слово, которое диктует употребление определенной предложно-падежной

формы следующего за ним слова. Неправильное использование падежа или предлога

после управляющего слова чаще всего наблюдается в случае употребления близких по

смыслу глаголов.

Приведу некоторые примеры:

Отчитаться (в чем) Сделать отчет (о чем)

Различать (что и что) Отличать (что от чего)

Заслужить (что) Тормозить (что)

Опираться (на что ) Заслуживать (чего)

Основываться (на чем) Базироваться (на чем)

Заплатить (за что) Обосновывать (чем)

Оплатить (что)

Еще одной большой группой устойчивых словосочетаний, активно

употребляющихся в письменной деловой речи, являются словосочетания с отыменными

предлогами (предлогами, образованными от имени существительного). Эти предлоги

чаще всего мотивируют какое-либо действие: в соответствии сретением (приказом,

распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения

(ограничения, экономии), в силу (обстоятельств), в отношении (лиц, граждан,

исполнителей), по линии (профсоюза, комитета) и др. В разговорной речи эти предлоги

имеют соответствующие варианты.

Например, в деловой речи: "Суд прекращает дело за примирением участников спора", а в

разговорной - "потому что они помирились". В деловой речи: "В целях подготовки

юношей к военной службе", а в разговорной - "чтобы подготовить к армии". В деловой:

"По окончании школы", а в разговорной речи - "после окончания школы".

При использовании предлогов допускаются различные ошибки. Употребляя для

обозначения причинных отношений предлоги ввиду, вследствие, благодаря, нужно

помнить, что они еще не потеряли полностью своего первоначального лексического

значения, связанного со значением их корней.

Поэтому нежелательно, например, такое выражение: “ввиду прошедших событии”, т. к.

предлог "ввиду" обозначает причину события, которое предстоит. Нельзя написать

“вследствие предстоящих выборов”, поскольку предлог "вследствие" обозначает причину

события, которое совершилось. Или недопустимо, например, употреблять словосочетание

“благодаря болезни”, так как едва ли можно за болезнь благодарить. В деловой

документации для обозначения причины универсален предлог "по причине".

Например: “по причине болезни”, “по причине допущенного нарушения” и т.д.

Следует обратить внимание на то, что в языке деловых бумаг грамматические

ошибки нередко проявляются в неправильном написании слова. Это, так называемые,

грамматико-орфографические ошибки. Остановимся на некоторых из них.

Как было сказано выше, конструкциям с предлогом "после" присущ разговорный

характер, а конструкции "предлог "по" + существительное" при обозначении действия или

события, после которого что-либо совершается, например: "по получении приглашения",

характерны для книжного языка, в частности, для письменной деловой речи. Часто в этих

конструкциях существительное используется в неправильной падежной форме. Дело в

том, что в литературном языке предлог "по" употребляется в основном с

существительными в форме дательного падежа: “скучать по сестре”, “гулять по

площади”, “роспись по фарфору”, реже - с существительными в форме винительного

падежа: "сидеть по другую сторону стола". Однако в книжной речи предлог "по"

употребляется с существительным в предложном падеже, что и проявляется на письме.

Поэтому правильный вариант:

по прибытиИ на совещание

по предъявлениИ документа

по истечениИ срока

по приездЕ в город

Типичная ошибка в этом случае - "по прибытиЮ, по приездУ".

В письменной деловой речи часто используются производные предлоги,

образованные от других частей речи. Рассмотрим грамматико-орфографические ошибки,

связанные с их употреблением.

Предлог "несмотря на", который всегда пишется слитно, следует отличать от

деепричастия с частицей НЕ, которая пишется раздельно, например: "несмотря на

обстоятельства" (предлог) и "не смотря на собравшихся, он сказал..." (деепричастие).

Предлоги "благодаря", "согласно", "вопреки" употребляются с существительными в

форме дательного падежа: “благодаря принятОМУ решениЮ,” действовать согласно

приказУ”, “поступить вопреки распоряжениЮ”. Типичная ошибка - "согласно приказА,

вопреки распоряжениЯ".

Предлог "в преддверии", образованный от существительного в форме предложного

падежа, оканчивается на И: "в преддвериИ юбилея". Предлоги "в отличие" и "во

избежание" тоже пишутся раздельно, но с Е на конце, так как образованы от

существительных в форме винительного падежа: "в отличиЕ от прошлого года", "во

избежаниЕ срыва мероприятия".

Предлог "ввиду" употребляется с существительным в форме родительного падежа

и пишется слитно. Словосочетания с этим предлогом имеют значение причины: "ввиду

(из-за) плохих результатов". Однако следует обратить внимание на то, что выражение

"иметь в виду" пишется в три слова: "следует иметь в виду, что...". Сходный по звучанию

предлог "в виде" в значении "наподобие" пишется раздельно: "представить результаты

в виде таблицы".

Предлог "вследствие" пишется слитно и с Е на конце, словосочетания с этим

предлогом имеют значение причины: "вследствиЕ (из-за) серьезных недостатков". Этот

предлог следует отличать от сочетания предлога "в" с существительным.

Предлоги "в течение", "в продолжение", "в заключение" пишутся раздельно и с Е

на конце, конструкции с этими предлогами имеют значение времени: "в течениЕ

отчетного периода", "в продолжениЕ заседания", "в заключениЕ следует отметить...".

Следует отличать их от сочетаний существительных с предлогом "в", которые в

зависимости от падежной формы существительного пишутся с разными окончаниями,

например: "наблюдать что-либо в течениИ реки" (предложный падеж); "вглядываться в

течениЕ реки" (винительный падеж); "написать в продолжениИ повести" (предложный

падеж); "включить в продолжениЕ повести" (винительный падеж); "содержаться в

заключениИ диссертации" (предложный падеж).

Предлог "на протяжении", образованный от существительного в форме

предложного падежа, пишется с И на конце: "на протяжениИ всей своей деятельности".

Следует также различать написание существительных "отсутствие" и" присутствие" с

предлогом "в": "в отсутствие" - когда кто-либо отсутствует (винительный падеж) и "в

присутствии" - когда кто-либо присутствует (предложный падеж),

Например: "В отсутствиЕ партнеров мы не можем решить этот вопрос".

"В присутствии руководства были обсуждены важные документы".

Однако в предложении "Он сообщил нам об отсутствиИ финансовой помощи"

существительное "отсутствие" употребляется в предложном падеже и имеет окончание И.

Типы документов

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы так или иначе, связана с

документацией. Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по

содержанию, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели,

задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих

разделить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую

переписку.

Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями

одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат состоят в отношениях

должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя

деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями,

должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению

друг к другу. Документы которыми обмениваются организации называются

официальными письмами.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится

документируемая информация, различают управленческие, научные, технические,

производственные, финансовые и др. виды документов. По фактору доступности

документируемой информации документы могут быть открытого пользования(доступа),

ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные,

итоговые, периодические, а по критерию первичности происхождения различают

оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа

В последнее время выделяют еще один классифицированный признак – форма

отправления официально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной

почтовой пересылкой существует электронная деловая корреспонденция и факсовые

отправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило, для

решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое

значение (договоры, предложения), высылают обычными почтовыми отправлениями.

Ядро учреждений (служебной) документации составляют управленческие

документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего

государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь,

представлен комплексом систем, основными из которых являются: организационно-

правовая документация; плановая документация, распорядительная документация и

другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность

учреждения.

Заключение

Подводя итог сказанному, хочется еще раз заметить, что культура делового письма

заключается как в знании лексических, грамматических и орфографических норм

современного русского языка и правил этикета служебного документа, так и в умении

выбрать и грамотно использовать специальные слова и словосочетания, характерные для

официально-делового письма. К этому можно так же добавить такие черты, как

официальность, строгость выражения мысли, а также объективность и логичность.

Можно хорошо знать нормативы оформления и составления документов, изо дня в

день заниматься делопроизводством, но не владеть в достаточной степени навыками

написания деловых бумаг и документов. Не представлять отличий языка документа от

других разновидностей современного русского языка, не знать языковых трудностей этого

специфического языка, не уметь редактировать деловые бумаги – иными словами, не

владеть культурой деловой письменной речи. А низкая деловая культура написания

деловых бумаг показывает не только недостаточный уровень компетентности конкретного

государственного служащего, но и соответствующим образом влияет на репутацию того

учреждения, которое он представляет.

Список используемой литературы

1. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура

речи. Справочное пособие. Серия «Высший балл». Ростов н/Д.:

Феникс, 2002 – 384с.

2. Веселов П.В. Аксиомы делового письма культура делового общения и

официальной переписки. – М.: ИВЦ «Маркетинг», 1993 – 74с.

3. Максимова В.И. Русский язык и культура речи: Практикум. M.:

ГАРДАРИКИ, 2001 - 413с.