Реферат - Делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

Введение

Сегодня информационная система организации — столь же равноправная

и необходимая часть производственной инфра структуры, как и технологическое

оборудование, материальные, трудовые и финансовые ресурсы. Проблема работы

с информацией, накопленной за многие годы, как в бумажном, так и в электрон

ном виде, стала актуальной для многих организаций независимо от направления

их деятельности и формы собственности.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей

организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы

и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются

их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым

способствуют их исполнению.

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом

определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и

оформлять управленческие документы. организация работы с документами

является координирующим центром конкретного структурного подразделения,

что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего

подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию

телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного

выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам

закрепленного подразделения.

Документированная информация составляет основу управления, его

эффективность в значительной степени базируется на производстве и

потреблении информации. В современном обществе информация стала

полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и

политической жизни общества. Качество информации определяет качество

управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

Цель реферата - систематизация знаний о современном документировании

управленческой деятельности.

Задачи реферата:

1. Рассказать историю развития делопроизводства;

2. Описать современное делопроизводство;

3. Описать работу с конфиденциальными документами;

4. Объяснить как проводится подготовка документации по трудовым

отношениям, финансам, снабжению и сбыту.

Объект исследования - документационное управление деятельности.

Предметы исследования – современное делопроизводство.

1. История развития. Современное делопроизводство

1.1. История развития системы государственного делопроизводства в

России

Термин «делопроизводство» первоначально появляется в устной речи

(предположительно в XVII в.) и относится к процессу решения (производства)

дела — «дело производить» (решать вопрос). При решении любого вопроса

появлялись документы, которые закрепляли достигнутую договоренность,

принятое решение. Уже в XVI в. слово «дело» употребляется в значении

«собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу». Впервые это

зафиксировано в документах в 1584 г.

В России к началу XVII в. первым сложилось приказное делопроизводство.

Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы

имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по

сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения,

ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях

были созданы канцелярии, существовала должность секретаря, появилась

журнальная форма регистрации документов. В начале XIX в. коллегии были

заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась

единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки

служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

В годы советской власти процесс делопроизводства был адаптирован к

централизованному управлению народным хозяйством. Был установлен единый

порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и

структуре документов, установлен типовой состав их информационных эле-

ментов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы

делопроизводства (ЕГСД). Чтобы иметь возможность применять средства

вычислительной техники, в ряде отраслей были освоены унифицированные

системы документации, пригодные и для традиционных методов обработки

документов.

1.2. Современное делопроизводство: цели, задачи, основные принципы

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая

документирование и организацию работы с официальными документами.

ДелопроизводствоF охватывает весь комплекс работFпо созданию иFоформлению

документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету

документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и

использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящееFвремяFтермин «делопроизводство» чаще звучит

какF«документационноеF обеспечение управления» (ДОУ).

ДокументационноеF обеспечениеFуправления выполняетF

специальнаяFслужба, действующаяF на правах самостоятельного структурного

подразделения. ЭтоFможетFбыть: управление делами, общийFотдел, канцелярия

илиF секретариат.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик

и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному

обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально

выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Делопроизводство в организации – важнейшая обслуживающая функция

управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество

принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Выбор организационнойFформы делопроизводства зависит от решения

руководства и самой службы. Регламентация выбранной формы работы с

документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

В современныхFусловиях, когдаF работа сFуправленческой документациейF во

многих учрежденияхFосновывается на компьютерных технологиях, функции

службы делопроизводства не ограничиваются только организацией

документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их

исполнением. Служба делопроизводства принимает непосредственное участие в

постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем

для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и

защите информации, в совершенствовании работы с документами.

FFFFFFТаким образом, служба делопроизводства решает триFосновных комплекса

задач:

1. обеспечение документирования управленческой деятельности;

2. организация работы с документами в учреждении;

3. совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящиеFпередFслужбойFделопроизводства, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут

быть решены с помощью выполнения следующих функций: разработка и

проектирование бланков, обеспечения их изготовления; обеспечение

изготовления документов, копирования и тиражирования; контрольF качества

подготовки и оформления документов, соблюдение установленной

процедуры согласования и удостоверение документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются

выполнением следующих функций:

 установление единого порядка прохождения документов (документооборота

учреждения);

 экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

 регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

 контроль за исполнением документов;

 систематизация документов, обеспечение их хранение и использование;

организация работы с обращениями граждан.

Обеспечение защиты информации.

ЗадачиFсовершенствованияFформ иFметодовF работы сFдокументамиFвключают

вF себя выполнение следующихFфункций:

 разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических

документов и доведение их до сведения работников организации;

 методическое руководство и контроль за соблюдением установленных

правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

 повышение квалификации работников организации и их консультирование

по вопросам работы с документами;

 упорядочение документации организации, проведение работ по унификации

документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в

деятельности организации;

 разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами,

совершенствование документооборота организации, повышение

исполнительной дисциплины;

 постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных

информационных систем и баз данных для работы с документами.

2. Работа с конфиденциальными документами

2.1. Организация работы с документами

По степени ограничения доступа различают документы открытые

(несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с

ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно

секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования и

конфиденциальные документы (в частности, содержащие коммерческую тайну).

Перечень сведений конфиденциального характера

1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни

гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные

данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в

средствах массовой информации в установленных федеральными законами

случаях.

2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, а также

сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты,

осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20 августа 2004г.

№ 119-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных

участников уголовного судопроизводства» и другими нормативными

правовыми актами Российской Федерации.

3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной

власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и

федеральными законами (служебная тайна).

4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым

ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и

федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна

переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных

или иных сообщений и так далее).

5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым

ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и

федеральными законами (коммерческая тайна).

6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного

образца до официальной публикации информации о них.

К служебным документам конфиденциального характера относятся

документы, содержащие информацию закрытого типа, в частности коммерческую

тайну организации.

Под служебной (коммерческой) тайной согласно Гражданскому кодексу РФ

следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-

техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую

реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в

её получении, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления

с нею.

С 29 июля 2004 г. в стране действует Федеральный закон «О коммерческой

тайне» № 98-ФЗ, который регулирует отношения, связанные с отнесением

информации к коммерческой тайне, указывает меры обеспечения её защиты от

несанкционированного доступа.

Гриф доступа к документации, содержащей коммерческую тайну, ставится

на всех экземплярах документов, а также их черновиках т копиях.

Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как

правило, на малых предприятиях организуется секретарём-референтом, на

средних и крупных – руководителем канцелярии.

Ответственность за организацию и ведение соответствующей работы в

структурных подразделениях организации, где обращаются конфиденциальные

документы, должны нести руководители структурных подразделений.

Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами,

содержащими коммерческую тайну, необходимо обеспечить следующие условия:

 работа с конфиденциальными документами должна производиться в

отдельном, специально для этого оборудованном помещении;

 выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок

свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;

 передача документов с грифом «коммерческая тайна» в другую организацию

(а внутри организации из подразделения в подразделение) производится

только с разрешения соответствующего руководителя.

Документы конфиденциального характера учитываются и хранятся отдельно

от других документов – в особых помещениях в запираемых и опечатанных

несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях – под охраной и с

соответствующей сигнализацией).

2.2. Технология обработки документов

Правовой базой охраны внутренних секретов организации является

Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ. Закон

направлен на решение следующих вопросов:

 отнесение информации к коммерческой тайне;

 регулирование передачи такой информации;

 предупреждение недобросовестной конкуренции;

 определение сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну.

Информация составляет служебную или коммерческую

(предпринимательскую) тайну в случае, когда информация имеет реальную или

потенциальную коммерческую ценность для организации в силу неизвестности её

третьим лицам, к ней нет свободного доступа и обладатель предпринял для её

защиты меры, предусмотренные Законом.

К коммерческой тайне можно отнести научно-техническую, конструкторско-

технологическую, производственную, финансово-экономическую и некоторую

другую информацию. Перечень сведений, которые не могут считаться

коммерческой тайной, установлен Законом.

Согласно статье 5 Закона «О коммерческой тайне» режим коммерческой

тайны не может быть установлен в отношении следующих данных и сведений:

 сведений, содержащихся в учредительных документах юридического лица и

документах, дающих право на осуществление предпринимательской

деятельности;

 данных о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной

безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке,

безопасности пищевых продуктов и других негативных факторах;

 сведений о составе имущества государственного и муниципального

унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании

ими средств соответствующих бюджетов;

 данных о численности, составе работников, системе оплаты труда, условиях

труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного

травматизма и профессиональной заболеваемости и о наличии свободных

рабочих мест. Это же касается и некоммерческих организаций;

 сведений о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по

иным социальным выплатам;

 данных о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах

привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

 сведений о должностных лицах, которые могут действовать от имени

юридического лица без доверенности;

 данные об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов

государственной или муниципальной собственности.

Следует подчеркнуть, что к коммерческой тайне также не могут быть

отнесены бухгалтерская и налоговая отчётность, сведения, необходимые для

проверки правильности исчисления и уплаты налогов, документы об уплате

налогов и документы, подтверждающие платёжеспособность организации.

В целях введения в организации режима коммерческой тайны – защиты

конфиденциальности соответствующей информации – необходимо:

1. Установить круг вопросов, составляющих коммерческую тайну.

2. Осуществить необходимые организационные, технические и иные

меры по охране конфиденциальной информации.

При введении режима коммерческой тайны следует определиться:

 какие сведения, документы нуждаются в защите;

 для каких конкурентов они могут представлять интерес;

 какие элементы информации являются наиболее уязвимыми;

 как долго сведения, составляющие коммерческую тайну, будут

востребованы;

 во что обойдётся защита конфиденциальной информации с

финансовой и организационной точки зрения.

Для обеспечения сохранности и неразглашения конфиденциальных сведений

предприятия необходимо выполнение самых простых требований безопасности,

профессиональное обучение персонала требованиям работы с

конфиденциальными документами, материальное стимулирование руководством

организации сотрудников, имеющих доступ к документам с грифом

«Коммерческая тайна», правильная организация секретного делопроизводства и

документооборота на предприятии. Строгое привлечение к ответственности

сотрудников предприятия за нарушение норм и инструкций по секретному

делопроизводству. Сведения к минимуму несанкционированного доступа к

конфиденциальной документации можно достичь путём увеличения различных

административных, технологических и других барьеров. Это делается для того,

чтобы организация хищения (разглашения) конфиденциальных сведений

предприятия влекло за собой значительные финансовые, материальные и иные