15
записей, удовлетворяющих заданному критерию. Например, для приведенной на рис.10 базы
данных можно подсчитать суммарное количество студентов, обучающихся на 2-м, 3-м и 4-м
курсах, если в некоторую ячейку ввести текст следующей формул ы: «=БСЧЕТА(A2:F9;
”Family”; C11:D12)». Данная формула использует в качестве критерия диапазон C11:D12, где
установлены нужные условия на значения поля ”Year”. В качестве второго параметра можно
указать заголовок любого поля, не содержащего «пустых» (т.е. не заполненных) значений. (в
нашем примере выбрано поле ”Family”)
Функция ДМАКС позволяет найти запись с максимальным значением некоторого по-
ля. Формула «=ДМАКС(A2:F9;"BirthDay";C11:C12)», например, определит дату рождения
самого молодого из студентов, обучающихся на всех курсах, кроме первого. Аналогично,
функция ДМИН позволяет найти запись с минимальным значением некоторого поля.
Наконец, функция БДСУММ находит сумму чисел, расположенных в заданном
столбце, при этом учитываются только записи, удовлетворяющие нужному критерию. На-
пример, с помощью формулы «=БДСУММ(A2:F9;F2;D11:D12)» можно определить сумму
стипендий, выплачиваемых студентам первых 4-х курсов.
§ 4. Система управления базой данных Microsoft Access
СУБД Microsoft Access – одна из самых популярных среди программных продуктов,
ориентированных на разработку баз данных с использованием персональных компьютеров.
В этой СУБД удачно сочетаются легкость использования и полная функциональность, что
делают ее привлекательной как для опытных, так и для начинающих пользователей.
В каждый момент времени Access может работать только с одной базой данных. База
данных Access содержит объекты различного вида. Прежде всего, это таблицы (см. §2). Как
уже подчеркивалось, таблицы являются основным «х ранилищем» информации в реляцион-
ных СУБД. Прежде, чем в такую таблицу можно вводить данные, необходимо полностью
описать ее структуру (т.е. перечень полей и типы данных, хранимых в каждом поле). Естест-
венно начать знакомство с СУБД Access с процесса создания структуры таблицы.
4.1. Создание таблиц в СУБД Access
После запуска, Access. предлагает три варианта работы. Выберем вариант «Новая база
данных», укажем диск и каталог, где будет храниться файл базы данных, а также введем его
имя. (Впоследствии, для работы с уже созданной базой данной, нужно будет выбирать вари-
ант «Открыть базу данных» с указанием ее месторасположения и имени). Появится окно
«База данных», содержащее шесть закладок, соответственно шести типам объектов, которые
может иметь БД. В закладке «Таблицы» выберем режим «Создать» и далее «Конструктор».
Создание таблицы в режиме «Конструктор» предоставляет наиболее полные возможности по
формированию ее структуры. Этот режим мы и рассмотрим.
Построим таблицу для хранения информации о студентах подобно той, которую мы
рассматривали в п.3.4, со следующими изменениями: вместо поля «Age» введем поле
«Phone», для хранения данных о номере телефона, а также добавим поле «Code» смысл и на-
значение которого выяснится позже. (Эта таблица будем в дальнейшем служить иллюстра-
тивным примером для пояснения рассматриваемого в данном параграфе материала). При-
мерный вид окна «конструктора» (с внесенными данными о структуре разрабатываемой на-
ми таблицы) представлен на рис.11.
Каждая строка в окне «конструктора» соответствует одному полю (одному столбцу)
создаваемой таблицы. В первой колонке следует ввести имя поля, а во второй – выбрать
один из допустимых типов данных. В третью колонку можно внести комментарий (как пра-
вило, это краткое описание назначения данного поля). В нижней части окна «конструктора»