Ответы по документоведению
Подождите немного. Документ загружается.
Приведем начертание и назначение некоторых корректурных знаков, применяемых при правке черновиков документов или
при их перепечатке.
Знак Z ставится для обозначения начала абзаца ("красная строка").
Знак указывает на необходимость ликвидации абзаца. Левый конец знака при этом ставится в начале фразы,
которая должна быть отнесена в продолжение предыдущего абзаца.
Знак означает необходимость внесения пропущенной буквы (например,
редактироание
в
).
Знак служит для указания на необходимость внесения пропущенного слова или нескольких слов
(например: документ составлен
без
ошибок).
Знаки указывают на необходимость удаления лишнего слова или части текста.
Знак ....... служит для восстановления ошибочно зачеркнутого слова или фразы.
Знак применяется для разъединения по ошибке слитно напечатанных слов (например, знак
разъединения).
Знаки применяются для указания на перестановку слова или группы слов из одной строки в другую.
При этом переносимые слова обводятся "кружком", а стрелка указывает на место переноса.
Знак указывает на необходимость уничтожения пробела между словами (например, большие
пробелы между словами в строке убирают знаком).
Знак применяют для указания на необходимость уничтожить знак или букву (например, лишние буквы в
середине слов вычеркивают
знааками
соединения).
— знак, указывающий на необходимость убрать разрядку (слова,
о ш и б о ч н о
напечатанные в
разрядку, восстанавливают).
43 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Управление организацией обеспечивается огромным количеством документированной информации. Все документы,
обращающиеся в организации, подразделяются на документные образования (системы, подсистемы документации), виды и
разновидности документов. Документные образования обеспечивают осуществление определенных функций управления или
видов деятельности организации. Системы, подсистемы документации включают десятки видов документов, характерных для
данного документного образования, которые в свою очередь могут состоять из многих разновидностей документов. Так,
например, управленческая деятельность, фиксируемая главным образом организационно-распорядительными документами
(ОРД), подразделяется на три подсистемы документов: организационную, распорядительную и справочно-информационную;
протокол как вид документа справочно-информационной подсистемы ОРД имеет разновидности — протокол заседания,
протокол разногласий, протокол допроса. К ОРД относится также подсистема кадровой документации с соответствующими
видами и разновидностями документов.
Следует отметить, что прямо, как ОРД, или косвенно, как, например, документация по бухгалтерскому учету или даже
технологическая документация, все виды документов так или иначе имеют отношение к вопросам управления. Каждый из них
требует принятия соответствующего решения или непосредственного исполнения содержащегося в документе указания.
Приведем ниже классификацию документов, используемых в гой или иной мере каждой организацией независимо от ее
масштабов и отраслевой специфики.
По видам деятельности документы организации подразделяются на научно-технические, конструкторские,
технологические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (в виде, главным эбразом, организационно-
распорядительных документов), поличному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по
бухгалтерскому учету, торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.
По наименованию существует множество видов документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи,
схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, /казания, планы и отчеты, акты, протоколы,
договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты,
стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские
свидетельства и др.
По способу документирования информации документы бывают: ( письменные (рукописные, машинописные,
типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, аудио-,
кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.
По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних
вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую)
корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых
рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.
По степени ограничения доступа различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом.
Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.),
документы для служебного пользования (ДСП) и конфиденциальные документы (в частности, содержащие коммерческую
тайну).
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают
действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или
отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком
исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с
грифом «срочно». Сроки исполнения «несрочных» документов устанавливают руководителем организации.
По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик— документ,
подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) — единственный экземпляр документа,
оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.
С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписки из документа и дубликат подлинника.
Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск — копия документа,
остающаяся в делах предприятия; как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа — заверенная часть
текста подлинника. Дубликат — второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.
По степени полноты информации документы подразделяются на выписки из документа и полные варианты изложения
текста.
По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и
личные обращения граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.
По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы
временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и
иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или
технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцы), в виде
анкет и таблиц. , Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового
документа.
Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический
процесс, типовые правила внутреннего,распорядка и т. п.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном
оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Трафаретным методом смоделированы, например, приказы по
приему, переводу и увольнению персонала и многие другие документы.
Анкета — способ представления унифицированной части текста, при котором постоянная информация располагается в
левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть
листа.
Таблица — форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике
(заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.
Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и
кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.
Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления
документов по аналогии.
По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.
Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.
45 УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их
разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и
стандартизации.
Суть унификации сводится к сокращению и предупреждению неоправданного многообразия документов, приведению к
единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. До недавнего времени,
например, в почтовом обращении в России насчитывалось порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным
размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам. Сейчас число типоразмеров заметно
сократилось, однако не настолько, чтобы отказаться от ручной обработки корреспонденции и перейти на автоматизированную
сортировку ее по почтовым индексам.
Любой документ функционирует в организации совместно с другими документами, создающими в совокупности
документные образования определенного назначения (управленческие, бухгалтерские, отчетно-статистические, по
социальному обеспечению и др.). Подобные совокупности взаимосвязанных документов называют системой документации.
Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и
применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД). Уни-
фикация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение их информационной
совместимости, более эффективное использование вычислительной техники.
Разработку УСД, в порядке, установленном Правительством РФ, осуществляют федеральные структуры управления в
соответствии со своим отраслевым назначением. УСД одного назначения (например, унифицированные системы
управленческой документации) сводятся в нормативный документ, называемый Общероссийским классификатором
управленческой документации (ОКУД). Иные унифицированные системы документации объединяются в свои отраслевые
классификаторы. Все классификаторы унифицированных систем документации входят в состав и являются частями Единой
системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, охватывающей унифицированные
системы документации и соответствующие формы документов, разрешенные к применению в народном хозяйстве РФ.
Что касается управленческой документации, интересующей нас в первую очередь, то согласно Общероссийскому
классификатору ОК 011—93 в настоящее время в стране действуют следующие УСД:
• унифицированная система организационно-распорядительной документации (код 0200000);
• унифицированная система первичной учетной документации (код 0300000);
• унифицированная система банковской документации (код 0400000);
• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и орга-
низаций (код 0500000);
• унифицированная система отчетно-статистической документации (код 0600000);
• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации (код 0700000);
• унифицированная система документации по труду (код 0800000);
• унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации (код 0900000);
• унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000);
В восьмизначном кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки
классификации:
• первый и второй знаки (класс форм) — принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифи-
цированной системе документации (например, 02 — унифицированная система организационно-распорядительной
документации;
• третий и четвертый знаки (подкласс форм) — общность содержания множества форм документов и направленность их
использования (например, 01 — документация по учету и распределению средств);
• пятый, шестой и седьмой знаки — регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса
(например, 004 — расчетная ведомость по страховым взносам);
• восьмой знак — контрольное число.
Кодовые обозначения объектов ОКУД подлежат простановке во всех унифицированных формах документов.
Наряду с ОКУД назовем другие классификаторы, с которыми нам придется столкнуться в процессе изложения материала:
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общероссийский классификатор специальностей по
образованию (ОКСО), Общероссийский классификатор профессий рабочих, Унифицированная система организационно-
распорядительной документации (код 0200000)
Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации и последующему включению в ОКУД. К
сожалению, разделы ОКУД ведутся с недостаточной оперативностью — за рамками классификатора в настоящее время
остались некоторые документы, введенные в действие Гражданским кодексом РФ. В то же время в нем сохраняются
некоторые формы, не используемые на практике.
Унификация деловых документов осуществляется на основе стандартной графической модели построения документов.
Модель представляет собой конструкционную сетку из пересекающихся под прямым углом вертикальных и горизонтальных
линий, выполненных с определенным шагом (2,6 мм по горизонтали и 4,25 мм по вертикали. Допускается использовать
конструкционную сетку с шагом письма 2,54 мм и межстрочным интервалом 4,24 мм). Конструкционная сетка (рис. 1.10)
позволяет по координатам точек пересечения линий определить места размещений информационных элементов, из которых
формируется документ (адрес, дата, текст, подпись и т. п.).
На основе конструкционной сетки для всего множества документов, используемых в той или иной сфере деятельности,
создается формуляр-образец, предусматривающий зоны (ячейки, прямоугольники) размещения информационных элементов
документа, называемых в делопроизводстве реквизитами. Конструкционная сетка позволяет описывать документ в
формализованном виде. Требования к построению формуляра-образца деловых документов изложены в ГОСТ 6.10.5—87. В
разработке унифицированных систем документации в народном хозяйстве на основе изложенного подхода накоплен большой
опыт.
К числу методов унификации управленческой документации относятся также типизация, трафаретизация, представление
документов в анкетной форме и составление документов по образцам. Типизация документов заключается в разработке для
определенной сферы использования универсальных документальных решений, которые при последующей доработке под
конкретные условия применения становятся действующими нормативными актами или руководящими материалами
конкретной организации. Например, типовой договор поставки товаров, типовое положение о канцелярии организации,
типовые правила внутреннего трудового распорядка и т. п.
Трафаретизация документов сводится к подготовке бланка документа с заранее напечатанной частью текста и специально
оставленными пробелами, заполняемыми составителем документа при его окончательном оформлении. Трафаретные
документы находят широкое применение в документации по личному составу (анкеты, приказы о приеме на работу и др.).
Представление документов в анкетной форме — способ пространственной организации словесного материала, при
котором постоянная информация, как правило, приводится в виде перечня вопросов, расположенных в левой части листа,
строками одна под другой. Переменная информация в виде ответов на вопросы наносится на свободном месте листа с его
правой стороны. Широкое применение анкеты находят в технике социологических исследований, при составлении сводок,
оформлении заказов и т. д.
Составление документов по образцам заключается в подготовке большого числа документов в различных деловых
ситуациях по аналогии с предложенными примерами (заявление, характеристика, объяснительная записка,
нотариальнозаверяемые документы и др.).
Унификация в документировании может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.
Суть стандартизации в делопроизводстве заключается в разработке оптимальных правил и требований по составлению,
оформлению, документооборту и архивному хранению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и
многократного их применения на добровольных началах. Принятые в установленном порядке правила и требования могут
быть оформлены в виде национального стандарта России (ГОСТ Р) или стандарта организации (по традиции стандарты
низовых организаций, предприятий, фирм обозначаются аббревиатурой СТП — стандарт предприятия).
Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов
(например, ГОСТ 7.32—91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления)* или на их
элементы (например, ГОСТ 9327— 60. Бумага потребительская. Форматы), так и унифицированные системы документации,
например, унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).
Национальные стандарты (ГОСТ Р, а также разрешенные к применению ГОСТ) действуют на территории Российской
Федерации без каких-либо ограничений. Стандарты организаций (СТП) в России могут разрабатываться и применяться
организациями в следующих случаях:
• для обеспечения использования на предприятиях технических регламентов РФ, ГОСТ Р, ГОСТ, международных
стандартов, национальных стандартов зарубежных стран, стандартов научно-технических, инженерных обществ и различных
общественных объединений, СТП других организаций;
• на создаваемые на данном предприятии продукцию, услуги и производственные процессы (работы).
Национальные стандарты и Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, в том
числе правила их разработки и применения, представляют собой национальную систему стандартизации. Вопросы
государственного управления стандартизацией в РФ, включая координацию деятельности федеральных органов управления,
взаимодействие с органами власти субъектов РФ, осуществляет Федеральное агентство по техническому регулированию и
метрологии, образованное на базе Госстандарта России.
46 СИСТЕМА ОРД
Организационно-распорядительная деятельность в управлении заключается главным образом в разработке и реализации
управленческих решений, документируемых в ОРД. Организационно-распорядительная документация является наиболее
широко используемым видом управленческой документации.
ГОСТ Р 51141—98 понятие организационно-распорядительного документа трактует следующим образом: «Вид
письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов
управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий,
организаций, их подразделений и должностных лиц».
ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды документов данной группы):
— организационную документацию (учредительные договоры, уставы, положения, правила, штатные расписания,
инструкции);
— распорядительную документацию (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
— информационно-справочную документацию, которую, в свою очередь, можно условно подразделить на:
— оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т. п.);
— справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки и т. д.).
Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в число ОРД включает документы по
личному составу (персоналу): заявления, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и целый ряд других.
Оформление ОРД, как уже было сказано, осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.ЗО—2003, устанавливающим состав
реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением
Государственного Герба Российской Федерации. Правильно оформленные реквизиты организационно-распорядительных
документов гарантируют их юридическую силу.
В соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003 при подготовке и оформлении ОРД используются следующие реквизиты:
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа (отметка для автоматического поиска документа).
Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке различных видов
документов, документов одного и того же наименования в различных организационно-управленческих ситуациях может быть
различным.
Среди перечисленных реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке
повторяются на бланках документов, переменные наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа.
ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает в рамках стандартного листа бумаги (формата) место расположения для каждого
реквизита с учетом последовательности оформления и прочтения документа Стандартом предусматривается два варианта
бланков — угловой и продольный. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая
зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. Сочетания зон в совокупности образуют формуляр документа.
Использование пунктирных линий для обозначения зон размещения реквизитов символизирует возможность некоторого
перемещения реквизитов в площади формата. Такие перемещения в основном связаны с колебаниями числа строк текста
документа (реквизит 20), что влечет за собой перемещение границ зон реквизитов 21, 22, 25, а также реквизитов 23, 24, 26, 27.
Практика документирования говорит о нежелательности перемещения границы размещения реквизитов 28, 29, 30 и о
необходимости четкого размещения данной зоны в пределах разумного отклонения в сторону увеличения от размера,
предусмотренного стандартом (не более 2—4 мм).
Все поле формата, кроме разбиения на зоны размещения реквизитов, условно разделяют на три части: служебное поле
документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.
Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его
в средствах хранения. Поле для размещения штампов располагается в левом верхнем углу формата для углового варианта
бланка и в верхней его части при продольном варианте бланка документа. Остальная часть площади формата составляет
рабочее поле документа.
47 СИСТЕМА СПРАВОЧНО-АНАЛИТИЧЕСКОЙ И СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННОЦ ДОКУМЕТАЦИИ
Назначение: инициируют управленческие решения, сообщает сведения, побуждающие принимать какие-либо решения.
СИД - протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, представление, переписка, предложение.
Переписка: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы, электронные сообщения.
Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях,
совещаниях, деловых встречах. Протокол создается по рез-там черновиков, расшифровки стенограммы и магнитофонной
записи. Формы протокола: полный протокол (содержит подробную запись всех выступлений), краткий протокол (содержит
только фамилию выступающих и тему выступлений). Оформляется на обычной бумаге или бланках предприятия. Реквизиты:
наименование организации, номер протокола, заголовок, подписи. Состоит из: вводная часть (Ф.И.О. председателя,
секретарь, число участников (если <15 все перечисляются, иначе список присутствующих в конце), повестка дня) и основная
часть: слушали-..., выступали-..., постановили-...
Докладная записка - документ, адресованный руководителю выше стоящей организации, содержит обстоятельные
изложения какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Бывают внешние (за пределы организации) и внутренние.
Оформляется с реквизитами: наименование организации, вида документа, дата, номер, заголовок, подпись. Нигде не
визируется, не согласовывается. Состоит из: 1) констатирующая часть; 2) аналитическая часть; 3) выводы, предложения.
Хранятся 5 лет.
Предложение - документ, являющийся разновидностью докладной записки и содержащий перечень каких-либо
предложений по какому-либо вопросу. Оформляется как докладная записка, имеет вводную часть и заключение.
Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия и
предоставляемый выше стоящему лицу или организации. Бывают: сопровождающие какой-либо документ, составляемые по
поводу какого-либо происшествия или ситуации и т.д. Реквизиты: наименование структурного подразделения, дата, заголовок,
подпись, адресат.
Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. «От» не ставится.
Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника. Реквизиты:
наименование подразделения, название вида документа, дата, адресат, подпись.
Служебные письма - обобщенные названия различных по содержанию документов , выделяемых особым способом
передачи текста (пересылка по почте). Реквизиты письма: наименование организации автора, дата, номер документа,
заголовок, подпись, отметка об исполнителе. Текст письма может быть простым и сложным. Простое - вступление и
заключение, а сложное - еще и основная часть. Письмо должно быть однопредметным. Объем не более 2 страниц. А4
машинописного текста. Письма делятся на: сопроводительное (о направлении прилагаемых к письму документов),
приглашение, информационноеое (сообщает о факте или мероприятии, пропагандирует деятельность различных
организаций), рекламное (разновидность информационного письма, направляемое к конкретному адресату и содержащее
рекламу товаров или услуг), письмо-извещение, подтверждение (о получении какого-либо отправления), напоминание,
гарантийное (документ, обеспечивающий исполнение изложенных обязательств), рекламационное или претензионное
(требующие возмещение убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта), инициативные
(требующие ответа), письма-ответы (зависят от инициативных).
Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых особым способом передачи
текста по телеграфной сети общего назначения. Бывают: 1) президента РФ; 2) высшая правительственная; 3)
правительственная; 4) срочная (3 часа); 5) простая (6 часов). Реквизиты: служебный заголовок, указание категории, адрес,
текст, подпись, адрес отправителя. Все слова делятся на действительные и тарифные. Все предлоги опускаются, кроме «не».
Пишут: «тчк», «зпт», «скб», «двтч», «нр» (номер). Все цифры пишутся словами, текст не должен заканчиваться цифрой.
Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, отправляемых по абонентской телексной сети.
Требования: используется пунктуация, передается латинским шрифтом, для записи русских букв латинскими используется
пере кодировочная таблица: а-a, б-b, в-v, г-g, д-d, е-e, ж-zh, з-z, и-i, й-j, ы-y, э-e, у-u, ю-ju, я-ja, щ-sch, ш-sh, ц-c. Реквизиты:
адресат, подпись, адрес отправителя. Последнее сообщение заканчивается: «++» - не требуется ответа, «+?» - требуется
ответа.
Факсограмма - получаемая на бумажном носителе копия документа письменного, графического, изобразительного,
переданного по каналам факсимильной связи. Факс имеет юридическую силу.
Телефонограмма - обобщенное название документов, передаваемых по каналам телефонной связи. Оформляется в
одном экземпляре на спец. бланке. Если бланк отсутствует, то заводится журнал.
Электронное сообщение - документ, переданный электронной почтой и получаемый в виде видеограммы на экране
монитора или в виде бумажной копии (машинограмма).
САД - акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень.
Акт - документ, составленный для подтверждения установленных факторов, событий, действий. Составляется
коллегиально (не менее 2 человек), комиссией. Оформляется на спец. бланке акта или общем бланке организации.
Реквизиты: название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок, отметка о наличие приложений,
подписи, гриф утверждения. Состоит из: вводной и основной части. Справка - документ, составляемый с целью описания
фактов основной деятельности организации или подтверждение сведений биографического или служебного хар-ра. Бывают:
внешние и внутренние (внутри организации, на стандартном листе бумаги). Выполняются на трафаретах, т.е. уже нанесены
основные слова. Текст состоит из: 1) излагается основание, факт, послужившие для составления справки; 2) существо
вопроса. Реквизиты: название организации, название вида документа, дата, номер документа, адресат, наличие приложений,
подпись.
Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. Сводка оформляется в виде таблицы.
Подписывается руководителем. Реквизиты как у справки.
Заключение - документ, содержащий мнения, выводы организации или комиссии по какому-либо документу или вопросу
(на научные работы). Состоит из: заголовок, первая часть - краткое описание вопроса, вторая часть - замечания.
Отзыв - документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей в
организацию на рассмотрение. Оформляется как заключение.
Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, работ, составленный в
целях распространения на них определенных норм или требований. Оформляется в виде таблицы. Подписывается и
утверждается руководителем.
Список - документ, содержащий перечисления объектов, предметов в определенном порядке. Составляется в табличной
форме. Подписывается руководителем.
48 ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в
Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ).
Необходимые функции по управлению личным составом в организациях осуществляют самостоятельные структурные
подразделения (отдел персонала, отдел кадров), а в сфере малого бизнеса их выполняют отдельные работники (инспектор по
кадрам, менеджер по персоналу) или в порядке совместительства — секретарь руководителя организации, иногда главный
бухгалтер.
Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы
собственности подлежат обязательному
документированию/Совокупность взаимосвязанных документов,
в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности
работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам,
называют документацией по личному составу (персоналу,
кадрам).
Всю документацию по личному составу, в том числе
организационно-распорядительную, и первичную учетную можно
классифицировать на четыре группы в логическом порядке — по
этапам трудового цикла работника:
• документация, связанная с комплектованием персонала
организации;
• документация, связанная с процессом движения
персонала в период работы в организации;
• документация, связанная с отношением работника к трудо-
вому процессу;
• документация, связанная с прекращением трудовых
отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.
Что касается видов и оформления организационно-распоря-
дительных документов, то они подробно были освещены в главе
3 данного пособия. Первичная учетная документация по личному
составу, в свою очередь, подразделяется на две группы:
• по учету кадров;
• по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
Комплекс первичных учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме
унифицированных форм документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г № 1 [9].
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех
организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом
по оплате труда — на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных
организаций.
Поскольку документация по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда не является
распорядительной документацией, ее оформление мы рассматривать не будем. Что касается распорядительных документов
по учету труда, то перечень унифицированных форм данного вида документов приводится в таблице 1.
Процесс управления персоналом организации кроме оформления первичной учетной документации включает также
выполнение следующих работ:
• ведение трудовых книжек;
• формирование и ведение личных дел;
• подготовку и передачу дел в архив организации;
• хранение дел службы персонала в архиве организации.
Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным
расписанием, сопровождается оформлением документов.
Резюме — сжатая краткая информация о себе, составленная
претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама,
позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с
претендентом, чтобы при непосредственном контакте остановиться на
одном из них.
Согласие на прием нового работника дает будущий непосред-
ственный руководитель.
Возможно оформление развернутого резюме — резюме хроно-
логического вида. В отдельных случаях претендент составляет резюме
функционального типа, подчеркивающего достижения про-
фессионального характера.
Анкета составляется собственноручно поступающим на работу. Все
записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные
проверяются инспектором отдела персонала, заверяются его подписью
и печатью.
Автобиография Трудовым кодексом РФ не считается обязатель-
ным документом. Вопрос о предоставлении такого документа решается
работодателем и поступающим на работу по взаимному согласию. В
отдельных случаях (при оформлении на службу в таможенных органах)
автобиография представляется в обязательном порядке.
Характеристика — официальный документ, который выдает орга-
низация по прежнему месту работы претендента на вакантную должность при оформлении на новую работу. Характеристика
подготавливается по запросу той организации, куда поступает на работу претендент. В характеристике приводится отзыв о
служебной и общественной деятельности работника. Подписывается характеристика руководителем организации и
заверяется гербовой печатью.
Характеристика как обязательный документ при приеме на работу ТК РФ не предусмотрен. Однако при отборе кандидатов
на руководящие должности она находит широкое применение.
Близким характеристике по содержанию и назначению документом является рекомендательное письмо. Подготовка
рекомендательного письма производится по инициативе кандидата, претендующего на вакантную должность. Письмо не
носит официального характера. На рис. 4.8 приведена трафаретная форма рекомендательного письма.
Трудовой договор заключается между работодателем и работником. В соответствии с Трудовым кодексом Российской
Федерации трудовой договор заключается в письменном виде на неопределенный срок или на срок до пяти лет (срочный
трудовой договор). Права, обязанности и ответственность сторон, условия оплаты и организация труда устанавливаются
самостоятельно сторонами соглашения. В договоре могут быть предусмотрены определенные льготы для создания
дополнительных стимулов к труду.
По истечении срока действия срочного договора он автоматически продлевается на неопределенный срок, если ни одна из
сторон не потребовала прекращения трудовых отношений.
Рекомендуется к использованию следующая форма трудового договора, унифицированная с формами документов по
учету кадров Госкомстата РФ.
Поскольку трудовой договор в ряде случаев носит индивидуальный характер (руководящий состав, специалисты и т. д.), в
принципе, работодатель и работник могут составлять договор в произвольной форме. Непреложным является одно — он
должен отвечать требованиям, установленным Трудовым кодексом РФ (глава 11).
Если труд работника, принятого на вакантную должность, связан с материальной ответственностью, то с поступившим на
работу может заключаться письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Согласно ТК РФ
(ст. 244) договор о полной материальной ответственности может быть заключен с работником, достигшим 18-летнего
возраста, занимающим соответствующую должность, указанную в специальном Перечне, устанавливаемом Правительством
Российской Федерации. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности считается дополнением к
трудовому договору. В договоре указываются обязанности и ответственность работника, приводятся условия, которые
обеспечивает работодатель, необходимые для нормальной работы и сохранности материальных ценностей.
При совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей
(отпуском), перевозкой или иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность
каждого работника за причинение ущерба, может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность.
Приказ о приеме на работу оформляется по форме № Т-1 и № Т-1а. Форма № Т-1 заполняется индивидуально на
каждого принятого работника. Форма № Т-1а заполняется одновременно на нескольких работников, по содержанию она
идентична форме № Т-1 и здесь не приводится.
Работник отдела персонала на основании приказа о зачислении работника на работу заполняет личную карточку, делает
соответствующую запись в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или аналогичный документ по начислению
заработной платы.
При поступлении на работу сотрудник организации, если это требуется по роду его деятельности, берет на себя
обязательства, связанные с защитой коммерческой тайны.
Личный листок по учету кадров является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера только
о самом работнике. Личный листок составляет основу личного дела работника, и этим объясняется необходимость его оформ-
ления при поступлении на работу. Личный листок содержит перечень вопросов о биографических данных, сведения о
выполняемой работе с начала трудовой деятельности, об образовании и другие
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без
трудовой книжки не допускается. Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о
последнем занятии, выданную по месту жительства. Уволенные из Вооруженных Сил РФ предъявляют военный билет.
Заполнение трудовых книжек производится на языке республики, автономной области, на территории которых
расположено данное предприятие, организация, и на официальном (русском) языке Российской Федерации.
Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией организации в присутствии работника не позднее
недельного срока со дня приема на работу.
В настоящее время в Российской Федерации обращается два образца трудовых книжек — «старый», утвержденный
Постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих»,
и «новый», утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых
книжках». В трудовую книжку вносятся:
— сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
— сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
— сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные
звания, поощрения за успехи в работе и т. п.);
— сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рдционализаторских предло-
жениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовую книжку не записываются. Далее представлены образцы заполнения в трудовой книжке сведений о
работе соответственно старого и нового образцов.
Личная карточка работника (форма № Т-2) — основной учетный документ. Заполняется на всех работников, кроме го-
сударственных служащих, на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки,
страхового свидетельства, диплома (свидетельства об образовании) и на основе опроса работника.
Заполняются личные карточки работником кадровой службы (отдела персонала, менеджера по кадрам и т. д.) от руки.
Личные карточки заводятся в одном экземпляре, регистрируются и хранятся в отдельной картотеке.
Все последующие изменения данных о работнике отражаются в личной карточке и заверяются подписью работника
кадровой службы. Отдельно хранятся личные карточки работников, обучающихся в очно-заочных образовательных
учреждениях. В этом же разделе хранятся личные карточки на работающих инвалидов.
Карточки уволенных работников формируются в отдельные дела. Срок хранения карточек по форме № Т-2 — 75 лет.
На работников, поступающих на государственную службу, оформляется аналогичная форма № Т-2 ГС(МС). Форма более
объемна по содержанию и в пособии не приводится.
Форма № Т-4 составляется дополнительно только для учета научных и научно-педагогических работников. Она ведется
наряду с заполнением формы № Т-2.
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Все документы,
относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку-скоросшиватель.
Личные дела могут заводиться на всех работников организации, однако, главным образом, — на руководящий состав и
ведущих специалистов. Для остальных работников, как правило, ограничиваются оформлением личной карточки по форме №
Т-2.
В состав личного дела входят следующие документы:
— внутренняя опись документов, подшитых в личном деле;
— резюме;
— автобиография;
— анкета или личный листок по учету кадров;
— копии документов об образовании;
— характеристики на работника;
— трудовой договор (может входить в состав личного дела или храниться отдельно);
— копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
— копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
— копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
— дополнения к анкете или личному листку по учету кадров;
— различные справки, относящиеся к данному работнику (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и дру-
гих документов второстепенного значения, которые группируются отдельно).
При наличии характеристики с прошлого места работы и рекомендательного письма, представленных при поступлении на
работу, они также подшиваются в личное дело работника.
Личные дела работников регистрируются в специальном журнале, хранятся в сейфе и выдаются во временное
пользование только определенным должностным лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами,
ответственными за их ведение.
Личные дела уволенных или умерших работников должны передаваться в архив и храниться 75 лет.
Условия и порядок перевода работника на другую работу определяются Трудовым кодексом РФ (гл. 12).
Законодательство допускает три вида переводов на другую работу: перевод на работу на том же предприятии, перевод на
другое предприятие, перевод в другую местность, в том числе и вместе с предприятием. Все эти изменения трудового
договора допускаются только с письменного согласия работника за исключением случаев, предусмотренных ст. 74 Трудового
кодекса. Исключение составляет временный перевод на другую работу в случае производственной необходимости, аварий,
катастроф на срок до одного месяца.
Не считается переводом на другую работу и не требует согласия работника перемещение его на том же предприятии на
другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме или
агрегате в предела специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором. Администрация не
вправе перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.
Переводом на другую работу, требующим согласия работника следует считать поручение ему работы, не соответствующей
специальности, квалификации, должности, либо работы, при выполнении которой изменяются размер заработной платы,
льготы, преимущества и иные существенные условия труда, обусловленных при заключении трудового договора.
Наиболее часто встречающимся вариантом перевода являете) перевод в другое подразделение организации на другую
должность
Перевод на другую должность может быть осуществлен в результате аттестации работника в соответствии с действующим
в организации Положением об аттестации. Перевод на другую должность оформляется приказом (распоряжением) по форм>
№ Т-5. Форма заполняется работником отдела кадров.
В приказе о переводе указывают:
— фамилию, имя, отчество работника;
— вид перевода (постоянно, временно);
— данные по прежнему месту работы;
— причину перевода (в соответствии с ТК РФ);
— данные по новому месту работы;
— изменения в оплате труда.
Приказ (распоряжение) визируют начальники
структурных подразделений прежнего и нового места
работы и подписывает руководитель организации. На
основании приказа (распоряжения) о переводе на другую
работу отдел кадров делает отметки в личной карточке,
трудовой книжке и других документах. Перевод на другую должность (продвижение по службе), как правило, влечет за собой
изменение оплаты труда. Поэтому копия соответствующего приказа направляется в личное дело и в бухгалтерию.
49 ПОНЯТИЕ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТА. ВОЗНИКНОВЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ
В России экспертиза документов начала широко проводиться в первой половине XIX в. в связи с переполнением
исторических ведомственных архивов и архивов учреждений. Этот вид работы носил название “разборки решенных дел” с
целью уничтожения “ненужных бумаг” и проводился в утилитарных целях по мере накопления документов. Документы, не
потерявшие практического значения для деятельности учреждений, сохранялись, остальное уничтожалось, и тем самым
освобождалось место для текущей документации.
Каждое ведомство имело свои “Правила хранения и уничтожения решенных дел”. Единых критериев оценки документов,
обязательных для архивов всех учреждений, в дореволюционной России не было. Узковедомственный подход к разрешению
вопросов экспертизы вел к большим расхождениям в определении ценности документов. В результате многие ценные
документы, не представлявшие интереса для ведомства, уничтожались.
После Великой Октябрьской социалистической революции неизмеримо возросло значение экспертизы. С изданием
ленинского декрета “О реорганизации централизации архивного дела” от 1 июня 1918 экспертиза ценности документов
приобрела общегосударственное значение. Было обращено серьезное внимание на разработку теории и практики экспертизы,
результатом чего явилась единая методика определения ценности документов. В 20-30-е годы были сформулированы
критерии ценности документов, получили общее признание два метода оценки документов (непосредственная оценка и
оценка по перечням), была введена система экспертных органов (почти без изменения дошедшая до нашего времени) и
сложилась определённая организация работы по поведению экспертизы.
В конце 50-х-начале 60-х годов в связи со значительным увеличением числа документации учреждений происходят
существенные изменения в постановке, задачах и организационно-методических формах проведения экспертизы. Насущной
становится задача отбора документов в государственные архивы, сохранения оптимального количества документации, в
соответствии с чем вводятся новые правила проведения экспертизы. Развитие теории экспертизы прослеживается в 60-70-е
годы, когда большое внимание уделяется разработке вопросов отбора документов с повторяющейся информацией,
обоснованию источников комплектования госархивов и новым методам и критериям ценности документов. В архивоведении,
несмотря на то что вопросы теории и практики экспертизы ценности документов являются злободневными, общих принципов
подхода к решению проблемы не выработано: нет единой методики, нет также единства и в трактовке понятия “экспертиза
ценности документов”. По мнению многих архивистов, назначение экспертизы зависит от непрерывного возрастания деловых
бумаг, в связи с чем экспертиза рассматривается прежде всего как средство уничтожения документов. Контрольные функции
архивных органов ограничены сферой госучреждений. Ведомствам предоставлены преимущественные права в отборе
документов на хранение и уничтожение. В качестве экспертов документов выступают и историки, и архивисты, и работники
учреждений.
50 ПРИНЦИПЫ, МЕТОДЫ, ОСНОВНЫЕ КРИТЕРИИ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.
ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЭЦД
С отбором документов в государственные архивы связано решение некоторых вопросов их комплектования. Так, при
отборе необходимо определить, в составе каких фондов и в какие государственные архивы должны поступать определенные
категории документов. Иными словами, экспертизой определяется состав документов архивного фонда, соответствующих
профилю каждого государственного архива.
Вторая задача экспертизы — определение сроков хранения документов. Эта задача разрешается изучением документов
справочного значения и распределением их на группы долговременного, временного и кратковременного хранения.
Третья задача экспертизы — установление степени сохранности документов и в случае частичной их утраты обеспечение
полноты состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов. Экспертиза позволяет определить, какие
категории документов отсутствуют в составе архивного фонда и какими документами идентичного содержания в составе
других фондов они могут быть восполнены.
Документы подвергаются экспертизе и в других целях. В государственных и ведомственных архивах необходимость
рассмотрения документов с точки зрения их значения возникает при публикации документов, создании различного рода
справочников (описей, обзоров, каталогов, путеводителей), отборе для микрофильмирования и т. п. Экспертизе документы
подвергаются также при передаче из одного архива в другой. В этом случае устанавливается значение и соответствие
поступающих материалов профилю архива-приемщика. Проводится экспертиза и при покупке документов. Приобретая
документы, архивы, музеи, библиотеки подвергают их всестороннему изучению с целью оценки.
При проведении экспертизы нельзя забывать, что утраченное восполнить трудно, а часто и невозможно, поэтому надо
тщательно отбирать документы на государственное хранение. Однако нельзя впадать и в другую крайность: оставлять на
хранение документы второстепенного значения. Особенно это важно в связи с ростом числа учреждений, организаций и
предприятий и расширением сфер их деятельности. Ежегодно в учреждениях, предприятиях и организациях страны
образуется примерно до 100 млрд. документов, что составляет не менее 1 млрд. дел. Поэтому одна из существенных задач
экспертизы на современном этапе — изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при
условии обеспечения целей науки и государства необходимой информацией о политической, экономической, культурной и
другой жизни страны. Сохранение оптимального объема ГАФ — проблема большого научного значения, которая должна
решаться совместными усилиями архивистов, источниковедов и историков, а также специалистов других отраслей знаний.
Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе принципов
историзма, системности и целостности. С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности
документов. Критерии — признаки, на основании которых определяется ценность документов. Признаки оценки документов
были известны еще дореволюционным архивистам. Они не являются категорией устойчивой, изменяются под влиянием
различного рода факторов, например развития государственного аппарата, процессов документирования количества
документации. В зависимости от исторических УСЛОВИЙ значение одних критериев постепенно падает. На смену им
появляются другие. Ряд критериев носит универсальный характер. Некоторые критерия применяются только при оценке
специальных видов документации.
Основными, наиболее широко применяемыми в экспертизе критериями ценности текстовой документации являются:
1.К критериям происхождения относятся:
– функционально-целевое назначение организации (с учетом как ее особой роли так и типового характера);
– значение лица в жизни общества;
– время и место создания документа.
2.К критериям содержания относятся:
– значимость информации документа (уникальность и типичность);
– повторение информации документа в информации других документов;
– вид документа;
– подлинность документа.
3.К критериям внешних особенностей относятся:
– форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;
– физическое состояние документа.
При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается также фактор полноты
сохранности фонда.
Определенную роль в экспертизе выполняют и такие критерии ценности, как автографичность, юридическая сила
документ; внешние особенности документов (художественные особенности, материал, на котором они написаны, и т. п.),
палеографические и языковые особенности, физическое состояние документов. В качестве критериев ценности могут также
выступать объем фонда и делопроизводственная форма документов. Перечисленные критерии в экспертизе применяются
неодинаково. Одни из них учитываются всегда, независимо от характера, времени происхождения, способа воспроизведения
и других специфических особенностей документов. К их числу следует отнести значение содержания документов и значение
учреждения или лица, в деятельности которого они образовались. Эти критерии применимы ко всякой документации и служат
главными, определяющими ценность документов. Другие критерии такие, как, палеографические, языковые или