Ответы по документационному обеспечению управления

Подождите немного. Документ загружается.

1. Основные понятия и терминология ДОУ.

В настоящее время содержание понятия «делопроизводство» определяется ГОСТР51141-98 «Делопроизводство и

архивное дело. Термины и определения» как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию

работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последнее время употребляется и

синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Термин «документационное обеспечение

управления» подчеркивает информационно-техническую составляющую в современной организации делопроизводства.

ДОУ включает в себя две составные части: 1)документирование  обеспечение своевременного и грамотного создания

документов; 2)организация работы с документами  организация документооборота, хранения и использования

документов в текущей деятельности учреждения в процессе осуществления управления. Документированием

государственный стандарт называет запись (фиксацию) информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование – совокупность операций по созданию документов: по подготовке, составлению, согласованию,

оформлению и изготовлению документа. Организация работы с документами - обеспечение движения документов в

аппарате управления (документооборот), их использования в справочных целях и хранения. Один из важнейших участков

документационного обеспечения управленческой деятельности  организация документооборота. Документооборот

организации  это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения

или отправления. Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления

является документ. Термин «документ» происходит от латинского слова documentum  доказательство или свидетельство

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их

представления, а документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования

информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством

случаях ее материальный носитель.

Функция документа  это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Главная, наиболее обобщающая

функция документа  это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или в пространстве. Еще

функции: информационная функция, социальная функция (запечатлении, сохранении и передаче именно социальной

информации, то есть информации о социальных процессах, происходящих в обществе), коммуникативная функция 

способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности,

кумулятивная функция  способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с

целью еe сохранения. Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов. Управленческая

или регулятивная функция выполняется документами, которые созданы для целей управления в процессе его реализации.

Правовая функция  функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правовых отношений в обществе.

Культурная функция  способность документа закреплять и передавать культурные традиции, системы ценностей,

эстетические нормы, выработанные и принятые в обществе.

Классификация документов. Изначально все документы разделяются на официальные (служебные) и документы личного

происхождения. Официальный документ  это документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом,

оформленный и удостоверенный в установленном порядке. К документам личного происхождения относятся документы,

созданные человеком вне служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. По форме (типовые,

примерные, индивидуальные, трафаретные), по отношению куправленческому объекту (входящие, исходящие, внутренние),

по форме информации (текстовые, графические, звуковые, мультимедиа), по срокам хранения ( постоянного, свыше 10 лет,

до 10 лет), по видам деятельности ( плановая документация, распорядительная, информационно – справочная и

аналитическая, отчетная, финансовая и т. д.) Юридическая сила документа  свойство официального документа,

сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком

оформления.

2. Нормативно – методическое обеспечение ДОУ.

ДОУ основывается на нормативно-методической базе – комплексе нормативных правовых актов организационного и

инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию

работы с ними, а также регламентирующих работу службы ДОУ, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение.

Нормативная база ДОУ включает: Конституцию РФ, ФКЗ, ФЗ, Указы и распоряжения Президента РФ, Постановления и

распоряжения Правительства РФ, Законодательные акты субъекта РФ, Нормативные акты, издаваемые федеральными

органами исполнительной власти, Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации,

Унифицированные системы документации, Нормативные акты органов исполнительной власти субъектов РФ,

регламентирующие вопросы ДОУ, Государственные стандарты и др. Конституция РФ является главным документов

государства и имеет высшую юридическую силу. Статья 90 Конституции РФ целиком посвящена документированию

деятельности Президента РФ: Президент РФ издает указы и распоряжения. Указы и распоряжения Президента РФ

обязательны для исполнения на всей территории РФ. Указы и распоряжения Президента РФ не должны противоречить

Конституции РФ и Федеральным законам. Статья 115. Правительство РФ издает постановления и распоряжения.

Гражданский кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов

гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правонарушений.

Трудовой кодекс РФ устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-

правовой формы ряда локальных правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового

распорядка, положение об использовании и защите персональных данных. В ТК РФ большая часть посвящена

регулированию отношений между работником и работодателем организации, а в связи с этим и оформлению документации

по персоналу при приеме на работу, перемещении работника в организации, расторжении трудового договора,

командировании и т.д. Уголовный кодекс регулирует вопросы, связанные с хранением документов. В «Кодексе РФ об

административных правонарушениях» к числу правонарушений относится несоблюдение правил хранения,

комплектования, учета, использования архивных документов. В РФ общие принципы организации работы с информацией и

документацией определены ФЗ « Об 2 информации, информационных технологиях и о 2 защите информации » от

27июля2006года №149-ФЗ. Закон устанавливает: термины и определения, связанные с информацией, документом,

информационными ресурсами и их использованием и т. д. Также важными элементами нормативно – методического

обеспечения ДОУ являются ФЗ «Об электронной цифровой подписи» №1-ФЗ от 10января 2002года и ФЗ «О

техническом регулировании» №184-ФЗ от 27декабря 2002года. Процесс создания и ведения делопроизводства

регулируется стандартами: ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ

Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-

распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р51141-98 устанавливает термины и

определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные стандартом, обязательны для

применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. ГОСТ Р 6.30-2003

устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам

документов, включая бланки документов с воспроизведением Гос. герба РФ, распространяется на организационно-

распорядительные документы, относящиеся к УСОРД. Важными средствами информационного обеспечения являются

классификаторы технико-экономической и социальной информации. В зависимости от сферы применения

классификаторы делятся на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. К числу общероссийских

относятся: Общероссийский классификатор стандартов (OKCО), Общероссийский классификатор управленческой

документации (ОКУД), Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общероссийский

классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (OKПДТР). Коды по ОКУД и ОКПО

проставляются в унифицированных формах документов, утверждаемых министерствами РФ, в соответствии с требованиями

ГОСТ Р6.30- 2003. На предприятиях для правильной организации ДОУ разрабатывается собственная нормативно-

методической база – документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в

деятельности служб ДОУ, подразделений и работников, в их числе: положение о службе ДОУ, должностные инструкции

работников и т.д.

3. Унифицированные системы документации

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых

требований к оформлению, называется системой документации. Унифицированная система документации (УСД) 

система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для

управления в определенной сфере деятельности. Целью создания УСД является определение и установление рационального

состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.

Основными задачами создания УСД являются: 1) установление единых требований к порядку разработки,

утверждения и регистрации унифицированных форм документов; 2) упорядочение информационных потоков в народном

хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения

современных средств связи, вычислительной и организационной техники; 3)исключение форм документов, дающих

возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления,

сокращение количества документов.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением

Госстандарта РФ от 30.12.1993 №299) в настоящее время действует девять унифицированных систем документации:

1)унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2)унифицированная система первичной учетной документации;

3)унифицированная система банковской документации;

4)унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений

и организаций;

5)унифицированная система отчетно-статистической документации;

6)унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

7)унифицированная система документации по труду;

8)унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

9)унифицированная система внешнеторговой документации.

4. Унификация и стандартизация в системе организационно – распорядительной

документации.

Любой организации присуща организационная, распорядительная и исполнительская деятельность, которая реализуется

через систему организационно-распорядительной документации. В ГОСТ Р51141-98 дано следующее определение:

организационно-распорядительный документ (ОРД)  это вид письменного документа, в котором фиксируют решение

административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования

деятельности органов власти, учреждений предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. ОРД в системе

управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их

деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов.

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации в состав УСОРД входит 13 групп

управленческой документации: 1) по созданию организации; 2) по реорганизации предприятия, организации; 3) по ликвидации

предприятия, организации; 4) по приватизации гос. и мун. предприятий, организации; 5) по распорядительной деятельности

предприятия; 6) по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия; 7) по оперативно-

информационному регулированию деятельности предприятия; 8) по приему на работу; 9) по переводу на другую работу; 10)

по увольнению; 11) по оформлению отпусков; 12) по оформлению поощрений; 13) по оформлению дисциплинарных

взысканий.

Организационная деятельность предприятия фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила,

нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной

состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права,

обязанности, ответственность и другие аспекты.

Руководство любой организации наделяется правом осуществлять распорядительную деятельность и, соответственно,

издавать распорядительные документы, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. Их назначение 

регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию задач, поставленных перед ним, и

получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.

Информационно-справочные документы предназначены для передачи информации от одного адресата другому или для

фиксации каких-либо сведений и содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии

дел.

Унификация - сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам

оформления. Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, под которыми понимаются образец, эталон,

принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Основная цель унификации документов

заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для

эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых

информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

Унификация документов предполагает: установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм

документов; разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-

образца; разработку структур документов; создание общих синтаксических правил построения документов.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы – стандарта,

требования которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия.

Стандарт - нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту

стандартизации и утверждается компетентным органом. Виды стандарта: международные (региональные); государственные

стандарты РФ (ГОСТ); стандарты отраслей (ОСТ); предприятий (СТП); стандарты научно-технических, инженерных обществ

и других общественных объединений.

Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по

стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации,

обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и

системах документации. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на

отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например,

обложка дел длительных сроков хранения), так и на унифицированные системы документации.

5. Совершенствование состава и форм документов

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического

прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов,

строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов

увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены.

Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами

документирования. В числе субъективных причин мы видим как связанные с отдельной личностью (деятельность

руководителя, специалиста), так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования. К

субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание

текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления

этими потоками.

На предприятии этим может заниматься Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр

совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции: 1)

разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства; 2) разработка нормативно-

методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных

форм, памяток и др.); 3) разработка сборников типовых (трафаретных) текстов; 4) разработка классификационных

справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.); 5) организация и

проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов

аппарата управления.

6. Роль службы ДОУ в повышении эффективности работы управленческого

аппарата.

Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу

любого бизнеса. По подсчетам специалистов, на составление документов и работу с ними в среднем уходит до 60%

рабочего времени управленческого персонала. Современный бизнес- это в значительной степени непрерывный процесс

составления и перемещения документов. Заключаются и расторгаются сделки, происходит купля-продажа ценных бумаг,

недвижимости и иных активов предприятия, оформляются взаимоотношения работодателей и персонала, происходит

передача информации между предприятиями и гражданами — за всем этим стоят документы.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности,

которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно

составлены и оформлены документы, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность

принятия управленческого решения. Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является главным

аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.

Именно поэтому быстрая, оперативная, грамотная работа службы ДОУ – одна из главнейших основ успешной работы

всей организации в целом!!!

7. Основные задачи, функции, права, ответственность службы ДОУ.

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация,

контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение

следующих задач: 1)постоянное совершенствование форм и методов работы с документами; 2)обеспечение единого порядка

документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и

подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-

методическими документами; 3)сокращение документооборота; 4)разработка и внедрение нормативных и методических

документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе,

прогрессивных технологий делопроизводства.

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают

полный объем работы, которая выполняется службой.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

1)разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них

изменений;

2)осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

3)организация своевременного рассмотрения поступающих документов и подготовка их к докладу руководству,

осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

4)регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в

установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование

руководства по этим вопросам;

5)организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и

проектирование бланков документов;

6)разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной

информации;

7)организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

8)организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

9)разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по

совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

10)осуществление контроля за правильностью оформления дел в структурных подразделениях;

11)осуществление контроля за правильностью формирования структурными подразделениями организации дел,

подлежащих сдаче в архив;

12)организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде СССР, правилами,

инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР;

13)повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по

вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

14)организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.

8. Типовые структуры службы ДОУ

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми

следовало бы руководствоваться при определении ее структуры и выборе наименования службы ДОУ, поэтому организации

вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. При этом следует учитывать следующие факторы: характер

деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую

численность работающих); объем документооборота организации; наличие подведомственной системы (подведомственных

организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом

управления. Основные положения государственной системы документационного обеспечения управления частично

регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций

и учреждений к определенным группам и уровням управления

Организационные структуры служб ДОУ: 1)Управление делами (Секретариат, Инспекция, Канцелярия, Отдел защиты

информации). 2)Канцелярия (Отдел по приему и обработке документов, Отдел по учету и регистрации документов, Отдел

по контролю за сроками исполнения документов, Отдел по работе с обращениями граждан, Копировально-множительное

бюро, Архив). 3)Общий отдел (Протокольный отдел, Отдел работы с письмами, Приемная). 4)Секретарь.

Управления делами создаются в министерствах как структура, в которой выполняется работа с документами, контроль,

координация делопроизводства в централизованном аппарате и в отрасли. Управление делами имеет следующий состав

структурных подразделений: секретариат, в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и

секретари заместителей министра, протокольное бюро; инспекция при министре, выполняющая функции контроля за

исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;

канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации

документов, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем, отдел рационализации

работы с документами, центральный архив.

В государственных предприятиях, научно-исследовательских, высших учебных заведениях, проектно-конструкторских

организациях создаются канцелярии . В составе канцелярии обычно организуются подразделения (отдел, сектор, группа) по

приему и обработке поступающих документов. Общий отдел  служба по работе с документами в исполнительных органах

власти и исполнительских структурах МСУ. Наличие структурных подразделений (протокольный отдел, отдел по работе

списьмами, приемная) объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и

особенностями документирования в этих учреждениях. Всю работу с документами в небольших учреждениях и

организациях, не имеющих внутренней организационной структуры, выполняет секретарь. Решение о создании службы, ее

названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. Всовместных

предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах  учредительная конференция.

9. Нормативное обеспечение деятельности службы ДОУ

Примерный перечень нормативных документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения

управления предприятия: Конституция Российской Федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации (части I и II),

Трудовой Кодекс, Кодекс об административных правонарушениях (несоблюдение правил хранения архивных документов и

т.д.), Уголовный кодекс (регулирует вопросы, связанные с хранением документов); Федеральный закон «Об  информации,

информационных технологиях и о  защите информации» от 27июля2006года №149-ФЗ, Федеральный закон РФ от

10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи» № 1, Федеральный закон РФ « О техническом регулировании» № 184-ФЗ

от 27 декабря 2002 года; ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р6.30-2003

«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов»; Государственная система ДОУ. Основные положения, общие требования к

документам и службам ДОУ от 1991 года.

Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется:

• положением о службе ДОУ;

• положениями о структурных подразделениях (при наличии последних в составе службы ДОУ);

• инструкцией по ДОУ;

• инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;

• инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;

• нормами времени на выполнение работ по ДОУ;

• документами планирования и отчетности;

• должностными инструкциями персонала службы.

В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы — в частности, документы по

совершенствованию деятельности службы ДОУ.

10. Положение о службе ДОУ.

Задачи, функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности службы ДОУ, разрабатываются и

закрепляются в положении о службе ДОУ. Положение о службе и организации разрабатывается на основе типового. При

разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных

условий ее деятельности.

Положение о службе документационного обеспечения подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается

руководством организации. Согласуется положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем

закреплены взаимосвязи. Пересмотр положении следует проводить при изменении структуры организации,

переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм

и методов организации труда.

Структура положения о службе ДОУ

Наименование раздела Содержание

Общие положения Устанавливается точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации, степень

самостоятельности, наименование должности руководителя службы, порядок назначения и освобождения его от должности,

перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба ДОУ

руководствуется в своей работе

Цели, задачи службы Формулируются цели и задачи службы

Функции Дается всесторонняя характеристика деятельности службы: описываются функции, закрепляется объем ответственности

каждого структурного подразделения за определенный участок работы, разграничение функций между отдельными

участками

Права Содержит перечисление прав, закрепленных за службой: право проверять организацию работы с документами в структурных

подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушений правил их оформления, запрашивать

у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций

Руководство Приводятся обязанности руководителя службы ДОУ (координация деятельности службы, планирование ее работы, контроль

за работой сотрудников, создание или участие в разработке нормативно-методического обеспечения службы), его права

Ответственность (может

включаться в раздел

«Руководство»)

Перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач

службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность

информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с персоналом

Взаимоотношения

с другими структурными

подразделениями

Отражается наличие и характер взаимосвязей службы ДОУ с другими структурными подразделениями, состав и

характеристика документов, разрабатываемых службой ДОУ совместно с другими структурными подразделениями, сроки их

представления, периодичность обмена информацией

11. Принцип разделения труда в процессе управления документацией

Правильное разграничение функций между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации,

внедрение передовых приемов и методов труда.

Решение этого вопроса осуществляется путем разработки и внедрения нормативно-методических документов. Сюда можно

отнести квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих; классификатор профессий

рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих; единую номенклатуру должностей служащих;

квалификационный справочник должностей служащих; количественные оценки эффективности труда служащих

производственных объединений, предприятий. Особо важная роль отведена должностным инструкциям, положениям об

учреждении или структурном подразделении. К документам по совершенствованию ДОУ относятся: "Организация документов

на вычислительных центрах. 1981 г."; типовые положения, основные правила работы, перечни для архивных учреждений и

ведомств и другие6.

Необходимо четко распределять обязанности между конкретными исполнителями, что закрепляется в должностных

инструкциях. Это повышает ответственность каждого работника за свой труд, а со стороны руководства позволяет

осуществлять четкий контроль. Должностные инструкции исключают дублирование функций. В содержании инструкции

отражается не только то, что должен делать тот или иной специалист, но и как делать, т.е. методика выполнения конкретного

вида работы.

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников

службы делопроизводства, является «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей,

специалистов и служащих». Эти же наименования включены в «Квалификационный справочник должностей руководителей,

специалистов и других служащих», утвержденого Постановлением Министерства труда и социального развития РФ

от1998года.

Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три

категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители  к этой категории отнесены должности заведующего службой делопроизводства (заведующий канцелярией,

заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник секретариата, заведующий архивом, центром

подготовки документов, копировального бюро и т.д.). Основная функция руководителя  планирование и распределение

работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных

сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% от общего числа

делопроизводственного персонала. Специалисты — в эту категорию попадают помощники руководителя, документовед,

референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов

связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению

информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства

организации проектов документов. Технические исполнители  экспедитор, делопроизводитель, машинистки и

стенографистки, секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к

выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации. Согласно принятой в стране

классификации преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. Ккатегории рабочих

отнесены только операторы копировальных бюро.

12. Численность службы ДОУ

Основным фактором, определяющим структуру численности службы документации, является нормативная численность

занятых в ней работников. Учреждения можно делить в зависимости от документооборота на три основные формы

(централизованную, децентрализованную и смешанную) и на категории по ЕГСД:

1-я категория - предприятия (учреждения) с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;

2-я категория - от 25 000 до 100 000 документов в год;

3-я категория - от 10 000 до 25 000 документов в год;

4-я категория - до 10 000 документов в год.

В учреждениях 1-3 категорий работа с документами осуществляется канцелярией, 4-й категории - секретариатом. Для

каждой категории существуют типовые схемы канцелярий.

В условиях функционирования автоматизированной системы управления, документационное обслуживание может быть

возложено на документационные центры (25 000 - 10 000 и более документов в год). Эти подразделения наряду с канцелярией

осуществляют обслуживание всех структурных подразделений предприятия (учреждения).

Служба документационного обеспечения может возглавляться начальником службы, который подчиняется непосредственно

руководителю учреждения. Номенклатурой должностей предусмотрены его заместители, а также специалисты: помощники

руководителя учреждения, секретари коллегии, методисты, заведующие архивом, заведующие экспедицией, инспектора,

секретари, стенографистки, делопроизводители, машинистки, экпедиторы, курьеры, редакторы, корректоры. В 1988 г. в

квалификационный справочник должностей служащих введена должность "документоведа", который должен иметь высшее

образование по специальности "документовед, организатор производства".

Основными факторами, влияющими на численность работников службы делопроизводства, являются: общая численность

работников организации; объем документооборота организации (количество входящей, исходящей и внутренней

документации); затраты труда на выполнение делопроизводственных работ (рассчитываются по существующим

нормативам).

По разработанной в свое время методике НИИ труда оптимальная численности делопроизводственного персонала по

отношению к общему количеству работников учреждения (с учетом максимального высвобождения специалистов от

технической работы) составляет: для министерств, ведомств и других учреждений 1215%, для предприятий  0,4%. Н

= Р

об

• 0,12 для министерств, ведомств; Н

= Р

об

• 0,004 для предприятий, где Н

 норматив численности

делопроизводственного персонала; Р

об

 общая численность работников организации.

13. Должностные инструкции сотрудников

Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной

инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в

должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет. Относится

должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста: • Общие

положения • Функции • Должностные обязанности • Права • Ответственность • Взаимоотношения (Связи по должности)

"Общие положения" содержат: обобщённые сведения о должности, подчинённость и кем руководит, требования к

образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и

освобождения от должности, замещения во время отсутствия. Последний пункт этого раздела должностной инструкции

содержит перечень (или выдержки) основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных,

распорядительных документов которыми работник руководствуется в своей деятельности. Завершает пункт указание на

организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о

структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Раздел «функции» содержит основные направления деятельности, а в разделе "Должностные обязанности" уже пере-

числяют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один -

"Функции и должностные обязанности" (или "Основные задачи и обязанности"). Раздел этот следует расписать как можно

детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из тарифно-квалификационных характеристик

по общеотраслевым должностям служащих. Чем детальнее в разделе "Функции и должностные обязанности" будет указано не

только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы

с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость. Раздел "Права"

очень важен для работника. В нём закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его

компетенции. Раздел "Ответственность" может быть написан обобщённо типа "работник несёт ответственность за

невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией", или

расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Ответственность может быть административная, дисциплинарная,

материальная и даже уголовная. Устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в

соответствии со ст. 15 Кодекса об административных правонарушениях "Должностные лица подлежат административной

ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны

порядка управления, государственного и общественного порядка ... и других правил, обеспечение выполнения которых

входит в их служебные обязанности". За нарушения трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыскания (ст. 135

КЗОТ). В случае материальной ответственности за ущерб, причинённый организации, в соответствии со ст. 121 КЗОТ

работник несёт материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость. Раздел "Взаимоотношения" (связи по должности),

в нём записывают, что работник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными

подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Этот раздел целесообразно представить в

табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передаёт

документы, в какие сроки. Во многих должностных инструкциях есть раздел Оценка работы. Основные критерии:

своевременность выполнения работы и её качество. Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке её пересмотра.

Он может быть записан так: "До замены новой" или "Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций

работника". Возможно указание заранее установленного срока замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более детально

перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного рас-

писания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т.д. Должностная

инструкция оформляется на общем бланке и подписывается руководителем структурного подразделения, которое его

разрабатывала. Инструкция утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем

организации, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана

отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции

распорядительным документом в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые

организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

15. Требования к оформлению документов УСОРД

Согласно ГОСТР51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» оформление документа –

проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Под оформлением документов понимается соблюдение норм и требований, установленных в законодательных актах и

нормативно-методических разработках, при составлении документов в управленческих аппаратах предприятий, а также при

перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке.

Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах. В

соответствии с действующим законодательством стандартизация осуществляется на основе принципа добровольного

применения стандартов. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует

их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами делопроизводственного

аппарата, руководителей, рядовых сотрудников; позволяет создавать документы, обладающие юридической силой.

Документы по стандарту выполняют основную функцию (сохранение информации) и обеспечивают эргономичность

документов – легко воспринимаются человеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи.

Состав реквизитов определяется ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная

система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ устанавливает

требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны

использоваться при изготовлении бланков документов.

ГОСТом на систему организационно-распорядительной док-ции установлен набор из 30 реквизитов, которые вместе не

встречаются ни в одном виде документов. Реквизит (от лат requisitum – требуемое, необходимое) – специальный

информационный элемент документа. По ГОСТу «обязательный элемент оформления официального документа». Среди

общего перечня реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные приводятся на бланках документов,

переменные наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа. Конкретный набор реквизитов

зависит от: вида документа; этапов его подготовки и работы с ним. Число реквизитов определяется целями создания

документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например «название вида документа» и «справочные данные об

организации». Реквизит «справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не

пишут наименование вида документа. Реквизиты, включенные в государственный стандарт, можно разделить на три группы:

1)Реквизиты бланка и ограничительные отметки 2)Реквизиты, определяющие юридическую силу 3)Делопроизводственные

отметки (реквизиты, отражающие обработку и движение документа в организации).

Для подготовки управленческой документации используют стандартные форматы бумаги по ГОСТ 9327-60 «Бумага.

Потребительские форматы». Эти форматы приняты и международной организацией по стандартизации (ISO).Установление

форматов связано с проектированием и эксплуатацией средств организационной техники (печатающих и копировальных

средств). Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного (базового) формата А0 (841

х1189)

приблизительно равна 1кв.м. Переход к последующему формату осуществляется путем деления большей стороны листа

пополам. Стандартом закреплены два формата бумаги:А4 (210

х297 мм), А5 (148

х210 мм).

Для отдельных видов документов, содержащих графики и таблицы с большим количеством граф – отчетные, учетно-

статистические, плановые (ведомости, планы), может использоваться бумага формата А3 (420

х297 мм). На бумаге формата А6

допускается изготавливать особые виды должностных бланков, например для оформления резолюции руководителя, для

документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм.

Гост устанавливает минимальные размеры полей. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него,

должен иметь поля не менее: 20 мм  левое; 10 мм  правое; 20 мм  верхнее; 20 мм  нижнее. При подготовке документа на

нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей. Организация имеет право сама решать, какие размеры полей

целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТом.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц

проставляют посередине верхнего поля листа. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания

слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.

16. Состав и требования к оформлению реквизитов.

Согласно ГОСТР51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» оформление документа –

проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах.

Соблюдение установленных правил позволяет создавать документы обладающих юридической силой.

Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы выполняют основную функцию (сохранение

информации) и обеспечивают эргономичность документов – легко воспринимаются человеком, удобны в применении.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении документов системы организационно-

распорядительной документации, определяется ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Кроме этого, данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и

выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов. ГОСТом на систему

организационно-распорядительной организации установлен набор из 30 реквизитов, которые вместе не встречаются ни в

одном виде документов. Среди общего перечня реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные

приводятся на бланках документов, переменные (дата, отметка об исполнителе) наносятся непосредственно в процессе

составления конкретного документа.

Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например «название вида документа» и «справочные данные об

организации». Реквизит «справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма

не пишут наименование вида документа.

Реквизиты, включенные в государственный стандарт, можно разделить на три группы. 1) реквизиты бланка и

ограничительные отметки: Гос-ый герб, герб субъекта, эмблема организации, код организации, ОГРН юридического

лица, ИНН/КПП, код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации, наименование

вида документа, ограничительная отметка для даты документа и др. 2) Реквизиты, определяющие юридическую силу:

автор документа (наименование организации), дата документа, регистрационный номер документа, гриф утверждения

документа, текст документа, подпись, гриф согласования документа, оттиск печати. 3) Делопроизводственные отметки

(реквизиты, отражающие обработку и движение документа в организации: адресат, ссылка на регистрационный

номер и дату документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, отметка о наличии приложения, визы

согласования документа, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и

направлении его в дело, отметка о поступлении документа в организацию, идентификатор электронной копии документа.

Документ можно разделить на три части: 1)заголовочную часть (реквизиты до текста).2) основную часть (реквизиты

«текст» и «отметка о наличии приложения»).3) оформляющая часть (реквизиты, расположенные ниже текста и

приложения).

17.Виды бланков. Особенности создания.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк

включает только постоянную информацию об организации- авторе документа, характеризующую его как создателя

официального письменного документа. Применение бланков ускоряет процесс создания док-та. Для изготовления бланков

используют форматы А4 и А5 (для док-ов небольшого объема).Шрифты в бланках от 6-16 кегля. Реквизит наименование

организации от 6-24 кегля. Формы бланков установлены: 1)Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных

органах исполнительной власти..2)Постановлением Государственного комитета РФ по статистике 2004года «Об

утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по труду и его оплаты».3).ГОСТ Р6.30-2003

Требования к оформлению документов».

ГОСТР6.30-2003. классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:

1.расположению реквизитов,2.по автору документа, 3.виду документа..

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой; продольный.

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: бланк организации; бланк структурного

подразделения; бланк должностного лица.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида

документа (кроме письма).

Расположение реквизитов на бланке бывает продольным и угловым(в левом верхнем углу). Угловой бланк используют

для размещения в верхнем правом углу реквизита грифа утверждения (положения, акты, инструкции и т.д), для грифа

адрессования ( в письмах, докладных записках), для написания резолюции. Обычно угловые бланки используют для писем,

а продольные для распорядительных документов.

Для внутренних документов в организации используют общий бланк, т.к состав его реквизитов является одинаковым

для таких документов как приказ, акт ит .д. Общий бланк-заготовка для создания многих видов документа. Если общий

бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком конкретного вида документа( например, пиказа,

протокола). Бланки конкретного вида документа создают, тогда, когда в организации применяется большое кол-во

документов этих видов. Существуют бланки на двух языках.В оранизациях субъектов РФ, имеющих наряду с русским

языком, свой собственный язык субъекта. Такие реквизиты как «наименование орг-ии», «справочные данные об орг-ии»

печатают на двух языках на русском и национальном. Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет

переписку с иностранными корреспондентами. Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают

бланки структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении ниже наименования организации-автора

документа наименования структурного подразделения. Бланки должностных лиц создаются для руководителей

организации или крупного структурного подразделения, обладающих правом подписи. При этом наименование должности

размещается ниже наименования организации ( или структурного подразделения)-автора.Для оформления писем

используются бланки для писем, включающие в себя название вышестоящей организации, полное и сокращенное название

данной организации, ее почтовый и телеграфный адреса, коды ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, номер справочного телефона,

номер факса и, по усмотрению организации, номер счета в банке. В бланке предусмотрены места (в виде ограничительных

отметок) для проставления номера и даты составленного письма, номера и даты входящего письма, заголовка к тексту и

адресата. На бланке для писем слово «письмо» не указывается, также нельзя писать коммерческое предложение.

18. Особенности оформления основных видов документов: организационных,

распорядительных, информационно-справочных.

Предназначение орг. докум. - организация системы и процессов управл., наиболее рацион. раздел. кооперация труда

между подразд. и работников. Это: 1) комплекс учред. докум. (заверяются внеш. орг.): заявление в Регистрац. палату,

учредит. договор, положение об орг. 2) комплекс взаимосвяз. докум., регламент. текущую деят. и орг. работы труд.

коллектива. Эти докум. разрабат. В орг. и утвержд. его рук-вом: штат. распис., положение о стр. подразд., правила внут.

труд. распорядка, должн. инструкции, др. Любой орг. докум. содержит положения, которые обязательны для исполнения.

Они реализуют нормы админ. права и явл. прав. осн. деят. орг. Они действуют до их отмены или замены новыми.

Особенностью явл. то, что в них можно вносить измен. и дополн. Это учред. докум.  учред. договор, устав или

положение. Учред. договор заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками). Учред. договор- договор

в котором стороны (учредители) обязуются создать юр. лицо. Они опред. порядок совм. деят. по его созд. условия

передачи ему своего имущ. и участия в его деят. В договоре опред. условия и порядок распред. м\у участ. прибыли и

убытков, управл. деят. юр. лица, выхода учредителей из его состава. Устав  прав. акт, опред. порядок образован.,

компетенцию, структуру, функции, задачи, права орг. Он регулирует деят. орг. независимо от формы соб-ти и сферы их

деят. Положение об орг. – прав. акт, устанав. осн. правила деят. Орг., их стр. подразд., и нижестоящих (подведом) орг. Это

свод правил, регулир. опред. направ. деят. Назначение распоряд. докум. – регулир. деят., позвол. органу управл. обеспеч.

реализ. поставл.задач, получать макс. эффект от деят. орг. В них фиксируют решения, направл.: 1.на совершенств. орг.

структ., 2.на совершенств. характера, содерж., средств и способов осущ. осн. деят., 3.на обеспеч. труд., матер.средствами. С

точки зрения сферы своего действия делятся на: 1.прав. акты, действ. на фед. уровне; 2.прав. акты на уровне субъектов РФ

3. прав. акты, дейст. в рамках отд. орг.4. прав. акты, дейст. в пределах отрасли; С точки зрения порядка ПРна: 1.издаваемые

в усл. коллег-ти; 2.издаваемые в усл. единолич. ПР. Это: Приказ – прав. акт, издав. рук-лем орг., действ. на основе

единолич. ПР, в целях разреш. осн. и оператив. задач. Решение – прав. акт, приним. коллегиал. и совещат. органами в

целях разреш. наиболее важн. вопросов. Указание — прав. акт, издав. единолично рук-лем или его зам. по вопросам инф.-

метод. характера, связ. с орг. испол-я приказов, инструкций, поручений. Оформл-ся по ГОСТ Р6.302003 «Унифицир.

системы документации. Система орг.-распоряд. документации. Требования к оформл. докум.», а подготовка осущ. в соотв.

с Типовой инструкцией по делопроизв. в фед. органах исп. власти (2005год). Оформл. заключается в проставлен. в строго

опред. местах бланка или стандартного листа необход. набора реквизитов. Назначение инф.-справ. докум.- передача от

одного адресата другому, фиксация каких-либо сведений. Это: Протокол– докум., фиксир. ход обсужд. вопросов, порядок

ПР на собраниях, заседаниях. Он отражает деят. по совмест. ПР коллег. органом или группой работников. От прот-лов

заседаний, создав. в управл. деят., следует отлич. протоколы следств. органов (санитарн. инспектора, дорожно-транспорт.

происш.). Акт — это докум., составл. группой лиц (не менее 2 чел.) для подтверждения установл. фактов, событий,

действий. Они составл. при ревизиях и обследованиях, инвентаризации и имеют много разновидн.: приема-передачи,

списания материалов, ликвидации орг., проведения испытаний. Письмо – обобщен. название разл. по содерж. докум.,

пересыл. по почте, курьером, электр. почтой. Виды: инструкцион., директивные, гарантийные, инф., письма-извещения,

письма-напоминания, оферта, письма-просьбы, рекламные, письма-запросы, письма-приглашения. Справка – это докум.,

содерж. описание фактов, событий основной деят. или подтвержд. сведений биограф. и служеб. характера. Бывают служеб.

(внут. и внеш.) и личн. характера. Справки служеб. характера (внеш.) предост. в др. орг. по запросу. Внут. справки составл.

для представл. рук-лю или в коллег. орган и оформл. на чистом листе бумаги. Внеш. подпис. ру-ль или его зам., гл.

бухгалт. Внут. подпис. составителем или рук-лем стр. подразд. Справки личн. характера служат для удостовер. юр. фактов.

Доклад. записка – докум., адресован. рук-лю, содерж. излож. вопроса с выводами и предлож. составителя. Это осн. вид

докум., который исп. для док-ния внут. связей. Ее цель- инф. рук-во о ситуации, имевших место фактах и побудить к ПР.

Внеш. доклад. записка оформл. на общем бланке и подпис. рук-лем. Внут. доклад. записка может быть написана от

руки, но должна содерж. сведения об авторе. Она начин. с названия стр. подр., указ. вида докум. и даты его составл.

Объяснит. записка – докум., составл. для поясн. отд. полож. выполн. работы. По структ. текста они отлич. от доклад. - не

содерж. выводов и предлож.

19. Понятие документооборота, его количественные и качественные параметры.

Организация работы с документами включает организацию документооборота, хранения и использования документов в

текущей деятельности предприятия, учреждения, организации. Эффективная технология делопроизводства позволяет

рационально построить документооборот. Критерии рациональности организации работы с документами:1.максимальное

сокращение инстанций прохождения документов;2.наличие общепринятых в организации правил осуществления основных

делопроизводственных процедур и «технологических шагов»;3.уменьшение времени на выполнение

делопроизводственных процедур и «технологических шагов»;4.уменьшение численности сотрудников, занятых в службе

делопроизводства. Документооборот – непрерывное движение документов в организации с момента их создания или

получения до завершения исполнения или отправления, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев

управления. (включает в себя все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению

и отправке документов).

К качественным характеристикам документооборота относятся:1.характеристики документопотоков (состав

документов, их содержание);2.маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута

движения документов);3.периодичность (стадии документооборота);4.направленность движения.

Главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и

прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Для этого необходимо:1.максимальное сокращение инстанций

прохождения документов за счет исключения технологических операций по обработке документов (каждое перемещение

документа должно быть оправданным);2.исключение или максимальное ограничение возвратных движений

документов.3.максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.

К количественным характеристикам относятся параметры объема документооборота. Помимо собственно объема

документооборота, могут подсчитываться удельный вес групп документов в общем документопотоке, плотность

документопотока, т.е. количество документов, проходящих черех подразделение за единицу времени. Объем

документооборота – один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при расчете

штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при

формировании структуры службы ДОУ. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере

характеризуют масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвязей с другими организациями. Служба

делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где

кроме количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить

определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Учет документооборота

позволяет:1.определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных

исполнителей;2.определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных

подразделений или должностных лиц;3.разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов

в целом или их отдельных операций;4.установить оптимальное количество информации, достаточной для

функционирования аппарата управления;5.рассчитать численность службы делопроизводства

20.Анализ структуры документооборота.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и

обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или

организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у

этих данных общий источник и общий приемник. Документопотоки различают по направлению : горизонтальные потоки,

связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие

организации различных уровней, например центральный офис предприятия и дочерние предприятия). Восходящие

потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие

документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки — это документы,

направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.По отношению к

управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны,

так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и

т.д.Входящий документопоток любой организации складывается из:1. документов вышестоящих организаций (органов

власти и управления, и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические

акты(указы, законы, распоряжения и т.д). 2. документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о

выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности

(докладные записки, акты).3. документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования

совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации (оферты, различные

письма и т.д).4. обращений граждан – предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и направляемых за ее

пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как

инициативные документы, требующие или не требующие ответа.Внутренний документопоток составляют документы,

создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Внутренний поток обеспечивает

целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся

организационные документы, определяющие задачи, функции организации положения, уставы, учредительные договоры,

и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы,

издаваемые руководством, – приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего

документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы. Основываясь на данных,

характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные,

оптимальные маршруты движения документопотоков.

21. Общие принципы организации документооборота и их закрепление в

нормативных и методических документах.

Документооборот — сложный технологический процесс, включающий все операции по приему, передаче, составлению,

согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в

учреждении.

Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее

короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени (Только в этом случае принятое управленческое

решение будет действенным). Для этого необходимо:

- максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций по

обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью (каждое перемещение

документа должно быть оправданным);

- исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и

доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т.д.);

- максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства –

специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного

использования средств оргтехники и персонала.

При организации движения документов должны соблюдаться следующие правила:

- Централизация операций по приему и отправке документов.

- Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа.

- Организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение

руководителем).

- Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации.

- Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения.

- Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на

согласование документа.

- Делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям и руководителям структурных

подразделений.

- Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом.

- Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки.