Отчет по практике (тема-делопроизводство)
Подождите немного. Документ загружается.
Федеральное агентство по образованию
Бийский технологический институт
Государственного образовательного высшего профессионального образования
«Алтайский государственный технологический университет»
Им. И.И. Ползунова
(БТИ Алт. ГТУ)
УТВЕРЖДАЮ
Зам.зав. кафедрой ИУС
___________________В.И.Попов
«____»___________ ________ г.
Отчёт
по производственной практике
Руководитель практики Доц. Данилюк Ю.С. _____________________
подпись, дата
Отчет выполнила ст. гр.ПИЭ -71 Кулятина Г.А. ____________________
подпись, дата
Бийск 2009 г.
Отзыв о прохождении практики
Студентка группы ПИЭ- 71, Кулятина Галина Алексеевна, в деканате факультета ИТАУ
Бийского Технологического Института (филиал АлтГТУ) прошла учебную практику в период
с 1.07.09 по 29.07.09.
В течение периода практики показала себя ответственной, активной студенткой. Задания
выполняла аккуратно и оперативно.
Ознакомилась с технологией рациональной организации службы документационного
обеспечения управления в Бийском Технологическом Институте, со строгим соблюдением
действующих нормативных и методических документов в сфере документооборота и
информации. Получила практические навыки в оформлении дел, составлении номенклатуры
дел в Бийском Технологическом Институте.
Рекомендованная оценка:
Зам. декана факультета ИТАУ , к.т.н., доцент Гареева Р.Г.
Бийск 2009
2
Содержание
1. Введение………………………………………………………………………4
2. Основная часть………………………………………………………………..5
2.1. Основные положения делопроизводства.…………………………………..5
2.2. Правила подготовки и оформления документов………………………….. 5
2.3. Контроль за исполнением документов……………………………………. .9
2.4. Формирование дел…………………………………………………………. 12
2.5. Оформление дел……………………………………………………………. 12
2.6. Формирование личных дел студентов……………………………………..14
3. Календарный план выполнения задания…………………………………...17
4. Заключение………………………………………………..………………….18
5. Источники информации………………………………….…………………19
3
1. Введение
Практика студентов является составной частью основной образовательной программы
высшего профессионального образования. Практика проводится на передовых предприятиях,
в учреждениях и организациях любых организационно–правовых форм.
Организация практики на всех этапах должна быть направлена на обеспечение
непрерывности и последовательности овладения студентами профессиональной
деятельностью в соответствии с требованиями к уровню и содержанию подготовки.
Учебная практика может проводиться в структурных подразделениях университета, а
также в организациях.
По окончании практики студент составляет письменный отчет и сдает его руководителю
практики от университета вместе с календарным планом, подписанным руководителем
практики от организации.
4
2. Основная часть
2.1. Основные положения делопроизводства.
Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему делопроизводства в
институте, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением,
учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов.
Инструкция составлена на основе Примерной инструкции по делопроизводству в высшем
учебном заведении, утвержденной приказом Министерства образования Российской
Федерации от 24 июля 2000 г. № 2256.
Руководство и контроль за ведением делопроизводства в вузе осуществляет общий
отдел.
Общий отдел дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства,
обязательные для исполнения структурными подразделениями института, проверяет
состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение
делопроизводства.
Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное
исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных
подразделений (отделов, деканатов, кафедр).
Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается
на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и
прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их
исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими
документами по делопроизводству.
Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и
сообщают в общий отдел.
Содержание служебных документов не подлежит оглашению. С ними могут быть
ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих
документов.
В пределах каждого структурного подразделения, руководитель назначает
ответственного за делопроизводство из числа сотрудников структурного подразделения.
Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется ректором или
проректором (по поручению ректора).
Ведение переписки от имени института с другими организациями осуществляется
ректором или проректорами или по их поручению руководителями структурных
подразделений.
Институт издает следующие документы: приказы, распоряжения, инструкции.
В целях эффективного использования вычислительной техники в институте
устанавливаются единые правила оформления документов. Для сокращения количества
применяемых форм документов в институте могут разрабатываться унифицированные формы
документов, представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с
решаемыми в этой сфере деятельности задачами.
2.2. Правила подготовки и оформления документов
Документирование управленческой деятельности
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или
других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании
управленческих документов.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила,
обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение
и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного
вида документа (наименование организации - автора документа, название вида
(унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы,
подпись).
5
В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими
реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.
Организация ведения документации включает:
составление и ведение номенклатуры дел;
порядок получения, регистрации, ознакомления сотрудников с документацией на
рабочих местах;
порядок изъятия утративших силу документов, учета, хранения и архивирования
документации;
порядок ведения реестра учтенной документации и записей по качеству, внесения
изменений в учтенную документацию.
Порядок регистрации документации
Документы, внесенные в Номенклатуру дел, подлежат регистрации в день поступления
с целью обеспечения их учета, сохранности и быстрого поиска.
Регистрация заключается в записи названия и номера документа, в присвоении ему
регистрационного номера, даты регистрации и указания на место хранения.
Оформление дел включает:
подшивку или переплет дела в папку–скоросшиватель;
нумерацию листов в деле;
составление описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
При оформлении дел необходимо соблюдать следующие правила:
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года;
дело не должно содержать более 250 листов.
На обложку заносят название подразделения, название дела, его индекс,
принадлежность (например, за 2003 г или по лаборатории) и срок хранения. Содержание
оформления обложки и рекомендуемая форма даны в Приложении 2. Надписи на обложках
следует производить четко черными стойкими чернилами.
На внутренней стороне обложки помещается «Опись документов, содержащихся в
деле». Форма Описи документов приведена в Приложении 3.
Документы, поступающие в подразделение, пронумеровываются и подшиваются в
папки по принадлежности и по указанию руководителя, которому они были адресованы.
Номер документа проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа
карандашом.
Порядок распределения и ознакомления сотрудников с документацией на рабочих
местах
Руководитель подразделения определяет круг исполнителей и работников, которые
должны быть ознакомлены с документацией и её изменениями.
Ответственный за ведение документации проводит ознакомление работников
подразделения под роспись (на документе, на листе ознакомления или в журнале регистрации
– по усмотрению ответственного за документацию) с указанием даты.
Бланки документов
Документы должны, как правило, оформляться на бланках института и иметь
установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения
(расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов
должно соответствовать ГОСТ Р 6-30-2003). Перечень реквизитов документов и схема их
расположения приведены в Приложениях 4-5.
Документы печатаются на компьютере с использованием, текстового редактора Word for
Windows шрифтом Times New Roman, размером 14 через 1 интервал. В отдельных случаях
допускается меньший размер шрифта и межстрочный интервал 1,5.
Для выделения части текста документа, заголовка, примечания может быть
использовано жирное начертание.
Применение бланков произвольной формы не допускается. Заказ на изготовление
бланков производится через общий отдел.
6
Оформление реквизитов документов
Наименование организации - автора документа
Наименование института указывается в точном соответствии с положением о вузе.
Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием.
Наименование вида документа
Наименование документа должно соответствовать его содержанию.
Дата документа
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого
коллегиальным органом - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения -
дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим
или утверждающим документ.
Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой
документа является дата подписания его последней организацией.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в
тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими
цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например, дату 8 сентября
2005 года следует оформлять – 08.09.2005.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется
словесно-цифровой способ оформления дат: 10 февраля 2005 г.
Подпись документа
Документы, направляемые институтом в вышестоящие органы и управления,
подписываются ректором, проректорами по поручению ректора.
Документы, направляемые в адрес других организаций, учреждений и предприятий,
могут подписываться руководителями структурных подразделений.
Подпись производится чернилами синего цвета.
Передача на подпись проектов приказов, распоряжений, служебных писем и других
документов производится: ректору и проректорам – через секретарей; руководству
структурных подразделений – через ответственных за делопроизводство этих подразделений;
Секретарям и ответственным за делопроизводство предоставляется право возвращать
неправильно оформленные документы на доработку.
В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная
подпись и ее расшифровка.
Титулы указываются в том случае, когда подписывается документ, касающийся научных
вопросов. Если документ затрагивает только административные вопросы, титулы неуместны.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших
лиц, а их обязанности в составе комиссии.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи
располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой
должности.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа,
отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или
его заместителем.
Не допускается подписание документов с предлогом "за" или проставление косой черты
перед наименованием должности.
Согласование документа
При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и
соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование
документа. Согласование может проводиться как внутри института (подразделениями и
должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и неподчиненными организациями).
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа
должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату
визирования, должность визирующего.
7
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при
визировании ставится отметка "Замечания прилагаются". Замечания обязательно
докладываются лицу, подписывающему документ.
Для документа, подлинник которого остается в институте, виза проставляется в нижней
части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.
Согласование положений, инструкций и т.п. документов располагается слева от
надписи УТВЕРЖДАЮ на лицевой стороне документа.
Согласование приказов, распоряжений и т.д. располагается на оборотной стороне
документа без указания даты согласования.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если
содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается
отметка "Лист согласования прилагается".
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в
следующей очередности:
с подведомственными институту и сторонними организациями, когда они выступают
обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или
когда содержание документа затрагивает их интересы;
с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях,
предусмотренных положениями об этих организациях;
с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в
определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения
этих организаций.
Утверждение документа
Особым способом введения документа в действие является его утверждение.
Документы утверждаются руководством вуза, вышестоящими или межведомственными
органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение
вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Утверждение документа производится
проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех
случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
Положения о создании центров, факультетов, структурных подразделений и т.д.
подлежат утверждению ректором института и приобретают юридическую силу только с
момента их утверждения.
При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее.
Гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова
УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего
документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные)
документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.
Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в
них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.
Адресование документа
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному
должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное
подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном
падеже.
При направлении документа должностному лицу название организации и ее
структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию
адресата - в дательном.
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует
указывать обобщенно.
8
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым
корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.
Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого
документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым
адресатами не указывают.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на
рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения
и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее
напечатанными адресами.
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию
получателя, затем почтовый адрес, индекс.
Резолюция
В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя
(исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный
исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих
типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора
резолюции, дата.
Оформление приложений к документу
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется в
конце текста документа по следующей форме:
Например: Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия,
количество листов и экземпляров каждого.
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для
документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений,
ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т.д.).
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится
отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер.
Порядок снятия и выдачи копий с документов
Копии с документов выдаются с разрешения начальников структурных подразделений и
только с тех документов, которые были изданы в вузе и которые касаются служебной
деятельности данного структурного подразделения.
При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк вуза, номер, дата,
содержание и т.д.).
В правом верхнем углу копии пишется слово "Копия".
При выдаче копии с копии следует писать "Копия с копии".
При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста пишется
"Верно", ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия,
дата заверения.
При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней
следует проставлять гербовую печать.
На обороте документа делается отметка, когда и кому выдана копия.
Автоматизация документирования
Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При
этом создаются базы данных (корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и
текстовых заготовок), машинные редакторские программы и др.
Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется
стандартами в области автоматизированных информационных технологий.
2.3. Контроль за исполнением документов
9
Организация контроля
Все поступающие на имя ректора института и в адрес института документы, требующие
исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. На такие документы ставится
специальный штамп в виде буквы «К». Отметка о взятии документа на контроль
проставляется на правом поле документа, на уровне заголовка. После выполнения документа
взятого на контроль, ответственный за делопроизводство должен расписаться в журнале,
который хранится в общем отделе .
Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их
своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и
исполнительской дисциплины.
Контролю подлежат приказы, решения советов, а также документы, поступающие на
имя ректора института.
Ответственность за обеспечение контроля возлагается на руководителей структурный
подразделений.
Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние
исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства института, а также
документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и
подготовки ответа.
Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем
вопросы и соблюдены следующие сроки:
- если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок,
- документы без указания срока исполнения - в месячный срок,
- если в документе имеется пометка "срочно" - в трехдневный срок,
- поручения без указания конкретной даты исполнения - в месячный срок.
Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа.
Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме записи "В дело №...", подписи
и даты исполнитель должен сделать краткую запись об исполнении.
Порядок снятия документов с контроля
Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или
авторам дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому
документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания
документа исполненным.
Снять документ с контроля могут только должностные лица.
Основанием для снятия с контроля документов с поручениями руководства вуза
является документ-ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении
документа за подписью начальника структурного подразделения.
Регистрация и индексация документов
Регистрация документов
Регистрация документов в вузе осуществляется децентрализовано.
В общем отделе регистрируются входящая корреспонденция, адресованная на имя
ректора, документы, адресованные в вуз без указания конкретного адресата, входящая
правительственная корреспонденция, исходящая от имени руководства вуза документация,
приказы, распоряжения .
Протоколы совещаний у проректоров института регистрируются и хранятся в
секретариатах проректоров института.
Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние
документы в день подписания.
Индексация документов
Каждому структурному подразделению института присваиваются цифровые индексы. В
связи с совершенствованием организационной структуры вуза в списке индексов
структурных подразделений предусмотрены резервные номера.
Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, проверяют правильность
оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на
входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии
10