Мазур И.И. Шапиро В.Д. Ольдерогге Н.Г. Управление проектами

Подождите немного. Документ загружается.

периода движения ресурсов, омертвление капитала, вложенного в ресурсы.

Теоретически должен поддерживаться как можно более низкий уровень запасов ресурсов

определенной номенклатуры при условии сохранения высокого уровня обслуживания и

оптимального времени поставок с учетом множества дополнительных условий.

Система управления запасами решает следующие основные задачи:

» контроль и учет уровня запасов;

» определение размера резервного запаса для каждого ресурса, зависящего от

необходимости непрерывного обеспечения работ проекта;

» расчет оптимального размера заказа ресурса;

» определение интервала времени между заказами.

Контроль уровня запасов ведется по всем группам ресурсов и состоит в учете наличия

ресурсов и отслеживания момента, когда следует осуществить заказ очередной партии

ресурсов.

Одним из наиболее известных методов контроля уровня запасов является АВС-метод (7,8)

— способ учета и контроля за состоянием запасов, заключающийся в разбиении

номенклатуры ресурсов на три подмножества: А, В и С. Метод АВС-контроля товарно-

материальных запасов базируется на разделении запасов сырья и материалов на 3 категории

— по степени важности отдельных видов ресурсов в зависимости от их удельной стоимости:

Категория А включает в себя ограниченное количество наиболее ценных видов ресурсов,

которые требуют постоянного под-

робного учета и контроля (возможно, ежедневного). Для этих ресурсов обязателен расчет

оптимального размера заказа;

Категория В составлена из тех видов товарно-материальных запасов, которые в меньшей

степени важны для проекта и которые оцениваются и проверяются при ежемесячной

инвентаризации. Для этой категории ресурсов, как и для категории А, приемлемы методики

определения оптимального размера заказа;

Категория С включает в себя широкий ассортимент оставшихся малоценных видов

ресурсов, закупаемых обычно в большом количестве.

Из ABC-метода вытекает, в частности, правило 20/80. Установлено, что в большинстве

случаев 75% стоимости запасов охватывает около 10% наименований номенклатуры

ресурсов (подмножество А), 20% стоимости — соответственно 25% наименований

(подмножество В), 5% стоимости — 65% наименований (подмножество С). Во многих

случаях оказывается, что 20% наиболее потребляемых ресурсов составляют около 80%

стоимости запасов.

Оптимизация размера заказа

Наиболее распространенным инструментом в управлении запасами, направленным на

минимизацию суммарных затрат, традиционно признается модель оптимального размера

заказа (EOQ). Причины популярности этой модели — простота математического аппарата и

хорошие результаты ее практического использования.

Проблема управления запасами в данной модели сведена к определению объема заказа (Q)

и частоты выполнения заказов (Т) за планируемый промежуток времени, что, в свою

очередь, рассчитывается посредством балансирования между затратами, связанными с

выполнением одного заказа (О), и затратами на хранение единицы запасов (С). Размер заказа

следует увеличивать до тех пор, пока снижение затрат на заказ перевешивает увеличение

затрат на хранение.

В наиболее простом варианте модели величина заказа Q и период между поставками Т

принимаются постоянными величинами. Введенное в модель дополнительное ограничение

по единовременной поставке новой партии в момент завершения запасов предыдущей,

позволяет утверждать: средний объем хранящихся на складе материалов равен Q/2.

Соответственно, издержки хранения запасов за период между двумя поставками равны

произведению затрат хранения единицы материала на средний объем запасов:

Z1 = C x Q/2.

Для расчета затрат по выполнению заказа к условию неизменной величины заказа

прибавляется предположение о постоянной стоимости заказов, поэтому затраты по заказу

определяются как произведение затрат на один заказ О и количество заказов за отчетный

период (S/Q):

Z2 = S x O/Q,

где S — потребность в материалах или готовой продукции за отчетный период;

Q — объем заказа,

О — затраты, связанные с выполнением одного заказа.

Оптимальный размер заказа получается при минимальных суммарных издержках по

управлению запасами.

Z = Zl + Z2 ... MIN.

Приравнивая первую производную от функции суммарных затрат к нулю, находим

непосредственное значение оптимального размера заказа:

dZ/dQ = С/2 - (SxO)/Q

= 0.

Таким образом, оптимальный размер заказа составляет:

Пример расчета оптимального размера заказа:

S — потребность в ресурсе = 900 ед.

О — затраты на один заказ = 50 тыс. руб.

С — затраты на хранение единицы ресурса = 11,25 тыс. руб.

Тогда оптимальный заказ составляет:

Q = 89 изделий.

Если повторный заказ поступает в течение L=10 дней, а в году 250 рабочих дней, то

повторный заказ делается, когда уровень запаса падает до:

Р = (L x S)/250 = (10 х 900) / 250 = 36 изделий

Эта формула предполагает, что заказ в 89 единиц делается, когда уровень запаса падает до

36 изделий. Последнее изделие будет использовано после того, когда поступит следующий

заказ.

Средний объем запаса составляет 89/2 = 44,5 изделий.

Наиболее критичный фактор для эффективного использования модели — возможность

оценить затраты на заказ и расходы на хранение.

На рис. 19.5.1 проиллюстрировано определение оптимального размера запаса ресурса Q*.

Он соответствует наименьшим суммарным издержкам.

Рис. 19.5.1. Пример определения оптимального размера заказа ресурса

В таблице 19.5.2 приведен алгоритм расчета параметров системы управления запасами.

Анализ примеров расчетов показывает, что:

» резервный запас зависит от времени возможной задержки поставки и не зависит от

времени поставки;

» пороговый запас существенно зависит от суммарного времени поставки и возможной

задержки поставки;

» издержки на содержание резервного запаса зависят от возможной задержки поставки.

Таблица 19.5.2

Расчет параметров системы управления запасами

Показатель Порядок расчета

Пример

расчета 1

Пример

расчета 2

Пример

расчета 3

Пример

расчета 4

1. Потребность, шт. S 1000 1000 1000 1000

2. Затраты на хранение единицы

ресурса, руб.

С 10 10 10 10

3. Затраты на поставку единицы

ресурса, руб.

О 50 50 50 50

4. Оптимальный размер заказа, шт.

100 100 100 100

5. Время поставки, дни Тп 24 23 24 23

6. Возможная задержка поставки,

дни

Тз 3 3 2 2

7. Ожидаемое дневное потребление,

шт./день

P=S/250 4 4 4 4

8. Срок расходования заказа, дни Tp=Q/P 100/4=25 25 25 25

9. Ожидаемое потребление за время

поставки, шт.

Ро=Тп х Р 24x4=96 23x4=92 23x4=96 23x4=92

10. Максимальное потребление за

время поставки, шт.

Мп=(Тп+Тз) х Р 108 104 104 100

11. Резервный запас, шт. Зр=Мп-Ро 12 12 8 8

12. Пороговый запас или точка

заказа, шт.

Пз=Зр+Мп 108 104 104 100

19.6. Новые методы управления материально-техническим

обеспечением — логика

19.6.1. Основные понятия

В последние годы в практике материально-технического обеспечения проектов стали

использоваться новые методы и технологии, базирующиеся на концепции логистики.

Понятие логистики многогранно. В самом общем виде она определяется как наука

управления (планирования, организации, контроля) движением материальных и связанных с

ними информационных и финансовых потоков от первичного источника до конечного

потребителя.

Логистика в сфере материально-технического обеспечения понимается как наука о:

» рациональной организации производства и распределения, которая комплексно изучает

снабжение, сбыт и распределение средств производства;

» совокупности различных видов деятельности в целях получения необходимого

количества продукции в установленное время и заранее установленном месте, в котором

сложилась потребность в этой продукции;

» взаимодействии всех элементов производственно-транспортных систем — от

производства до потребления;

» управлении процессом физического распределения продукции в пространстве и времени;

» взаимосвязях и взаимодействии снабжения со сбытом и транспортом;

» интеграции производственного и перевозочного процессов, включая все транспортные,

погрузочно-разгрузочные и другие операции, затребованные клиентурой, и их

необходимым информационным обеспечением;

» планировании, управлении и контроле поступающего на предприятие, обрабатываемого

там и покидающего это предприятие материального потока и соответствующего ему

информационного потока;

» планировании, управлении и контроле материальных, информационных, людских и

энергетических потоков;

» физическом распределении материальных ресурсов, техническом, технологическом,

организационном и информационном обеспечении данного процесса.

Целью логистики является удовлетворение потребностей потребителей на основе

оптимального управления материальными потоками, для чего в логистике организуются

информационные потоки.

Материальный поток — продукция, рассматриваемая в процессе приложения к ней

различных логистических операций (транспортировка, складирование и т. п.) и отнесенная к

временному интервалу.

Наиболее часто встречающимися логистическими операциями с материальными потоками

являются складирование, транспортировка, комплектация, погрузка, разгрузка транспортных

средств и т. д. К логистическим операциям с информационными потоками,

соответствующими материальным потокам, могут быть отнесены также сбор, хранение и

обработка данных.

Таким образом, материальные потоки образуются в результате транспортировки,

складирования, выполнения операций с сырьем, полуфабрикатами, готовыми изделиями,

начиная от первичного источника вплоть до конечного потребителя.

Классификация материальных потоков приведена в таблице 19.6.1.

Таблица 19.6.1

Виды материальных потоков

Вид Определение

Внешний Протекает во внешней по отношению к логиетической системе среде

Внутренний Результат осуществления логистических операций внутри системы

Входной Поступает в логистическую систему из внешней среды

Выходной Поступает из логистической системы во внешнюю среду

Пример схемы материального потока на торговой оптовой базе приведен на рис. 19.6.1.

РИС. 19.6.1. Пример материального потока

Информационный поток — совокупность циркулирующих в логистической системе, а

также между логистической системой и внешней средой, сообщений, необходимых для

управления и контроля логистических операций.

Информационный поток соответствует потоку материальному и может существовать в

виде, например, бумажного или электронного документа. Информационные потоки

характеризуются источником возникновения, направлением движения потока, скоростью

передачи и приема, интенсивностью.

Основная цель логистической системы — доставка ресурсов в нужном количестве и

ассортименте и в максимально возможной степени готовых к потреблению в нужное место

при заданном уровне логистических издержек.

Логистические издержки — затраты на выполнение логистических операций

(складирование, транспортировка, сбор, хранение и передача данных о заказах, запасах,

поставках и т. п.).

Среди функций логистики можно выделить производственные, связанные с

непосредственным выполнением производственных процессов, и управленческие, связанные

со сбором информации и принятием решений по материально-техническому обеспечению

проекта.

Производственные функции в своей совокупности характеризуют особенности того или

иного производства и обслуживающих его материальных систем (транспортной, складской,

торговой и т. д.), а также — что особенно важно — нужды потребителя. К основным

производственным функциям логистики относятся снабжение (закупки), производство и

сбыт (изучение спроса, транспортировка, сбыт готовой продукции, торговля, распределение,

услуги заказчикам, страхование, кредитование и платежные функции и т. п.).

Наиболее общие управленческие функции — исследование, анализ, прогнозирование,

принятие решений, планирование, организация, контроль, учет рассмотренных

производственных функций — снабжения, производства и сбыта — в частности, и

материального потока в целом. Функции управления логистикой реализуются в тесном

взаимодействии с функциями маркетинга по проекту(управление номенклатурой продукции,

прогнозирование емкости рынка и доли рынка фирмы, формирование ценовой политики и

др.), а также со всеми подсистемами управления проектом.

19.6.2. Концепция логистики в управлении проектами

Материальные ресурсы — один из важнейших управляемых аспектов проекта и,

соответственно, система управления ресурсами выступает в ряду подсистем управления

проектами в качестве основной. По сути, логистический подход к обеспечению

оптимальности материальных потоков полностью соответствует системному подходу в

управлении проектами в области ресурсного обеспечения. Проект, как система

функционирует в пределах жизненного цикла, имеет:

» «вход», в качестве которого выступают все ресурсы проекта, включая и рассматриваемые

в настоящей главе материально-технические и трудовые, а также финансовые и

временные ресурсы, команду проекта, информацию, знания, технологии и разнообразные

ограничения по входным параметрам;

» комплекс взаимосвязанных процессов обработки этих ресурсов с учетом ограничений и

критериальных показателей с целью обеспечить их оптимальное использование для

достижения конечной цели управления проектом — формирования результата проекта с

запланированными показателями;

» «выход», являющийся собственно результатом проекта.

В рамках управления проектом функционируют материальные потоки ресурсов и

сопровождающие потоки информации, которые отражают эффективность процессов

управления проектом или сигнализируют о нарушениях в запланированном ходе работ.

Таким образом, логистика, имея целью повышение эффективности функционирования

системы управления проектом, является его неотъемлемой частью и занимается управлением

потоками материальных ресурсов.

Важнейшими общими задачами логистики в управлении проектами являются:

» создание интегрированной системы управления материальными потоками на основе

информационных потоков;

» разработка методов управления движением ресурсов и контроля материальных потоков;

» определение стратегии и технологии физического распределения ресурсов по работам

проекта;

» стандартизация полуфабрикатов и упаковки;

» прогнозирование объемов поставок, перевозок и складирования;

» выявление дисбаланса между потребностями и возможностями закупки и поставок;

» оптимизация технической и технологической структур транспортно-складских

комплексов.

Примеры частных задач логистики в управлении проектами:

» создание минимальных запасов;

» сокращение времени хранения продукции в запасах;

» сокращение времени перевозки продукции и т. д.

В подсистемах управления проектом с позиций логистического подхода и с учетом

интересов каждого участника взаимоувязываются такие вопросы, как:

» разработка общей концепции распределения ресурсов;

» выбор формы снабжения;

» размещение складского хозяйства;

» выбор вида транспорта и типа транспортных средств;

» организация транспортировки ресурсов и продукции;

» выбор рациональных направлений перевозок;

» выбор пунктов поставок;

» выбор рационального радиуса складского обслуживания;

» дислокация складских систем (центральных, региональных, перегрузочных) и т. п.

Выбор конкретной формы организации управления материальными ресурсами зависит от

специфики проекта.

Логистическая подсистема управления проектами ориентирована на материальные

(ресурсные) потоки, то есть по сути является подсистемой управления ресурсами. Структура

логистической системы в рамках управления проектом приведена на рис. 19.6.2.

Рис. 19.6.2. Структура логистической системы проекта

Вопросы управления закупками, поставками, запасами рассмотрены в предыдущих

разделах данной главы. В текущем разделе основное внимание будет уделено требованиям к

логистическим элементам системы управления ресурсами в рамках управления проектами.

Требования к закупкам

Логистика закупок (снабжения), являясь первой логистической подсистемой, представляет

собой процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка

закупок до складов. Для эффективного функционирования логистики закупок нужно знать,

какие именно ресурсы, материалы необходимы для реализации проекта, составить план

закупок, обеспечивающий согласованность действий всех участников проекта, и решить

следующие задачи:

» анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых материалов;

» определение метода закупок;

» согласованность цены и заключение договора;

» установление контроля за количеством, качеством и сроками поставок;

» организация размещения ресурсов на складах.

Эффективное планирование и информационное логистическое обслуживание позволяют

снять противоречие между необходимостью бесперебойного снабжения реализации проекта

и минимизацией складских запасов.

Основу экономической эффективности закупочной логистики составляют поиск и закупка

необходимых материалов удовлетворительного качества по минимальным ценам. В

изучении рынка, которое проводится соответствующими менеджерами команды проекта,

вопрос цен — главный, но существенную роль также играет анализ других факторов, в том

числе возможных логистических расходов и сроков поставок. Расчет затрат на приобретение

сырья и материалов во многом определяет дальнейшую стратегию реализации проекта.

После того как определены объем потребностей в сырье и комплектующих изделиях, а

также структура материально-технического снабжения, менеджер по закупкам выбирает

способ закупок и организует поставки.

Требования к поставщикам

Имеются два основных критерия выбора поставщика:

» стоимость приобретения продукции или услуг;

» качество обслуживания.

Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую

денежного выражения прочую стоимость, к которой можно отнести, например, изменение

имиджа и репутации команды проекта, социальную значимость сферы деятельности по

проекту, перспективы роста и развития команды и т. п.

Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность

обслуживания. Последнее подразумевает гарантированность обслуживания потребителя

нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от

возможных недопоставок, нарушений сроков доставки и т. п. Надежность можно оценить

через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя. В отдельных

случаях качество обслуживания, а также отдельные условия поставки не отражаются на цене

приобретения.

Кроме основных критериев выбора поставщика, существуют и прочие критерии,

количество которых может быть достаточно велико (например, более 60). К ним относятся:

» удаленность поставщика от потребителя;

» сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

» наличие у поставщика резервных мощностей;

» организация управления качеством продукции у поставщика;

» психологический климат в трудовом коллективе поставщика;

» риск забастовок у поставщика;

» способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока

службы поставленного оборудования;

» кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр.

Требования к доставке ресурсов

Очевидно, что решающая часть этой системы — транспортное обеспечение поставок

ресурсов. Основные параметры системы: место концентрации грузов, порт отгрузки, морское

транспортное агентство, порт назначения, место таможенного контроля и внутренняя

автотранспортная или железнодорожная компания.

Транспортировка является важным элементом логистической цепочки «закупки—

поставки—транспорт—распределение ресурсов». Новый подход к транспорту как к

составной части более крупной системы, т. е. логистической цепи, привел к необходимости

рассматривать его в разных аспектах. С точки зрения изучения эффективности работы

отдельных видов транспорта, интерес представляют перевозки грузов между пунктами

отправления и назначения на каждом из них (например, от одной железнодорожной станции

до другой, из порта в порт или с терминала на терминал). Однако с позиции организации

перевозок целесообразно анализировать весь процесс перевозки от грузоотправителя до

грузополучателя (по системе «от двери до двери»). Если же учитывать интересы проекта, то

здесь необходимо принимать в расчет не только перевозку на магистральных видах

транспорта, но и обработку, хранение, упаковку и распаковку, подачу материалов на работы

проекта и все связанные с этим процессы информации, сопровождающие материальный

поток. Такой подход способствует оптимальному выбору транспортных услуг, ибо качество

перевозок, как правило, в большей мере отражается на общих расходах, чем себестоимость

перевозок.

Требования к системе запасов ресурсов

Говоря о подсистеме логистики, занимающейся запасами материальных ресурсов,

необходимо увязать понятие запасов с предметом науки логистики, т. е. с движением

материального потока, в рамках которого эти запасы создаются. Независимо от того,

являются ли материальные потоки по отношению к проекту внешними или внутренними,

при фиксации места их нахождения мы сталкиваемся с понятием запасов. Можно сказать,

что запас — это форма существования материального потока.

Фиксация места нахождения запаса не ограничивает второго параметра движения —

времени. Особенность логистики — изучение запаса как постоянно меняющегося во времени

объекта. Актуален и вопрос трансформации запасов из одного вида в другой, связанной с

изменением их пространственного положения.

Таким образом, классификация запасов необходима для решения по крайней мере двух

задач:

1) конкретизации объекта изучения в рамках заданного материального потока;

2) управления запасами в рамках заданной логистической системы.

Критериями классификации могут стать два параметра, определяющих понятие движения.

Это — пространство и время. Параметр количества запаса неотделим от параметра времени.

Параметр качества запаса связан с конкретной потребностью и не приводит к выделению

видов запасов.

Запасы сырья, материалов, комплектующих и готовой продукции представляют собой

материальные ценности, ожидающие производственного или личного потребления.

Логистическая система управления запасами проектируется с целью непрерывного

обеспечения работ проекта каким-либо видом материального ресурса. Реализация этой цели

достигается решением следующих задач:

» учет текущего уровня запаса на складах различных уровней;

» определение размера гарантийного (страхового) запаса;

» расчет размера заказа;

» определение интервала времени между заказами.

Для ситуации, когда отсутствуют отклонения от запланированных показателей и запасы

потребляются равномерно, в теории управления запасами разработаны две основные

системы управления, которые решают поставленные задачи, соответствуя цели

непрерывного обеспечения потребителя материальными ресурсами. Такими системами

являются:

» система управления запасами с фиксированным размером заказа;

» система управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами.

В таблице 19.6.3 приведено сравнение основных систем управления запасами в

логистических системах.

Таблица 19.6.3

Сравнение основных методов управления запасами

Система Преимущества Недостатки

С фиксированным

размером заказа

Меньший уровень максимального

желательного запаса Экономия

затрат на содержание запасов на

складе за счет сокращения площадей

под запасы

Ведение постоянного контроля

наличия запасов на складе

С фиксированным

интервалом времени

между заказами

Отсутствие постоянного контроля

наличия запасов на складе

Высокий уровень максимального

желательного запаса Повышение

затрат на содержание запасов на

складе за счет увеличения площадей

под запасы

Требования к складам для хранения ресурсов

Хранение запасов при традиционной системе закупок предполагает наличие комплекса

складов с присущими им административными издержками и затратами труда. Склады

рассматриваются не изолированно, а как интегрированная составная часть логистической

цепи. Основные требования к складам включают:

» обеспечение качественного хранения ресурсов и доставку их по месту назначения в срок;

» минимизацию издержек хранения.

Основные статьи издержек по содержанию складов можно сгруппировать следующим

образом:

1.Содержание складских помещений:

а)амортизация складских зданий;

б)амортизация складского оборудования;

в)затраты на профилактический ремонт;

г)расходы на отопление, электроэнергию и воду;

д)страхование зданий и земельный налог;

е)арендная плата.

2.Затраты на обслуживающий персонал:

а)заработная плата складских рабочих и служащих;

б)расходы на социальные нужды рабочих и служащих.

3.Затраты на транспортные средства:

а)амортизация;

б)расходы на топливо и энергию;

в)расходы на профилактический и текущий ремонт;

г)страхование и налоги на транспортные средства.

4.Убытки от хранения запасов:

а)охрана складов и старение материалов;

б)коррозия и другие потери;

в)расхождения в результатах инвентаризаций (ошибки учета отпуска и приемки);

г)кражи;

д)потери вследствие понижения цен;

е)страхование запасов.

К основным статьям издержек по содержанию складов западные экономисты относят

также потери процентов на капитал, которые можно было бы получить, если бы не пришлось

снимать деньги с банковских счетов на финансирование строительства складских

помещений и оснащение их соответствующим оборудованием. Перечисленные статьи

издержек могут достигать значительных сумм. Поэтому система материально-технического

снабжения постоянно оптимизируется, т. е. ведется поиск механизмов функционирования,

которые снижали бы потребность в складах до необходимого минимума, упрощали

процедуру заказа и получения предметов снабжения, ускоряли быстродействие системы.

В завершение следует отметить, что логистика является, по сути, таким же

формализующим подходом к уже известным процессам материально-технического

снабжения, как управление проектами к принципам целенаправленной деятельности. А

увязывание двух таких мощных методологий, как управление проектами и логистика, может

дать эмерджентный эффект новый импульс развитию обеих методологий.

РЕЗЮМЕ

Как уже было отмечено, все, чем располагает проект для своей реализации, является

ресурсами в самом широком смысле слова. Поэтому управление ресурсами — центральная

подсистема управления проектами.

Никакие, даже блестяще задуманные, запланированные этапы, фазы, работы по проекту

не будут реализованы эффективно без четко организованной и, главное, осуществляемой

системы управления ресурсами проекта.

В ряду этапов управления ресурсами эффективные закупки являются, по существу,

залогом успешности управления. Подразумевается не только сам процесс закупок, но и его

окружение — выбор поставщиков, целесообразное управление запасами, эффективная

доставка ресурсов на работы проекта, качество ресурсов и пр.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

1. Дайте определение понятию «ресурс».

2. Перечислите виды ресурсов проекта.

3. Перечислите и опишите типы ресурсов.

4. Перечислите основные задачи управления ресурсами.

5. Чем отличаются закупки от поставок?

6. Перечислите виды контроля технологического оборудования по критерию качества.

7. Дайте определение понятию «управление запасами».

8. Перечислите наиболее часто встречающиеся виды запасов.

Задание. В рамках проекта возводится три объекта. В распоряжении руководителя проекта

находится 3 комплекта оборудования для создания монолитных стен. Себестоимость использования

каждого комплекта на каждом из объектов приведена в таблице. Требуется так распределить

комплекты, чтобы обеспечить возведение всех объектов с минимальными затратами.