Лившиц Я.З. История делопроизводства в СССР

Подождите немного. Документ загружается.

Глава девятая

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В УСЛОВИЯХ

РАЗВИТОГО СОЦИАЛИСТИЧЕСКОГО ОБЩЕСТВА

(1959 —ПО НАСТОЯЩЕЕ ВРЕМЯ)

К концу 1950-х годов советский народ под руководством Ком-

мунистической партии добился огромных успехов в социалисти-

ческом строительстве. XXI съезд КПСС, состоявшийся в феврале

1959 г., констатировал достижение таких побед социализма во

всех областях экономической и общественно-политической жизни

страны, которые давали возможность «практически осуществить

задачи создания материально-технической базы комму-

нистического общества и планомерного пер'ехода к коммуниз-

Эти задачи были зафиксированы в директивах съезда по

А. Зверев. Совершенствовать государственный аппарат, М, 1955, стр. 28.

КПСС в резолюциях и решениях съездов, конференций и пленумов ЦК»

изд. 7-е, ч. IV, М., 1960, стр. 395.

служебной документации, разработки рекомендаций по внедрению

средств комплексной механизации делопроизводства и архивов;

увеличения выпуска новых машин, оборудования и материалов

для механизации делопроизводства и архивного дела;

создания архивов технической документации;

разработки стандартов на основные виды документации;

создания в Московском государственном историко-архивном

институте факультета организации и механизации делопроиз-

водства;

преобразования научно-информационного бюллетеня «Вопросы

архивоведения» в ежемесячный журнал, на который возложить

освещение вопросов теории и практики архивного дела,

организации текущего делопроизводства, техники управления,

обобщения и распространения передового опыта в этом деле

Сравнивая решения Совещания 1960 г. с решениями Первого

межотраслевого совещания по оргтехнике (1941 г.), нетрудно

заметить, что большая часть рекомендаций, принятых на обоих

совещаниях, совпадают между собой. Это объясняется насущ-

ными потребностями дальнейшего совершенствования работы

государственного аппарата и тем, что решения Совещания 1941 г.

не были осуществлены в связи с начавшейся Великой

Отечественной войной.

В решениях Совещания 1960 г. была намечена, таким образом,

широкая программа рационализации управленческого труда, в том

числе и делопроизводства, с учетом бурного развития научно-

технического прогресса. Большая часть этой программы была

реализована в 1961—1971 годы или находится в стадии

реализации.

Одной из первых началась реализация задачи подготовки

высоко квалифицированных кадров в области государственного

делопроизводства. С 1960/61 учебного года в Московском госу-

дарственном историко-архивном институте развернулась подго-

товка специалистов по организации делопроизводства. Был раз-

работан новый учебный план по этой специальности, в который

включены документоводческие, правовые дисциплины, курсы

организации управленческого труда, высшей математики, доку-

ментационной техники и др.

Важное значение в этот период придается разработке ЕГСД,

призванной устранить недостатки, существовавшие в постановке

См. Вопросы механизации инженерного и управленческого труда. М., 1961, стр.

445—448.

9 Заказ 66

129

шении В учреждениях делопроизводством руководили различные

структурные подразделения (управления делами, секретариаты,

канцелярии, общие отделы, административно-хозяйственные

отделы и т. п.). Поскольку функции, права и обязанности их были

различны, уровень постановки делопроизводства оставался

невысоким.

Ведомственные инструкции по делопроизводству содержали в

ряде случаев различные требования к переписке, обработке

документов, их классификации и рациональной организации.

Отсутствовали единые требования к составлению и оформлению

документов.

Механизация делопроизводственных работ в 1950—1960 гг.

была низкой, что сдерживало рост производительности управ-

ленческого труда и отрицательно сказывалось на уровне руко-

водства хозяйственным и социально-культурным строительством

Разработка и внедрение ЕГСД должны были способствовать

решению задачи, поставленной В. И Лениным о необходимости

нормализации «бумажной работы» и поднятию делопроизводства

на новую, более высокую качественную ступень.

Создание ЕГСД требовало также подготовки высококвали-

фицированных кадров, способных внедрить в работу аппарата

управления передовые методы ведения делопроизводства В связи с

этим, решением правительства подготовка специалистов высшей

квалификации по организации архивных работ и делопроизводства

была возложена на Московский государственный историко-

архивный институт.

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по

вопросам механизации труда инженерно-технических работников и

работников административно-управленческого аппарата. На

совещании было обсуждено состояние и перспективы развития

механизации инженерно-технического и управленческого труда в

нашей стране. На совещании работали четыре секции, в том числе

секция механизации административно-управленческих работ,

делопроизводства и архивного дела.

Совещание приняло рекомендации о необходимости:

возложения на одно из центральных учреждений СССР работы

по организации и контролю за состоянием делопроизводства в

стране,

создания государственного научно-исследовательского института

по организации и механизации документирования, с возложением

на него разработки Единой системы делопроизводства, разработки

предложений о стандартизации и унификации

128

ij К \

Достоинством Примерной инструкции является то, что основное

внимание в ней уделяется унификации делопроизводственных

работ в учреждениях. С этой целью даются конкретные

рекомендации по организации приема, регистрации и рассмотрения

корреспонденции, устанавливаются сроки исполнения документов,

порядок оформления и отправки исходящей корреспонденции,

формирования и хранения дел в делопроизводстве.

В Примерной инструкции обращается особое внимание на

требования к составлению и оформлению служебных документов,

что выгодно отличало ее от многих ведомственных инструкций по

делопроизводству, недостаточно уделявших внимание этому

вопросу. В инструкции содержатся подробные рекомендации о

порядке составления, адресования, согласования, подписания

документов, их изготовления на пишущих машинах

С целью унификации процессов подготовки и оформления

документов, их регистрации к инструкции приложены образцы

бланков документов, журналов и карточек регистрации доку-

ментов и т. п.

После выхода в свет этой инструкции аналогичные инструкции

были утверждены в других союзных республиках (Азербай-

джанской, Грузинской, Казахской, Узбекской, Эстонской и др.).

В течение 1962—1964 гг. во исполнение постановления пра-

вительства начинается подготовка ведомственных инструкций в

различных учреждениях и организациях РСФСР. Однако, раз-

рабатывая свои инструкции, некоторые учреждения ограничи-

вались лишь тем, что узаконивали в них сложившиеся в данном

учреждении и привычные для работников приемы ведения дело-

производства со всеми имевшимися недостатками Такие ин-

струкции не могли внести коренного перелома в постановку

делопроизводства и устранить разнобой в составлении и оформ-

лении документов, в организации документооборота.

В конце 1950-х — начале 1960 г. все большее внимание во-

просам делопроизводства начинает уделять Главное архивное

управление при Совете Министров СССР. Это было связано с

тем обстоятельством, что в «Положении о Государственном

архивном фонде Союза ССР» 1958 года предусмотрено право

контроля со стороны архивных учреждений за постановкой

документальной части делопроизводства учреждений, организа-

ций и предприятий. В 1959 г. при Главном архивном управлении

была создана Междуведомственная комиссия по делопро-

изводству. Она была создана для изучения положения и

131

делопроизводства в учреждениях. Поскольку разработка ЕГСД.

была рассчитана на ряд лет, необходимо было принять меры по

рационализации делопроизводства на данном этапе в отдельных

ведомствах и учреждениях.

В I960—1961 годах Комиссией советского контроля РСФСР

было обследовано состояние делопроизводства в ряде совнар-

хозов, Советов Министров автономных республик, министерств и

исполкомов местных Советов депутатов трудящихся. По ре-

зультатам обследования был подготовлен проект постановления

Совета Министров РСФСР и проекты типовых инструкций по

делопроизводству для каждой из названных групп учреждений.-

Разработка проектов типовых инструкций преследовала цель

унификации делопроизводства в пределах учреждений указанных

групп и устранение разнобоя в его ведении.

Выводы Комиссии были положены в основу принятого 30 сен-

тября 1961 г. Советом Министров РСФСР постановления «О мерах

по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях

РСФСР»

. В постановлении отмечались серьезные недостатки в

постановке делопроизводства, в частности, отсутствие

инструкций о делопроизводстве, в результате чего делопроиз-

водство ведется бессистемно и в каждом учреждении по-своему.

Отсутствие должного порядка в делопроизводстве приводило во

многих случаях к волоките в прохождении и рассмотрении

документов и писем трудящихся.

Совет Министров счел целесообразным объединить проекты

четырех инструкций в одну и утвердил Примерную инструкцию' о

делопроизводстве для учреждений РСФСР. Совет Министров

РСФСР обязал: на ее основе учреждениям и ведомствам раз-

работать инструкции о делопроизводстве с учетом местных осо-

бенностей; систематически совершенствовать делопроизводство,

обеспечить повышение уровня механизации и производительности

труда работников, занятых делопроизводством, а также

повышение их квалификации. Специальным пунктом постанов-

ление обязывало Министерство просвещения РСФСР ввести с

1962/63 учебного года в ряде средних школ подготовку учащихся

по специальности «Делопроизводство».

Постановление Совета Министров РСФСР от^ 30 сентября 1961

года имело большое государственное значение. Была утверждена

Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и

организаций РСФСР. Она изложена кратко, отражает главные

узловые вопросы постановки делопроизводства.

СП РСФСР 1961 г, № 28, ст 125

130

Разработка основных разделов ЕГСД, касающихся работы с

документами, начиная с момента их создания (получения) и

.кончая передачей документов в архивы, поручаются Главному

архивному управлению при Совете Министров СССР. Таким об-

разом, оно становится фактически основным разработчиком ЕГСД.

С этого времени начинает развертываться работа по созданию

ЕГСД.

Наряду с разработкой ЕГСД в рассматриваемый период

значительное внимание уделялось механизации делопроизводства

в учреждениях, как одному из важнейших факторов повышения

производительности управленческого труда, подготовке кадров

высшей и средней квалификации для работы в области

делопроизводства.

8 мая 1964 г. Совет Министров РСФСР принимает поста-

новление «Об увеличении выпуска средств механизации дело-

производства и улучшении подготовки кадров по делопроизвод-

ству»

. Постановление наметило конкретные пути улучшения

постановки делопроизводства в советских учреждениях: повы-

шение уровня его механизации и широкую подготовку квалифи-

цированных кадров. В соответствии с этим постановлением в

Московском государственном историко-архивном институте в 1964

г. открыт факультет государственного делопроизводства,

готовящий специалистов для работы в аппарате управления.

Подготовка кадров средней квалификации по делопроизвод-

ству велась в ряде средних школ, а с 1966 г. — в библиотечном

техникуме Мосгорисполкома и других средних специальных

учебных заведениях.

После издания постановления 1963 г. при Государственном

комитете Совета Министров СССР по координации научно-ис-

следовательских работ и соответствующем комитете Совета

Министров РСФСР были созданы постоянные комиссии по во-

просам механизации и рационализации делопроизводства в

учреждениях и организациях.

Задачей постоянных комиссий являлась разработка для ука-

занных Комитетов предложений и рекомендаций: по усо-

вершенствованию документирования и документационного

обслуживания процессов управления, руководству проектированием

организации управленчесокго труда и делопроизводства на

научной основе с широким применением новейшей техники;

Систематическое собрание законов РСФСР, указов Президиума Верховного

Совета РСФСР и решений правительства РСФСР, т. II, М, 1968, стр. 522—523.

133

разработки позитивных предложений, способствующих совер-

шенствованию делопроизводства

Важное значение для организации документов и последую-

щего их хранения в архиве учреждения имеют «Основные пра-

вила постановки документальной части делопроизводства и, работы

архивов учреждений, организации и предприятий СССР», изданные

ГАУ в 1963 г. При составлении «Правил» Главное архивное

управление исходило из того, что работа' учреждений, организаций

и предприятий с документами, как в делопроизводстве, так и в

архиве, представляет единый процесс,, что основы

государственного архивного фонда закладываются именно в

делопроизводстве. Поэтому в «Правилах» изложены те

требования, выполнение которых является необходимым для

упорядочения документов не только в архивах, но и в делопро-

изводстве..

«Правила» излагают основные требования к оформлению-

документов, их учету и созданию учетно-справочного аппарата,

классификации и индексации документов, составлению номен-

клатур дел, формирование дел, экспертизе научной и практи-

ческой ценности документов и подготовке их к сдаче в архив

учреждения.

25 июля 1963 г. Совет Министров СССР принял постанов-

ление «О мерах по улучшению архивного дела в СССР»

. Этим

постановлением разработка Единой государственной системы

делопроизводства (ЕГСД) поручалась Государственному комитету

по координации научно-исследовательских работ СССР,

Государственному комитету Совета Министров СССР по вопросам

труда и заработной платы, ЦСУ СССР, Главному архивному

управлению при Совете Министров СССР, Государственному

комитету по приборостроению, средствам автоматизации и

системам управления при Госплане СССР.

В постановлении подчеркивалась необходимость ускорения

разработки ЕГСД.

Значение этого постановления для дальнейшего развития

делопроизводства заключалось и в том, что в нем подчеркива-

лась связь делопроизводства и архива. Это означает, что ком-

плектование государственного архивного фонда в значительной

степени зависит от состояния делопроизводства в учреждениях,, от

качества создаваемых документов, методов их обработки,,

хранения и использования.

Г-!'',

См. «Вопросы архивоведения», 1959, № 2, стр. 134—135.

СП СССР 1963 г., № 15, ст. 159.

132

ведомствах, на предприятиях, научно-исследовательские лабо-

ратории, секторы научно-исследовательских институтов и т. п.

Растущий интерес к вопросам совершенствования делопро-

изводства вызвал появление ряда специальных работ по дело-

производству.

В 1964 г. издано учебное пособие «Делопроизводство»

. В

том же году выходит работа К. Г. Митяева и Е. К. Митяевой /

«Административная документация (делопроизводство) в советских

учреждениях»

, в которой освещается теория и практика;

административного делопроизводства в советских учреждениях.

С целью ознакомления студентов института с основными

разновидностями актов и документов, создаваемых в деятель-

ности советских учреждений, организаций и предприятий, в 1963 г.

МГИАИ была создана «Хрестоматия по административному

делопроизводству».

«Руководство по делопроизводству» под редакцией А. С.Ма-

литикова (М., 1969) написано коллективом сотрудников

ВНИИДАД и предназначено в качестве пособия для служащих

учреждений. В 1972 г. вышло второе издание этого пособия:

«Руководство по делопроизводству» под редакцией А. С. Мали-

тикова и Д. И. Сельского.

В 1971 г. коллектив авторов — преподавателей кафедры до-

кументоведения и организации государственного делопроизвод-

ства МГИАИ подготовил и издал учебное пособие для вузов

«Административная документация (делопроизводство)»

. В нем

обобщено теоретическое наследие, накопленное за годы развития

делопроизводства в советских учреждениях и существующая

делопроизводственная практика.

Для изучения вопросов рационализации делопроизводства

представляют интерес вышедшие в последние годы работы Л. Н.

Качалиной «Организация работы аппарата учреждений» (М.,

1970), «Научная организация управленческого труда —

оргпроектирование» (М., 1971) и брошюры Г. Э. Слезингера

«Рациональная организация и механизация управленческого

труда» (М., 1966), М. Д. Андрющенко «Рационализация работы

Л. И. Вартанян, Я. 3 Лившиц, К- Г. Митяев, В. А. Цикулин. «Дело-

производство». М., 1964.

К. Г. Митяев, Е. К. Митяева «Административная документация (де-

лопроизводство) в советских учреждениях», Ташкент, 1964; Второе издан ие — 1968 г.

«Административная документация (делопроизводство)». Под редакцией Я 3

Лившица и В. А. Цикулина. М., 1971.

135