Лекции по проектированию систем электронного документооборота
Подождите немного. Документ загружается.
Проектирование систем электронного документооборота.
Литература:
1. Саттон М. Д. Корпаративный документооборот. Принципы, технологии, СиБ,
АЗБУКА. 2002 – 447 с.
2. Кирсанова М. Б., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. М. Инфра – М. 2008. – 367 с.
3. Алекенуев А. И. Конфиденциальное делопроизводство - М. 2003 – 200 с.
4. Гулуче Корпоративные основы XML и WEB-служб – М.: 2003. – 200с.
Документооборот – это хранение, поиск и перемещение документов разного вида.
Документ – это базовая единица документоориентированного процесса; способы
хранения и способы документа в современный организации является видом деятельности от
которой зависит выживание компаний на рынке.
Традиционная схема перемещения документов в журналах поиск выполняется по УДК
(универсальная документальная классификация). УДК с заголовкам к ключевым словам с
шифром, датам и др.
В настоящее время документооборот выполняется системой управления
документооборотом (СУД).
Цель СУД - это распределенные общие документные ресурсы компании таким образом,
чтобы они были:
1. Под информационной защитой
2. Чтобы можно было легко найти, получить и переслать независимо от фирмы
Документ (documentum) – официальная публикация, указанные директивы –
разрешенная законом запись о сделке или бизнес-решении (чек, запрос, таблицы, формы,
отчеты и так далее).
Предмет документа – это содержание и контекст документа.
В СУД используется:
1) документы
2) БД-таблицы
3) Полнотекстовые документы большого объема
Управление – разработка и поддержка условий, при которых документарные ресурсы
обрабатываются по группам, дает требуемую отдачу и эффективно используются для
достижения целей управления.
Оно включается в себя:
o Планирование
o Руководство
o Поиск ресурсов
o Контроль
Виды управления документооборота на фирме:
1. Управление записями – контроль документов на бумаге, хранящейся в папках
2. Управление фирмами, контроль форм, используемые для сбора информации и
составления отчетов.
3. Управление отчетностью, публикация и распространение отчетов в бумажном
виде
4. Управление руководствами и инструкции создания и распространения
сохранения бланков записей, директив и других оригинальных документов
5. Управление архивами – каталогизация, обзор, сохранение и распространение
бланков.
Кроме этих ориентированных документов существует неоформляемый вид сделки,
заключаемые по ходу ведения дела.
Управление документами - это процесс наблюдения и контроля за одинаковыми
документами фирмы, записями, их решений и разработок, представленными в формате
документов электронного или бумажного вида.
Архитектура СУД
Отображает документы и связи между ними в виде карты документов организации,
содержит концептуальный уровень и предметный воплощения.
Содержит:
- концептуальный
- логический
- предметное воплощение
Почему?
Кто?
Концептуальный уровень
Что?
Когда?
Логический уровень
Как?
Где?
Уровень предметного воплощения
На концептуальном уровне определяется состояние документооброта, то есть, какие
документы и БД должны входить в СУД и взаимно связи, объем СУД, количество
пользователей и основания потоки документооборота.
На логическом уровне решается вопросы функциональных характеристик СУД (ввод и
вывод данных, их обработка, безопасность, правила ведения, деловые интерфейсы и формы
отчетов). Логический уровень определяет, что будет делать система и когда запускается
каждый процесс. Логический уровень не привязан к компьютеру и может быть выполнен
аппаратным и программным обеспечением. Необходим для определения процесса и
разделения.
Концептуальный уровень.
Концепция СУД базируется на модели центра хранения записи и его корпоративных
клиентов.
Репозиторий делится на:
1 ур. - помещение (управление финансами, управление оборудованием)
2 уровень – шкафы с папками, отсортированы по категориям
3 уровень – ящики – содержит папки администрации, папка специалистов
4 уровень – папки – разложенные в алфавитном порядке
5 уровень – документы и другие воженные папки.
Репозиторий
Помещение 1 Помещение n
1 ур.
2 ур.
3 ур.
4 ур.
5 ур.
Шкафы
Ящики
Папки
Документы
Логический уровень.
Базируется на модели центра хранения записи, но исходит не из документов, а из
производимых с ними действий.
Состоит из нескольких подсистем управления.
Логическая модель СУД
1. Система управления документами – принимает необработанный документ и
различает его в репозиторий.
2. СУБД (таблицы) – содержит все системные данные в документах, которые хранятся в
отведенной для этого частью ОС.
Все атрибуты документа должны быть проиндексированы (дата создания, автор, тема,
ключевые слова, заголовок, дата внесения в БД и т.д.). Эта система работает на базе MS SQL
Server, либо SyBase, либо Oracle.
3. Система управления полнотекстовыми документами – отслеживает метки,
определяющие порядок слов, проверяет контрольные суммы файловой системы,
стоковые слова (слова, которые не способствуют поиску). Работает под управлением
программ: TOPIC, Fulerum Ful/Text, BRS/Search
4. Менеджер базы безопасности – устанавливает ограничение на доступ к СУД для
отдельных групп пользователей, общий доступ к СУД для отдельных групп
пользователей, общий доступ к файлам и папкам.
5. Менеджер администрированной базы – отвечает за функции, которые позволяют
администратору создавать копии, настраивать, отключать и др. функции
администратора.
6. Менеджер рабочего процесса – координирует взаимодействие отделов фирм между
собой и с клиентами компании MS Hail, Floware.
7. Менеджер гиперссылок – контролирует гиперссылки внутри документов и между
документами, отвечает за связи в составных документах.
Предметное воплощение (Как и Где).
Базируется на фактической конфигурации аппаратного и программного обеспечения. В
основном используется схема операционной модели клиент-сервер, в которой репозиторий
СУ документами
СУБД
СУ полнотекстовыми документами
Менеджер
базы
безопасности
Менеджер
администрат.
базы
Менеджер
рабочего
процесса
Менеджер
гиперссылок
расположен на сервере с определенной платформой (ПК+ОС) и пользовательский интерфейс
(ПК+клиент).
Ресурсы СУД должны обеспечивать работу с Интернет, с магнитной и дисковой
памятью (винчестер) и оптической памятью. Ресурсы должны выполнять маршрутизацию по
протоколу TCP/IP, присваивать уникальные номера документа, обеспечивать размещение
дисковой памятью и др.
Стандарты и спецификация архитектуры СУД.
Стандарт СУД обусловлен видом документов и ПО компьютера
Основные из них:
1) HTML – гипертекстовая разметка документа
2) ODMA – открытый интерфейс прикладного программирования для управления
документом.
Схема построения СУД должна работать только со структурированными базами
документами.
Виды стандартов для СУД:
Де-юре
Де-факто
Национальный
Международный
Де-юре – используется ограниченно для обеспечения обмена информацией
внутри фирмы или группы фирм, занятых одним проектом CDF и TDF.
Де-факто – стандарт, принятый в ПО одного производителя: Lotus, Excel, Word,
TIF.
Национальные – действует внутри страны: CALS, IDES, IDEF.
Международные – является обобщенными версиями национальных стандартов,
которые утверждены международными организациями: ISO, ITU.
Основными стандартами для ИС являются стандарты OSI – это стандарты
взаимодействия открытых систем, предшественники стандартов СУД.
Используется для отладки ИС на уровне ее предметного воплощения.
Всего используется 35-40 стандартов.
Основные:
SGML – стандартный обобщенный язык
HTML – стандартный язык разметки гипертекста
DMA – единый стандарт управления документацией.
ODMA – интерфейс прикладного ПО для оперативного управления документацией.
Требование к СУД и проблемы на пути ее внедрения
При внедрении СУД необходимо определить: какие файлы оставить, какие уничтожить,
выбрать стандарты СУД, требования к оформлению документов.
Обычно 15% уже отработанных документов могут быть еще востребованы, поэтому
СУД должна давать возможность найти любой из этих документов. Все документы в СУД,
независимо от носителя должны быть оснащены перекрестными ссылками.
По закону для финансовой отчетности предприятий бухгалтерские записи должны
храниться 6-7 лет.
Бумажная документация также является частью системы электронного
документооборота. Электронный документ снабжен электронной подписью – является
законно, т.е. может быть принят в суде в качестве доказательства.
СУД позволяет закодировать документ, обеспечивать его защиту и проследить все
попытки его просмотра. Распространение документа возможно по электронной почте или по
сети компании.
СУД содержит программы просмотра, позволяющие работать со всеми типами
документов, независимо от ПО, в котором они были созданы: .doc, .xls, .pex, .bmp, .jpeg.
Основное преимущество СУД – это уменьшение канцелярской работы.
Базовой единицей поиска в СУД является документ, а не слово или фраза.
СУД – это не только механизм поиска данных, но и механизм прослеживания в
изменении документа, поэтому СУД должна хранить черновые или рабочие версии
документа.
Уровень доступа для каждого пользователя должен быть определен заранее. Записи
могут быть личными, переходными и официальными.
Личные – это частные записи (анкета, резюме, паспортные данные)
Переходные – черновики, рабочие варианты официальных бумаг.
Официальные – это записи о современной сделки или принятом решении.
Бумажные документы, оцифровываются по мере их востребования, т.е. при поступлении
запроса от пользователя. Он превосходится в цифровой вид и переключается в память.
Тезаурус и контрольный словарь должен состоять из ключевых слов, указанных в
каждом документе.
Планирование
3.1 Структура РДФ
Работа с документами строится на основе данных и процессов, а разработка
документооборота строится на модели документа, жизненного цикла.
Этапы жизненного цикла:
1. Планирование;
2. Сбор информации для документа
3. Создание документа
4. Занесение его в СУД
5. Хранение
6. Поиск
7. Распространение
8. Уничтожение документа
Основная цель разработки СУД – это создание единого хранилища клиента фирмы,
независимо от формы представления.
Для СУД требуется найти самый выгодный способ хранения и поиска этих объектов.
Первоначально определяется базовая структура информационного менеджмента.
В первую очередь, уели СУД:
1) получение максимальной пользы от информации, содержащейся в документах.
2) снижение себестоимости, получение, обработки, использования и уничтожения
документа.
3) определение ответственности сотрудников, отдела фирмы, за порядок отчетности и
эффективности используемого документа.
3.2 Структура системы разработки документов фирмы.
Структура как каркас СРДР должна содержать три уровня:
1) Архитектурный
2) Организационный
3) Подсистемы СРДР
Структура СРДР:
Архитектурный
Организационный
Подсистемы СРДР
Архитектурные системы менеджмента.
Архитектурные модели – модели, то есть тип документов, используемых в
репозитариях. Основными между ними являются:
1) Модели общего объекта (расширение COM (Common Object Model));
2) Составная архитектура документа (CDA (Compound Document Structure));
3) Стандартный обобщенный язык разметки (HTML, SGML и другие).
Принципы хранения.
Модель должна содержать название, вид документа, автора и так далее, которая должна
хранится в специальном месте памяти СУД, соответствующему данному типу документа:
гипертекстовой базе данных или других базах данных, полнотекстовых базах данных и так
далее.
Архитектурные стандарты определяют аппаратное и программное обеспечение СУД:
CDA, COM, HTML, SGML, OLE, OMG и другие.
DMA – единый стандарт документации.
OLE связанны по ссылками различные версии одного документа для отслеживания
изменения одного документа.
Open Doc – стандарт составной документации, консолидация и агрегирование данных.
Первичные принципы определяют желаемое направления СУД. Бывают трех видов:
1) Принципы управления данными, системами и документации:
-- управление данными – это управление определенных действий по сохранению четко
структурированных объектов;
-- процессами управления является БД: по маркетингу и деловым контактов; по
заказанным поставкам; по управлению торговой статистики и тому подобному.
-- управлению системами – набор действий в рабочем состоянию автоматизированных и
не автоматизированных систем обработки информации и технологий, которые входят в эти
системы (банкомат, система контроля книг в библиотеке и так далее).
-- управление документацией – дополнение к процессами управления данными и
системами: действия по частично структурированным объектам или не структурированных
документов (рисунки, оглавления, части текста и так далее).
2) Первичные принципы логической архитектуры:
-- переход к СУД должен выполнятся постепенно, а не революционным путем, чтобы
персонал привыкал выполнять поиск документов не по бумажным каталогам, а по ключевым
словам в СУД.
-- СУД должна иметь ПО для чтения документов, созданных в любом формате.
-- Управление объектами должно выполняться с этапами жизненного цикла объекта.
3) Принцип предметного воплощения архитектуры:
-- Необходимо ввести единицу измерения качества документа. Качество определяется
полнотой документа, доступностью транзакции для проверки. Проследить пошагово
принятия любого решения.
-- Требуется единица эффективности СУД. Для этого СУД должна быть доступна 95%-
99% рабочего времени.
-- Репозитарий СУД должен быть защищен от несанкционированного доступа.
-- Необходима единица измерения целостности и взаимной согласованности баз.
Специальная программа должна следить за тем, какие документы действительно
существуют в БД и с какими документами они связаны ссылками.
Организационный уровень.
Задает схему отчетности и ответственности всех участников создания СУД, то есть
разработчиков, пользователей и так далее. Очень важно чтобы использование СУД
поддерживалось руководством компании.
Организационный уровень состоит из трех частей:
А) распределение прав и обязанностей. То есть при переходе к СУД, необходим
грамотный и компетентный персонал, поэтому фирма должна обеспечить переобучение
персонала или повышение квалификации сотрудников и назначить ответственного за работу
с отдельными частями СУД.
Б) организация трудового процесса. То есть распределение заданий и функций по работе
СУД между сотрудниками детально и конкретно.
В) Инструменты, обеспечивающие трудовой процесс: ППП, технические устройства:
принтер, проектор, сканер, программы поиска ИПС и так далее.
Уровень структуры менеджмента.
Структура менеджмента – схема, отражающая уровни соответствия, тем, что
планировалось изначально. Схем должна содержать реализацию баз данных, баз документов.
Этапы проекта процесса менеджмента:
Планирование
Организация
Обеспечение ресурсами
Администрирование
Контроль
Планирование – выбор назначения и выбор СУД, принятия бюджета.
Организация – разработка структуры распределения ролей при переходе к СУД на
уровне руководства и сотрудников. Разработка архитектуры и структура ведения документа
по административному контролю документации СУД.
Обеспечение ресурсами – отбор и оценка сотрудников, повышения их квалификации
для выполнения организационных функций.
Администрирование – принятие мер по повышению мотивации персонала к переходу
компании на СУД.
Контроль – оценка и корректировка управления планов.
Планирование.
Этап планирования.
Цели: определяет направление действий и контрольные точки и задачи менеджера;
позволяет сделать прогноз результатов планирования и их достижения; определяет
структуру проблем СУД; определяет график начала и окончания этапов или контрольных
точек и проекта в целом; бюджет, прогноз; стратегию и тактику работы персонала;
стандарты - показатели эффективности СУД.
Этап организации имеет две цели:
1. Кто из сотрудников войдет в команду разработчиков и какие отделы будут
непосредственно.
2. Обозначить структуру отчетных документов и объем контроля, а также права каждого
участника.
В результате выполнения этапа определяется:
- организационная структура (права, обязанности и отчеты стандартных позиций
разработки (сотрудники))
- матрица взаимодействия – схема распределения ролей и их взаимодействия между
собой с отделами и внешними объектами
- квалификации – список умений и знаний, необходимых сотруднику на каждой позиции
- потребность в персонале
Квалификация должна быть повышена до начала разработки СУД, так как обучении по
ходу дела не приводит к успеху и ведет к лишним затратам.
Этап обеспечения ресурсами. На этапе набирается команда квалифицирующих
специалистов, определяется среда, в которой будет работать каждый и необходимый
инструмент. Результатом этапа является распределение обязанностей между членами
команды и уровень поддержки со стороны организации, потребность в финансах,
материалах, оборудовании и др. Нельзя включать в команду сотрудников, если они не
заняты. Нельзя начинать разработку, если имеется часть средств (25-30%).
Этап администрирования.
Повысить мотивацию членов команды, подготовить их к самостоятельному решению.
Результат действий – составленный протокол.
Этап контроля.
Отслеживания масштабности распространения внутри компании. Ведение контроля и
отчетности по затратам, соблюдение графика и соответствии уровня графика. Результатом
является: анализ соответствия реального проекта ресурса прогнозному обеспечению; отчет
об отклонении выполнения работы проекта о стратегии и тактики.
Фазы жизненного цикла разработки документооборота.
Модель жизненного цикла разработки документооборота фирмы по Саттону является
основной из множества моделей ЖЦ. Она базируется на том, что желаемые результаты
документооборота могут быть достигнуты благодаря выполнению цепочке определенных
действий связанных с этапом ЖЦ документа: на каждой фазе документу присваивается
добавочная стоимость, которая определяет начальную условия следующей фазы.
Все фазы ЖЦ можно разделить на части управлять отдельно каждой. Пример: при
создании документа он получил начальную стоимость. При его вводе в БД прибавилась его
добавочная стоимость затрат на ввод. При его запросе и выдаче еще добавилась добавочная
стоимость, документ утвердили, вновь его цена возросла.
Фазы жизненного цикла:
ЖЦ состоит из 6 фаз: Определение или создание документов их анализ сохранения,
публикация и вывод из обращения.
1) Определение документа.
Имеет целью установление общего контроля проекта и структуры управления проектов,
составляется план проекта, составляется все необходимые документы их тип и системные
данные, то есть объем СУД требуемой для цели организации.
На первом этапе принимается план и график работы, определяется количество
сотрудников (5-7), определяются бюджетные средства, на приобретение ресурсов, то есть
источников информации и инструментария.
Обосновываются необходимые работы и процедуры администрирования и управления
проектом.
2) Анализ данных.
Цель фазы: сбор информации о документах СУД, то есть их системных данных, местах
их хранения и о рабочих процессах, связанных с ЖЦ этих документов.
Результат анализа:
А) получение моделей типов документов: текст, изображение и так далее
Б) составление каталога объектов, характеризующих документ.
В) структурированная система классификации документа (по алфавитному порядку, по
объему, по теме и т.д.)
Система классификации файлов должна строиться с позиции направления бизнеса
фирмы, а никак традиционная система, то есть распределения по отделам. Это позволяет не
распределять документы при расформировании отдела. Внутренняя структура документов
строится на основе форматов SGML и HTML.
Анализ документов
Сохранение документов Опубликование документов
Вывод из обращения
Создание документа
Определение документа