Лекции. Организация и технология ДОУ

Подождите немного. Документ загружается.

Организация и технология ДОУ. Лекции

Тема 1. Документационное обеспечение – технологии управления.

Вопрос 1. Понятие ДОУ. Функции и принципы организации.

Классическая система ДОУ базируется на 3 элементах:

1. организаторы ДОУ (специальные структурные подразделения, ответственные за ДОУ

лица);

2. объект ДОУ (системы документации и персонал, ответственный за работу с ними);

3. системные связи (системы иерархичности связи. Любая система ДОУ – отражение системы

управления).

Принципы ДОУ

1. Принцип законности подразумевает соответствие содержания практической

составляющей ДОУ положениям законодательства РФ.

2. Принцип последовательности заключается в планомерном выполнении мероприятий и

действий.

3. Принцип гибкости заключается в своевременном и адекватном реагировании участников

ДОУ на возможные и предполагаемые изменения в условиях функционирования

предприятия.

4. Принцип технологичности заключается в оптимальном совпадении всех этапов работы с

документами и создании на этой основе надлежащих условий для её качественного,

своевременного и полного выполнения (принцип технологичности увязан на унификации

(единообразии)).

Функции ДОУ

1. Административная функция заключается в осуществлении целенаправленных и

планомерных воздействий на объекты управления.

2. Регулятивная функция направлена на достижение большей гибкости управленческих

воздействий и при необходимости способна корректировать их направленность и

интенсивность.

3. Координирующая функция заключается в организационных усилиях, предпринимаемых в

рамках ДОУ для обеспечения необходимого взаимодействия между его участниками.

4. Контрольная функция направлена на диагностику состояния отдельных документов и

работы персонала.

5. Обучающая функция направлена на повышение профессионализма персонала и как

следствие этого оптимизацию работы с документацией предприятия.

Технология ДОУ - это система методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления,

хранения документов и документной информации на основе применения единых методических

приёмов и правил.

Технология ДОУ в связи с различием информационных процессов классифицируется на:

 технологии обработки поступающих и отправляемых документов;

 технологии передачи информации конечному пользователю;

 технологии введения документов в информационную базу данных организации;

 технологии накопления документов, хранения, использования отдельных локальных

групп документов.

3 формы организации ДОУ

1. Централизованная форма – форма, при которой все технологические операции по работе с

документами сосредоточены в ведении одного структурного подразделения или одного

сотрудника.

2. Децентрализованная форма – форма, при которой каждое структурное подразделение

предприятия может создавать свою собственную службу для работы с документами, где

будет автономно выполняться весь цикл операций по созданию, хранения,

систематизации документов данного структурного подразделения (характерна для

территориально разобщённого аппарата управления).

3. Смешанная форма (наиболее распространенная) – форма, при которой в организации

создаётся единая служба ДОУ, в каждом структурном подразделении назначается

ответственный за делопроизводство.

Вопрос 2. Организация документооборота.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения

до завершения исполнения или отправления.

При характеристике документооборота организации обращается внимание на 2 фактора:

качественный показатель документооборота и количественный показатель документооборота.

К качественным параметрам относятся:

 характеристика документооборота в зависимости от принятой в организации системы

информационного обеспечения: это могут быть системы автоматизированного типа,

традиционного, смешанного;

 разделение документооборота на внутренние, входящие, исходящие документопотоки;

 характеристика документооборота как пространственно организационного процесса:

маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии

документооборота.

К количественным показателям относят показатели его объёма и времени, затрачиваемого на

движение документов.

Под объёмом документооборота понимается количество входящих, исходящих, внутренних

документов за конкретный период времени (год, квартал, месяц, день).

Помимо объёма документооборота устанавливают объём каждой группы документов или

документопотоков, определяют плотность документооборота (это объём документов,

проходящих через подразделения за единицу времени).

Принципы организации документооборота.

1. Принцип прямоточности движения документов, который требует чтобы перемещение

документов осуществлялось по наиболее короткому пути без петель и возвратных

перемещений. (для этого необходимо разрабатывать технологические и маршрутные

карты, классификаторы управленческой деятельности)

2. Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке

документа в процессе его движения. Основное назначение – сокращение времени на

прохождение документов (2 или 3 человека одновременно работают с документом).

3. Принцип пропорциональности предполагает равномерную загрузку каналов движения

документов (нужно рационально перераспределять потоки).

4. Принцип непрерывности заключается в непрерывной подаче документов на тот уровень,

где по ним принимаются решения.

Правила документооборота.

1. Максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счёт сокращения

ненужных инстанций.

2. Исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов.

3. Максимальное единообразие в порядке прохождения в процессах обработки (или в

порядке прохождения процессов обработки) основных категорий документов исходя из

того, что перемещение должно быть оправданным.

Проблемы в документообороте

Увеличение документооборота. (Из-за того, что документы не соответствуют требованиям,

приходится создавать ещё документы, чтобы уточнить что-либо).

Тема 2. Организация деятельности службы ДОУ.

Вопрос 1. Функции службы ДОУ. Организационная структура службы. Численный и

должностной состав.

Функциональное назначение службы ДОУ заключается в реализации деятельности по ДОУ

предприятия в соответствии с его предназначением и приоритетами его организационного

развития. Реализация деятельности службы ДОУ должна осуществляться на правах

самостоятельного структурного подразделения.

Задачи службы ДОУ заключаются:

1. в организации, внедрении, эксплуатации и совершенствовании интегрированной системы

ДОУ;

2. в оптимизации форм и методов работы с документами на основе единой

информационной политики и современных технологий обработки документированной

информации;

3. в обеспечении надлежащего организационно-методического руководства по соблюдению

установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях и

отдельными должностными лицами.

Организационная структура – это совокупность образующих данную службу структурных

подразделений, в пределах своей компетенции осуществляющих взаимосвязанную деятельность

по ДОУ.

Численный состав службы ДОУ находится в прямой зависимости от состава входящих в

неё подразделений. Установление оптимальной организационной структуры службы ДОУ

производится исходя из содержания тех задач, которые данная служба выполняет и на основании

сведений о типовых структурах данной службы.

Сегодня существует 4 таких структуры (они закреплены в ГСДОУ):

1. Организационная структура службы, которая называется «Управление делами»,

создаётся в министерствах и ведомствах РФ а также в органах власти и управления

субъектов РФ. В состав управления делами входят следующие структурные

подразделения:

1) секретариат (приёмная, секретариат министра или руководителя ведомства,

секретариат заместителя министра, секретариат коллегии и протокольное

бюро);

2) инспекция при министре руководители ведомства);

3) канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учёта и регистрации,

экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро,

телетайпное бюро);

4) отдел по работе с письменными обращениями;

5) отдел совершенствования работы с документами (сегодня может быть отдел

автоматизации);

6) архив.

2. Канцелярия (или отдел ДОУ) (создаётся в государственных структурах, в НИИ, в

вузах…). В состав канцелярии входят следующие подразделения:

1) секретариат (все секретари директоров, секретари зам.директоров);

2) экспедиция (под экспедицией понимается экспедиционная обработка – приём

и первичная обработка документов);

3) подразделение по учёту и регистрации документов;

4) машинописное бюро (или центр подготовки документов);

5) копировально-множительное бюро (или копировально-множительный центр);

6) подразделение по контролю исполнения документов;

7) подразделение по совершенствованию работы с документами;

8) подразделение по работе с письменными обращениями;

9) архив.

3. Общий отдел (создаются в негосударственных структурах, в общественных

организациях, в органах местного самоуправления). В состав общего отдела входят

следующие подразделения:

1) секретариат (секретари генерального директора, секретари общих собраний…);

2) канцелярия;

3) группа контроля исполнения документов;

4) протокольная группа;

5) группа совершенствования работы с документами;

6) группа по работе с письменными обращениями;

7) машинописное бюро;

8) копировально-множительное бюро;

9) архив.

4. Секретарь (в малом бизнесе).

Должностной состав сотрудников службы по характеру их труда делится на 3 категории:

1. Руководители (заведующий службой ДОУ, заведующий протокольным отделом,

начальник секретариата, заведующий архивом, заведующий центром подготовки

документов). Основная функция руководителей заключается в планировании и

распределении работы, подбора и расстановки кадров, координации деятельности

подразделения в целом, его структурных частей и отдельных сотрудников.

2. Специалисты (документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист,

инспектор, секретарь руководителя, корректор). Функции специалистов связаны как с

выполнением технических оперативных задач, так и творческих функций по сбору,

анализу информации, по разработке нормативно-методических документов, также

проектов документов.

3. Технические исполнители (экспедитор, делопроизводитель, стенографисты,

технические секретари, курьеры, операторы организационной техники). Функции

технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации,

учёту, доставке и хранению информации.

Численный состав сотрудников службы

Для определения примерного численного состава необходимо:

1. составить перечень видов работы, выполняемых в течение календарного года

каждым её структурным подразделением;

2. рассчитать объём выполняемых работ (по каждому виду и в целом);

3. на основе суммарного объёма выполняемых работ по ДОУ и исходя из годовой нормы

рабочего времени, рассчитанного на одного работника и принимая во внимание

затраты времени на непредусмотренные нормами (носящие разовый характер)

высчитать численность по следующей формуле:

– нормативная численность;

об

– суммарный объём времени на работы по ДОУ;

– планируемый фон годового рабочего времени, рассчитанного на

одного работника.

– известно.

об

складывается из составляющих

об

= Т

+ Т

нн

- время, рассчитанное на основе нормативов, прописаны в специальных нормах (нормы

времени на работу ДОУ)

нн

- время, которое носит разовый характер, высчитывается опытным путём (хронометраж).

об

Ч 

Вопрос 2. Нормативная регламентация деятельности службы ДОУ.

Деятельность службы ДОУ регламентируется следующими документами: устав

организации, положение о службе ДОУ, должностные инструкции, инструкция по ДОУ или

делопроизводству, табель унифицированных форм документов.

Разработка устава оказывает влияние на общую постановку делопроизводства, так как

определённые задачи, отражающие направление и специфику деятельности организации,

порядок утверждения структуры, штата, создают изначальную структуру документооборота

учреждения. Разграничение в уставе функций и обязанностей руководителей организации

способствует регламентации информационных связей, возникающих в процессе выполнения этих

функций и позволяет определить реальный круг документов, которые будут создаваться в

аппарате управления. (В уставе описывается структура управления, документационные связи,

документооборот).

Положение о службе ДОУ разрабатывается на основе типового положения, которое

содержится в ГСДОУ. Формуляр положения и структура текста утверждены в ГСДОУ. Положение

состоит из разделов: 1. общие положения (место службы в организационной структуре

предприятия, самостоятельность службы, могут быть прописаны отдельные участки деятельности,

обязательно наличие печати у данной службы, описание печати, где она хранится, условия

хранения и использования печати), 2. цели и задачи, 3. функции, 4. – права, 5. руководство

(прописываются права, обязанности, ответственность руководителя этой службы. При этом

должностную инструкцию руководителя этой службы создавать не нужно, т.к. всё уже описано

здесь), 6. ответственность, 7. взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

Это положение разрабатывается и подписывается руководителем службы, утверждается

руководителем организации. Положение оформляется на общем бланке и согласуется с

руководителями структурных подразделений, которые указаны в разделе «Взаимоотношения».

Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы,

изменении её внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов

организации труда, внедрений новых технологий, которые автоматически влекут за собой

перераспределение функций между структурными подразделениями.

Должностные инструкции составляются на сотрудников службы. Должностная

инструкция – это организационно-правовой документ, в котором определяются основные

функции, обязанности, права, ответственность сотрудника организации при осуществлении им

деятельности в определённой должности. Должностная инструкция составляется по каждой

штатной должности, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при

заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при

временном исполнении обязанностей на должности.

Данный документ решет следующие цели:

1. способствует рациональному разделению труда, правильному подбору кадров,

2. укрепляет служебную дисциплину в организации,

3. обеспечивает объективность при аттестации сотрудника, его поощрении или

наложении дисциплинарного взыскания,

4. используется при разрешении трудовых споров.

Основой для разработки должностной инструкции является квалификационные

характеристики. Должностная инструкция является документом стабильного действия по своему

назначению, то есть, рассчитана на длительный срок применения. Формуляр и структура текста

унифицированы в УСОРД и основных положения ГСДОУ.

Инструкция по ДОУ или делопроизводству – это основной нормативный акт,

регламентирующий технологию работы с документами, составляется в каждом учреждении с

учётом его специфики. Основой для составления инструкции по делопроизводству являются

типовые инструкции, также нормативные акты, методические рекомендации по разработке

инструкций по делопроизводству. В инструкцию включены: общие положения, тематические

раздел, приложения (должны быть распределены по разделам, содержать много

иллюстративного материала – примеров). Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при

участии архива и юридической службы. Утверждает руководитель организации, вводится в

действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для

использования.

Табель унифицированных форм документов (табель УФД) – это перечень документов,

необходимых и достаточных для реализации деятельности конкретной управленческой

структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридический статус и этапы

документирования. В табель включаются только те документы, создание которых необходимо,

правомерно, периодически повторяется. Табель представляет собой таблицу, в которой по

горизонтали располагается название документов, а каждая вертикальная графа содержит ту или

иную характеристику процедуры документирования. Например, табель может содержать

следующие графы:

1. код формы документа

2. наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием

для применения или издания документа

3. структура подразделения, ответственного за подготовку

4. периодичность составления

5. согласование (внутреннее и внешнее)

6. подпись (указывается должность лица, которое подписывает документ)

7. утверждение (кто утверждает, должность или орган)

8. адресат организации.

При составлении табеля делопроизводственная служба получает возможность

проанализировать все операции с документами, выявить круг должностных лиц, которые в этом

участвуют. Табель утверждается руководителем организации. Может вестись в бумажной и

электронной форме. Применение данного документа позволяет: 1. исключить возможность

неоправданного создания новых документов, 2. установить единую классификацию документов

организации в соответствии с управленческими функциями и задачами, 3. учесть количество

видов и форм документов.

Тема 3. Характеристика технологии контроля исполнения документов и ведение

информационно-поисковой системы по документам организации.

Основная цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного

исполнения поручений и решения вопросов. В связи с этой целью выделяют 2 вида контроля: 1.

контроль по существу (качественная оценка, может сделать руководитель), 2. контроль за сроками

исполнения (является неотъемлемой частью службы ДОУ).

Контроль за сроками исполнения делится на текущий контроль (ежедневный контроль) и

предупредительный контроль (проводится за 2-3 дня до истечения срока).

Итоговый контроль – это аналитическая работа (просмотр количества документов,

диагностика состояния исполнительской дисциплины), которая может выражаться в виде

графиков, таблиц, текстов.

Технология ведения контроля предполагает выполнение следующих процедур:

1. фиксация всех поставленных на контроль документов, поручений, указаний, заданий

руководства (ведётся регистрация в форме карточек или журнала, сейчас может

вестись в электронной форме).

2. проверка своевременного доведения документа до исполнителя (ведётся рассылочная

книга, в ней ставится подпись о получении)

3. корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков

исполнения, исполнителя, передачи документов от исполнителя к исполнителю

4. напоминание руководителям и исполнителям подразделений о наличии

неисполненных документов и поручений

5. информирование руководителей организаций и подразделений о составлении и ходе

исполнения документов

6. внесение данных об исполнении документов в регистрационную форму

7. анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины

Создание в организации информационно-поисковой системы (ИПС). ИПС создаётся для

того, чтобы наиболее быстро получать информацию. Основу для ИПС составляют

регистрационные формы. В регистрационном журнале ведётся валовая нумерация. Для того,

чтобы осуществить поиск в журнале нужно знать регистрационный номер документа. Поиск

проблематичен, если очень много документов, удобен, если их мало. Многие документы

подлежат регистрации только в журнальной форме, например конфиденциальная информация.

Такие журналы шнуруются, нумеруются, удостоверяются. Карточная форма удобная, но

трудоёмкая (на 1 документ заполняется до 5 карточек). Карточки систематизируются в картотеки.

Автоматизированные ИПС также ведутся в виде журнала или карточек в электронном виде.

Тема 4. Систематизация документов в организации. Номенклатура дел.

Вопрос 1. Виды номенклатур дел. Классификационная схема построения. Составление

заголовков.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел,

намеченных к заведению в делопроизводстве организации или её структурном подразделении в

определённом календарном году в соответствии с выполняемыми задачами.

Номенклатура дел выполняет ряд функций:

1. является классификационной схемой для группировки исполненных документов в дела

2. закрепляет систематизацию в делопроизводстве

3. закрепляет индексацию дел

4. определяет сроки хранения документов в помещённых делах

5. используется для разработки ИПС

6. является учётным документом

7. имеет справочное значение при изучении структуры организации

Существует 3 вида номенклатуры дел:

1. типовая (устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве

определённой категории организаций, является нормативным документом)

2. примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве

организации, на которые она распространяется, носит рекомендательный характер)

3. индивидуальная (это номенклатура дел конкретной организации. Может

разрабатываться как на основе типовой, так и на основе примерной. (Если

разрабатывается на основе типовой, то из неё берётся всё).

При составлении номенклатуры дел очень важным элементом является выбор

классификационной схемы. Номенклатура дел может быть построена по следующим видам схем:

1. структурная схема

2. производственно-отраслевая или функциональная

Составление заголовка дела

Заголовок дела состоит из определённых элементов (постоянных и переменных):

1. название вида дела или разновидности документов

Обязательный элемент, в качестве вида дела могу использоваться 2 термина:

 термин «дело» применяется тогда, когда документы дела связаны последовательностью

делопроизводства (личное дело, судебное дело), каждый последующий элемент является

продолжением следующего

 термин «документы» используется тогда, когда в дело формируются документы по

одному вопросу, но не связаны последовательностью делопроизводства. В этом случае в

конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые

сгруппированы в дело. Например,

Документы о разработке учебных программ (отзыв, рецензия…)

Термин «документы» может также применяться в заголовках тех дел, которые являются

приложением к какому-либо документу. В этом случае не будет даваться расшифровка в скобках.

Например,

Документы к протоколу заседания Совета директоров ОАО

«Сургутгазпром»

Если в дело сформированы документы одной разновидности, то эта разновидность указывается

во множественном числе.

2. указание автора

В качестве автора в заголовке приводится краткое название организации или его общее видовое

название. Например,

Протоколы заседания Учёного совета университета

Приказы директора объединения за 2001 год

(Автор указывается в заголовках дел с распорядительной документацией и с протоколами).

3. указание корреспондента или адресата

Если переписка ведётся с одним корреспондентом, то автор указывается полностью. Например,

Переписка с ООО «Луч» о поставке продукции

Если корреспондентов несколько, то указываются вопросы, по которым ведётся переписка.

Например,

Переписка с муниципальными учреждениями об организации

производственной практики студентов

Если переписка ведётся разнородными предприятиями, то указывается только вопрос.

4. название административно-территориальной единицы, с которой будут связаны

документы дела

Работает тот же принцип, что и в переписке. Порядок обозначения населённых пунктов: деревня,

село; город; район; область, край; республика.

5. даты или периоды, к которым относятся документы

Даты указываются в заголовках дел, содержащих планово-отчётную документацию. В начале

обязательно указывается плановый или отчётный период, за который документы сформированы в

дело. Например,

Годовой план объединения на 2001 год

Квартальный отчёт

6. указание на копийность документов дела

Этот элемент обязательно указывается в заголовках дел с распорядительной документацией. От

указания этого элемента зависит срок хранения дела. Например,

Приказы директора объединения за 2009 год. Копии.

Вопрос 2. Требования к составлению и заполнению формы номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это унифицированная форма и представлена она в виде таблицы.

Каждая графа номенклатуры заполняется по определённым правилам. Таблица представляет

собой 5 граф.

В графе 1 «индекс дела» проставляются индексы. Индекс может состоять из 2 групп цифр и

из 3 групп цифр.

01-05 (из 2 групп)

01-09-05 (из 3 групп)

01 – номер структурного подразделения по штатному расписанию

05 – порядковый номер дела в рамках структурного подразделения

09 – номер данного дела по классификатору управленческой документации (используется

в том случае, если классификатор есть на предприятии)

Индекс всегда обозначается арабскими цифрами через тире. Индексы в этой графе имеют

резервные номера по каждому из разделов.

2 графа «заголовок дела». Заголовки дела внутри раздела располагаются строго по

иерархии от высшего к низшим. Сначала приказы вышестоящей организации, потом приказы

самой организации и т.д.

3 графа «количество дел, томов, частей». Дело не должно превышать 250 листов.

Каждый том или часть обозначаются одним индексом на обложке. В связи с тем, что данная графа

заполняется в конце года, номенклатуру ежегодно перепечатывают и переутверждают.

4 графа «срок хранения дел с указанием статьи по хранению»

5 графа «примечание». Комментарии. Может быть указан статус дела (статус

переходящего дела под тем же индексом и заголовком)

По завершении номенклатуры дел в конце делается итоговая запись о категориях

заведённых дел. Существует 3 категории (они определяются сроком хранения документов): 1.

документы постоянного срока хранения, 2. документы временного хранения свыше 10 лет, 3.

документы временного хранения до 10 лет. В рамках первых двух категорий отдельно

подсчитываются дела, имеющие статус переходящих и с отметкой ЭПК (экспертно-проверочная

комиссия). Итоговая запись составляется в виде таблицы. Сведения, содержащиеся в итоговой

записи, обязательно сообщаются в архив организации, а в номенклатуре дел делается

соответствующая запись с указанием должности, подписи и расшифровки подписи лица,

сделавшего отметку.

Вопрос 3. Порядок составления, согласования, утверждения номенклатуры дел.

Процесс составления номенклатуры дел длится 3 месяца, с октября по декабрь,

составляется на следующий год.

Для того чтобы квалифицированно составить данный документ необходимо изучить

следующий комплекс документов:

1. устав или положение организации

2. положения о структурных подразделениях

3. все существующие в организации классификаторы, кодификаторы (при их наличии)

4. штатное расписание

5. планы и отчёты работы организации и её структурных подразделений

6. номенклатура организации за прошлые годы

7. описи на дела постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, по личному

составу

8. акты о выделении дел к уничтожению

9. типовые и примерные номенклатуры дел данной системы (при их наличии)

10. решения государственной архивной службы России и территориальных архивных

органов обо всех изменениях, касаемых срока хранения документов

Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Её

подписывает руководитель службы ДОУ, визируется зав.архивом организации. Согласована с

экспертной комиссией организации (если есть), если нету – то с ЭК вышестоящей организации.

Если номенклатура дел согласовывается с ЭПК архивного органа, то это документ постоянного

срока хранения.

Составляется номенклатура дел в 3 или 4 экземплярах. Первый экземпляр является

оригиналом. Он хранится в службе ДОУ. Второй экземпляр хранится в архиве учреждения. Третий

является рабочим и в виде выписок направляется в подразделения. Четвёртый составляется в том

случае, если сдаётся в гос.архив.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке или на чистом листе формата А4.

Вводится в действие 1 января следующего календарного года. Ежегодно перепечатывается и

переутверждается. Сама номенклатура дел является описью дела на дела временного срока

хранения до 10 лет. На эти дела самостоятельная опись не составляется.