Лекции - Информационные системы и технологии

Подождите немного. Документ загружается.

Информационные системы и технологии

• Информационные системы

• Общее представление

• Роль структуры управления в информационной системе

• Примеры информационных систем

• Структура и классификация информационных систем

• структура информационной системы

• классификация информационных систем по признаку структурированности задач

• классификация информационных систем по функциональному признаку и

уровням управления

• Информационные технологии

• Понятие информационной технологии

• Этапы развития информационных технологий

• Проблемы использования информационных технологий

• Виды информационных технологий

• Информационная технология обработки данных

• Информационная технология управления

• Автоматизация офиса

• Информационная технология поддержки принятия решений

• Информационная технология экспертных систем

СИСТЕМА КОДИРОВАНИЯ

Общие понятия

Система кодирования применяется для замены названия объекта на условное обозначение (код)

в целях обеспечения удобной и более эффективной обработки информации.

Система кодирования - совокупность правил кодового обозначения объектов.

Код строится на базе алфавита, состоящего из букв, цифр и других символов. Код

характеризуется:

• длиной- число позиций в коде;

• структурой- порядок расположения в коде символов, используемых для обозначения

классификационного признака.

Процедура присвоения объекту кодового обозначения называется кодированием. Можно

выделить две группы методов, используемых в системе кодирования (рис.2.7.), которые

образуют:

• классификационную систему кодирования, ориентированную на проведение

предварительной классификации объектов либо на основе иерархической системы, либо

на основе фасетной системы;

• регистрационную систему кодирования, не требующую предварительной классификации

объектов.

Рассмотрим представленную на рис. 2.7. систему кодирования.

Классификационное кодирование

Классификационное кодирование применяется после проведения классификации объектов.

Различают последовательное и параллельное кодирование.

Последовательное кодирование используется для иерархической классификации структуры.

Суть метода заключается в следующем: сначала записывается код старшей группировки 1-го

уровня, затем код группировки 2-го уровня, затем код группировки 3-го уровня и т.д. В

результате получается кодовая комбинация, каждый разряд которой содержит информацию о

специфике выделенной группы на каждом уровне иерархической структуры. Последовательная

система кодирования обладает теми же достоинствами и недостатками, что и иерархическая

система классификации.

Пример.2.15. Проведем кодирование информации, классифицированной с помощью

иерархической схемы (см. рис.2.4.). Количество кодовых группировок будет определяться

глубиной классификации и равно 4. Прежде чем начать кодирование, необходимо определиться

с алфавитом, т.е. какие будут использоваться символы. Для большей наглядности выберем

десятичную систему счисления-10 арабских цифр. Анализ схемы на рис.2.4. показывает, что

длина кода определяется 4 десятичными разрядами, а кодирование группировки на каждом

уровне можно записать как XXXX, где X-значение десятичного разряда. Рассмотрим структуру

кода, начиная со старшего разряда:

1-й (старший) разряд выделен для классификационного признака "название факультета" и имеет

следующие значения:1- коммерческий; 2-информационные системы; 3- для следующего

названия факультета и т.д.;

2-й разряд выделен для классификационного признака "возраст" и имеет следующие значения:1-

до 20 лет; 2-от 20 до 30 лет; 3- свыше 30 лет;

3-й разряд выделен для классификационного признака "пол" и имеет следующие значения: 1-

мужчины; 2- женщины;

4-й разряд выделен для классификационного признака "наличие детей у женщин" и имеет

следующие значения: 1-есть дети; 2-нет детей, 0- для мужчин, так как подобной информации не

требуется.

Принятая система кодирования позволяет легко расшифровать любой код группировки,

например: 1310-студенты коммерческого факультета, свыше 30 лет, мужчины; 2221- студенты

факультета информационных систем, от 20 до 30 лет, женщины, имеющие детей.

Параллельное кодирование используется для фасетной системы классификации. Суть метода

заключается в следующем: все фасеты кодируются независимо друг от друга; для значений

каждого фасета выделяется определенное количество разрядов кода. Параллельная система

кодирования обладает теми же достоинствами и недостатками, что и фасетная система

классификации.

Пример.2.16. Проведем кодирование информации, классифицированной с помощью фасетной

схемы (см.рис.2.6.). Количество кодовых группировок определяется количеством фасетов и

равно 4. Выберем десятичную систему счисления в качестве алфавита кодировки, что позволит

для значений фасетов выделить один разряд и иметь длину кода, равную 4. В отличии от

последовательного кодирования для иерархической системы классификации в данном методе не

имеет значения порядок кодировки фасетов. В общем виде код можно записать как XXXX, где

X-значение десятичного разряда. Рассмотрим структуру кода начиная со старшего разряда:

1-й (старший) разряд выделен для

фасета "пол" имеет следующие значения:1-мужчины;2-

женщины;

2-й разряд выделен для фасета "наличие детей у женщин" и имеет следующие значения :1-есть

дети;2-нет детей, 0-для мужчин, т.к. подобной информации не требуется;

3-й разряд выделен для фасета "возраст" и имеет следующие значения:1-до 20 лет;2-от 20 до 30

лет;3-свыше 30 лет;

4-й разряд выделен для фасета "наименование факультета" и имеет следующие значения: 1-

радиотехнический, 2-машиностроительный, 3- коммерческий;4-информационные системы;5-

математический и т.д.

Принятая система кодирования позволяет легко расшифровать любой код группировки,

например: 2135-женщины в возрасте свыше 30 лет, имеющих детей и являющиеся студентами

математического факультета; 1021- мужчины возраста от 20 до 30 лет, являющиеся студентами

радиотехнического факультета.

Регистрационное кодирование

Регистрационное кодирование используется для однозначной идентификации объектов и не

требует предварительной классификации объектов. Различают порядковую и серийно-

порядковую систему.

Порядковая система кодирования предполагает последовательную нумерацию объектов

числами натурального ряда. Этот порядок может быть случайным или определяться после

предварительного упорядочения объектов, например по алфавиту. Этот метод применяется в

том случае, когда количество объектов невелико, например кодирование названий факультетов

университета, кодирование студентов в учебной группе.

Серийно-порядковая система кодирования предусматривает предварительное выделение групп

объектов, которые составляют серию, а затем в каждой серии производится порядковая

нумерация объектов. Каждая серия также будет иметь порядковую нумерацию. По своей сути

серийно-порядковая система является смешанной: классифицирующей и идентифицирующей.

Применяется тогда, когда количество групп невелико.

Пример.2.17. Все студенты одного факультета разбиваются на отдельные группы (в данной

терминологии - серии), для которых используется порядковая нумерация. Внутри каждой

группы производится упорядочение фамилий студентов по алфавиту и каждому студенту

присваивается номер.

КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ ПО РАЗНЫМ ПРИЗНАКАМ

Любая классификация всегда относительна. Один и тот же объект может быть классифицирован

по разным признакам или критериям. Часто встречаются ситуации, когда в зависимости от

условий внешней среды объект может быть отнесен к разным классификационным

группировкам. Эти рассуждения особенно актуальны при классификации видов информации без

учета ее предметной ориентации, так как она часто может быть использована в разных

условиях, разными потребителями, для разных целей.

На рис. 2.8. приведена одна из схем классификации циркулирующей в организации (фирме)

информации. В основу классификации положено пять наиболее общих признаков: место

возникновения, стадия обработки, способ отображения, стабильность, функция управления.

Место возникновения. По этому признаку информацию можно разделить на входную,

выходную, внутреннюю, внешнюю.

Входная информация- это информация, поступающая в фирму или ее подразделения.

Выходная информация-это информация, поступающая из фирмы в другую фирму, организацию

(подразделение).

Одна и та же информация может являться входной для одной фирмы, а для другой

, ее

вырабатывающей, выходной. По отношению к объекту управления (фирма или ее

подразделение: цех, отдел, лаборатория) информация может быть определена как внутренняя,

так и внешняя.

Внутренняя информация возникает внутри объекта, внешняя информация- за пределами

объекта.

Пример.2.18. Содержание указа правительства об изменении уровня взимаемых налогов для

фирмы является, с одной стороны, внешней информацией, с другой стороны - входной.

Сведения фирмы в налоговую инспекцию о размере отчислений в госбюджет являются, с одной

стороны, выходной информацией, с другой стороны - внешней по отношению к налоговой

инспекции.

Стадия обработки. По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной,

промежуточной, результатной.

Первичная информация - это информация, которая возникает непосредственно в процессе

деятельности объекта и регистрируются на начальной стадии.

Вторичная информация - это информация, которая получается в результате обработки

первичной информации и может быть промежуточной и результативной. Промежуточная

информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов.

Результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной

информации и используется для выработки управленческих решений.

Пример.2.19. В художественном цехе, где производится роспись чашек, в конце каждой смены

регистрируется общее количество произведенной продукции и количество расписанных чашек

каждым работником. Это первичная информация. В конце каждого месяца мастер подводит

итоги первичной информации. Это будет, с одной стороны, вторичная промежуточная

информация, а с другой стороны- результатная. Итоговые данные поступают в бухгалтерию, где

производится расчет заработной платы каждого работника в зависимости от его выработки.

Полученные расчетные данные- результатная информация.

Способ отображения. По способу отображения информация подразделяется на текстовую и

графическую.

Текстовая информация - это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с

помощью которых представляется информация на физическом носителе (бумага, изображение

на экране дисплея).

Графическая информация - это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т.д.

Стабильность. По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной

(условно-постоянной).

Переменная информация отражает фактические количественные и качественные

характеристики производственно - хозяйственной фирмы. Она может меняться для каждого

случая как по назначению, так и по качеству. Например, количество производственной

продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья, количество станков и т.п.

Постоянная (условно-постоянная) информация - это неизменная и многократно используемая в

течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть

справочной, нормативной, плановой:

• постоянная справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в

виде устойчивых длительное время признаков. Например, табельный номер служащего,

профессия работника, номер цеха и т.п.;

• постоянная нормативная информация содержит местные, отраслевые и

общегосударственные нормативы. Например, размер налога на прибыль, стандарт на

качество продуктов определенного вида, размер минимальной оплаты труда, тарифная

сетка оплаты государственным служащим;

• постоянная плановая информация содержит многократно используемые в фирме

плановые показатели. Например, план выпуска телевизоров, план подготовки

специалистов определенной квалификации.

Функция управления. По функциям управления обычно классифицируют экономическую

информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативно-справочную,

учетную и оперативную (текущую).

Плановая информация - информация о параметрах объекта управления на будущий период. На

эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.

Пример.2.20. Плановой информацией фирмы могут быть такие показатели, как план выпуска

продукции, планируемая прибыль от реализации, ожидаемый спрос на продукцию и т.д.

Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные.

Ее обновление происходит достаточно редко.

Пример.2.21. Нормативно-справочной информацией на предприятии являются:

• время, предназначенное для изготовления типовой детали (нормы трудоемкости);

• среднедневная оплата рабочего по разряду;

• оклад служащего;

• адрес поставщика или покупателя и т.д.

Учетная информация - это информация, которая характеризует деятельность фирмы за

определенный прошлый период времени. На основании этой информации могут быть

приведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ

хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению

работами и пр. На практике в качестве учетной информации может выступать информация

бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета.

Пример.2.22. Учетной информацией являются: количество проданной продукции за

определенный период времени; среднесуточная загрузка или простой станков и т.п.

Оперативная (текущая) информация - это информация, используемая в оперативном

управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период

времени. К оперативной информации предъявляются серьёзные требования по скорости

поступления и обработки, а также по степени её достоверности. От того, насколько быстро и

качественно проводится её обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке.

Пример 2.23. Оперативной информацией являются:

• количество изготовленных деталей за час, смену, день;

• количество проданной продукции за день или определённый час;

• объём сырья от поставщика на начало рабочего дня и т.д.

ОБЩЕЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

Понятие информационной системы

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое

целое, и как объединённая в интересах достижения поставленных целей совокупность

разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по

главным целям.

Пример 3.1. Приведём несколько систем, состоящих из разных элементов и направленных на

реализацию разных целей.

Система Элементы системы Главная цель системы

Фирма

Люди, оборудование Материалы,

здания и др.

Производство товаров

Компьютер

Электронные и электро-механические

элементы,линии связи и другое

Обработка данных

Телекоммуникационная

система

Компьютеры, модемы, кабели, сетевое

программное обеспечение и др.

Передача информации

Информационная система

Компьютеры, компьютерные сети,

люди, информационное и программное

обеспечение

Производство

профессиональной

информации

В информатике понятие "система" широко распространено и имеет множество смысловых

значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и

программ . Системой может называться аппаратная часть компьютера . Системой может также

считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач , дополненных

процедурами ведения документации и управления расчётами . Добавление к понятию "системы"

слово "информационная" отражает цель её создания и функционирования. Информационные

системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в

процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и

создавать новые продукты.Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств,

методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах

достижения поставленной цели.Современное понимание информационной системы

предполагает использование в качестве основного технического средства переработки

информации персонального компьютера . В крупных организациях наряду с персональным

компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм

или суперЭВМ. Кроме того , техническое воплощение информационной системы само по себе

ничего не будет значить , если не

учтена роль человека , для которого предназначена

производимая информация и без которого невозможно её получение и представление .

Внимание! под организацией будем понимать сообщество людей, объединённых общими

целями и использующих общие материальные и финансовые средства для производства

материальных и информационных продуктов и услуг. В тексте на равноправных началах будут

употребляться два слова : "организация" и " фирма " .

Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами.

Компьютеры, оснащённые специализированными программными средствами, являются

технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система

немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями .

Этапы развития информационных систем.

История развития информационных систем и цели их использования на разных периодах

представлены в табл. 3.1.

Таблица 3.1.Изменение подхода к использованию информационных систем

Период

времени

Концепция

использования

информации

Вид информационных систем Цель использования

1950-

1960 гг

Бумажный поток

расчётных

документов

Информационные системы

обработки расчётных документов

на электромеханических

бухгалтерских машинах

Повышение скорости

обработки документов

Упрощение процедуры

обработки счетов и расчёта

зарплаты

1960-

1970гг

Основная помощь в

подготовке отчётов

Управленческие ИС для

производственной информации

Ускорение процесса

подготовки отчётности

1970-

1980гг

Управленческий

контроль реализации

(продаж)

Системы поддержки принятия

решений Системы для высшего

звена управления

Выработка наиболее

рационального решения

Первые информационные системы появились в 50 - х гг. В эти годы они были предназначены

для обработки счетов и расчёта зарплаты, а реализовывались на электромеханических

бухгалтерских счётных машинах . Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени

на подготовку бумажных документов .60 - е гг .знаменуются изменением отношения к ИС

.Информация , полученная из них , стала применяться для периодической отчётности по многим

параметрам . Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого

назначения , способное обслуживать множество функций , а не только обрабатывать счета и

считать зарплату , как было раньше .

В 70 - х - н 80 - х гг. ИС начинают широко использоваться в качестве средства управленческого

контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений.

К к 80- х гг. концепция использования ИС вновь изменяется. Они становятся стратегическим

источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. ИС

этого периода , предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь

успеха в своей деятельности , создавать новые товары и услуги , находить новые рынки сбыта ,

обеспечивать себе достойных партнёров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и

многое др.

Процессы в ИС

Процессы, обеспечивающие работу ИС любого значения ,условно можно представить в виде

схемы (3.1), состоящей из блоков :

• ввод информации из внешних или внутренних источников ;

• обработка входной информации и представление её в удобном виде;

• вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

• обратная связь - это информация, переработанная людьми данной организации для

коррекции входной информации.

ИС определяется следующими свойствами:

• любая ИС может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих

принципов построения систем;

• ИС является динамичной и развивающейся;

• при построении ИС необходимо использовать системный подход;

• выходной продукцией ИС является информация, на основе которой принимаются

решения

• ИС следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.

В настоящее время сложилось мнение об ИС как о системе , реализованной с помощью

компьютерной техники .Хотя в общем случае ИС можно понимать и в некомпьютерном

варианте .

Чтобы разобраться в работе ИС, необходимо понять суть проблем , которые она решает , а

также организационные процессы ,в которые она включена . Так , например , при определении

возможности компьютерной ИС для поддержки принятия решений следует учитывать:

• структурированность решаемых управленческих задач;

• уровень иерархии управления фирмой, на котором решение должно быть принято;

• принадлежность решаемой задачи к той или иной функциональной сфере бизнеса;

• вид используемой информационной технологии .

Технология работы в компьютерной ИС доступна для понимания специалистам

некомпьютерной области и может быть успешно использовано для контроля процессов

профессиональной деятельности и управления ими.

Что можно ожидать от внедрения ИС

Внедрение ИС может способствовать: