Ларионова А.Ю. Деловые бумаги: оформление, составление, редактирование

Подождите немного. Документ загружается.

Министерство образования Российской Федерации

ГОУ ВПО «Уральский государственный технический университет – УПИ»

Д е л о в ы е б у м а г и

составление, оформление,

редактирование

Методическая разработка

для студентов всех специальностей технического вуза

Екатеринбург

2004

УДК 651.5:81’36 (076)

Составители О.В. Бабенко, А.Ю. Ларионова

Научный редактор доц., канд.пед.наук Л.А.Копцева

Деловые бумаги: составление, оформление, редактирование:

Методические указания для студентов всех специальностей технического

вуза. Екатеринбург: ГОУ ВПО УГТУ-УПИ, 2004. 22 с.

Дидактический материал, представленный в данной работе, нацелен

на формирование речевых и оформительских навыков в составлении

деловых бумаг и предназначен для слушателей курсов «Язык делового

общения», «Риторика и основы языка делового общения», «Культура

речи».

Подготовлено кафедрой «Русский язык»

ГОУ ВПО «Уральский государственный

технический университет-УПИ», 2004

1. Основы составления и оформления деловых бумаг

Официально-деловой стиль – один из книжных стилей современного

русского литературного языка, сформировавшийся как средство

обслуживания официальных сфер общения: законодательной,

дипломатической, служебной. Функциональная природа официально-

делового стиля определяет следующие его особенности:

 использование специфической лексики,

 повторяемость речевых средств на определенных участках

типовых текстов

 особенности синтаксиса,

 минимальная эмоциональная окрашенность текста.

Цель деловой бумаги – правильно и однозначно передать

информацию. Поэтому при составлении официальной бумаги важно знание

и учет особенностей языка и стиля современной корреспонденции, а

также соблюдение предъявляемых оформительских требований.

Невыполнение этих условий затрудняет работу с документами, лишает их

юридической и практической значимости.

Особенности формы и содержания документа

Текст любого документа должен отвечать следующим требованиям:

- ясность и понятность,

- краткость,

- завершенность,

- любезность,

- грамотность.

Ясность и понятность письма обеспечивается однозначным

толкованием слов и выражений, правильной расстановкой пунктуационных

знаков, рациональным построением предложений, если необходимо –

абзацным членением текста. Использование архаизмов, диалектизмов,

неологизмов, употребление слов в несвойственных значениях нежела-

тельно, так как усложняет понимание текста.

Краткость (лаконичность) предполагает исключение из содержания

письма всех второстепенных деталей, повторов и длинных оборотов речи.

Вместе с тем нельзя игнорировать основные факты, относящиеся к делу,

как и все те выражения и обороты, которые подчеркивают любезность,

сердечность и добрую волю пишущего.

Формула официально-деловой речи может быть представлена следующим

образом:

типовая ситуация



жанр и форма документа



языковое наполнение документа.

Завершенность (полнота) содержания не должна быть принесена в

жертву краткости. Все основные мысли и соображения автора должны

быть изложены в письме. Иногда, чтобы не нарушать целостность и

логическую стройность текста, делается post scriptum (P.S.), в котором

приводится дополнительная информация, в том числе и не имеющая

прямого отношения к содержанию текста.

Любезность (учтивость) – необходимое требование к деловым

бумагам. Даже при самых неприятных обстоятельствах в деловых письмах

(как и в любом другом виде общения) не допускаются сарказм и

оскорбления. Распоряжения сегодня рекомендуется облекать в форму

просьбы, вопроса. Не желательно злоупотреблять личным местоимением

"я", "мне", чтобы персонифицированная форма не подменяла

общественную значимость дела личными потребностями адресанта.

Грамотность, правильность – соответствие речи литературным нормам

– является обязательным требованием к документам. Деловая бумага

должна быть безупречной с точки зрения языка, с этой целью внимание

обращается на следующие аспекты:

1) правильное построение предложений в соответствии с нормами языка;

2) соблюдение орфографических норм;

3) соблюдение пунктуационных норм;

4) написание чисел (числа до десяти пишутся словами, числа свыше десяти

– цифрами).

Важность названных требований для делового общения очевидна, так как

грамматическая правильность



ясность речи (устной и письменной)



доступность



действенность.

Указанные содержательные особенности характерны для любой

деловой бумаги, но без соблюдения оформительских требований бумага не

может иметь юридической и практической значимости. Именно поэтому

важно знание и учет при составлении деловой бумаги ряда

оформительских правил.

Требования к оформлению деловой бумаги

 Объем текста должен быть не больше одной страницы

(желательно).

 Исполнение текста: печатать на машинке или принтере четким

шрифтом черного цвета, без подчисток и исправлений.

 – Зд.: обеспечивает

 Рекомендуемый стандарт формуляра-образца: слева – 35 мм,

сверху – 20 мм, справа – 8 мм, снизу для формата А4 – 19 мм, для А5 –

16 мм.

 Рекомендуемые интервалы: на бумаге формата А4 текст обычно

печатают через 1,5 интервала, А5 – через 1-1,5 интервала; для

типографского способа издания – через 2 интервала. Реквизиты, кроме

текста, состоящие из нескольких строк, печатают через 1 интервал. Между

реквизитами рекомендуется пробел в 2-4 интервала. Если письмо короткое,

между словами делаются пробелы в несколько интервалов.

 Абзацное членение текста: абзацы печатаются либо с красной

строки (начиная с шестого знака), либо сразу от левого края страницы. В

последнем случае абзацы отделяются друг от друга пропуском в 1

интервал.

2. Виды деловых бумаг (мини-жанры)

2.1. Заявление

Заявление – документ, содержащий просьбу какого-либо лица,

адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Обратите внимание на следующие особенности составления

заявлений.

1. Названия адресата и адресанта находятся одно под другим, имеют

одинаковые границы оформления, располагаются ближе к правому полю.

2. Оформление наименования адресата:

 если адресат – организация, то название адресата ставится в

винительном падеже;

 если адресат – должностное лицо, то название должности и

фамилия ставятся в дательном падеже.

3. Фамилия адресанта (заявителя) пишется в родительном падеже.

4. Наименование деловой бумаги стоит ниже наименования адресата

(пробел 1-2 интервала) с отступом от левого поля в треть строки.

5. Оформление наименования допускается в 2-х вариантах:

 наименование пишется с маленькой буквы и после него ставится

точка, если при фамилии заявителя нет предлога ОТ (см. образец 1),

 наименование пишется с большой буквы и точка не ставится, если

при фамилии заявителя есть предлог ОТ (см. образец 2).

6. Текст заявления пишется с красной строки и всегда начинается со

слова “Прошу”.

7. Дата и подпись обычно находятся на одной строке. Дата ставится

ближе к левому полю листа (название месяца предпочтительнее писать

словом), подпись ставится ближе к правому полю листа.

Образец 1

Декану ТЭФ УГТУ-УПИ

Дубинину А.М.

Павлова М.П.,

студента гр. Т-247

заявление.

Прошу предоставить свободный график сдачи экзаменов, т. к. во

время зимней сессии, с 10 по 20 января 2003 г., в Тюмени состоятся

соревнования по боксу, в которых я принимаю участие.

15 ноября 2002 г. Подпись

Образец 2

Декану ТЭФ УГТУ-УПИ

Дубинину А.М.

от Павлова М.П.,

студента гр. Т-247

Заявление

Прошу предоставить свободный график сдачи экзаменов, т.к. во

время зимней сессии, с 10 по 20 января 2003 г., в Тюмени состоятся

соревнования по боксу, в которых я принимаю участие.

15 ноября 2002 г. Подпись

2.2. Объяснительная

Объяснительная – документ, поясняющий какое-либо действие, факт,

происшествие. Объяснительная представляется вышестоящему должност-

ному лицу.

Обратите внимание на следующие особенности составления

объяснительной:

1. Наименование адресата–должностного лица ставится в форме

дательного падежа (должность, фамилия, инициалы).

2. Наименование адресанта ставится в форме родительного падежа:

фамилия, инициалы, запятая, должность, запятая, адрес (адрес указывается

не всегда).

3. Оформление наименования деловой бумаги допускается в двух

вариантах:

 наименование пишется с маленькой буквы и после него ставится

точка, если при фамилии заявителя нет предлога ОТ;

 наименование пишется с большой буквы и точка не ставится, если

при фамилии заявителя есть предлог ОТ.

4. Краткий текст-изложение произошедшего и его аргументация (с

целью соблюдения краткости обычно используются отыменные предлоги в

связи + с чем, по причине + чего).

Образец

Декану теплоэнергетического

факультета УГТУ-УПИ

Дубинину А.М.

Павлова М.П.,

студента гр. Т-237

объяснительная.

С 1.10.2003 г. по 23.11.2003 г. я отсутствовал на занятиях в связи с

болезнью.

Медицинская справка прилагается.

27.11.2003г. Подпись

2.3. Докладная записка

Докладная записка – документ, адресованный руководителю и

информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении

или факте, содержащий выводы и предложения составителя.

Обратите внимание на следующие особенности оформления

докладной записки:

1. Наименование адресата–должностного лица ставится в форме

дательного падежа (должность, фамилия, инициалы).

2. Текст докладной записки имеет обычно три части (оформляется в

три абзаца): в первой названа тема деловой бумаги в форме “О чем”, во

второй излагаются факты или описывается ситуация, в третьей излагаются

предложения, просьбы.

3. Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю

структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются

на обычном листе бумаги (печатным способом воспроизводятся реквизиты

бланка, наименование структурного подразделения, вид документа, дата).

4. Наименование адресанта ставится после основного текста через 1-2

интервала с указанием должности, фамилии, инициалов.

Образец

Учебно-методическое

управление

27.11.02

Начальнику УМУ УГТУ-УПИ

Шаврину В.С.

Докладная записка

О срыве занятий по химии в гр. Мт-110.

В течение двух недель из-за отсутствия аудитории в расписании

были сорваны занятия по химии: 19.11.01 – III пара и 26.11.01 – III пара.

Обращение в деканат не имело результата.

Просим Вас изменить расписание в гр. Мт-110 или обеспечить

занятия аудиторией в указанное время.

Староста группы Мт-110 Подпись

2.4. Доверенность

Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо

предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо

действие (чаще всего – получить что-либо).

Обратите внимание на следующие особенности составления

доверенности.

1. Наименование документа пишется с большой буквы в центре

строки без точки.

2. Текст пишется с красной строки.

3. Дата ставится ближе к левому полю, подпись – к правому.

4. Под датой и подписью необходимо предусмотреть место, чтобы

заверить документ.

Образец

Доверенность

Я, студент группы Т-212 Павлов Михаил Петрович, доверяю

студенту группы Т-212 Гусеву Ивану Ильичу получить мою стипендию за

июль, август, сентябрь 2002 года по паспорту 5309 № 278305.

Дата (подпись)

Подпись студента Павлова М.П. удостоверяется.

Дата Декан ТЭФ

(подпись)

2.5. Характеристика

Характеристика – это официальный документ с отзывом об учебной,

служебной, общественной деятельности кого-либо. В ней описываются

отличительные качества, свойства, черты характеризуемого человека.

1. Обратите внимание на расположение частей характеристики:

а) наименование документа пишется в центре строки с большой буквы

без точки;

б) текст начинается с красной строки и характеризуется стандартным

началом – фамилия, имя, отчество характеризуемого человека;

в) дата ставится ближе к левому полю, подпись – к правому;

г) подпись составителя обязательно заверяется печатью вышестоящего

должностного лица или в отделе кадров.

2. В характеристике приводятся следующие сведения:

а) дата, место рождения, национальность, образование;

б) профессиональные качества;

в) качества характера, выражаемые в процессе профессиональной

деятельности;

г) место, куда направляется характеристика;

д) дата и подпись руководителя, заверенная гербовой печатью.

Образец

Характеристика

Павлов Михаил Петрович, 1980 г. р., русский, является студентом II

курса ТЭФ Уральского государственного технического университета.

Павлов М.П. обучается на кафедре “Турбины и двигатели” на

контрактной основе. За время учебы зарекомендовал себя как прилежный и

ответственный студент, успевающий по всем учебным дисциплинам на

“хорошо” и “отлично”.

Павлов М.П. активно участвует в общественной и культурной жизни

факультета. Он является старостой группы. Принимал участие в смотре-

конкурсе “Мистер УГТУ – УПИ”, где занял призовое место.

Павлов М.П. – человек коммуникабельный, доброжелательный,

честный, пользуется уважением среди студентов.

Характеристика дана для представления в учебное управление УГТУ-

УПИ.

Печать руководителя. Подпись.

2.6. Резюме

Резюме – документ, содержащий анкетно представленные сведения

биографического характера: информацию об образовании, сфере

деятельности, профессиональных навыках, личных качествах, творческом

потенциале, а также указание того, куда направляется данная деловая

бумага.

Обратите внимание на следующие особенности составления резюме:

1. Наименование документа пишется в центре строки с большой буквы

без точки.

2. В резюме приводятся следующие сведения:

а) фамилия, имя, отчество,

б) возраст,

в) семейное положение,

г) образование,

д) опыт работы,

е) сфера деятельности в настоящее время,

ж) дополнительные сведения: указать удостоверения,

свидетельства, подтверждающие какую-либо квалификацию (пользователь

ПК, секретарь-референт, водитель категории и т.д.),