Лабораторная работа - Описание системы (Рекламное агентство)
Подождите немного. Документ загружается.
Объект анализа: «Рекламное агентство»
I) Подсистемы объекта
1) Отдел продаж
2) Отдел исследования и планирования
3) Отдел медиапланирования
4) Отдел производства рекламы
5) Отдел кадров
6) IT – отдел
7) Финансовый отдел
II) Входы системы
1) Отдел продаж
Заказы клиентов (
1
1
X
)
Информация о потенциальных клиентах(
1
2
X
)
Звонки(
1
3
X
)
Факсы(
1
4
X
)
2) Отдел исследования и планирования
Информация маркетинговых исследований(
2
1
X
)
Информация о конкурентах(
2
2
X
)
Информация о новых потребностях(
2
3
X
)
Новые технологии производства рекламы(
2
4
X
)
3) Отдел медиапланирования
Информация о целевой аудитории(
3
1
X
)
Информация от СМИ(
3
2
X
)
Результаты статистических исследований(
3
3
X
)
Предложения на размещение рекламы(
3
4
X
)
4) Отдел производства рекламы
Расходные материалы для производства(
4
1
X
)
Стандарты производства(
4
2
X
)
Обновления программных продуктов(
4
3
X
)
5) Отдел кадров
Резюме от соискателей(
5
1
X
)
Информация от бирж труда(
5
2
X
)
Соискатели(
5
3
X
)
6) IT – отдел
Комплектующие к выч. технике(
6
1
X
)
Информация о новых программных продуктах(
6
2
X
)
Информация об изменении в настройках программ(
6
3
X
)
Информация о стандартах и технологиях(
6
4
X
)
7) Финансовый отдел
Оплата заказов(
7
1
X
)
Информация о порядке расчета налогов(
7
2
X
)
Документы(
7
3
X
)
1
3
6
5
Информация из обслуживающего банка(
7
4
X
)
III) Выходы системы
1) Отдел продаж
Договоры на оказание услуг(
1
1
Y
)
Прайс услуг(
1
2
Y
)
Звонки клиентам(
1
3
Y
)
2) Отдел исследования и планирования
Анкеты для проведения исследований(
2
1
Y
)
Запросы в маркетинговые агентства(
2
2
Y
)
Информация о введении новых услуг(
2
3
Y
)
3) Отдел медиапланирования
Договоры со СМИ (
3
1
Y
)
Рекламные материалы для размещения(
3
2
Y
)
Запросы на стат. данные(
3
3
Y
)
4) Отдел производства рекламы
Рекламная продукция(
4
1
Y
)
Заявки на поиск доп. подрядчиков (
4
2
Y
)
Отходы производства(
4
3
Y
)
5) Отдел кадров
Запросы на биржу труда(
5
1
Y
)
Предоставление отчетов о численности сотрудников(
5
2
Y
)
Уволенные сотрудники(
5
3
Y
)
6) IT – отдел
Разработанные программные продукты(
6
1
Y
)
Договор на поставку комплектующих(
6
2
Y
)
Информация для активации нового ПО(
6
3
Y
)
7) Финансовый отдел
Информация в налоговую инспекцию(
7
1
Y
)
Поручения банкам на оплату товаров и услуг(
7
2
Y
)
Сведения о зар. плате в службу в Стат. управление(
7
3
Y
)
Денежные средства(
7
4
Y
)
IV) Параметры системы
График работы
План работы
Рабочий коллектив
Клиентская база
Ценовая политика
Список услуг
Нормативные документы внутреннего пользования
Прибыль за период
Количество ПК
V) Состояния системы
Состояние оборудование
Уровень автоматизации
Процент выполнения плана
Квалификация сотрудников
Конкурентоспособность
Уровень известности
Уровень обеспечения потребностей заказчиков
Рентабельность
VI) Элементы системы
Персонал
Документы
Печатное оборудование
Информация
Программное обеспечение
Помещение офиса
Орг. Техника
Справочные материалы
Шаблоны
Рекламная продукция
VII) Внешняя среда (вход)
1) Банки
2) Заказчики
3) Налоговая инспекция
4) Коммунальные службы
5) Биржа труда
6) СМИ
7) Поставщики ПО
8) Поставщики расходных материалов для полиграфии
VIII) Внешняя среда (выход)
1) Налоговая инспекция
2) Биржа труда
3) Заказчики
4) СМИ
5) Государственные службы (согласование установки рекламы)
6) Web-студии
7) Сервисные мастерские
8) Рекламные агентства конкуренты
Виды связей в системе:
1. Связи взаимодействия
a. Кооперативные: связь между отделом кадров и биржами
труда: совместная работа позволяет осуществлять своевременный и
качественный набор кадров в агентство; связь между IT-отделом и
отделом производства рекламы: своевременная поддержка IT-отдела
позволяет эффективно использовать информационные технологии в
производстве рекламы.
b. Конфликтные: связь между персоналом и бухгалтерией по поводу
задержки заработной платы; между отделом продаж и отделом
планирования по поводу не соответствия плановых показателей
реальным.
2. Связи по рождению: между отделом продаж и отделом планирования и
исследования: отдел планирования создает план, к результатам которого должен
стремиться отдел продаж; между отделом планирования и создаваемым новым
отделом, необходимым для выполнения новых функций.
3. Связи строения: отдел планирования находится на вершине иерархии, в него
входит руководство агентства, все остальные отделы подчиняются отделу
планирования. В некоторых ситуациях финансовый отдел становится на один уровень
с отделом планирования, для согласования финансовых вопросов
4. Связи функционирования: связь агентства с поставщиками, связь между IT-
отделом и другими отделами: деятельность IT-отдела позволяет другим отделам
выполнять свои функции (устранение неполадок на ПК и в сети); между отделом
производства и отделом медиапланирования: отдел производства предоставляет
материал, который должен быть размещен в СМИ.
5. Связи развития: между отделом кадров и персоналом: повышение квалификации;
между отделом планирования и IT-отделом: обновление оборудования; между отделом
планирования и отделом производства: введение новых услуг, предоставляемых
агентством.
6. Связи управления: отдел планирования с остальными отделами; IT-отдел с
другими отделами: по поводу информационной безопасности; между отделом кадров и
сотрудниками по поводу правил трудовой деятельности;
7. Синергетические связи: работа взаимодействующих отделов позволяет получить
большую прибыль, нежели работа отдельных подразделений; взаимодействие отдела
исследования, отдела производства и отдела продаж позволяет более полно
удовлетворять потребности клиентов; взаимодействие отдела производства и отдела
медиапланирования позволяет выпускать рекламный продукт, который проще в
размещении и более эффективен.
Действие обратной связи и принципа обратной связи:
По результатам работы отдела продаж составляется новый план на
следующий отчетный период, с учетом параметров выполнения
предыдущего.
После получения информации об успешности, размещенного в СМИ
рекламного продукта, отдел медиапланирования принимает решение об
изменении стратегии размещения в различных СМИ.
Отдел кадров проводит аттестации работников, проверяя их на
соответствие занимаемым должностям, не прошедших проверку
увольняют или переводят на другую должность – результат работы
улучшается.
Взаимодействие внутри системы:
I) Входы
1) Отдел продаж
План работы на следующий отчетный период(
1
5
X
)
Эскиз рекламного продукта для предоставления
заказчику(
1
6
X
)
Руководство по совместному использованию базы
клиентов (
1
7
X
)
Возврат предоплаты (
1
8
X
)
2) Отдел исследования и планирования
Отчет о проделанной работе, отдел продаж(
2
5
X
)
Отчет о проделанной работе, отдел производства (
2
6
X
)
Информация о психологическом климате в коллективе (
2
7
X
)
Информация о соответствии работников должностям (
2
8
X
)
Рекомендации по изменению плана(
2
9
X
)
3) Отдел медиапланирования
Рекламный продукт, планируемый к размещению в
СМИ(
3
5
X
)
Содержание заказа на медиаразмещение (
3
6
X
)
Денежные средства на оплату размещения (
3
7
X
)
Рекламная продукция в измененном формате (
3
8
X
)
Стратегия размещения рекламной продукции(
3
9
X
)
4) Отдел производства рекламы
Содержание заказа на производство рекламной
продукции(
4
4
X
)
Программные разработки (
4
5
X
)
Рекомендации по разработке рекламного продукта (
4
6
X
)
Запрос в отдел производства о количестве продукции
изготовленной в отчетном периоде(
4
7
X
)
5) Отдел кадров
Запрос на поиск новых сотрудников (
5
4
X
)
Требования к новым сотрудникам (
5
5
X
)
Расходные материалы для копировальной техники (
5
6
X
)
6) IT – отдел
Заявка на устранение неполадок от отдела производства
рекламы(
6
5
X
)
Денежные средства на оплату комплектующих (
6
6
X
)
Информация для размещения на сайте(
6
7
X
)
Распоряжения о покупке нового оборудования(
6
8
X
)
7) Финансовый отдел
Договор на разработку рекламной компании(
7
5
X
)
Информация о количестве работников (
7
6
X
)
Рекомендации по использованию финансовых ресурсов (
7
7
X
)
Авансовые отчеты(
7
8
X
)
II) Выходы
1) Отдел продаж
Содержание заказа на производство рекламной продукции(
1
4
Y
)
Договор на разработку рекламной компании (
1
5
Y
)
Отчет о проделанной работе в отдел планирования (
1
6
Y
)
Содержание заказа на медиаразмещение(
1
7
Y
)
2) Отдел исследования и планирования
План работы на следующий отчетный период (
2
4
Y
)
Запрос на поиск новых сотрудников(
2
5
Y
)
Рекомендации по использованию финансовых ресурсов (
2
6
Y
)
Распоряжения о покупке нового оборудования(
2
7
Y
)
Рекомендации по изменению плана(
2
8
Y
)
3) Отдел медиапланирования
Авансовые отчеты (
3
4
Y
)
Требования к новым сотрудникам(
3
5
Y
)
Рекомендации по разработке рекламного продукта(
3
6
Y
)
Результаты медиаразмещения(
3
7
Y
)
4) Отдел производства рекламы
Заявка на устранение неполадок в IT-отдел(
4
4
Y
)
Отчет о проделанной работе в отдел планирования (
4
5
Y
)
Рекламный продукт, планируемый к размещению в СМИ
(
4
6
Y
)
Эскиз рекламного продукта для предоставления
заказчику(
4
7
Y
)
5) Отдел кадров
Информация о количестве работников(
5
4
Y
)
Информация о психологическом климате в коллективе(
5
5
Y
)
Информация о соответствии работников должностям(
5
6
Y
)
Информация для размещения на сайте(
5
7
Y
)
6) IT – отдел
Программные разработки(
6
4
Y
)
Руководство по совместному использованию базы
клиентов(
6
5
Y
)
Расходные материалы для копировальной техники(
6
6
Y
)
Рекламная продукция в измененном формате(
6
7
Y
)
7) Финансовый отдел
Денежные средства на оплату комплектующих(
7
5
Y
)
Запрос в отдел производства о количестве продукции
изготовленной в отчетном периоде(
7
6
Y
)
Возврат предоплаты(
7
7
Y
)
Денежные средства на оплату размещения(
7
8
Y
)
1
1
Y
1
2
Y
1
3
Y
1
4
Y
1
5
Y
1
6
Y
1
7
Y
2
1
Y
2
2
Y
2
3
Y
2
4
Y
2
5
Y
2
6
Y
2
7
Y
2
8
Y
3
1
Y
3
2
Y
3
3
Y
3
4
Y
3
5
Y
3
6
Y
3
7
Y
4
1
Y
4
2
Y
4
3
Y
4
4
Y
4
5
Y
4
6
Y
4
7
Y
5
1
Y
5
2
Y
5
3
Y
5
4
Y
5
5
Y
5
6
Y
5
7
Y
6
1
Y
6
2
Y
6
3
Y
6
4
Y
6
5
Y
6
6
Y
6
7
Y
7
1
Y
7
2
Y
7
3
Y
7
4
Y
7
5
Y
7
6
Y
7
7
Y
7
8
Y
1
1
X
1
2
X
1
3
X
1
4
X
1
5
X
1
1
6
X
1
1
7
X
1
1
8
X
1
2
1
X
2
2
X
2
3
X
2
4
X
2
5
X
1
2
6
X
1
2
7
X
1
2
8
X
1
2
9
X
1
3
1
X
3
2
X
3
3
X
3
4
X
3
5
X
1
3
6
X
1
3
7
X
1
3
8
X
1
3
9
X
1
4
1
X
4
2
X
4
3
X
4
4
X
1
4
5
X
1
4
6
X
1
4
7
X
1
5
1
X
5
2
X
5
3
X
5
4
X
1
5
5
X
1
5
6
X
1
6
1
X
6
2
X
6
3
X
6
4
X
6
5
X
1
6
6
X
1
6
7
X
1
6
8
X
1
7
1
X
7
2
X
7
3
X
7
4
X
7
5
X
1
7
6
X
1
7
7
X
1
7
8
X
1