Контрольная работа - Технология изготовления документа

Подождите немного. Документ загружается.

Содержание

Задание 2. Вопрос №20 Технология изготовления документа.

ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………..…23

1. Общие положения и понятия документирования……………………25

2. Современные технические средства используемые для создания и

обработки

документов……………………………………………………...27

3. Способы и средства изменения, тиражирования и физической

обработки

документов…………………………………………………………30

4.Средства телекоммуникаций…………………………………….………34

5. Мобильная связь………………………………………………..……….36

6. Факсимильная связь……………………………………………..………39

7. Модемная связь……………………………………………………..…...43

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………..……..47

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ..48

ВВЕДЕНИЕ

Документированная информация составляет основу управления, его

эффективность в значительной степени базируется на производстве и

потреблении информации. В современном обществе информация стала

полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и

политической жизни общества. Качество информации определяет

качество управления, поскольку информация, как кровеносная система,

пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим

потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей

организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве.

Документы и документная информация лежат в основе управленческих

решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают

юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Высокую степень актуальности имеет в настоящее время именно

документированная информация. Современное состояние

документальной среды обусловлено не только социально-

экономическими преобразованиями, но и развитием информационных

технологий. Большое значение в современном управлении приобретают

компьютерные технологии и средства. Они обеспечивают на базе

действующего законодательства и других правовых норм оперативность

фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации,

надежность ее хранения, удаленный доступ, предоставление

информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с

учетом психологических и эргономических требований.

Документирование информации позволяет зафиксировать ее на

определенном носителе, придать ей необходимую организационную

форму, удостоверить подлинность и юридическую силу, снабдить

необходимыми реквизитами для ее идентификации в целях поиска и

использования, а также осуществить полноценную информационную

поддержку управленческих процессов и накопить информационный

ресурс в целях развития организации и сохранения индивидуальной

памяти о ней во времени и пространстве. Исходя из этого, изучение

документа как формы организации и представления информации в

процессах управления имеет важное самостоятельное научное и

практическое значение.

Открывшийся доступ к мировым информационным ресурсам, переход

на электронные документирование, хранение и передачу документов, то

есть переход на принципиально новые способы организации

информации и доступа к ней, ставят перед документоведением,

архивоведением, документалистикой и другими научными

дисциплинами, имеющими в качестве объекта исследования документ,

принципиально новые научные и прикладные проблемы.

1. Общие положения и понятия документирования.

Документирование H - это создание документа с использованием

различных методов, способов и средств фиксирования информации на

материальном носителе.

Метод документированияH- это прием или совокупность приемов

фиксирования информации на материальном носителе с помощью

знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).

Способ документированияH- это действие или совокупность

действий, применяемых при записи информации на материальном

носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование,

фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной

и другие способы документирования).

Средство документированияH- это предмет (орудие) или

совокупность приспособлений (оборудование, инструменты),

используемых для создания документа (ручные, механизированные и

автоматизированные приспособления).

Методами документирования определяется специфика знаковой

системы записи информации на носителе. Способы, средства и

инструменты создания документа в своей совокупности являются

основой видового многообразия документов.

Непременным условием процесса документирования является

кодирование информации.HКодирование информацииH- это специально

выработанная система приемов (правил) фиксирования информации.

Основными атрибутами кодирования являются код, знак, язык, с

помощью которых информация фиксируется и передается в

пространстве и времени.

КодH- это набор знаков, упорядоченных в соответствии с

определенными правилами того или иного языка, для передачи

информации.

ЗнакH- это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква,

цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом.

ЯзыкH- это сложная система символов, каждый из которых имеет

определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и

соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в

процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные

по своему содержанию сообщения.

Код, знак и язык позволяют передавать информацию в

символическом виде, удобном для ее кодирования и декодирования.

Системе кодирования информации свойственны следующие

отличительные черты:

а) код должен хорошо восприниматься, воспроизводиться и

передаваться. Этим определяются особенности его формы -

неизменность, однотипность и определенность;

б) код должен быть однозначным, понятным всем участникам

коммуникационного процесса. С этой целью разрабатывается система

правил, которая позволяет кодировать и декодировать информацию;

в) кодов существует гораздо больше, чем материальных носителей.

Различают следующие виды кодов: алфавитный - система букв,

цифровой - система цифр, алфавитно-цифровой - смешанная система

алфавитных и цифровых кодов, рельефно-точечный - система выпуклых

точек (шифр Брайля), матричный - система углублений или отверстий и

другие. Используя в качестве кода буквы, можно фиксировать слова на

разных языках, следовательно, использовать разные коды;

г) выбор кода зависит от материального носителя. Бумажным

материальным носителям соответствуют различные варианты

графического изображения кодов. Волновая природа материального

носителя определяет такой способ кодирования, который базируется на

изменении длины волн;

д) информация не зависит от выбранного кода, т.к. одно и то же

сообщение может быть передано на разных языках, различными

знаками. Сообщение, переданное по телетайпу с помощью

электромагнитных волн, может быть преобразовано в текст;

е) чем короче код, тем длиннее текст. Существуют письменности, у

которых код огромен. Например, китайские иероглифы. У нас тоже есть

иероглифы. Но иероглифические тексты, в сравнении с текстами других

систем письма, кратки. Например, если написать буквами номер сорок

пять - понадобится 14 букв, а если иероглифами, то нужно три знака №

45. Однако если бы для каждого слова имелся иероглиф, то код был бы,

как в китайском письме, многотысячным.

Выработка коротких кодов - важная задача. Примером создания

языка с коротким кодом, то есть с ограниченным словарем, является

Бейсик (Basic English (British American Scientific International Commercial

English) -британско-американский научный интернациональный

коммерческий английский язык). Создал этот язык английский философ

Огден в 1920-х годах. Было отобрано 850 крупнейших слов, грамматика

ограничена самыми необходимыми конструкциями.

2. Современные технические средства используемые для

создания и обработки документов

Средства, используемые для создания и обработки документов

являются в свою очередь средствами обработки информации, их можно

разделить на две большие группы. Это основные и вспомогательные

средства.

Вспомогательные средства – это оборудование, обеспечивающее

работоспособность основных средств, а также оборудование,

облегчающее и делающее управленческий труд комфортнее. К

вспомогательным средствам обработки информации относятся средства

оргтехники и ремонтно-профилактические средства. Оргтехника

представлена весьма широкой номенклатурой средств, от канцелярских

товаров, до средств доставления, размножения, хранения, поиска и

уничтожения основных данных, средств административно

производственной связи и так далее, что делает работу управленца

удобной и комфортной.

Основные средства – это орудия труда по автоматизированной

обработке информации. Известно, что для управления теми или иными

процессами необходима определенная управленческая информация,

характеризующая состояния и параметры технологических процессов,

количественные, стоимостные и трудовые показатели производства,

снабжения, сбыта, финансовой деятельности и т.п. К основным

средствам технической обработки относятся: средства регистрации и

сбора информации, средства приема и передачи данных, средства

подготовки данных, средства ввода, средства обработки информации и

средства отображения информации. Ниже, все эти средства рассмотрены

подробно.

 Получение первичной информации и регистрация является

одним из трудоемких процессов. Поэтому широко применяются

устройства для механизированного и автоматизированного

измерения, сбора и регистрации данных. Номенклатура этих средств

весьма обширна. К ним относят: электронные весы, разнообразные

счетчики, табло, расходомеры, кассовые аппараты, машинки для счета

банкнот, банкоматы и многое другое. Сюда же относят различные

регистраторы производства, предназначенные для оформления и

фиксации сведений о хозяйственных операциях на машинных

носителях.

 Средства приема и передачи информации. Под передачей

информации понимается процесс пересылки данных (сообщений) от

одного устройства к другому. Взаимодействующая совокупность

объектов, образуемые устройства передачи и обработки данных,

называется сетью. Объединяют устройства, предназначенные для

передачи и приема информации. Они обеспечивают обмен информацией

между местом её возникновения и местом её обработки. Структура

средств и методов передачи данных определяется расположением

источников информации и средств обработки данных, объемами и

временем на передачу данных, типами линий связи и другими

факторами. Средства передачи данных представлены абонентскими

пунктами (АП), аппаратурой передачи, модемами, мультиплексорами.

 Средства подготовки данных представлены устройствами

подготовки информации на машинных носителях, устройства для

передачи информации с документов на носители, включающие

устройства ЭВМ. Эти устройства могут осуществлять сортировку и

корректирование.

 Средства ввода служат для восприятия данных с машинных

носителей и ввода информации в компьютерные системы

 Средства обработки информации играют важнейшую роль

в комплексе технических средств обработки информации. К средствам

обработки можно отнести компьютеры, которые в свою очередь

разделим на четыре класса: микро, малые (мини); большие и суперЭВМ.

Микро ЭВМ бывают двух видов: универсальные и специализированные.

И универсальные и специализированные могут быть как

многопользовательскими - мощные ЭВМ, оборудованные несколькими

терминалами и функционирующие в режиме разделения времени

(серверы), так и однопользовательскими (рабочие станции), которые

специализируются на выполнении одного вида работ.

Малые ЭВМ – работают в режиме разделения времени и в

многозадачном режиме. Их положительной стороной является

надежность и простота в эксплуатации.

Большие ЭВМ – (мейнфермы) характеризуются большим объемом

памяти, высокой отказоустойчивостью и производительностью. Также

характеризуется высокой надежностью и защитой данных;

возможностью подключения большого числа пользователей.

Супер-ЭВМ – это мощные многопроцессорные ЭВМ с

быстродействием 40 млрд. операций в секунду.

Сервер - компьютер, выделенный для обработки запросов от всех

станций сети и представляющий этим станциям доступ к системным

ресурсам и распределяющий эти ресурсы. Универсальный сервер

называется - сервер-приложение. Мощные серверы можно отнести к

малым и большим ЭВМ. Сейчас лидером являются серверы Маршалл, а

также существуют серверы Cray (64 процессора).

 Средства отображения информации используют для

вывода результатов вычисления, справочных данных и программ на

машинные носители, печать, экран и так далее. К устройствам вывода

можно отнести мониторы, принтеры и плоттеры.

Монитор – это устройство, предназначенное для отображения

информации, вводимой пользователем с клавиатуры или выводимой

компьютером.

Принтер – это устройство вывода на бумажный носитель

текстовой и графической информации.

Плоттер – это устройство вывода чертежей и схем больших

форматов на бумагу.

3. Способы и средства изменения, тиражирования и физической

обработки документов

В связи с повсеместным использованием средств изменения,

тиражирования и физической обработки документов непосредственно в

сфере управления, в различных офисах и организациях, такие средства

стали называть «офисная организационная техника» (оргтехника) -