Контрольная работа - Таможенное делопроизводство и корреспонденция

Подождите немного. Документ загружается.

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение………………………………………………………………………………………….3

1. Обзор нормативно-правовых актов………………………………………………………….5

2. Выписка из номенклатуры дел с примерами по каждому из признаков заведения дел….7

3. Документы оформленные с нарушением ГОСТа Р 6.30-2003 и исправленные документы

на основе этого ГОСТа…………………………………………………………………………..9

Список использованных источников………………………………………………………….10

Приложение 1…………………………………………………………………………….……..11

Приложение 2…………………………………………………………………………………...12

Приложение 3…………………………………………………………………………………...13

Приложение 4…………………………………………………………………………………...14

Приложение 5…………………………………………………………………………………...15

Приложение 6…………………………………………………………………………………...16

Введение

Организация работы с документами – это задача делопроизводства. По

определению делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это

отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с

официальными документами.

Из определения следует, что в делопроизводстве выделяется два достаточно

самостоятельных аспекта: создание документов и организация работы с

документами.:Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой

документов, их составлением и оформлением, вторая – работу с уже созданными

документами. Но если в создании документов заняты практически все сотрудники, то

организация работы с документами – это задача службы документационного обеспечения

(секретаря) организации, включая сотрудников, отвечающих за работу с документами в

подразделениях.

Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее

организационно-правовой формы, характера и направлений деятельности, хотя бы

потому, что любая деятельность должна документироваться. Другое дело, что далеко не в

каждой организации делопроизводство организовано – есть множество организаций, где, в

лучшем случае один человек, секретарь, ведет работу с документами, а сама работа с

документами чаще всего ограничивается регистрацией входящей и исходящей

корреспонденции и передачей ее руководству и исполнителям.

Документооборот — это движение документов с момента их получения или

создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Различают три основных потока документации:

- документы, поступающие из других организаций (входящие);

- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

- документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в

управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение;

- регистрацию;

- рассмотрение руководством;

- передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть

представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением

(канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником,

(секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные

документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии

приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с

соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту

можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не

вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес

общественных организаций.

В документационном обеспечении организация документооборота – один из

важнейших участков деятельности.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами

Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по

определенным правилам.

1. Обзор нормативно-правовых актов

Нормативно-правовой акт - закон, кодекс, постановление, инструкция и другое

властное предписание государственных органов, которое устанавливает, изменяет или

отменяет нормы права. Предписания нормативно-правовых актов носят общий характер и

направлены на регулирование определенного вида общественных отношений. В РФ и

европейских государствах нормативно-правовой акт является основным источником

права.

Нормативно-правовые акты как источники права имеют определенные

организационно-технические и иные преимущества перед другими источниками права.

Они проявляются, во-первых, в том, что издающие их государственные органы имеют

гораздо большие координационные возможности, чем все иные нормотворческие

институты для выявления и отражения в праве не только групповых, классовых,

индивидуальных, но и общих интересов. Во-вторых, что в силу четких требований,

традиционно сложившихся правил изложения своего содержания нормативно-правовой

акт считается лучшим способом оформления устоявшихся норм. И, в-третьих, что

нормативно-правовой акт в силу своей четкости и определенности более легок "в

обращении", чем другие формы права. На него, как подмечают теоретики и практики,

легко ссылаться при разрешении дел, вносить необходимые коррективы, контролировать

его исполнение.

Нормативно-правовым актам присущ ряд особенностей. Они, во-первых, имеют

государственный характер. Государство наделяет органы, организации, должностных лиц

правом готовить и принимать нормативно-правовые акты, т.е. правотворческой

компетенцией. Оно же обеспечивает и реализацию принятых нормативно-правовых актов,

включая и принудительное воздействие на лиц, уклоняющихся от их исполнения.

Государственным характером нормативно-правовые акты отличаются от нормативных

актов общественных организаций (уставы партий, общественно-политических движений).

Во-вторых, нормативно-правовые акты принимаются не всеми, а строго определенными

субъектами, специально уполномоченными на то государством. При этом каждый субъект

правотворческой деятельности связан рамками своей компетенции. Министр, например,

может издать нормативный приказ, но не уполномочен на принятие указа или

постановления. В-третьих, указанные акты принимаются с соблюдением определенной

процедуры (особенно это относится к законодательным актам), а также требований к

содержанию и форме и представляют собой акт-документ. В-четвертых, они имеют

временные, пространственные и субъектные пределы действия. В-пятых, всегда содержат

юридические нормы.

В отличие от других источников (форм) права нормативно-правовой акт обладает

следующим признаком. Нормативно-правовой акт создается в результате правотворческой

деятельности компетентных органов государства или всенародным волеизъявлением

(референдумом). Правотворческая деятельность представляет собой такую

государственную деятельность, которая состоит в издании норм права, а также в

совершенствовании и отмене устаревших правовых норм.

Как правило, правовой акт оформляется в письменном виде. В некоторых случаях

он может излагаться в устной форме, которая обычно протоколируется (удаление

свидетелей из зала судебного заседания, вызов понятых), либо в форме официальных

знаков (жесты регулировщика и др.).

Нормативно-правовой акт оформляется в виде официального государственного

документа, который имеет обязательные атрибуты: название акта (закон, указ,

постановление); наименование органа, принявшего акт (парламент, президент,

правительство, местный орган власти). В нормативных актах нормы права группируются

по определенным структурным образованиям: разделам, главам, статьям (например, в

Гражданском кодексе: раздел "Обязательственное право", глава "Исполнение

обязательств", статья "Досрочное исполнение обязательства").

2. Выписка из номенклатуры дел с примерами по каждому из

признаков заведения дел

Фундаментальным ведомственным сводом правил по делопроизводству в таможне

является приказ ФТС России № 160 от 18.10.2004 г. «О типовой инструкции по

делопроизводству и работе архива в таможенных органах».

Пунктом 9 (Организация документов в делопроизводстве) приказа определяется:

составление, согласование, формирование и хранение номенклатуры дел.

«Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел,

заводимых в делопроизводстве таможенного органа, с указанием сроков их хранения,

оформленный в установленном порядке».

Индекс

дела

Заголовок дела (тома, части) Количество дел

(томов, частей)

Срок хранения

дела и номера

статей по

перечню

Признаки

1 2 3 4 5

24-01 Положение об отделе. Копии.

ДМН

ст.16

Предметно-

вопросный

24-02

Должностные инструкции

сотрудников отдела. Копии.

ДМН

ст. 35

Предметно-

вопросный

24-03

Технологические схемы

организации работы отдела.

Копии.

ДМН

ст.268

Номинальный

24-05

Приказы, распоряжения с

грифом «ДСП». Копии

ДМН

ст.6 а

Номинальный

24-07

Приказы, распоряжения,

инструкции, письма ФТС РФ и

ЦТУ по вопросам касающимся

работы отделения. Копии.

ДМН

ст.6 а

Корреспондентский

24-04

Приказы, распоряжения,

письма ФТС России. Копии

ДМН

ст.6 а

Корреспондент-

ский

24-09

Статистические отчеты по

оперативной работе отдела

(еженедельные, ежемесячные,

квартальные, полугодовые,

годовые)

Постоянно

ст.199а

Хронологический

24-13

Документы (письма, рапорты,

справки, доклады, сл. записки)

по внутренним вопросам

таможни

5 лет ЭПК ст.12

ст.43, ст. 40

Номинальный,

авторский

3. Документы оформленные с нарушением ГОСТа Р 6.30-2003 и

исправленные документы на основе этого ГОСТа

В качестве первого примера, я взяла приказ по основной деятельности (Приложение

1). В нем обнаружено некоторое количество нарушений ГОСТа:

- нарушение п.3.10 п.3 вид документа должен «соответствовать видам документов,

предусмотренным ОКУД (класс 0200000)». Приложением №Б «Образцы бланков

документов» в расположении реквизитов предусмотрено расположение под названием

вида документа место составления или издания документа (номер реквизита №14);

- не соблюдены размеры поля документа (в нарушении п.п.4.1 п.4 ГОСТа), они не

соответствуют установленным границам: 20 мм; 10 мм; 20 мм; 20 мм);

- нарушение п.3.27 п.3 отсутствует отметка об исполнителе;

Исправленный на основании ГОСТа приказ по основной деятельности приведён в

Приложении 2.

В качестве второго примера, я взяла служебную записку (Приложение 3). В ней

нарушены требования ГОСТа к оформлению документа. В частности:

-нарушен п.п. 3.13 п.3, отсутствует регистрационный номер и дата документа, на который

даётся ответ;

- нарушен п.п 3.11 п.3, день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр,

разделёнными точкой;

- нарушен п.п.3.22 п.3, состав реквизита «Подпись» подразумевает наименование

должности лица, подписавшего документ и его специального звания. В служебной

записке – только наименование должности;

Образец правильно оформленной служебной записки приведён в Приложении 4.

В третьем примере, я рассмотрела распоряжение (Приложение 5). В нем также

содержится некоторый ряд нарушений ГОСТа:

-нарушение п.п.3.22 п.3 неполный состав реквизита «Подпись» (отсутствует

специальное таможенное звание);

- нарушение п.3.10 п.3 вид документа должен «соответствовать видам документов,

предусмотренным ОКУД (класс 0200000)». Приложением №Б «Образцы бланков

документов» в расположении реквизитов предусмотрено расположение под названием

вида документа место составления или издания документа (номер реквизита №14). В

Распоряжении этот реквизит отсутствует.

Пример исправленного распоряжения приведён в приложении 6.

Список использованных источников

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной

документации. Требования к оформлению документов.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.:

ИПК Издательство стандартов, 1998.

3. Белов А.Н., Белов А.А Делопроизводство и документооборот: Учеб. пособие. – М.:

Эксмо, 2007.

4. Организация работы с документами: Учеб./Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд.,

перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003.