Контрольная работа. Разработка стратегии ведения деловой беседы
Подождите немного. Документ загружается.
Содержание.
1. Введение. Стр. 3
2. Разработка стратегии. Стр. 4
3. Вступительная часть. Стр. 6 -10
4. Завершение деловой беседы. Стр.11
5. Заключение. Стр. 12
6. Литература. Стр.13
Введение.
Деловая беседа реализует стремление одного человека или группы
людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой- либо
ситуации или установит новые отношения между участниками беседы.
Деловая беседа представляет собой устный контакт между собеседниками,
которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций или
стран для их проведения, разрешения конкретных проблем.
Деловые беседы реализуют следующие функции:
- поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий;
- обмен информацией;
- контроль начатых мероприятий;
- взаимное общение работников из одной среды;
- поиск и оперативную разработку рабочих идей и замыслов;
- поддержание деловых контактов на уровне предприятий, фирм,
отраслей, стран:
Целью нашей работы является разработка стратегии проведения
деловой беседы, начало проведения и завершение деловой беседы, с
максимальной выгодой для оппонентов.
Разработка стратегии проведения деловой беседы.
Подготовка к деловой беседе, особенно по спорным и деликатным
вопросам (решение конфликта, торговые переговоры, экономические и
политические соглашения, сделки и т.п.), является трудным и ответственным
делом. Она включает:
- составление плана беседы на основе установления её основных задач;
- поиск подходящих путей решения этих задач;
- анализ внешних и внутренних возможностей осуществления плана
беседы; - прогноз возможного исхода беседы;
- сбор необходимой информации о будущем собеседнике;
- отбор наиболее веских аргументов для защиты своей позиции;
- выбор наиболее подходящей стратегии и тактики общения(давление,
манипуляции, просьбы помощи, сотрудничество).
В ожидании встречи следует проверить свою готовность к ней, задав
себе вопросы:
- какую главную цель я ставлю перед собой в беседе?
- удивился ли собеседник, когда я предложил ему встретиться? Проявил
ли недовольство?
- могу ли я обойтись без этого разговора?
- готов ли к обсуждению предполагаемой темы мой собеседник?
- уверен ли я в благополучном исходе разговора?
- какие объективные и субъективные препятствия можно ожидать?
- какой исход устраивает меня, его, обоих?
- если беседа зайдет в тупик, стоит ли пойти на компромисс?
- какие приемы воздействия на собеседника я буду использовать в
беседе: ссылки на авторитетные мнения, на опыт других учреждений, на
крайнюю важность решаемого вопроса…
- какие вопросы я буду задавать, и какие будут заданы мне?
- как я буду вести себя, если мой собеседник:
а) во всем со мной согласится;
б) решительно возразит, перейдет на повышенный тон;
в) не отреагирует на мои доводы;
г) выскажет недоверие к моим словам.
Шансы на успешный исход деловой встречи возрастут, если
придерживаться следующих рекомендаций:
-подготовьте первый вопрос так, чтобы он был коротким, интересным,
но не дискуссионным;
- добивайтесь краткости в изложении мыслей, даже если требуется
начать издалека;
- обосновывайте свои суждения, чем убедительнее доказательства, тем
быстрее согласится с вами оппонент;
- не употребляйте слов с двойным значением и тем более фраз, которые
можно неверно истолковать.
Вступительная часть деловой беседы.
Начало беседы включает встречу и вступление в контакт. Тип
контакта («сверху», «снизу», «наравне», дружелюбно, нейтрально,
агрессивно) устанавливается еще до первых слов, в зависимости от того, как
вошёл человек, каковы его поза, взгляд, интонация первой фразы…
Соответственно «встреча гостя» может осуществляться по разному: от
подхода к человеку, до легкого подъема подбородка, кивка или полного
игнорирования вошедшего.
И приветствием может быть как улыбка, кивок, рукопожатие, так и
подчеркнуто недовольный вид. Все эти невербальные нюансы вступления в
контакт во многом прогнозируют дальнейшее взаимодействие собеседников.
Эффективность взаимодействия в процессе управленческого общения
связана с теми позициями, которые занимают общающиеся. Оказать помощь
в выборе рациональных позиций в общении может теория трансактного
анализа , предложенного американским психиатром Берном. Берн пришел к
идее сложного строения личности, наличия в ее структуре трех состояний
«Я» «родитель», «взрослый» и «ребенок», обуславливающих характер
общения между людьми. Для оптимального функционирования личности,
для эффективного взаимодействия с окружающими, в личности должны быть
гармонично представлены в зависимости от ситуации общения все три
состояния «Я»
Каждый из общающихся занимает какую-то одну из трех позиций в
общении. Трансакция исходит из определенного состояния «я» одного
партнера по общению и направлены к определенному состоянию «Я»
другого партнера. Они являются открыто проявляющимся аспектом
социальных связей индивида. Одни трансакции приводят к оптимальному
взаимодействию, другие к конфликту….
Недопустимо «самоубийственное начало беседы»:
- неуверенность, обилие извинений;
- неуважение, пренебрежение к партнеру,
- фразы «нападения» которые вынуждают собеседника занять
оборонительную или агрессивную позицию (т.е. сразу создается барьер
между собеседниками)
Несколько первых фраз часто оказывают решающее воздействие на
желание или нежелание собеседника продолжать разговор или слушать
партнера.
Для начала беседы чаще всего используют четыре основных приема:
- метод снятия напряжения включает несколько приятных фраз
личного характера, может быть, лёгкую шутку, его цель - установить тесный
контакт;
- метод зацепки – это может быть необычный вопрос, сравнения,
личные впечатления, анекдот, краткое изложение проблемы;
- метод стимулирования воображения – постановка ряда вопросов,
которые должны рассматриваться в беседе, его цель – пробудить интерес к
беседе;
- метод прямого подхода: непосредственный переход к делу, без
вступления. Он подходит для кратковременных, не очень важных деловых
контактов.
Ясные, сжатые и содержательные вступительные фразы, обращение к
собеседнику по имени-отчеству, проявление уважения к его личности,
внимание к его интересам, обращение за советом в сочетании с собственным
достойным внешним видом, способствуют созданию для беседы
благоприятной атмосферы.
Постановка проблемы и передача информации – важный этап
беседы.
Постановка цели беседы может быть различной;
1. Цель может быть поставлена как проблема. В этом случае
ответственность за решение проблемы распределяется на обоих
собеседников.
2. Цель беседы может быть поставлена и как задание, задача. Не
только начальник, но порой и подчинённый может использовать этот подход.
Если цель беседы поставлена как задание, то тогда человек ответственен
лишь за выполнение задания, а будет ли тем самым решена сама проблема –
это его может и не волновать.
3. Порой в беседе осуществляется манипулирование
собеседником. Например, цель беседы поставлена внешне как проблема, но
сама проблемная ситуация описывается так, что подталкивает другого
человека к определённому, единственному решению, т.е. вроде бы
ответственность за решение проблемы разделяют двое, хотя способ решения
задан лишь одним человеком.
4. Встречается и «истерическая демонстрация проблемы», т.е.
ставится цель переложить на другого человека решение и ответственность за
решение проблемы.
Для успешной передачи информации и формирования требуемого
мнения собеседника важно, чтобы содержание вашей речи отвечало
следующим правилам;
- профессиональные знания дают высокую объективность,
достоверность и глубину изложения;
- ясность позволяет увязать факты и детали, избежать двусмысленности
и недосказанности;
- важна наглядность: максимальное использование наглядных пособий,
схем;
- повторение основных положений и мыслей способствует лучшему
восприятию и пониманию информации;
- элемент внезапности представляет собой продуманную, но
неожиданную и необычную для собеседника увязку информации и фактов;
- разумный объём информации позволит избежать вам занудливости,
которая вызывает у собеседника усталость, скуку, раздражение;
- определённая доля юмора, а порой и иронии может быть уместна, когда
нужно высказывать не очень приятные для собеседника соображения или
парировать его «выпады»;
-ритм беседы и изложения должен предусматривать своеобразные
«взлёты» и «спады», которые используются для передышки и осмысления
информации собеседниками, но к концу беседы полезно попытаться
повысить её интенсивность.
Фаза аргументации естественно переплетается с фазой передачи
информации, здесь формируется предварительное мнение, занимается
определённая позиция по данной проблеме как с вашей стороны, так и со
стороны собеседника.
Для фазы аргументации важно:
- оперировать ясными, точными, и убедительными понятиями, так как
убедительность можно легко «потопить» в море слов и аргументов, особенно
если они неясны и неточны.
- способ и темп аргументации должны соответствовать особенностям
темперамента собеседника. Не забывайте, что «излишняя убедительность»
вызывает отпор со стороны собеседника, особенно если у него «агрессивная
натура».
- избегать простого перечисления фактов, а вместо этого излагать
преимущества или последствия, вытекающие из этих фактов, интересующих
вашего собеседника.
Фаза опровержения доводов собеседника порой играет решающую
роль в беседе.
Если на ваши доводы последовали возражения оппонентов:
а) выслушивайте сразу несколько возражений, собеседник раздражается,
если его перебивают, да ещё на самом главном;
б) не спешите с ответом, пока не поймёте суть возражения;
в) выясните, действительно ли возражения вызваны разными точками
зрения или, может быть, вы неточно сформулировали суть вопроса;
г) вопросы задавайте так, чтобы собеседник оказался перед
необходимостью выбора между двумя вариантами ответа.
Наиболее велики шансы на благоприятный исход беседы в том случае,
если партнёры владеют навыками слушания и анализируют различные точки
зрения.
Завершение деловой беседы
Поиск оптимального или приемлемого решения, а затем принятия
окончательного решения может проходить в духе сотрудничества,
равноправия и взаимной ответственности, либо в форме авторитарного
принятия решения одним из партнёров и добровольного либо вынужденного
согласия, подчинения другого собеседника.
Не проявляйте неуверенности в фазе принятия решения. Если вы
колеблетесь в момент принятия решения, то не удивляйтесь, если начнёт
колебаться и собеседник.
Сохраняйте спокойствие, умение анализировать. Всегда оставляйте в
запасе один сильный аргумент, подтверждающий ваш тезис, на тот случай,
если собеседник в момент принятия решения начнёт колебаться.
Помните, что с помощью полуправды и «тонких манипуляций» можно
вынудить собеседника на какое-то решение, но нельзя создать корректных
деловых отношений.
Фиксация договорённости и выход из контакта – заключительный
«аккорд» беседы. Итоги беседы должны быть резюмированы, полезно даже
сделать записи о сути решения в рабочий блокнот в присутствии партнёра.
Полезно установить конкретные сроки, способ информирования друг друга о
результатах намеченных действий. Поблагодарите собеседника, поздравьте с
достигнутым решением. Выход из контакта осуществляется вначале
невербально – изменяется поза, человек отводит глаза, встаёт – и завершается
прощанием « до свидания», «до встречи», «успеха» и т.п.
Анализ итогов и хода встречи позволяет осознать допущенные
просчёты, накопить полезный опыт, наметить дальнейшую тактику общения.
Заключение.
В ходе контрольной работы мы рассмотрели поставленную перед нами
задачу по разработке стратегии ведения деловой беседы, проанализировали
поиск новых направлений . обмена информации, разработку рабочих идей и
замыслов, осмыслили потребность в ведении деловых встреч, с целью
поддержания деловых контактов, расширения сфер влияния своего бизнеса.
Поставленная перед нами задача рассмотрена и решена в полном объеме.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:
1. Кузнецов И.Н. Деловое общение: Учебное пособие
3-е изд. – 2009г.
2. Зарецкая Е.Н. Деловое общение в 2-х томах, 1-ый том – 2008г.
3. Шевчук Д.А. Деловое общение. Ростов-на-Дону «Феликс» 2008г.
4. Мирошниченко А.А. бизнес-коммуникации: Мастерство делового
общения: практ. руководство. М «Мир» 2008г.
5. Скоромная Ю.Е. Тренинг делового профессионального общения. М
«Мир» 2009г.