Контрольная работа - Оформление реквизитов, штатная документация

Подождите немного. Документ загружается.

1. Требования к оформлению реквизитов на поле углового

штампа и расчет поля штампа.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления

официального документа.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении

организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом

Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная

система организационно-распорядительной документации. Требования к

оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает

требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и

выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении

бланков документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые

используются при подготовке и оформлении организационно-

распорядительных документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки

на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями

создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме

данного документа, способом документирования.

При угловом расположении (угловые бланки) реквизиты "Наименование

организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке

размещаются в верхнем левом угле – на поле углового штампа.

На поле углового штампа реквизиты "Наименование организации" (08),

"Справочные данные об организации" (09), "Наименование вида документа"

(10), "Место составления или издания документа" (14), ограничительные

отметки для реквизитов "Дата документа" (11), "Регистрационный номер

документа" (12), "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" (13)

в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из

способов:

 центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно

удалены от границ зоны расположения реквизитов);

 флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы

зоны расположения реквизитов).

Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и

экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае

правая сторона верхней части листа может быть использована для

размещения реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения документа",

резолюций, отметок о рассылке и др.

Примеры оформления углового бланка приводятся в документах:

- ГОСТ РF6.30-2003 "Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной

документации. Требования к оформлению документов"

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах

исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и

массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536

(приложения № 12, 13, 14, 17, 18).

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4

углового бланка (размеры указаны в миллиметрах)

2. Документация по штатному составу.

В состав документации по штатному составу входят различные виды

документов:

- организационные (штатное расписание, должностная инструкция,

правила внутреннего распорядка и т.д.);

- распорядительные (приказы по личному составу);

- информационно-справочные (докладные и объяснительные записки,

справки, акты и др.);

- документы, имеющие юридическую силу (трудовые контракты,

трудовые книжки, личные листки по учету кадров, учетные карточки (форма

Т-2) и т.п.

Все эти документы необходимо тщательно готовить, правильно

оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.

Штатное расписание – организационно-распорядительный документ,

содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с

указанием количества одноименных должностей и размеров должностных

окладов. Утверждается собственником предприятия, руководителем или

вышестоящим органом.

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного

состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом

(Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных

подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с

указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях

регламентации организационно-правового положения работника, его

обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его

эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые

предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя

подразделения, деятельность которого регламентирует положение о

подразделении.

Должностные инструкции разрабатываются на основе

Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов

и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа

1998 г. № 37).

Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности

граждан. Прием на постоянную работу без трудовой книжки не разрешается.

На лиц, поступающих на работу впервые, заводится трудовая книжка не

позднее недельного срока начала их работы. Первое заполнение книжки

должно происходить в присутствии работника на основании представленных

документов: паспорта, справки о последнем занятии, документов об

образовании (профессии, специальности).

На титульный лист трудовой книжки вносят сведения о работнике:

- фамилия, имя и отчество (указывают полностью, без сокращений);

- дата рождения (указывают на основании паспорта или свидетельства о

рождении. Она содержит число, месяц и год. Например: 21 февраля 1965г.;

- сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее) и

сведения о профессии, специальности (указываются на основании аттестата,

диплома, удостоверения, сертификата).

На этом же листе, после указания даты заполнения трудовой книжки,

работник личной подписью заверяет правильность внесенной информации.

Титульный лист подписывает должностное лицо, выдавшее трудовую

книжку, на ней ставится печать организации.

На следующих страницах трудовой книжки указываются сведения о

работе. Начинают запись с наименования организации, оформленного в виде

заголовка, написанного от руки или проставленного с помощью

специального штампа. Затем заполняются графы таблицы:

графа № 1 - номер записи;

графа № 2 - дата (число, месяц, год начала действия приказа по личному

составу);

графа № 3 - сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу,

об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона);

графа № 4 - на основании чего внесена запись (документ, его дата и

номер).

Личная карточка (форма Т-2) заводится после подписания приказа по

личному составу на работников, принятых на постоянную или временную

работу. Ее заполняет работник отдела кадров организации в одном

экземпляре на основании представленных документов: паспорта (или

свидетельства о рождении), трудовой книжки, военного билета, документов,

подтверждающих образование, квалификацию.

Унифицированная форма личной карточки состоит из следующих

разделов:

1.Общие сведения;

2. Сведения о воинском учете;

3. Назначения и перемещения;

4. Отпуска;

5. Дополнительные сведения;

6. Дата и причина увольнения.

3.Оформление личных дел работника. Форма внутренней описи

дела.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих сведения о

сотруднике и его трудовом стаже. Личное дело формируется в отдельной

папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации

персональных данных.

Обычно в личное дело включаются следующие документы:

 внутренняя опись документов дела;

 личный листок (анкета) по учету кадров;

 дополнение к личному листку по учету кадров;

 автобиография;

 копии документов об образовании;

 характеристики и рекомендательные письма;

 личные заявления работника;

 трудовой договор;

 копии приказов по личному составу, касающиеся данного

работника;

 аттестационные листы;

 отзывы должностных лиц о работнике;

 справки о состоянии здоровья;

 фотографии;

 другие документы, нахождение которых в личном деле будет

признано целесообразным;

 лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в

архив).

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие

процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же

после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой

деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним,

завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о

расторжении трудового договора.

Внутренняя опись документов сразу вкладывается в дело и заполняется

по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное

хранение на описи оформляется итоговая запись, в которой указывается,

сколько всего документов находится в деле и из скольких листов состоит

дело. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах

документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом

сами листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. Документы в

личном деле располагаются в хронологическом порядке, поэтому вначале во

внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или

оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее - в

хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Внутренняя

опись подписывается должностным лицом, составившим ее (отвечающим за

ее составление).

Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он

выполняет ту же функцию, что и анкета приема на работу (отражает

основные персональные и биографические сведения о сотруднике), но

составляется, как правило, уже после того, как сотрудник принят на работу.

Анкета же заполняется соискателем до приема на работу и включается в

личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником

фирмы. В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один

из этих двух документов. В личный листок вклеивается фотография

сотрудника размером 4х6. Заполняется листок без сокращений самим

сотрудником, который после заполнения формы ставит личную подпись и

дату, подтверждая достоверность указанных сведений.

Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые

произошли после заполнения личного листка, нужно составить дополнение к

личному листку по учету кадров.