Контрольная работа-Обзор отечественной литературы 1960-1970-х гг. по вопросам делопроизводства
Подождите немного. Документ загружается.
ВВЕДЕНИЕ
Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы
восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на
второй план вопросы документационного обеспечения управления.
Особо актуальной является проблема нового документационного
обеспечения, совершенствования применяемых документов.
Для решения этой проблемы существует необходимость в периодической
разработке новой литературы, включающая в себя усовершенствовавшую
информацию по вопросам делопроизводства.
Что касается литературы 1960-1970-х гг., можно отметить, что много
материала по этой теме содержится в таких книгах, как «История
делопроизводства и секретарского дела» БеловаВ.К., «История развития
нормативно-методической базы ДОУ» Варламова Н.Б. Также много
познавательного и нужного находятся и в произведениях таких известных
авторов, как Кузнецова Т.В. «Документоведение», Степанов Е.А., Филиппов
Н.Т. «Делопроизводство и техническая документация».
Нельзя обойтись и без источников, ГОСТ Р 51141-98: «Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов», ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-
распорядительной документации», которые содержат много актуальной
информации.
1 Документоведение в 1960-1970-х гг.
Изучение документоведческих проблем в учебных курсах стимулировало
научные разработки в этой области. Переломными стали 1960-е годы, когда
документоведение становится самостоятельной научной дисциплиной. В 1969
г. оно было внесено в номенклатуру специальностей научных работников.
Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно
усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной
системы делопроизводства (ЕГСД), а также в процессе создания
информационной базы автоматизированной системы управления (АСУ). Для
этих целей в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Именно в те годы
появились первые специальные теоретические работы, посвящённые
выяснению объекта документоведения и его задач.
Начиная с 1960-х годов, в нашей стране определились два основных
центра, активно и эффективно ведущих научные исследования в области
документоведения - это МГИАИ, где в 1964 г. был создан факультет
государственного делопроизводства, и ВНИИДАД.
Влияние унификации документов на состоянии работы с ними в
процессах управления сказалось не только на улучшении качества самих
документов (за счет применения единых правил оформления документов,
единообразных требований к их составлению), но и на организации
оперативного хранения документов в делопроизводстве и ведомственном
архиве.
Не последнюю роль в интенсификации научных документоведческих
исследований сыграл своеобразный «взрыв документальной активности
общества» в 1960-е - 1970-е годы. Число копий документов во всём мире
перевалило тогда за 1 трлн. в год, а в центральных ведомствах СССР годовой
документооборот (с учётом размножения) вышел за пределы 1 млн. штук. К
тому времени обнаружилось, что сугубо делопроизводственный подход в
организации и проведении документоведческих исследований во многом себя
исчерпал, вследствие своей ограниченности. В рамках этого подхода изучались
преимущественно документы текущего делопроизводства, равно как и
процессы, происходившие с уже составленными документами.
1
Между тем начавшееся в середине 20 столетия бурное развитие наук об
информации способствовало утверждению совсем иного взгляда на
документацию. Она стала рассматриваться как единая информационная
система, способствующая достижению тех или иных управленческих целей и
задач. При этом само понятие управления значительно расширилось и стало
представляться как упорядоченное воздействие на какие-либо объекты.
Системный подход в документоведении позволил комплексно
исследовать каждый документ или вид документов, существенно расширил их
количественные и качественные характеристики. Таким образом, рубеж 1960-х
- 1970-х годов явился своеобразным поворотным моментом в развитии
документоведения.
Начало системного подхода в документоведческих исследованиях во
многом было связано с появлением фундаментальных работ Г.Г. Воробьёва,
прежде всего его книги «Документ: информационный анализ» (Москва, 1973
год). В дальнейшем в рамках этого подхода появились многочисленные
публикации В.Д. Банасюкевича, Б.С. Илизарова, М.П. Илюшенко, В.И.
Кокорева, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, В.М. Магидова, К.И. Рудельсон, Е.А.
Степанова, В.Ф. Янковой и других авторов. Итог научным исследованиям в
области документоведения 1960-х - первой половины 1980-х гг. был подведён в
докторской диссертации А.Н. Соковой (1986 год).
2
1
Кузнецова Т.В. Разработка методик рационализации делопроизводства в 1960 – 1970-х гг. / Т.В.
Кузнецова, И.А. Подольская. – 2003г. – № 4. – С. 25.
2
Ларин М.В. Государственное регулирование делопроизводства в России: история и
современность// Делопроизводство. 2002г. № 1. С. 15.
2 Разработка литературы по вопросам ЕГСД
В июне I960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам
механизации труда инженерно-технических работников и работников
административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему
содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г.:
актуальность создания специализированного института для разработки Единой
государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и необходимость
исследования в области НОТ. Решения совещания активизировали работу
ученых и практиков.
Определенной вехой в области оптимизации работы с документами
было утверждение постановлением Совета Министров РСФСР в 1958 г.
«Примерной инструкции о делопроизводстве для учреждений и организаций
РСФСР», в которой основной акцент был сделан на унификации
делопроизводственных работ.
В этот период усиливается влияние Главного архивного управления
(ГАУ) при Совете Министров СССР, которое с 1958 г. стало правомочно
контролировать организацию делопроизводства учреждений, организаций и
предприятий. В 1963 г. ГАУ издал «Основные правила постановки
документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений,
организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были
основным руководящим документом и способствовали упорядочению их
деятельности.
Важным этапом стало издание 25 июля 1963 г. постановления Совета
Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», которое
поручало Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов
и институтов разработку ЕГСД.
Реализация этой идеи началась с подготовки в 1965 г. «Материалов к
Единой государственной системе делопроизводства». В 1966 г. был учрежден в
системе ГАУ Всесоюзный научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось
завершить разработку ЕГСД. В 1967 г. ВНИИДАД разработал методическую
программу исследований, а в 1970г. - проект Основных положений ЕГСД, в
подготовке которого приняли участие НИИ труда, ВНИИоргтехники, Институт
государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После
обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. «Основные положения ЕГСД» были
одобрены Госкомитетом Совета Министров СССР по науке и технике и
рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для применения.
3
Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили
оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их
документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не
только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации
труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому
оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и
качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и
штатную численность управленческого аппарата. Однако элементы новых
информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы
ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного
отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое
изучение.
Наличие специфики состава и содержания документов личных фондов
ученых диктовало необходимость дальнейшего обобщения опыта по научному
описанию этих документов. В 1960 г. вышло в свет методическое пособие,
подготовленное сотрудниками Архива Академии наук, в котором освещена
методика описания документов фондов ученых.
Пособие способствовало созданию научных описей и других архивных
справочников, раскрывающих состав и содержание фондов ученых и
ориентирующих, прежде всего, на использование документов в научных и
3
Кузнецова Т.В. Разработка методик рационализации делопроизводства в 1960 – 1970-х гг. / Т.В.
Кузнецова, И.А. Подольская. – 2003г. – № 4. – С. 30.
практических целях. В нем впервые были отражены этапы научного описания
документов личных фондов ученых: фондирование, экспертиза ценности,
классификация документов по основным разделам и внутри разделов,
формирование единиц хранения и их описание, составление справочного
аппарата к описи и другие. Общая схема классификации, предложенная в
пособии, была разработана с учетом опыта других хранилищ страны по
научному описанию фондов личного происхождения и включала следующие
разделы: 1) научные и другие работы фондообразователя и рабочие документы
к ним; 2) биографические и бытовые документальные материалы; 3) документы
по научно-организационной и общественной деятельности; 4) переписка с
отдельными лицами; 5) иллюстративные материалы; 6) документы других лиц;
7) документы о фондообразователе.
В пособии выделены особенности классификации документов внутри
указанных разделов. В частности, отмечалось, что научные труды ученого не
делятся по жанрам, их нельзя распределить по форме (статьи, монографии,
доклады и т.д.). Методика описания впервые представлена по каждой группе
документов с учетом их состава, содержания и специфических особенностей.
Так, при систематизации научных трудов фондообразователя
предлагается учитывать специализацию ученого в одной или нескольких
отраслях научных знаний.
Важным, является отражение в пособии наряду с описями и других
справочников, составляемых в Архиве Академии наук. В первую очередь, это
именной и предметно-тематический каталоги, в которые включались карточки,
составленные в процессе научного описания фонда ученого. Другим элементом
научно-справочного аппарата к фонду ученого предложено обозрение - краткая
аннотация содержания документов фонда, предназначенная для включения в
очередной том путеводителя Архива.
Таким образом, пособие определило основные этапы и методику
научного описания личного фонда ученого, схему классификации документов,
состав научно-справочного аппарата к фонду: описи, именной и предметно-
тематический каталоги, а также присущий только Архиву Академии наук
элемент научно-справочного аппарата - обозрение.
Несмотря на важное практическое значение пособия, оно не лишено
отдельных недостатков. Так, в нем не были отражены специфические
особенности таких документов фондов ученых, как картографические и
научно-технические материалы. Недостаточно полно классифицированы
иллюстративные документы, документы других лиц, переписка,
биографические документы. В пособии остались нерешенными и вопросы
аннотирования наиболее ценных по содержанию документов (научных работ,
подготовительных документов, научной переписки).
В связи с наличием в Архиве Академии наук такого только присущего
ему элемента научно-справочного аппарата к фондам как обозрение, в 1965 г.
Методической комиссией Архива утверждена «Инструкция по составлению
обозрений». Инструкция определяла методику подготовки и состав элементов
обозрения к документам фонда: название обозрения; учетно-справочные
данные о фонде; биографическая справка о фондообразователе; аннотация
документальных материалов; сведения по истории фонда; библиография.
Несмотря на практическую ценность «Инструкции…» одним из ее недостатков
было отражение в ней методики подготовки обозрений только к личным
фондам ученых, тогда как в отдельные тома путеводителя включались
обозрения фондов учреждений и организаций Академии наук.
В 60-е годы прошлого столетия в стране были заложены принципы
построения единой системы научно-справочного аппарата к документам
государственных архивов. Основные направления практической работы по
созданию и совершенствованию входящих в систему элементов научно-
справочного аппарата были сформулированы в «Методическом письме ГАУ
при СМ СССР». Оно закрепило состав научно-справочного аппарата архивов,
выделив как основные, так и вспомогательные справочники, содержало
предложения о всестороннем анализе состояния НСА, позволяющем выделить
приоритетные направления по созданию и совершенствованию его элементов.
В 1967 г. Главным архивным управлением при СМ СССР был разработан
«Перечень типовых документальных материалов, образующихся в
деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и
предприятий с указанием сроков хранения материалов».
Отличительной особенностью вышеуказанного документа является
выделение номенклатур дел институтов, учреждений и организаций Академии
наук, тогда как в «Пособии…» 1960 г. предлагалась единая номенклатура дел и
других документальных материалов, находящихся в делопроизводстве всех
учреждений Академии наук СССР. Детализированы, расширены и
конкретизированы типовые заголовки дел для институтов и других
учреждений, а их количество возросло с 149 до 266. Этому способствовало
широкое использование статей «Перечня…» 1969 г. Введение типовых
номенклатур дел для различных учреждений и организаций Академии наук
способствовало созданию более качественных описей и унификации заголовков
дел.
Также значительную роль сыграли в делопроизводстве 1960-1970-х гг.
появления в свет таких изданий как, «Пособие по технической обработке
фондов ученых в Архиве Академии наук СССР». - М.-Л., 1960. - стр. 94.
Инструкция по составлению обозрений для 6 выпуска «Обозрений
архивных материалов Архива АН СССР». Архив РАН. Ф.7. Оп.1. Д. 44. Лл. 93-
116.
«Методическое письмо Главного архивного управления при Совете
Министров СССР о единой системе научно-справочного аппарата
государственных архивов СССР».- М., 1965.- стр. 24.
4
3 Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД)
4
Райхцаум А.Л. Организация и совершенствование делопроизводства в 50 – 80-х гг. XX века. –
2002г. – № 1. – С. 25.
Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация,
установление рационального единообразия форм и методов работы с
документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла
самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами
унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов
документов, используемых для документирования типовых управленческих
ситуаций. Результат этой работы вошел в проект «Основные положения
ЕГСД», как список видов документов издаваемых различными органами
государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов
документов, используемых в управленческой практике положило начало
значительной работе по классификации документов, которая развернулась в
1970-е годы. На стадии создания ЕГСД была разработана «Методика и
унифицированы делопроизводственные операции», связанные с хранением
документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности
документов, подготовкой документов к сдаче в архив.
Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических
разделов и приложений.
Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу
ее применения и правовой статус документа. В разделе подчеркивается мысль о
единых принципах работы с документами на всех уровнях управления и о
совершенствовании документации и документооборота как условии разработки
основ информационного обеспечения при автоматизации документационных
процессов. Эта мысль не потеряла своей актуальности и сейчас.
Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов,
можно подразделить на четыре группы:
Унификация и стандартизация документов;
Рациональная организация документооборота;
Организация труда делопроизводственного персонала;
Механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.
Выход в свет ЕГСД положил начало новому этапу совершенствования
делопроизводства в нашей стране. Впервые появился общегосударственный
документ, вобравший в себя основные правила работы с документами на всех
этапах их создания и обработки. Было введено единообразие в организацию
делопроизводства на всех уровнях государственного управления, поднята
культура документационного обслуживания, созданы возможности для
механизации, а затем и автоматизации делопроизводственных операций.
Работники делопроизводственной сферы получили четкую методику работы с
документами на всех этапах обработки документации в учреждении.
В 1963 г. ГАУ изданы «Основные правила постановки документальной
части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций,
предприятий СССР», Первым реальным результатом этой работы можно
считать подготовку в 1965 г. «Материалов к Единой государственной системе
делопроизводства» В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую
программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД,
в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники.
Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили
оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их
документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не
только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации
труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому
оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и
качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и
штатную численность управленческого аппарата.
При желании совершенствования той или иной системы, встает острый
вопрос о разработке, создании необходимой для этого литературы, на основе
которой и будет работать та или иная система. В 1960-1970-х гг. существовала
острая необходимость в разработке такой литературы.
В решения проблем по разработке литературы можно отметить: