Контрольная работа - Конфиденциальный документ
Подождите немного. Документ загружается.
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«Ярославский государственный технический университет»
Кафедра «Управление персоналом»
Контрольная работа защищена
с оценкой ________________
Руководитель,
старший преподаватель
(___________) Л. А. Танякина
15.03.2010
КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ
- Сроки конфиденциальности документа
- Выявление, перечень и документирование
конфиденциальных сведений
Носители конфиденциальной информации
Контрольная работа по дисциплине
«Документирование управленческой деятельности»
ЯГТУ 080100.62-018 к/р
Работу выполнил
студент группы ДСЭ-26
(_________) Е. В. Смирнова
15.03.2010
2010
2
Содержание
Введение 3
1. Конфиденциальный документ 4
1.1 Сроки конфиденциальности документа 5
1.2 Выявление, перечень и документирование конфиденциальных
сведений 6
1.2.1 Выявление конфиденциальных сведений 6
1.2.2 Перечень конфиденциальных сведений 7
1.2.3 Документирование конфиденциальных сведений 7
2. Носители конфиденциальной информации 9
Заключение 12
Список использованных источников 13
3
Введение
В современной российской рыночной экономике обязательным
условием успеха предпринимателя в бизнесе, получения прибыли и
сохранение в целостности созданной им организационной структуры
является обеспечение экономической безопасности его деятельности. Одна
из главных составных частей экономической безопасности - информационная
безопасность.
Необходимо помнить, что информацию очень сложно сохранить,
особенно с появлением новых технологий. Для того чтобы избежать утечки
информации, создаются службы по контролю за документами
конфиденциального характера, их передвижением и хранением в
организации, а так же устанавливаются сроки хранения документов.
4
1. Конфиденциальный документ
Конфиденциальный документ – это надлежащим образом
оформленный носитель документированной информации, содержащий
сведения ограниченного доступа или использования, которые составляют
интеллектуальную собственность юридического или физического лица.
Конфиденциальность отражает ограничение, которое накладывает
собственник информации на доступ к ней других лиц, т.е. собственник
устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом.
Конфиденциальные документы включают в себя:
1. в государственных структурах — документы, проекты документов и
сопутствующие материалы, относимые к служебной информации
ограниченного распространения (называемые в чиновничьем обиходе
документами для служебного пользования), содержащие сведения,
отнесенные к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подлежащие
опубликованию в открытой печати;
2. в предпринимательских структурах и направлениях подобной
деятельности — документы, содержащие сведения, которые их собственник
или владелец в соответствии с законодательством имеет право отнести к
коммерческой (предпринимательской) тайне, тайне фирмы, тайне
мастерства;
3. независимо от принадлежности — документы и базы данных,
фиксирующие любые персональные данные о гражданах, содержащие
профессиональную тайну, обеспечивающую защиту личной или семейной
тайны граждан, а также содержащие технические и технологические
новшества (до их патентования) предприятий связи, сферы обслуживания и
других структур.
Под персональными данными понимаются сведения о фактах,
событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие
идентифицировать его личность.
Называть конфиденциальные документы секретными или ставить на
них гриф секретности не допускается.
Особенностью конфиденциального документа является то, что он
представляет собой одновременно:
— массовый носитель ценной, защищаемой информации;
— основной источник накопления и объективного распространения
этой информации, а также ее неправомерного разглашения или утечки;
— обязательный объект защиты.
Важно, что собственная ценная информация предпринимателя,
подлежащая защите, необязательно является конфиденциальной. Обычный
правовой документ важно сохранить в целостности и сохранности,
обезопасив от похитителя или стихийного бедствия. Защите подлежит любая
официальная документированная информация, неправомерное обращение с
5
которой может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю и
иному лицу.
6
1.1 Сроки конфиденциальности документа
Коммерческая ценность информации, как правило, недолговечна и
определяется временем, необходимым конкуренту для выработки той же
идеи или ее хищения, и воспроизводства, опубликования и перехода в число
общеизвестных. Степень ценности информации и необходимая надежность
ее зашиты находятся в прямой зависимости.
В соответствии с этим конфиденциальность документов всегда имеет
значительный paзбpoc по срокам ограничения свободного доступа к ним
персонала фирмы (от нескольких часов до значительного числа лет). Следует
учитывать, что основная масса конфиденциальных документов после
окончания их исполнения или работы с ними теряет свою ценность и
конфиденциальность. Например, переписка до заключения контракта может
иметь гриф конфиденциальности, но после его подписания этот гриф с
письменного разрешения первого руководителя фирмы снимается.
Оставшиеся конфиденциальными исполненные документы,
сохраняющие ценность для деятельности фирмы, формируются в дела в
соответствии с номенклатурой дел. Период нахождения конфиденциальных
документов в делах может быть кратковременным или долговременным в
зависимости от ценности информации, содержащейся в документах дела и
специфики деятельности фирмы. Например, производственные, научно-
исследовательские фирмы обладают значительно более ценными
документами, чем торговые, посреднические и др.
Можно предположить, что в среднем кратковременный период
конфиденциальности составляет от одного года до трех лет, долговременный
- свыше этого срока. Документы, относимые к производственной,
профессиональной тайне, а также содержащие персональные сведения о
гражданах, могут сохранять конфиденциальность в течение длительного
времени.
Документы долговременного периода конфиденциальности (программы и
планы развития бизнеса, технологическая документация ноу-хау,
изобретения и др.) имеют усложненный вариант обработки и хранения,
обеспечивающий безопасность информации и ее носителя. Документы
кратковременного периода конфиденциальности, имеющие оперативное
значение для деятельности фирмы, обрабатываются и хранятся по
упрощенной схеме и могут не выделяться из технологической системы
обработки открытых документов при наличии в этой системе минимальных
защитных, контрольных и аналитических элементов.
Следовательно, в основе безопасности информации ограниченного
доступа лежит выработка критериев ценности этой информации, документов
для предпринимателя и отнесения их к категории конфиденциальных.
Главными аспектами, характеризующими конфиденциальные документы,
являются наличие их в различных по типу организационных структурах и
7
объективная нестабильность продолжительности срока ограничения доступа
к ним персонала.
8
1.2 Выявление, перечень и документирование конфиденциальных
сведений
1.2.1 Выявление конфиденциальных сведений
Выявление и регламентация реального состава информации,
представляющей ценность для предпринимателя и составляющей тайну
фирмы, является основополагающей частью системы защиты информации.
Состав сведений, подлежащих защите, должен базироваться на
принципе экономической целесообразности их защиты. Анализ
информационных ресурсов фирмы осуществляется с учетом двух основных
критериев: степени заинтересованности конкурентов в информации и
степени ценности информации (стоимостной, правовой, деловой).
Для анализа необходимо иметь не только полный перечень реальных и
потенциальных конкурентов, но и знать слабые и сильные стороны их
деятельности, обладать информацией о состоянии дел у каждого конкурента,
разрабатываемых новшествах, сотрудничестве со структурами
промышленного шпионажа или криминальными структурами.
На этой основе можно с полной уверенностью определить, что и какую
информацию фирма не хотела бы раскрывать конкурентам. Необходимо
также определить экономическую значимость новшества, рассчитать
величину ущерба от его утраты и на этой основе сделать вывод о том,
является ли оно предметом коммерческой тайны и объектом защиты.
Вопрос о конфиденциальности информации возникает в случаях:
принятия фирмой новой стратегии развития, заключения выгодных
контрактов, появления технического или технологического новшества,
установления факта потенциальной или реальной угрозы этому новшеству со
стороны конкурента. При определении размера ущерба от возможной утраты
информации учитывается стоимость продукции, которая не будет
произведена, потери от замораживания капитальных вложений, стоимость
произведенных научно-исследовательских работ и другие убытки.
В процессе анализа выделяются главные элементы информации,
отражающие фирменный секрет. Это дает возможность подобрать
оптимальную систему защиты. Защита всего новшества желаемого
результата не дает за счет громоздкости системы и трудности контроля
больших объемов конфиденциальной информации. Массовость
засекречивания ведет к росту численности служб безопасности, снижению
эффективности защиты и утрате информации.
К конфиденциальным документам нельзя относить (постановление
Правительства «О перечне сведений, которые не могут составлять
коммерческую тайну» от 05.12.1991г.): учредительные документы, уставы
предпринимательских структур, финансовую документацию, сведения о
заработной плате персонала и другую документированную информацию,
необходимую правоохранительным и налоговым государственным органам.
9
В отличие от государственной тайны состав сведений, составляющих
коммерческую тайну, государством централизованно не регламентируется и
определяется индивидуально каждой фирмой. Фирма устанавливает
необходимый уровень конфиденциальности таких сведений, степень,
длительность, стоимость и технологию их зашиты. Состав ценной и
конфиденциальной информации, подлежащей защите, определяется
собственником или владельцем этих сведений и фиксируется в специальном
перечне.
1.2.2 Перечень конфиденциальных сведений
Перечень конфиденциальных сведений фирмы – это
классифицированный список ценной информации о выполняемых работах,
производимой продукции, научных и деловых идеях, технологических
новшествах. В нем устанавливается факт секретности информации и
определяется срок, и уровень (гриф) ее конфиденциальности, список
сотрудников фирмы, которым дано право использовать эти сведения в
работе. Перечень формируется на основе рекомендаций специальной
комиссии и утверждается первым руководителем фирмы. Эта же комиссия
вносит текущие изменения в перечень в соответствии с динамикой
выполнения фирмой конкретных работ.
Перечень позволяет выделить конфиденциальные документы из
общего документопотока.
Коммерческая тайна делится на отдельные элементы, известные
конкретным лицам. Это позволяет снизить вероятность ее разглашения
сотрудниками и предотвратить включения ими в документы избыточной
конфиденциальной информации.
1.2.3 Документирование конфиденциальных сведений
В ходе составления конфиденциальные документы подвергаются
максимально возможному спектру угроз:
—документирования конфиденциальной информации на случайном
носителе, несанкционированного его копирования
—включения в документ избыточных конфиденциальных сведений
—занижения грифа конфиденциальности сведений, включенных в
документ;
—изготовления документа в условиях, которые не гарантируют
сохранность носителя, конфиденциальность информации;
—утери документа, его части, умолчания этого факта и попытки
подмены утраченных материалов;
—сообщения информации постороннему лицу,
—утечки информации по техническим каналам;
—нарушения разрешительной системы доступа к документам.
10
В основе санкционированной работы персонала с конфиденциальными
документами, а также правомерности документирования сотрудниками
конфиденциальных сведений, лежит разрешительная система доступа к
секретам фирмы. Разрешительная (разграничительная) система доступа в
сфере коммерческой тайны – это совокупность правовых норм и требований,
устанавливаемых собственником информации с целью обеспечения
регламентированного использования сотрудниками доверенных им ценных
сведений, необходимых для выполнения служебных обязанностей.
В отличие от открытых документов, процесс документирования
конфиденциальной информации состоит из следующих этапов:
1. установление уровня грифа конфиденциальности сведений,
подлежащих включению в будущий документ;
2. оформление и учет носителя для документирования выделенного
комплекса конфиденциальной информации;
3. составление и изготовление конфиденциального документа.
4. издание конфиденциального документа.
Указанные этапы характеризуются не только регламентированной
технологией, но и жесткими правилами работы с конфиденциальной
информацией. Сам факт запечатления ценной информации на носителе
предполагает наличие защитных мер и отношении информации и носителя от
различных рисков.
Передача конфиденциальной информации по деловой необходимости
партнерам, посредникам, работникам государственных учреждений
допускается только в случаях, установленных законодательством или
соответствующим пунктом в контракте, и только по их письменному запросу
с указанием конкретного состава и назначения требуемых сведений.
Информация передается им всегда в письменном виде за подписью первого
руководителя фирмы и с информированием об этом руководителя службы
безопасности. Передача конфиденциальных сведений в устной форме ее
разрешается.
Информация не зафиксированная на каком-либо носителе, находится в
наибольшей безопасности. Система зашиты конфиденциальной информации
должна начинать функционировать до момента издания (подписания,
утверждения) конфиденциального документа. Угрозы ценной информации
появляются немедленно при возникновении мысли о необходимости ее
документирования.
При решении о присвоении будущему документу грифа
конфиденциальности должно быть получено разрешение полномочного
(обычно первого) руководителя фирмы на составление этого документа. Как
правило, для типовых категорий документов такое разрешение определяется
наличием данного типа документа в утвержденном перечне ценных и
конфиденциальных документов фирмы. При отсутствии предполагаемого
документа в этом перечне вопрос издания решается индивидуально, а