Контрольная работа - Классификация документов

Подождите немного. Документ загружается.

3.5 Особое место занимает классификация организационно-

управленческих документов, которая служит для повышения эффективности

делопроизводства.

1. Классификация организационно-управленческих документов по видам

деятельности

1.1 Документы по общим и административным вопросам. Такие документы

могут составлять работники всех подразделений предприятия

1.2 Документы по функциям управления. Эти документы составляют

работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования,

снабжения и сбыта, функциональных подразделений.

2. Классификация по сфере использования

2.1 Организационно-распорядительные

2.2 Финансово-бухгалтерские

2.3 Научно-технические

2.4 Документы по труду

2.5 Отчетно-статистические.

3. Классификация по месту составления

3.1 Внутренние (разработанные и используемые внутри организации)

3.2 Входящие (поступившие в организации)

3.3 Исходящие (отправляемые из организации).

4.По грифу ограничения доступа (степени гласности)

4.1 Открытые (несекретные документы)

4.2 С грифом ограничения доступа

Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию

секретности):-«для служебного пользования» (информация, предназначенная

только для работников данной организации)

-«коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может

нанести ущерб ее обладателю)

-«конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен

законодательством РФ)

-«секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация,

составляющая государственную тайну).

5. Классификация по происхождению

5.1 Официальные или служебные (составленные юридическим или

физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы,

отражающие интересы организации)

5.2 Личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные

документы).

6. Классификация по юридической силе

6.1 Оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры

официальных документов, подписанные автором)

6.2 Копия (документы, полностью воспроизводящие информацию

подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы)

6.3 Отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника

и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется)

6.4 Заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им

юридическую силу)

6.5 Выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана

выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать)

6.6 Дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие

такую же юридическую силу, как и подлинник) – выдаются при утере или

уничтожении подлинника.

7. Классификация по форме изложения (степени унификации)

7.1 Индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в

свободной форме)

7.2 Трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее

подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении)

7.3 Типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления –

например, типовой технологический процесс)

7.4 Примерные (используются для составления и оформления документов по

аналогии)

7.5 Унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему

документации).

8. Классификация по срокам исполнения

8.1 Срочные (с указанным сроком исполнения документа)

8.2 Несрочные.

9. Классификация по срокам хранения

9.1 Временного хранения (до 10 лет)

9.2 Долговременного хранения (свыше 10 лет)

9.3 Постоянного хранения.

10. По степени обязательности

10.1 Информационные (содержащие сведения и факты)

10.2 Директивные (обязательные для исполнения документы, юридические

или технические нормы).[5,6]

Заключение

В заключении хотелось бы отметить, что документ отображает события,

предметы, явления объективной действительности и мыслительной

деятельности человека. Документ, зафиксировав информацию, тем самым

обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому

лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены

между собой, поэтому изучение их возможно мысленного разграничения и

временного выделения каких-либо отдельных функций.

Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного

элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы,

обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием

для принятия управленческих решений, служит доказательством их

исполнения и источником для обобщений, а также материалом для

справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ

выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое

решение записывается, закрепляется в документе.

Классификация документов позволяет установить специфику каждого

вида и типа документа, помогает ориентироваться во всем многообразии

документной информации. Поэтому очень важно научиться определять вид

того или иного документа по различным признакам, анализировать его по

содержанию, форме и др. Знание классификации и типологизации

документов необходимо для осуществления эффективной управленческой

деятельности.

Список литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. – М., 2008.

2. Делопроизводство в Российской Федерации. Сборник нормативных

документов. – М., 2006

3. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство, Инфра – М., 2000.

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технологии

документационного обеспечения управления). – М., 2001.

5. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. –

М.-Ростов-на-Дону, 2005.

6. Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. - Саратов, 2005.

7. Смирнов Е.М. Документоведение. – Омск, 2002.

8. www.rus-lib.ru - материалы сайта