Контрольная работа - документооборот + архивное хранение
Подождите немного. Документ загружается.
2. Архивное хранение документов
Информация, содержащаяся в документах, – это один из наиболее
ценных активов компании. Поэтому защита этого актива - обеспечение
безопасности документов компании и ограничение доступа к ним, является
первоочередной задачей любого бизнеса. Многие компании инвестируют
огромные средства в создание своих архивов, в частности, в хранение
бухгалтерских документов, и все же поисковая система работает слишком
медленно, и документы часто теряются.
Рассматривая архивное хранение сJточки зрения всех документов,
обрабатываемых документооборотом органа власти, следует еще раз
вспомнить оJдвойственности понимания этого термина людьми,
неJзнакомыми сJархивным делом. Специалисты информационной отрасли
зачастую называют архивным хранением документов иJпросто длительное
хранение информации, иJархивное хранение документов вJсоответствии
сJнормативными документами Федеральной архивной службы России
(Росархива). КJтомуJже при всей ориентированности наJбезбумажные
технологии неJследует забывать оJтом, что вJорганах власти архивному
хранению еще очень долго будут подлежать иJбумажные документы.
Хранение архивных документов – обеспечение рационального
размещения и сохранности документов. Согласно российской практике
делопроизводства архивное хранение документов является самостоятельным
процессом, неJотносящимся кJдокументообороту. Однако практически любой
орган власти осуществляет архивное хранение собственных документов.
Законодательной базой, на которой основывается весь процесс
организации архивного хранения документов, является федеральный закон от
22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации.
Новая редакция Федерального закона «Об архивном деле в РФ», состоящего
из девяти глав, была опубликована 27 октября 2004 г. и вступила в силу с
момента опубликования. Позднее, 4 декабря 2006 г. в документ были
внесены некоторые изменения.
12
Настоящий закон регулирует отношения в сфере организации
хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного
фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм
собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в
России в интересах граждан, общества и государства.
В законе последовательно раскрываются основные, применяемые в
нем, понятия, такие как архивное дело и архивный документ, документы по
личному составу, документ Архивного фонда РФ, особо ценные и
уникальные документы, государственный и муниципальный архивы,
постоянное, временное и депозитарное хранение документов Архивного
фонда РФ и многие другие.
Под архивным делом следует понимать деятельность государственных
органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере
организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
(ст.3, п/п. 1).
Сами же архивные документы представляют собой материальный
носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты,
позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу
значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и
государства (ст.3, п/п.2).
Совокупность архивных документов, исторически или логически
связанных между собой, составляет архивный фонд. Под архивом же
понимается учреждение или структурное подразделение организации,
осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных
документов (ст.3, п/п.9). При этом понятия государственный и
муниципальный архив четко разделяются:
государственный архив – это федеральное государственное
учреждение, создаваемое Правительством РФ, или государственное
учреждение субъекта РФ, создаваемое органом государственной власти
13
субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение,
комплектование, учет и использование документов Архивного фонда
Российской Федерации, а также других архивных документов (ст.3, п/п.10);
муниципальный архив – это структурное подразделение органа
местного самоуправления муниципального района, городского округа или
муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые
осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов
Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных
документов (ст.3, п/п.11).
Таким образом, отечественная сеть архивов сегодня представлена
следующим образом:
- одиннадцать федеральных архивов;
- региональные государственные архивы;
- муниципальные, городские или архивы местных образований;
- федеральные ведомства, которые обладают правом постоянного
хранения (МИД, ФСБ, Госстандарт и т. п.).
владелец архивных документов – государственный орган, орган
местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо,
осуществляющие владение и пользование архивными документами и
реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных
законом или договором (ст.3, п/п.18);
пользователь архивными документами – государственный орган,
орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо,
обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для
получения и использования необходимой информации (ст.3, п/п.19).
Также в законе приводится перечень полномочий Российской
Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований
в области архивного дела.
14
3. Практическое задание
Необходимо составить письмо-напоминание в адрес поставщика,
оформить справкуJJо занимаемой мною должности с указанием заработной
платы, составить телефонограмму.
3.1. Письмо-напоминание
Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) –
понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды
официальных документов, входящих в систему информационно-справочной
документации и используемых для обмена информацией в деловой
деятельности организаций и граждан. Письмо-напиминание является одной
из разновидностей писем по назначению в деловой деятельности. Целью
такого письма является побуждение адресата выполнить взятые на себя
обязательства или принятые договоренности.
Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с
помощью телефонных переговоров или личного контакта получить
необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух
логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах,
которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в
письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».
Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает
факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель
допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного
ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно
повторяется текст предыдущего письма.
В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но
и требование выполнить те или иные обязательства (см. Приложение №1).
В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие
словосочетания: «Напоминаем, что...», «по проекту совместного
строительства Вы должны...», «в соответствии с... Вы должны...»,
«Напоминаем Вам, что...», «Ваша задолженность по оплате... составляет...» ,
15
«срок предоставления условий договора истекает…», «Несмотря на
неоднократные напоминания…», «Ваша фирма до сих пор не представила...»,
«мы до сих пор не получили...».
3.2. Справка с места работы
Справки с места работы занимают особое место в составе
документации по кадрам (личному составу). Их основная цель —
подтвердить наличие или отсутствие определенного факта. К числу
последних относятся:
1) место работы (организация и ее структурное подразделение);
2) должность или профессия;
3) стаж работы в определенной должности (по профессии);
4) размер заработной платы.
Справки с места работы также могут быть затребованы органами
государственной власти, органами местного самоуправления и сторонними
организациями для подтверждения других фактов. Пример справки о
зарплате с указанием занимаемой должности смотреть в Приложении №2.
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению
работника работодатель обязан не позднее 3-х дней со дня подачи этого
заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. В
числе таких документов названы и справки о заработной плате, о периоде
работы у данного работодателя, а также содержащие иные сведения, которые
может подтвердить работодатель. При этом не имеет значения, для каких
целей работником истребуется справка.
Объем содержащихся в справке с места работы сведений зависит от
адреса ее представления. Поэтому инспектору по кадрам следует
предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть
определен состав сведений, а также указан адрес ее представления. Справка с
места работы заверяется печатью организации.
16
Учет выданных справок с места работы ведется с помощью
специального журнала или книги (образец приводится в разделе «Бумаги»).
Порядковый номер в журнале (книге) соответствует номеру справки. Краткое
содержание справки включает в себя лишь вводную часть этого документа —
«о заработной плате», «о стаже» и т.д. В графе «Куда (кому) предназначена»
проставляется наименование органа, юридического лица, должностного
лица, для представления которому выдана справка. В случае
неопределенного адресата в этой графе делается запись «по месту
требования». Ведет журнал (книгу) учета справок с места работы инспектор
по кадрам или иной работник отдела кадров.
3.3. Телефонограмма
Телефонные средства связи прочно вошли в нашу жизнь и, прежде
всего, в деловую сферу. На сегодняшний день ни одно современное
предприятие не может обойтись без развитой системы телефонных
коммуникаций.
Каждая компания в пределах своей компетенции ведет переписку со
сторонними организациями, гражданами. В зависимости от способа передачи
информации (по почте, телеграфу, телефону) различают служебные письма,
телеграммы, телефонограммы, рассмотрим последнее.
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию и
цели создания документов, выделяемых в особую группу в связи со способом
передачи текста (передается устно по телефону и записывается получателем).
Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый
по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы оформляются
на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5.
Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные
распоряжения, информация для руководства в текущей деятельности,
приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения
исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы
17
используются, когда необходимые для оперативного решения служебных
вопросов и передаваемые по телефону сообщения требуют документального
оформления
Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном
экземпляре. Она может быть составлена, подписана и передана
ответственным исполнителем, но чаще всего составляется и передается
секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который
подписывает телефонограмму.
Принимаемая (поступающая) телефонограмма может быть сначала
застенографирована, записана скорописью или с помощью современной
звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и оформлена также в
одном экземпляре секретарем или исполнителем, получившим сообщение по
телефону.
Передаваемая и принимаемая телефонограммы имеют одни и те же
реквизиты, но на принимаемой телефонограмме отсутствует личная подпись
(автограф) должностного лица, от имени и по поручению которого
передается информация.
В случае передачи телефонограммы нескольким предприятиям и
организациям к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.
Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги
преимущественно формата А5, на специально разработанном бланке (если
передаются или принимаются чаще 200 раз в год) или в некоторых случаях
могут записываться в книгу телефонограмм.
Типовой формуляр телефонограммы сложился традиционно и
обеспечивает удобство передачи и рациональность записи принимаемой
информации.
В его состав входят следующие реквизиты (в последовательности,
отражающей процесс передачи-приема): адресат, название вида документа
(ТЕЛЕФОНОГРАММА),дата, регистрационный номер (в случае
необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время
18
приема-передачи. При оформлении телефонограммы угловое расположение
реквизитов является предпочтительным. Реквизит адресат оформляется в
правом верхнем углу листа бумаги. Если телефонограмма передается в
несколько однородных предприятий или организаций, то адресат
указывается обобщенно. Пример смотреть в Приложении №3.
19
Заключение
Документирование управленческой деятельности охватывает все
процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для
осуществления управленческих действий информации на различных
носителях по установленным правилам.
Документирование осуществляется на естественном языке
(рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы,
телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с
использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные
ленты, карты, диски, кристаллы и др.).
Документ является результатом документирования и определяется как
зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать
любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на
нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в
преобразованном виде. В настоящее время в качестве носителя используется
бумага, наряду с которой также широко применяются магнитные носители,
позволяющие использовать для документирования компьютерную технику.
При документировании необходимо помнить, что данный процесс
записи информации на бумаге или ином носителе является строго
регламентированным, что в свою очередь, обеспечивает юридическую силу
документа. Чрезвычайно важна для управленческой деятельности
юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства
заключенной в них информации.
Таким образом, документ является одним из средств укрепления
законности и контроля.
20
Список использованной литературы:
1. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации,
информационных технологиях и о защите информации" // СЗ РФ, 2006,
N 31 (ч.1), ст. 3448.
2. Федеральный закон «Об архивном деле в РФ. Положение о
Федеральном архивном агентстве». – М.: Приор, 2005. – 32 с.
3. Государственный образовательный стандарт высшего
профессионального образования. Специальность "Документоведение и
документационное обеспечение управления". // Делопроизводство,
2000, N 1, с. 71-83.
4. Кузнецова Т.В. Документоведение и документационное обеспечение
управления: Введение в специальность. 2-е изд., испр. и доп. Учеб.
Пособие. - М.: РГГУ, 2006.
5. Кузнецова Т.В. Новый образовательный стандарт по специальности //
Делопроизводство, 2000, N 1, с. 17-19.
6. Кузнецова Т.В.JJJ Подготовка секретарей-референтов высшей
квалификации // Секретарское дело, 2000, N 3, с. 3-5.
7. Кузнецова Т.В. Секретарь-референт – высокопрофессиональный
помощник руководителя // Секретарское дело, 2004, N 03, с. 4-5.
8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство как отражение системы и
технологии управления (Тезисы доклада) // Делопроизводство, 2003, N
2, с. 12-13.
9. Кудряева В.А. Организация работы с документами. Учебник– 2-е изд.,
перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
10.Специалисты Росархива – о Правилах 2007 г. // Отечественные архивы.
– 2007. – №4. – С. 30-38.
21