Контрольная работа - Делопроизводство, как отрасль управления

Подождите немного. Документ загружается.

Содержание:

1. Делопроизводство, как отрасль управления. 2

2. Операции делопроизводства 4

3. Классификация документов 5

4. Произвольные и структурированные формы документов 7

5. Список литературы 8

6. Рекламное письмо организации

Делопроизводство как отрасль деятельности в сфере

управления.

Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути,

сводится к сбору, обработке, передачи, хранению, поиску и использованию

информации для выработки необходимых управленческих решений. Каждое

принятое решение – это новая информация управляющего органа,

предназначенная как для использования внутри самой организации, так и для

внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих

государственных органов, партнеров по бизнесу).

Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, явлениях и

процессах независимо от формы их представления (ст. 2 Федерального

закона «Об информации, информатизации и защите информации»). Создание

и использование информации во всех сферах жизни общества приводят к

большому многообразию информационных массивов, имеющих

существенные видовые различия. Можно выделить, например,

управленческую информацию, научно-техническую, медицинскую,

дипломатическую, военную и др. Информация любого вида должна отвечать

общим требованиям оперативности, достоверности, однозначности

толкования и т.д.

Служебная деятельность человека в любой сфере ( производственной,

посреднической, торговой, медицинской, научной и др.) требует

преимущественно письменно письменной информации, которая может

служить подтверждением конкретных фактов и событий при деловом

общении, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров,

рассматриваемых в судах.

Записанная на бумаге или на другом носителе информация становится

документом, а сам процесс записи информации на различных носителях по

установленным правилам называется документированием управленческой

деятельности или созданием документов (см. ГОСТ Р 51141-98

«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Документ

или документированная информация представляет собой информацию,

зафиксированную на материальном носителе с реквизитами, позволяющими

ее идентифицировать.

Обязательность документирования информации, т.е. необходимость

создания документов, связана с исключительной ролью документации в

жизни общества, которая в свою очередь определяется следующими

важнейшими функциями документов:

Функции Содержание функций

документов

1 2

информационная Документы являются носителем и источником

информации

правовая Документы служат юридической основой

производственной и управленческой деятельности,

подтверждают факты, удостоверяют сведения и

показатели

управленческая Документы позволяют организовывать, контролировать,

регулировать, анализировать процессы, происходящие в

производственной и непроизводственной сферах

коммуникативная Документы помогают обеспечивать обмен информацией

и общение между различными объектами

учетная В документах накапливаются и систематизируются

сведения за определенные периоды времени, что

позволяет их анализировать и обобщать, выявляя

тенденции и закономерности в происходящих событиях

социальная Документы отражают социально-экономическую,

политическую, общественную и другие сферы жизни

стран и народов

культурная Документы являются памятниками культуры своей

эпохи, показывают ее специфику, обычаи, традиции

историческая Документы являются источником знаний о событиях и

деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других

исторических памятников раскрывают исторические

факты и явления, подтверждают и дополняют

полученные в других источниках сведения, помогают

восстанавливать, анализировать и оценивать

историческое прошлое стран и народов

Документы – это материальные объекты, при работе с которыми

необходимо выполнять много различных действий: создание и оформление

документов, организацию их движения и обработки, систематизацию и

хранение документов и др. Совокупность всех действий при работе с

документами называют делопроизводством, т.е. производством дел, их

письменным оформлением, или документационным обеспечением

управленческой деятельности.

По определению, содержащемуся в ГОСТ Р 51141-98, делопроизводство,

документационное обеспечение управления – это специальная отрасль

деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с

официальными документами. При этом официальным считается документ,

созданный юридическим или физическим лицом, оформленный или

удостоверенный в установленном порядке. Официальный документ,

используемый в текущей деятельности организации, называется служебным

документом.

Операции делопроизводства.

Организация работы с документами – это создание оптимальных

условий для всех видов работ с документами (с момента создания или

получения документа до его уничтожения или передачи на архивное

хранение).

Основные операции делопроизводства:

Составные

части

делопроизводс

тва

Операции

делопроизводства

Группы документов

внутренн

ие

исходящие входящ

ие

Документирова

ние

Составление проекта

документа

1 1 3

Согласование проекта со

специалистами

2 2 3

Проверка правильности

оформления документа

1 1 3

Подписание

(утверждение) документа

руководителем

1 1 3

Организация

работы с

документами

Регистрация 2 2 2

Рассмотрение

документов

руководителем

2 3 2

Контроль исполнения 2 2 3

Исполнение документов 1 2 1

Формирование дел 1 Вторые

экз.

(копии)

Текущее хранение и

использование

1 1 1

Передача на архивное

хранение

2 2 2

Уничтожение

документов

2 2 2

В таблице использованы следующие обозначения операций

делопроизводства:

1. Обязательные для данной группы документов;

2. Возможные для данной группы документов;

3. Не используемые для данной группы документов.

Обязательность ведения делопроизводства в организациях и на

предприятиях всех фирм собственности обусловлена нормами действующего

законодательства РФ. Во многих законодательных актах упоминаются

документы, необходимые как для создания организаций, так и для развития

их деятельности: учредительные, учетные, отчетные, финансовые,

организационно-распорядительные и т.д.

Все документы принято делить на группы в соответствии с функциями,

которые они «обслуживают». Документы, относящиеся к одной группе,

связаны по признакам происхождения, назначения, вида, сферы

деятельности. Эти документы оформляются по единым требованиям и

образуют определенную систему документации. Все системы документации

создаются по единым правилам и требованиям и содержат информацию,

необходимую для управления в конкретной сфере деятельности.

Классификация документов:

1. По качеству управленческой информации:

 Входные;

 Выходные.

2. По структуре документов:

 Произвольные;

 Структурированные.

3. По средствам фиксации:

 Письменные;

 Графические;

 Фото-, кинодокументы;

 Фоно(аудио)документы;

4. Электронные.

 По видам деятельности:

 По общим и административным вопросам;

 По финансово-расчетным операциям;

 По снабжению и сбыту;

 По персоналу.

5. По содержанию:

 Простые;

 Сложные.

6. По месту составления:

 Внутренние;

 Внешние.

7. По назначению:

 Подлинники;

 Копии;

 Выписки;

 Дубликаты.

8. По форме предоставления информации:

 Индивидуальные;

 Трафаретные;

 Типовые.

9. По происхождению:

 Служебные;

 Личные.

10. По срокам исполнения:

 Срочные;

 Несрочные.

11. По юридической силе:

 Подлинные (действительные, недействительные);

 Подложные (интеллектуальный подлог, материальный подлог).

12. По функционированию в сфере управления:

 Организационные: устав, учредительный договор, структура и штатная

численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила

внутреннего распорядка.

 Распорядительные: приказы по основной деятельности, распоряжения,

решения.

 Документы по личному составу: трудовые контракты (договоры),

личные дела, личные карточки, лицевые счета по заработной плате,

трудовые книжки.

 Финансово-бухгалтерские документы: главная книга, годовые отчеты,

бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий и

инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета.

 Информационно-справочные документы: письма, факсы, справки,

телефонограммы, докладные записки.

Произвольные и структурированные формы документов.

Документы произвольной формы можно разделить на два вида:

 Произвольной формы без каких-либо ограничений;

 Произвольной формы с некоторыми ограничениями в зависимости от

специфики документа (приглашение для собеседования, ответ на

рекламацию, заявка на товары или услуги, выражение благодарности и

др.). Таким образом, форма письма определяет в целом его стилистику,

однако само письмо имеет произвольную форму. Каждая форма,

несмотря на отсутствие стандарта, требует определенных правил

изложения. Например, стиль письма не должен быть слишком

витиеватым или слишком жестким: в первом случае в тексте будет

просматриваться некоторая подобострастность, а во втором –

неуважение или даже пренебрежение к адресату.

Документы структурированной формы так же можно разделить на два вида:

 Формы, стандартизированной в масштабах государства (формы

статистической отчетности и другие документы, приведенные в

Общероссийском классификаторе управленческой документации);

 формы, стандартизированной в пределах фирмы (локальная

стандартизация).

Документы структурированной формы имеют следующие особенности:

 Информация в них размещается в строго заданных координатах

площади документа;

 Каждый участок документа закреплен за определенным показателем;

 Менять показатели местами нельзя;

 В случае отсутствия какого-либо показателя его место останется

пустым;

 Обязательные для заполнения показатели практически всегда каким-

либо образом выделены;

 Значения отдельных показателей выбираются из соответствующих

государственных или локальных классификаторов.

Список литературы:

1. Андреева В.И.

Практика делопроизводства: организация и ведение.

КНОРУС, 2006, 272 стр.

2. Гутгарц Р.Д.

Документирование управленческой деятельности.

ИНФА-М, 2001 185 стр.

3. Демин Ю.М.

Делопроизводство.

Питер, 2005, 224 стр.