Храмцовская Н.А. Практика разработки номенклатуры дел с нуля, часть 1
Подождите немного. Документ загружается.
ПРАКТИКА РАЗРАБОТКИ
НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ «С НУЛЯ»
Н.А. Храмцовская
начальник отдела обработки и архивного хранения документов ОАО “АПР-БАНК”, член Гильдии
Управляющих Документацией, член ARMA International
1-я часть статьи опубликована
в журнале “Делопроизводство и документооборот на предприятии” № 11 за 2004 г.
Создание номенклатуры дел организации “с нуля” – серьезное испытание для руководителя
службы ДОУ. И кроме такой глобальной задачи на плечах этого подразделения лежит и полный
“комплект” другой делопроизводственной работы, которую нужно было сделать еще вчера.
Объясняя руководству трудоемкость работ, можно сослаться на “Нормы времени на работу по
документационному обеспечению управленческих структур
Федеральных органов исполнительной
власти” 2002 года, согласно которым (п.2.2) на разработку номенклатуры дел структурного
подразделения при количестве позиций от 76 до 100 отводится 42,3 часа. Таким образом, по данным
нормативам трудозатраты на составление номенклатуры, например из 300 позиций, составляют не
менее 15 рабочих дней.
Как создать номенклатуру дел организации “с нуля”? Если посмотреть соответствующие
нормативные документы и
рекомендации, вроде бы все просто: сначала разрабатываются
номенклатуры дел структурных подразделений, а на их основании службой ДОУ составляется сводная
номенклатура.
Но как на практике будет реализован данный метод? Если Вы попросите составить номенклатуру
подразделения его сотрудников, то, вероятнее всего, опыт окажется не очень удачным. Сотрудники
организации, не понимая, зачем все
это нужно, обычно воспринимают подобное поручение как
бесполезную лишнюю работу, и даже не пытаются сделать ее добросовестно. Нехватка времени из-за
большой загруженности по основной работе усугубляет ситуацию. Во всяком случае, автору статьи
такой удачи (получить готовые номенклатуры из подразделений) пока не выпадало.
Несколько более продуктивен другой подход. Можно попросить составить
список заголовков всех
дел в шкафах сотрудников подразделений. Если упорно просить – составят. Разброс заголовков может
быть от самых заурядных, вроде “Переписка”, до экзотических, например “Всяко-разно”. По своему
опыту могу сказать, что одно подразделение из десяти сделает список тщательно и добросовестно.
Любите и цените таких людей, подарите им почетную грамоту
от службы делопроизводства или
шоколадку. Если же они в отдельной графе еще и напишут состав документов, входящих в папки под
заголовком “Досье”, то можно рассматривать вопрос о присвоении им звания почетного архивариуса.
Таким образом, остается старый, испытанный путь: взять основной труд составления
номенклатуры дел на себя. Этим всегда и кончается!
Номенклатуру дел нельзя подготовить сидя на рабочем месте. Нужно идти “в люди”, к тем, кто
создает документы, нужно знакомиться с деловыми процессами в организации, с соответствующими
нормативными документами.
Всю работу по составлению номенклатуры дел можно разбить на несколько этапов:
1. Получение поддержки высшего руководства, составление и утверждение плана работы.
2. Экскурсия
по организации - осмотр рабочих мест.
3. Изучение нормативных документов.
4. Изучение документов, сданных в архив.
5. Проведение собеседований с ключевыми специалистами и руководителями подразделений.
6. Составление проекта номенклатуры дел. Определение сроков хранения документов.
7. Согласование и утверждение номенклатуры.
Ведя разговор о разработке номенклатуры дел, мы будем четко следовать этому плану.
Утверждение плана работы
На первой же встрече с руководством компании необходимо выяснить, что оно имеет ввиду,
говоря о составлении номенклатуры дел. Представление руководства о том, что необходимо сделать,
может значительно отличаться от планов руководителя службы ДОУ. Все “разночтения” желательно
выяснить как можно раньше.
Для успешного выполнения работы по составлению номенклатуры дел необходима постоянная и
активная поддержка со стороны высшего руководства компании. Иначе никакие слова о том, что
номенклатура - это очень полезная для всех вещь, не возымеют никакого действия на сотрудников
организации, большинство из которых, к тому же, стоит на служебной лестнице выше руководителя
службы ДОУ. За вашими хрупкими плечами должна маячить солидная фигура всеми
любимого шефа с
кратким лозунгом: “Хочу!”.
К сожалению, руководителей, понимающих необходимость хорошо налаженного
делопроизводства и документооборота в природе немного. Поэтому начать следует с рекламной
компании среди высшего руководства. Наиболее действенный способ – презентация на совещании
руководителей. Главная задача презентации – объяснить, что именно вы хотите сделать, зачем это
нужно компании, какая методика будет
использована для достижения поставленных целей, сколько
времени и ресурсов потребуется для выполнения работы. Таким образом, готовится план работы, с
обоснованием каждого этапа. К выступлению полезно подготовить наглядный материал. Важно все
время подчеркивать, что вам не обойтись без активной позиции и поддержки со стороны ваших
слушателей, без их знаний особенностей делопроизводства
на своих участках. В конце выступления
нужно попросить собравшихся руководителей поговорить со своими подчиненными и попросить их
принять активное участие в работе по составлению номенклатуры дел.
Если презентация перед руководством прошла успешно, полученное одобрение нужно оформить
в виде организационно-распорядительного документа (приказ или распоряжение) о проведении
обследования. В этом документе указываются
основные цели и сроки обследования, ответственность и
полномочия службы ДОУ, очерчивается круг сотрудников, которые примут участие в опросе. Важно
не только назначить ответственного за проведение обследования в целом, но и обязательно указать
ответственных в подразделениях, которые должны будут координировать проведение собеседований.
Также в итоговом документе нужно отобразить объемы и сроки
выделения необходимых ресурсов.
В идеале, номенклатура должна составляться по итогам всестороннего обследования состояния
делопроизводства и документооборота в организации. Группе опытных консультантов обычно
требуется не менее месяца для подобной работы, и стоимость обследования оценивается в изрядное
количество тысяч долларов. При самостоятельной разработке номенклатуры первоначально придется
ограничиться экспресс-обледованием, объем которого должен быть
увязан как со сроком сдачи
первого варианта номенклатуры, так и с количеством человеко-часов, выделяемых на исполнение
задания.
Экскурсия по организации - осмотр рабочих мест
Прежде всего, необходимо составить общее представление о состоянии документооборота
компании, о культуре работы с документами. От того, какая первичная информация будет собрана,
зависит методика проведения основного обследования.
Рекомендуем отправиться на экскурсию по организации. Не страшно, если не удастся сразу
запомнить промелькнувшие перед вами лица. Самое важное - чтобы сотрудники узнали, что в
организации появился человек, отвечающий за делопроизводство.
При посещении рабочих комнат нужно обратить внимание на организацию хранения документов:
- Как документы располагаются в шкафах и есть ли папки, хранящиеся вне шкафов?
- Есть ли стопки бумаг, не разобранных в папки, и где они находятся: на рабочих столах или
навалены грудой на подоконниках?
В каждом подразделении полезно прочитать мини-лекцию о номенклатуре дел (5-10 минут).
Большинство сотрудников организации о ней, возможно, слышали, но что это за зверь такой, и для
чего она нужна, - не имеют ни малейшего представления. Нужно объяснить, что без помощи со
стороны сотрудников подразделения, без их знания документов службе ДОУ не справиться
с задачей,
которую поставило руководство. Стоит кратко описать, как планируется проводить инвентаризацию
документов. Нужно уточнить, в какое время удобнее проводить опрос в данном подразделении
(специфика выполняемых подразделением работ может предполагать максимальную загрузку в
определенное время или по определенным дням недели, в каких-либо числах месяца).
Во время проведения собеседований специалист службы ДОУ
должен иметь возможность
получить ответы на все возникшие вопросы. А возникнут они лишь после изучения нормативных
документов, ознакомления с состоянием архива. Поэтому на данном этапе проводится только экспресс-
обследование. Обстоятельный разговор по душам лучше провести позже.
Цель обследования – быстро определить количество и состав документов, хранящихся в
подразделениях, оценить объемы и темпы
прироста создаваемых документов, выявить наиболее
острые проблемы в делопроизводстве подразделений. Главная задача – более детальная
инвентаризация документов всех типов, включая электронные.
Желательно записать количество полок, шкафов, замеряя, если нужно, их размеры. Задача –
собрать информацию, достаточную для оценки количества хранимых документов в погонных метрах, и
для оценки офисной площади, расходуемой под хранение
документов.
Готовясь к обследованию, нужно:
- Правильно оценить объем работы по проведению опроса и свои силы.
- Подготовить опросный лист, который поможет быстро и единообразно провести эту работу во
всех подразделениях фирмы.
Обследованию подлежат ключевые для документооборота подразделения.
При проведении такого экспресс-обследования на 1 кабинет может уходить в среднем 1 час, тогда
за 1 рабочий день сотрудник выполнит 2 вида работ:
- обследование 6 рабочих комнат – 6 часов;
- обработка полученных данных (проводится первичная обработка опросных листов и
конспектов бесед, составляются или корректируются проекты номенклатур дел подразделений,
рассчитываются объемы документов и занимаемая ими офисная площадь) – 2 часа.
Пример 1 содержит уже опробованную нами форму опросного листа. В него включены
вопросы,
позволяющие оценить количество и объем годового производства документов, их состояние, важность
и т.д. В зависимости от потребностей организации, в опросный лист можно добавить какие-то
дополнительные пункты, а также исключить ненужные вопросы.
Пример 1
Опросный лист для проведения обследования
Наименование подразделения (номер комнаты, тел.)
Название документа
Ответственный
С 200___ г. по 200___г.
Важнейшие документы
Есть резервные копии
Есть электронные копии
Конфиденциальные
Особо ценные документы
ISO 9001
ISO 14001
OHSAS 18001
Персональные данные
_________________
Описание (см. продолжение на обороте):
Срок хранения и нормативная ссылка:
В подразделении ____________ В хранилище ____________ Всего: ____________ лет
Ценность:
Юридическая
Финансовая
Налоговая
Копии
____________
Формат:
A4 _____ %
A3 _____ %
A2 _____ %
A1 _____ %
________ %
Хранение:
В «коронах»
В коробках
В папках
В стопах
_________
Язык (кроме русского):
Английский ______________
_____________ ______________
Сортировка:
Алфавитная
Хронологическая
В порядке номеров
______________
Состояние:
Хорошее _______%
Среднее _______ %
Ветхие _______ %
_____________%
Скрепление:
Сшиты _________________%
Сшиты спиралью ________%
Сшиты лентой ___________%
Сшиты в папки __________%
Книги ___________________%
Скрепки ________________%
Скобы (степлер)__________%
Не скреплены ___________%
_____________________%
Объем
_____________
м
За год
_____________
м
Рост _____________ %
Выпуск:
Ежедневно, 1-10
Ежедневно, 10-50
Ежедневно, >50
Ежемесячно
Несколько раз в год
Рассылка копий:
1-10
10-50
50-100
свыше 100
Используются:
Ежедневно
Ежемесячно
Очень редко
Не используются если
старше __________ лет
Заполнял: Дата:
Изучение нормативных документов
Начать следует с “Перечня типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения” и “Примерного перечня документов,
образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения”, выпущенных
Росархивом.
Полезно изготовить копии Перечней
и разделить их на части в соответствии с имеющимися в
организации подразделениями (на одно подразделение достаточно одного экземпляра). Лучше
распечатать страницы перечня в альбомном формате, чтобы оставалось достаточно места для заметок.
При проведении собеседований в структурных подразделениях подготовленные таким образом
части Перечней будут использоваться как вспомогательный материал. Большинство сотрудников
работают
с разнообразными видами документов, но при проведении опроса они могут забыть
рассказать о каких-либо из них. Наличие под рукой выдержек из Перечней помогает получить более
полную информацию.
К сожалению, утвержденные в 2000 году “Перечни” к настоящему моменту заметно устарели –
многие виды документов, введенные в последние годы, в них не отражены. Еще
печальнее, что
“Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций” недавно
был отменен
1
, и теперь ссылаться на него в номенклатуре дел как на нормативный документ нельзя,
придется разыскивать иные нормативные документы и давать ссылки на них.
“Основа для определения структуры номенклатуры – структура организации”
2
. Поэтому сначала
по штатному расписанию или утвержденной структуре предприятия нужно составить список всех
подразделений и установить их структурную принадлежность (какой отдел какому управлению
подчиняется и т.п.). Организационная структура может быть зафиксирована и в других нормативных
документах. Главное – не “потерять” ни одного самостоятельного подразделения.
Полученный список пронумеровывается. В результате получаем “
заготовку” для номенклатуры
дел, которую остается только наполнить “содержимым” (см. Пример 2).
Пример 2
Создание первоначальной заготовки для номенклатуры дел. Анализ внутреннего
регламента взаимодействия между структурными подразделениями ОАО “Банк”
Фрагмент текста документа Комментарии специалиста ДОУ
2.2. В соответствии с масштабами
деятельности Банка сформирована
организационная структура банка,
включающая следующие
подразделения: кредитный отдел, отдел
межбанковских операций,
юридический отдел, отдел отчетности,
отдел расчетно-кассового
обслуживания, отдел пластиковых карт,
служба внутреннего контроля,
административно-хозяйственный
отдел, служба безопасности, отдел
активных операций, управление
финансовых рынков, отдел
корреспондентских отношений, отдел
ценных бумаг, кредитное Управление,
отдел внутренней бухгалтерии, отдел
привлечения клиентов, управление
делами, канцелярия, хозяйственная
служба.
Таким образом, в номенклатуре дел будут значиться
следующие подразделения банка:
1. Административно-хозяйственное управление
2. Юридический отдел
3. Отдел отчетности
4. Служба внутреннего контроля
5. Служба безопасности
6. Отдел расчетно-кассового обслуживания
7. Отдел межбанковских операций
8. Кредитное управление
9. Отдел пластиковых карт
10. Отдел внутренней бухгалтерии
11. Отдел привлечения клиентов
12. Отдел активных операций
13. Управление финансовых рынков
14. Отдел корреспондентских отношений
15. Отдел ценных бумаг
16. Управление делами,
17. Канцелярия,
18. Хозяйственная служба
При изучении нормативных документов, регулирующих деятельность руководящих органов,
различных комитетов и комиссий, нужно обратить внимание на основные задачи и функции этих
органов, выписать виды создаваемых ими документов. Во время собеседования необходимо будет еще
раз уточнить, какие виды документов создаются, и где они хранятся (см. Пример 3).
1
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 17.08.2004 № 39
“Об отмене “Примерного перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с
указанием сроков хранения” (утв. Росахивом 10.03.2000)”, в связи с отказом в государственной регистрации.
2
“Основные правила работы архивов организаций” 2002 г., п. 3.4.8.
Пример 3
Анализ Положения о Кредитном комитете ОАО “Банк”
Фрагменты текста документа Комментарии специалиста ДОУ
Основные задачи и компетенции Банка:
− выработка кредитной политики Банка;
− формирование ликвидного кредитного портфеля
Банка, портфеля приобретенных Банком долговых
обязательств (ценных бумаг), регулирование
размещения средств в банках, обеспечивая при этом
сбалансированность вложений с источниками
Банка;
− оценка и регулирование финансовых (кредитных)
рисков, установление лимитов на проведение
финансовых операций в пределах своей
компетенции;
− формирование резервов на возможные потери по
ссудам и иных резервов.
− кредитования заемщиков Банка (юридических и
физических лиц);
− установления лимитов на операции
межбанковского кредитования;
При проведении собеседования,
нужно будет уточнить какими
документами (кроме протокола
заседаний Кредитного комитета)
оформляется выполнение задач
Кредитного комитета банка. Эти
вопросы лучше всего задать
техническому работнику, который
оформляет протоколы комитета. Он
лучше всех знает, какие документы и
кем оформляются.
− покупки Банком векселей третьих лиц;
− предоставления клиентам Банка гарантий и
поручительств, принятию Банком на себя иных
обязательств;
− разработка и осуществление мер, связанных с
сокращением безнадежной задолженности клиентов
перед Банком.
Кредитный комитет в пределах своей компетенции
реализует утвержденные Советом Банка основные
направления и финансовый план развития Банка,
кредитную и процентную политику Банка, а также
установленные лимиты по отдельным операциям Банка.
Помечаем, что Совет банка
утверждает следующие документы:
− основные направления и
финансовый план развития Банка,
− кредитную и процентную
политику Банка,
− установленные лимиты по
отдельным операциям Банка.
Нужно будет проверить, где
откладываются и хранятся эти
документы.
Кредитный комитет Банка в пределах своей
компетенции выносит на Правление Банка вопросы,
связанные с реализацией Банком своей кредитной и
финансовой политики.
Нужно будет уточнить, каким
документом оформляется вынесение
вопросов Кредитного комитета на
Правление Банка.
На заседаниях Кредитного комитета, руководствуясь
принципами платности, срочности, возвратности,
ликвидности и обеспеченности, ограничения и
диверсификации, принимаемых Банком финансовых
(кредитных) рисков, рассматриваются кредитные
заявки.
Помечаем, что существуют кредитные
заявки. Нужно уточнить, в каком
подразделении и деле они хранятся
Перед “походом” в какое-либо из подразделений организации полезно изучить основные
нормативные документы, регулирующие его деятельность. Начать лучше всего с Положения о
подразделении (см. Пример 4) и с должностных инструкций сотрудников (см. Пример 5). В
результате появится ряд вопросов, которые обязательно нужно будет задать в ходе бесед.
“Обнаруженные” документы следует сразу
вносить в проект номенклатуры дел соответствующего
подразделения.
Пример 4
Анализ Положения о департаменте развития бизнеса
Фрагменты текста документа Комментарий специалиста ДОУ
ФУНКЦИИ ДЕПАРТАМЕНТА
4.1. Разработка стратегии и тактики
развития Банка; функционирования
Банка;
Как документируется разработка стратегии и
тактики, какие документы при этом создаются?
4.2. Анализ тенденций
макроэкономического развития и
изменения в рыночной среде;
Какие документы используются и создаются
при проведении анализа, где эти документы
хранятся?
4.3. Анализ основных параметров
развития Банка и разработка системы
мероприятий по достижению
стратегических и тактических целей
Банка;
Какие документы используются и создаются
при проведении анализа, где эти документы
хранятся?
4.4. Мониторинг рынка банковских услуг
в части проектного финансирования;
На основании каких документов проводится
мониторинг банковских услуг, где эти
документы хранятся?
4.6. Выбор по различным источникам
информации потенциальных клиентов
Банка;
По каким источникам собирается информация о
потенциальных клиентах, какие документы
используются и создаются, где эти документы
хранятся?
4.7. Осуществление деятельности по
установлению и развитию контакта с
потенциальными клиентами с целью их
привлечения на обслуживание в Банк;
Какие документы используются и создаются
при работе с потенциальными клиентами, где
эти документы хранятся?
4.8. Работа с клиентами с целью решения
их задач, проблем и расширения объема,
ассортимента используемых ими услуг.
Какие документы используются и создаются
при работе с клиентами, где эти документы
хранятся?
ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ
ДЕПАРТАМЕНТА
5.5. Запрашивать от руководителей
структурных подразделений Банка
материалы, необходимые для
выполнения своих функций;
Какие материалы, из каких подразделений, с
какой регулярностью запрашиваются, в каких
делах откладываются?
5.6. Созывать при наличии согласования
с руководством Банка совещания по
обсуждению вопросов, выходящих за
рамки компетенции Департамента;
Необходимо уточнить регулярность проведения
этих совещаний, кто ведет протокол совещания,
какие документы и материалы, и кто именно
готовит их к совещанию.
5.10. Регулярно представлять отчет о
своей деятельности.
В какой форме, с какой регулярностью этот
отчет представляется?
Пример 5
Анализ Должностной инструкции начальника департамента развития бизнеса
Фрагмент текста документа Комментарий специалиста ДОУ
ОБЯЗАННОСТИ
- разрабатывает стратегию и тактику работы
Департамента, обеспечивает подготовку проектов
текущих и перспективных планов работ и осуществляет
контроль за выполнением стоящих перед
Департаментом задач;
Какие виды планов работы
разрабатываются, кем утверждаются
и где хранятся?
- организует систематический анализ деятельности
Департамента и на его основе подготавливает
необходимые проекты документов по вопросам,
входящим в его компетенцию.
Как документируется эти
обязанности руководителя?
Кроме положений о подразделениях и должностных инструкций существует большое количество
внутренних нормативных документов, регулирующих выполнение конкретных деловых операций.
В этих документах подробно описываются процедуры документирования, виды создаваемых
документов и порядок формирования документов в дела (см. Пример 6).
Следует обратить внимание на дублирование документов. Если, согласно внутренним нормативам,
вторые экземпляры некоторых видов документов
передаются в другие подразделения, в ходе
собеседований необходимо будет уточнить, где хранится первый экземпляр документа, а дела,
содержащие копии документа, пометить в номенклатуре как не сдающиеся в архив. Это нужно сделать
сразу, чтобы не переполнять архив колоссальным количеством никому ненужных дубликатов.
Одновременно следует оговорить с сотрудниками подразделений, где будут откладываться
копии, и
сколько времени они будут храниться.
Пример 6
Проанализируем Положение о порядке открытия и обслуживания cчетов клиентов банка. Его
результатом станет внесение выявленных документов в проект номенклатуры дел, а также
формулировка вопросов, которые нужно будет уточнить позже при проведении собеседований.
Положение о порядке открытия и обслуживания cчетов клиентов ОАО “ БАНК”
Фрагменты текста документа Комментарии специалиста ДОУ
Для открытия расчетного (текущего) счета
клиент - юридическое лицо представляет в
Отдел открытия счетов Банка необходимые для
этого документы по Перечню, являющемуся
Приложением к договору банковского счета.
Нужно попросить у сотрудника отдела
перечень документов, требуемых от клиента,
потому что они обязательно должны быть в
юридическом деле клиента, и,
соответственно, эти документы обязательно
перечисляются в номенклатуре дел.
Сформированное юридическое дело клиента
передается в юридический отдел для
проведения правовой экспертизы и
визирования.
Помечаем, что формируется «Юридическое
дело клиента»
Заявление клиента об открытии счета
подписывается руководством Банка (Президент,
главный бухгалтер или их заместители).
Существует документ «Заявление клиента на
открытие счета». Нужно уточнить, где он
откладывается.
Открытые счета клиентам регистрируются в
книге регистрации открытых счетов.
Помечаем, что существует книга
регистрации открытых счетов. Нужно
уточнить, в каком подразделении она
хранится, и кто отвечает за ее ведение.
Сотрудник отдела открытия счетов в
установленный налоговым законодательством
срок с даты открытия счета, отсылает
налоговым органам и другим фондам
сообщение и извещения об открытии счета
юридическому лицу.
Существуют документы «Сообщения и
извещения налоговым и другим органам об
открытии счета юридическому лицу».
Нужно уточнить, в каком деле они
откладываются.
После открытия счета карточка образцов
подписей клиента направляется главному
бухгалтеру или его заместителю для
визирования, после чего передается в учетно-
операционный отдел, а ксерокопия карточки
приобщается в юридическое дело клиента.
В учетно-операционном отделе хранятся
карточки образцов подписей. Проверить,
было ли включено это дело в номенклатуру
подразделения. Спросить у сотрудника
отдела открытия счетов, кому (фамилия
сотрудника) он передает карточку с
образцами подписей.
Юридическое дело хранится в отделе открытия
счетов Банка.
«Юридическое дело клиента» должно быть
в номенклатуре отдела открытия счетов.
Нужно уточнить, кто из сотрудников
отвечает за его ведение.
Внесение записей в проект номенклатуры дел
Индекс
дела
Заголовок дела
Кол-во
ед.хр.
Срок хранения и
№ статей по перечню
Примечание
Отдел открытия счетов
Юридическое дело клиента
Книга регистрации открытых счетов
Учетно-операционный отдел
Карточка образцов подписей клиента
Деловые процессы организации регламентируются не только внутренними, но и внешними
нормативными документами. В качестве примера приведем Инструкцию Банка России о порядке
резервирования при осуществлении валютных операций.
Пример 7
Инструкция Центрального Банка РФ № 114-И от 1 июня 2004 года "О порядке резервирования и
возврата суммы резервирования при осуществлении валютных операций"
Фрагменты текста документа Комментарии специалиста ДОУ
2.3. Для внесения суммы резервирования клиент
представляет в исполняющий банк письменное заявление о
внесении суммы резервирования по соответствующей
операции.
В банк представляется документ
«Письменное заявление о внесении
суммы резервирования».
2.14. Исполняющий банк в целях учета и контроля за
внесением и возвратом суммы резервирования в день
внесения суммы резервирования вносит информацию по
каждому принятому к исполнению заявлению о
резервировании и платежному поручению клиента на
внесение резервирования в реестр внесения и возврата
сумм резервирования (далее – реестр).
1.15 Исполняющий банк формирует и ведет реестр в
электронной форме.
Документ «Реестр внесения и
возврата сумм резервирования»
ведется по каждому клиенту в
электронной форме. В
номенклатуре обязательно нужно
пометить, где физически хранится
этот документ (на каком
компьютере, на каком диске).
2.12. Один экземпляр принятого к исполнению заявления о
резервировании, оформленного в соответствии с пунктом
2.11 настоящей Инструкции, помещается исполняющим
банком в подборку документов, которая формируется и
ведется исполняющим банком в соответствии с главой 5
настоящей Инструкции по каждому принятому к
исполнению заявлению о резервировании (далее - досье по
резервированию).
Создается дело «Досье по
резервированию».
Нужно будет уточнить, какие
документы обязательно должны
быть в этом досье.
3.1. Для возврата суммы резервирования исполняющий
банк за два рабочих дня до истечения срока
резервирования направляет в подразделение расчетной
сети Банка России, в котором у исполняющего банка
открыт корреспондентский счет, два экземпляра расчета
возврата суммы резервирования.
3.5. Исполняющий банк в день получения от подразделения
расчетной сети Банка России расчета возврата снимает с
него копии, в количестве, необходимом для помещения по
одной копии в соответствующие досье по резервированию,
оригинал расчета возврата помещает в документы дня, а по
одной его копии - в соответствующие досье по
резервированию.
Документ «Расчет возврата суммы
резервирования» помещается в
документы дня, а копии - в досье
по резервированию. Каждый раз,
когда в нормативных документах
Банка России будет упоминаться,
что документ должен быть
помещен в бухгалтерские
документы дня, обязательно
берите это на заметку. При
изучении сданных в архив
банковских документов
необходимо будет проверить,
выполняются ли эти требования.
5.6. В досье по резервированию помещаются документы
или их копии в случаях, указанных в настоящей
Инструкции, а также по усмотрению исполняющего банка -
иные документы или копии документов, связанные с
Все документы, представленные
клиентом, помещаются в досье.
внесением и возвратом суммы резервирования.
5.8. Исполняющий банк после возврата всей суммы
резервирования, указанной в принятом к исполнению
заявлении о резервировании, делает выписку из реестра по
этому заявлению о резервировании, заверяет ее печатью
исполняющего банка, и помещает ее в досье по
резервированию, после чего закрывает досье по
резервированию.
Документ «Выписка из реестра о
резервировании» помещается в
досье.
5.9. Досье по резервированию хранится не менее пяти лет
со дня его закрытия.
В графе срок хранения помимо статьи
перечня даем ссылку на пункт 5.9.
анализируемой инструкции.
Внесение записей в проект номенклатуры дел
Индекс
дела
Заголовок дела
Кол-во
ед.хр.
Срок хранения и
№ статей по
перечню
Примечание
Отдел валютного контроля
Реестр внесения и возврата сумм
резервирования
Ведется в
электронном
виде
(Инструкция
№144-И ЦБ РФ
от 01.06.2004г.,
п.2.14.)
Досье по резервированию:
− заявление о внесении суммы
резервирования
− документы или копии документов,
связанные с внесением и возвратом
суммы резервирования
− расчет возврата суммы
резервирования
− выписка из реестра о резервировании
5 лет
(Инструкция
№144-И ЦБ РФ
от 01.06.2004г.,
п.5.9.)
Бухгалтерские документы дня:
− расчет возврата суммы
резервирования
Для облегчения подобной аналитической работы кредитным организациям можно использовать
Методические рекомендации Банка России по проверке отдельных операций и участков деятельности
коммерческих банков. Часть этих рекомендаций можно найти в справочно-поисковых системах, а
несколько лет назад они были опубликованы отдельной книгой: “Что и как Банк России проверяет в
коммерческих банках”
3
. Если увидите, обязательно купите! И хотя приведенные в книге сведения уже
отчасти устарели (из-за того, что Банк России успел существенно изменить нормативную базу для
кредитных организаций), она все равно полезна во многих отношениях.
При подготовке к собеседованиям Методические рекомендации ЦБ РФ помогают выяснить,
какими нормативными документами регламентируется то или
иное направление работы. Можно
составить список дел и документов, которые сотрудники ЦБ проверяют по каждому из направлений
деятельности, и эти дела обязательно должны быть включены в состав номенклатуры.
Пример 8
В Методических рекомендациях по проверке и анализу операций межбанковских расчетов по
корреспондентским счетам указаны следующие документы, которые должны быть в банке
(Раздел
3.2.):
- Договоры на корреспондентские отношения с РКЦ и другими кредитными организациями;
3
Что и как Банк России проверяет в коммерческих банках: Сб. нормативных актов с коммент. – М., Гелиос
АРВ, 2000.- 608 с.