Храмцовская Н.А. Ответственность за нарушение правил использования ИТ на рабочих местах

Подождите немного. Документ загружается.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

ЗА НАРУШЕНИЕ ПРАВИЛ

ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

НА РАБОЧИХ МЕСТАХ:

Широкое распространение электронной почты создало

для использующих ее организаций новую проблему,

которая имеет склонность обостряться пропорционально

значимости и объемам переписки. Организации

не сразу начали контролировать, действительно ли их

сотрудники используют почту только для выполнения

своих служебных обязанностей, и эта ошибка дорого

обошлась многим компаниям и организациям.

американский опыт

Н.А. Храмцовская,

ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС»,

член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

настоящему времени уже сложилось представление о том, как сотруд-

ники должны использовать электронную почту в своей деятельности.

Многие организации разрешают вести переписку только в служебных

целях. Даже если личная переписка и разрешается, то, как правило, ограни-

чиваются ее содержание и объемы. Во внутренние правила компании часто

включают следующие условия.

 Использование электронной почты в личных целях не должно мешать

работе.

 Содержание личных писем должно удовлетворять требованиям внут-

ренних регламентов.

 Личные письма должны храниться в отдельной папке с именем, позво-

ляющим отличить ее от остальных. Письма из этой папки должны регулярно

удаляться, чтобы не засорять систему.

 Разрешается посылать ограниченное число личных писем в день.

 Не разрешается массовая рассылка личных писем.

 Не разрешается использовать электронную почту для извлечения лич-

ной выгоды.

 При участии в интернет-форумах рекомендуется включать в личные со-

общения заявления типа: «Заявления и мнения, содержащиеся в данном со-

общении, принадлежат мне и не могут быть приписаны моему работодателю».

Однако, как показывают итоги опросов, справиться с этой проблемой только

за счет нормативного регулирования пока не удается, и руководство компаний

начинает ужесточать контроль и строго наказывать сотрудников за нарушения

правил использования информационных технологий на рабочих местах.

СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ / № 5 МАЙ / 2008 75

ТЕХНОЛОГИИ

28 февраля 2008 года Амери-

канская ассоциация менеджеров

(American Management Association,

AMA) и Институт электронных регла-

ментов (ePolicy Institute) опублико-

вали итоги опроса

, целью которого

было изучить, как американские кор-

порации контролируют использова-

ние сотрудниками информационных

технологий. Ниже приводятся основ-

ные результаты, полученные при об-

работке собранных данных.

УВОЛЬНЕНИЯ В СВЯЗИ С НАРУШЕ -

НИЯМИ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ

ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

И ИНТЕРНЕТА

Как выяснилось, 28 % работодателей

увольняли работников за злоупот-

ребления при использовании элек-

тронной почты по следующим при-

чинам:

• 64 % – за нарушение порядка

использования электронной почты;

• 62 % – за несоответствующий

или оскорбительный язык сообщений;

• 26 % – за чрезмерное исполь-

зование электронной почты в личных

целях;

• 22 % – за нарушение правил

конфиденциальности;

• 12 % – по иным причинам.

30 % работодателей увольняли

работников за злоупотребления при

использовании интернета по следую-

щим причинам:

• 84 % – за просмотр, скачи-

вание или закачивание материалов

несоответствующего или оскорби-

тельного содержания;

• 48 % – за нарушение установ-

ленных компанией правил пользова-

ния интернетом;

• 34 % – за чрезмерное исполь-

зование интернета в личных целях;

• 9 % – по иным причинам.

ИНТЕРНЕТ,

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА, БЛОГИ

Оказалось, что работодатели боль-

ше всего озабочены несоответствую-

щим использованием интернета:

• 66 % компаний контролируют

интернет-соединения;

• 65 % компаний используют про-

граммное обеспечение для блоки-

рования доступа к нежелательным

сайтам (увеличение на

27 % по срав-

нению с 2001 годом), из которых:

96 % – порносайты и прочие сай-

ты «для взрослых»;

61 % – игровые сайты;

50 % – сайты для общения по ин-

тересам;

40 % – развлекательные сайты;

27 % – магазины и аукционы;

21 % – спортивные сайты.

• 18 % компаний используют URL-

блокировку, чтобы сотрудники не по-

сещали внешние блоги.

Контроль использования компью-

терной техники принимает различ-

ные формы:

• 45 % работодателей контроли-

руют контент, нажатия клавиш и вре-

мя, проведенное за клавиатурой;

Источник: http://press.amanet.org/press-releases/177/2007-electronic-monitoring-surveillance-survey.

Источник: http://gpu-ua.info/index.php?&id=183120&lang=ru.

• 43 % сохраняют и анализируют

файлы;

• 12 % проводят мониторинг бло-

гов для выяснения того, кто и что пи-

шет о компании;

• 10 % проводят мониторинг сай-

тов для общения по интересам;

• 43 % компаний контролируют

электронную почту, из них

73 % ис-

пользуют средства автоматического

контроля,

40 % выделяют сотрудника,

в обязанности которого входит про-

смотр и анализ содержимого сооб-

щений электронной почты.

Нэнси Флин (Nancy Flynn), испол-

нительный директор Института элект-

ронных регламентов, отмечает, что

«озабоченность возможными судеб-

ными исками, а также роль, которую

электронные доказательства игра-

ют в ходе судебных исков и прово-

димых контролирующими органами

расследований, подталкивают все

большее число работодателей к конт-

ролю онлайн активности сотрудни-

ков. Вопросы, связанные с обеспече-

нием информационной безопасности

и с производительностью труда со-

трудников, также мотивируют работо-

дателей контролировать использо-

вание и содержание интернета и

электронной почты».

«Электронная переписка сотруд-

ников и иная сохраненная электрон-

ным образом информация представ-

ляют собой письменные деловые

документы – электронный аналог

ДНК-проб», – говорит Флин, подчер-

кивая, что, по данным опроса 2006 го -

да, из-за электронных сообщений со-

трудников

24 % работодателей по-

лучали от судов и контролирующих

органов запросы на выемку доку-

ментов и

15 % пришлось участвовать

в судебных разбирательствах, спро-

воцированных такими сообщениями.

Хотя в настоящее время законо-

дательство лишь двух штатов США

обязывает работодателей ставить

сотрудников в известность о том, что

их деятельность контролируется, тем

не менее:

• 83 % работодателей предупреж-

дают работников о том, что компа-

ния контролирует контент, нажатия

100 миллионов долларов

за несанкционированную переписку

В сентябре 2007 года Всемирный совет автоспорта исключил команду

«Формулы-1» «Макларен» из Кубка конструкторов этого года и оштрафо-

вал ее на 100 миллионов долларов. Причиной послужило то, что главный

конструктор команды был уличен в нелегальном владении секретной тех-

нической документацией конкурентов из команды «Феррари». «Макларен»

вначале собиралась опротестовать решение, однако затем передумала.

В пресс-релизе руководства команды отказ от апелляции был объяснен сле-

дующим: «К нашему сожалению и удивлению, из содержания электронных

писем, о существовании которых ранее не было известно, стало ясно, что

доступ к информации не ограничивался одним человеком, хотя это никоим

образом не было санкционировано командой»

. Согласитесь, 100 млн дол-

ларов за несанкционированную переписку сотрудников заставит закрутить

гайки даже самого лояльного руководителя.

76 СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ / № 5 МАЙ / 2008

ТЕХНОЛОГИИ

клавиш и время, проведенное за

клавиатурой;

• 84 % работодателей предупреж-

дают о том, что ведется анализ ком-

пьютерной активности;

• 71 % – предупреждает о конт-

роле над электронной почтой.

Это, в общем-то, неслучайно:

опыт судебных разбирательств по-

казал, что в случае споров по поводу

увольнений и иных наказаний суды

гораздо реже принимают сторону

работодателей, если те не предуп-

реждали работников об использова-

нии средств контроля, при помощи

которых была собрана информация,

послужившая основанием для приня-

тия дисциплинарных мер.

ТЕЛЕФОН И ГОЛОСОВАЯ ПОЧТА

В данном разделе опроса были полу-

чены следующие результаты:

• 6 % работодателей увольняли

сотрудников за злоупотребления слу-

жебными телефонами или за их ис-

пользование в личных целях;

• 45 % – контролируют число и

длительность телефонных разговоров;

• 16 % – записывают телефон-

ные разговоры;

• 9 % – контролируют сообщения

голосовой почты.

Большинство работодателей, при-

меняющих средства контроля, предуп-

реждает сотрудников о том, что контро-

лируются их телефонные переговоры

(

84 %) и голосовая почта (73 %).

ВИДЕОНАБЛЮДЕНИЕ

Как оказалось, видеонаблюдение

используется компаниями довольно

часто:

• 8 % компаний используют видео-

наблюдение для борьбы с воров-

ством, насилием и саботажем;

• только 7 % – используют видео-

наблюдение для контроля за произ-

водительностью труда сотрудников.

Большинство работодателей, при-

меняющих средства контроля, предуп-

реждает сотрудников о том, что ведет-

ся видеонаблюдение в целях борьбы

с воровством (

78 %) и для контроля за

производительностью труда (

89 %).

ОТСЛЕЖИВАНИЕ МЕСТО-

ПОЛОЖЕНИЯ С ПОМОЩЬЮ GPS

GPS-технология пока еще сравни-

тельно мало используется для целей

контроля, тем не менее:

• 8 % компаний отслеживают

местоположение транспортных средств

компании;

• 3 % – отслеживают местополо-

жение сотовых телефонов;

Источник: http://www.urbc.ru/event.asp?ida=174102.

Источник: http://news.sarbc.ru/main/2008/02/01/76814.html.

Источник: http://www.cpv.ru/modules/news/article.php?storyid=14255.

• менее 1 % – отслеживают место-

положение идентификационных карт

(смарт-карт) сотрудников.

Как видно из приведенных

выше данных, чем активнее орга-

низации применяют современные

технологии, тем больше внимания

приходится уделять контролю за

правильным их использованием

сотрудниками.

А что в России?

Как показывает практика, российские работодатели также контролируют

своих сотрудников.

 В ноябре 2007 года ОАО «Евросеть» проинформировало, что Служба

безопасности компании осуществляет проверку почты сотрудников офисов

для того, чтобы ограничить утечку коммерческой информации

. Одновре-

менно с этим были приведены мнения российских адвокатов по данному

вопросу. Точка зрения российских юристов была достаточно единодуш-

на. Ее выразил директор НП «Адвокатский кабинет № 7» Дмитрий Борзов:

«Если проверки руководством ОАО «Евросеть» переписки своих сотрудни-

ков закреплены в положении о коммерческой тайне и работник с этим

ознакомлен, то они являются обоснованными. В любом другом случае они

нарушают существующее законодательство».

Все чаще электронная почта используется в корыстных действиях, за кото-

рые привлекают к уголовной ответственности.

 В Кировском районном суде Саратовской области в январе 2008 года

был вынесен приговор 27-летней сотруднице одной из саратовских фирм

по трудоустройству. Перед уходом с предыдущей работы она скопировала

базу данных клиентов. Кроме того, зная пароли электронной почты прежней

фирмы, она читала поступавшие туда письма и использовала эту информа-

цию в своей работе. Подсудимой дали 1,5 года лишения свободы условно

 Приказом директора по сбыту сведения об отдельных договорах поставки

с ключевыми клиентами были включены в перечень сведений, подлежащих

защите в ОАО «Северсталь». Во внутренних нормативных документах уста -

новлено, что если сотруднику стала известна по долгу службы коммерче-

ская тайна, то он не имеет права ее разглашать. Однако менеджер по сбыту

ОАО «Северсталь» электронной почтой направил сведения о ценах своему

знакомому предпринимателю для передачи другому бизнесмену, получив

за это 250 тысяч рублей. Судом вынесен обвинительный приговор по ч. 3

ст. 183 УК РФ, и, с учетом смягчающих обстоятельств, менеджеру было на-

значено наказание в виде штрафа в доход государства

Учитывая повсеместное распространение электронной почты и то, что она

все чаще рассматривается как деловой документ, повышенное внимание

к информационной безопасности и борьбе со спамом, а также то, что со-

общения электронной почты все чаще используются как доказательства

в судах, можно ожидать дальнейшего ужесточения контроля над использо-

ванием информационных технологий сотрудниками на рабочих местах как

в нашей стране, так и за рубежом.

Сотрудники должны понимать, что их контролируют, и соблюдать установ-

ленные правила. Работодателям необходимо регламентировать этот конт-

роль во внутренних нормативных документах организации и письменно

предупреждать своих сотрудников о методах контроля. В противном случае

возможны судебные разбирательства.

СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ / № 5 МАЙ / 2008 77

ТЕХНОЛОГИИ