Храмцовская Н.А. Международные стандарты по делопроизводству

Подождите немного. Документ загружается.

Международные стандарты по делопроизводству

Н.А. ХРАМЦОВСКАЯ,

ведущий эксперт

по управлению

документацией

компании “ЭОС”,

член Гильдии Управляющих документацией

и ARMA International

* Отрывки из текстов международных стандартов опубликованы в переводе автора статьи.

В современном мире постоянно растет значение стандартов. Основной

причиной этого являются изменения в экономике и общественной жизни,

связанные с глобализацией мирового рынка, стиранием границ на пути

движения капитала, товаров, идей и информации. Научно-технический про-

гресс, стремительное развитие информационных технологий и активное их

внедрение – все это также способствовало активизации процесса

разработки и внедрения международных стандартов во все сферы человече-

ской деятельности, в т. ч. и в управлении документацией.

В этой статье вы найдете информацию о наиболее важных для делопро-

изводства международных стандартах, отдельными положениями из которых

желательно руководствоваться при работе с документами и в нашей стра-

не. Каковы перспективы внедрения международных

стандартов в России?

Международная организация по стандартизации (International

Organization for Standardization – ISO) является всемирным объединением

национальных органов по стандартизации (организаций – членов ISO). Подго-

товка международных стандартов обычно ведется в соответствующих техниче-

ских комитетах ISO. Каждая организация – член ISO имеет право быть пред-

ставленной в тех технических комитетах, тематика которых соответствует ее

интересам. В этой работе также принимают

участие международные организа-

ции – как правительственные, так и неправительственные.

ISO, например, тесно сотрудничает с Международной электротехниче-

ской комиссией (International Electrotechnical Commission, IEC) по

всем вопросам стандартизации в области электротехники.

Одобренные техническими комитетами проекты стандартов рассылаются ор-

ганизациям – членам ISO, и проводится голосование.

Для публикации в качестве международного стандарта проект должен

быть одобрен не менее чем 75% организаций – членов ISO, принявших

участие в голосовании.

Благодаря успешному использованию стандартов качества ISO, а также в

связи с общемировой тенденцией ужесточения законодательно-нормативных

требований к ведению финансово-экономической деятельности, во всем мире

растет потребность в выработке единого подхода в решении наиболее общих

вопросов, важных для любой из существующих систем делопроизводства.

Стандарты ISO серии 9000 по управлению качеством продукции и

услуг

Первыми широко распространенными стандартами, в которые были включены

требования к ведению документации, стали стандарты серии ISO 9000 по

управлению качеством продукции и услуг. Впервые в истории международных

стандартов делопроизводство и документооборот не только были отмечены в

качестве важной составной части деятельности организации, но и начали

проверяться в ходе сертификации.

Во многих случаях налаживание

правильной работы с документами со-

ставляет как минимум половину всей деятельности, выполняемой в свя-

зи с сертификацией. В результате все большая популярность ISO 9000

стала одним из важных факторов, стимулирующих развитие делопроиз-

водства и повышение статуса службы документационного обеспечения

управления (ДОУ) и ее сотрудников (управляющих документацией, дело-

производителей, архивистов, секретарей) во внутренней иерархии ком-

пании.

В тексте стандартов этой серии (ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004) управле-

нию документацией посвящен целый раздел, который начинается с разъяснения

значения документации для организации. Особо подчеркивается, что разра-

ботка документации по качеству не должна становиться самоцелью – эта дея-

тельность должна приносить ощутимую пользу компании.

Каждая организация самостоятельно определяет необходимый объем доку-

ментирования и используемые носители информации

Здесь важно учесть все факторы: тип и размер организации, сложность

производимой продукции, нужды потребителей, законодательные и нор-

мативные требования в отрасли, в которой работает компания, реаль-

ные возможности персонала и т. д.

Стандарты ISO серии 14000 по управлению окружающей средой

По аналогии со стандартами управления качеством продукции и услуг ста-

ли разрабатываться стандарты для других видов деятельности. Достаточно

широкое распространение получили стандарты серии ISO 14000 по управлению

окружающей средой, в которые также были включены разделы по управлению

документацией.

От организаций требуется разработать правила работы с документами,

включая вопросы защиты, поиска, установления сроков хранения и кон-

тролируемого уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Для соответствия требованиям стандарта необходимо подготовить боль-

шое количество внутренних нормативных документов и регулярно вно-

сить в них изменения и улучшения.

Особое внимание обращается на контроль за версиями используемых на ра-

бочих местах внутренних нормативных документов, а также на организацию

удобного к ним доступа.

Отмечено, что в организациях, помимо своих собственных, могут хранить-

ся и документы “внешнего происхождения”, которые требуются для планирова-

ния и эксплуатации системы управления окружающей средой. Необходимо обес-

печить

их сохранность и возможность оперативного доступа к таким докумен-

там.

Стандарт ISO/IEC 17799 по информационной безопасности

С развитием системы международных стандартов к делопроизводству и до-

кументообороту стали проявлять внимание представители самых различных

профессий, в том числе – специалисты в области информационных технологий

и информационной безопасности.

Требования по защите документов организации включены в стандарт

ISO/IEC 17799-2000 “Информационные технологии – Практическое руководство

по управлению информационной безопасностью”. Очень символично, что этот

стандарт, разработанный

специалистами в области ИТ-технологий для собст-

венных нужд, впервые зафиксировал требования к работе с документацией ор-

ганизации.

Обеспечить надлежащую информационную безопасность можно только при ус-

ловиях, что управление документами на всех видах носителей ведется по

единой системе и установленные требования распространяются на все инфор-

мационные ресурсы организации. Для ИТ-

службы – это большой шаг вперед к

пониманию необходимости сотрудничества со специалистами в области управ-

ления документацией, которые обладают профессиональными навыками, нужными

для выполнения ряда требований – прежде всего для обеспечения соответст-

вия организации документооборота законодательно-нормативным требованиям.

В условиях России такое сотрудничество еще более актуально, по-

скольку основная часть документов у нас по-прежнему хранится на бу-

мажных носителях.

20 июня 2005 г. Международная организация по стандартизации ISO опуб-

ликовала новую версию стандарта ISO/IEC 17799. По сравнению с версией

2000 г. в нее внесено значительное количество изменений и дополнений, а

объем стандарта увеличился на 50%. Основные усилия разработчиков были на-

правлены на придание стандарту большей универсальности. Многие положения,

формулировавшиеся ранее как требования только к программному

обеспечению,

изменены таким образом, чтобы распространить их действие и на другие сфе-

ры деятельности и виды ресурсов.

Разработчики стандарта постарались отследить все изменения, произо-

шедшие за последние 5 лет: рост объемов электронной торговли, повы-

шенное внимание к созданию электронных реестров, к защите персо-

нальных данных и прав интеллектуальной собственности и соответст-

вующее усиление требований к обеспечению информационной безопасно-

сти.

В новой версии стандарта учтены наблюдающиеся во всем мире ужесточение

требований к обеспечению соответствия деятельности организаций законода-

тельно-нормативным и иным требованиям, растущая популярность стандарта по

управлению документами

ISO 15489 (см. ниже), а также накопленный опыт работы с определенными ви-

дами электронных документов.

За подробными указаниями по управлению документами организации новая

версия

предлагает обратиться к стандарту ISO 15489-1.

Ссылка на то, что организация должна обеспечивать свою

информационную безопасность в области управления документами, осно-

вываясь на положениях первого в мире международного стандарта по

делопроизводству, является очень важной, поскольку фактически обя-

зывает специалистов

в области информационных технологий и информационной

безопасности использовать требования ISO 15489-1 в своей работе.

Приведем пример наиболее важного для работающих с документами раздела

стандарта ISO/IEC 17799-2005 по информационной безопасности.

Раздел 15.1.3 Защита документов организации

Существенные документы организации должны быть защищены от утери,

уничтожения и фальсификации в соответствии с законодательно-нормативными

требованиями, контрактными обязательствами и потребностями деловой дея-

тельности.

Система хранения и обработки должна обеспечить ясную идентификацию до-

кументов

и установленного для них срока хранения в соответствии с нацио-

нальными законодательно-нормативными требованиями. Она должна обеспечи-

вать соответствующее уничтожение документов по истечении срока хранения,

если они уже больше не нужны организации.

Для исполнения этих обязательств в организации должны быть предприняты

следующие шаги:

a) Создание руководств по установлению сроков хранения, хранению

, спо-

собам обращения и по решению судьбы документов и информации.

b) Разработка номенклатуры дел, в которую вносятся основные типы доку-

ментов и установленные для них сроки хранения.

c) Ведение реестра ключевых источников информации.

d) Защита документов и информации от утери, уничтожения и фальсифика-

ции.

Стандарт ISO 15489 по управлению документацией

Постепенно в международном сообществе сложилось понимание того, что

управление документацией и информацией является важным элементом деятель-

ности любой коммерческой и государственной организации вне зависимости от

того, в какой национальной системе делопроизводства и документооборота

она работает. Это стало ключевым моментом при принятии решения о разра-

ботке первого в мире стандарта по делопроизводству

и документообороту ISO

15489, содержащего общие требования и методологию управления документами

на всех видах носителей и во всех форматах, а также описывающего процеду-

ры разработки и внедрения систем документооборота.

Международный стандарт по управлению документацией

ISO 15489 “Информация и документация – Управление документацией” (ISO

15489-2001 Information and documentation – Records management) был издан

в 2001 г. Международной организацией по стандартизации. Он подготовлен

техническим

комитетом ISO/TC 46, Информация и документация, подкомитет

SC 11, Архивное дело/управление документами.

Стандарт состоит из двух частей:

• первая часть – ISO 15489-1 – это собственно стандарт. Здесь сформули-

рованы наиболее общие, основные требования и принципы управления доку-

ментами;

• вторая часть – ISO/TR 15489-2 – приложение к стандарту, описывающее

один из вариантов внедрения положений стандарта на практике (на основе

австралийского опыта).

В стандарте определено, что регламент (политика) в области управления

и сохранения документации должен быть принят на самом высоком уровне в

организации и его действие должно распространяться на всех ее сотрудни-

ков, создающих документы в ходе своей работы. В нем следует указать от-

ветственность по всем должностным рангам за любой документ в организации.

• Основную ответственность за организацию процесса управления документа-

ми несет руководство организации. Всесторонняя поддержка политики

управления документами должна

выражаться в выделении соответствующих по объему финансовых, кадровых

и других ресурсов,

необходимых для нормального и эффективного функцио-

нирования службы документационного обеспечения управления.

Практический опыт подтверждает, что без активной позиции руково-

дства невозможны любые, даже самые элементарные изменения в практи-

ке делопроизводства компании.

• Специалисты ДОУ несут основную ответственность за реализацию ISO

15489-1, отвечают за все виды работы с документами в организации в це-

лом, разрабатывают и внедряют регламенты работы с документами, контро-

лируют текущее состояние дел и обучают пользователей.

• В техническом отчете ISO 15489-2 говорится и об ответственности руко-

водителей структурных подразделений за то, чтобы процесс

создания и

сохранения документов был неотъемлемой частью работы их подчиненных, а

все действия подразделения в области делопроизводства были согласованы

со специалистами ДОУ.

• Все сотрудники несут ответственность за точное и полное документирова-

ние своей деятельности в строгом соответствии с установленными принци-

пами, правилами, процедурами и стандартами.

Такое распределение ответственности поднимает статус

службы ДОУ, фак-

тически возлагая на нее организацию и координацию всей работы с докумен-

тацией, в т. ч. и с электронными документами. Именно поэтому стандарт ISO

15489 еще долгие годы будет оставаться в арсенале службы ДОУ как один из

весомых аргументов, оправдывающих дополнительные инвестиции в эту об-

ласть.

Что думают о стандарте

специалисты в области управления документацией?

Появление ISO 15489 стало важным событием для профессионалов в области

управления документами. Стандарт ISO вобрал в себя передовой практический

опыт ряда стран и, самое главное, впервые обозначил делопроизводство как

важную отрасль деятельности человека. В ближайшее время технический коми-

тет ISO, утвердивший стандарт, планирует рассмотреть вопрос о разработке

его новой версии

. Для того чтобы понять, какие проблемы с использованием

стандарта видят специалисты ДОУ и учесть их в новой версии, комитет ISO,

разработавший стандарт, в конце 2004 г. провел опрос специалистов в об-

ласти управления документацией. Основными вопросами были следующие:

Кто и почему использует стандарт?

Первую часть принятого ISO 15489 в своей практике используют 39,7% оп-

рошенных

, а 19% применяют на практике национальные стандарты, разработан-

ные на его базе.

Среди основных причин использования названы следующие положения:

• Стандарт представляет собой “хорошую практику”.

• Стандарт обосновывает деятельность и/или повышает статус службы ДОУ.

• Применение стандарта позволяет добиться большей степени ответстенности

сотрудников в организации.

Что специалистам по управлению документацией больше всего нравится в ISO

15489?

Чаще всего встречались следующие ответы:

• Стандарт определяет основные принципы управления документами.

• Он авторитетен и вызывает доверие.

• Стандарт краткий, практичный, гибкий и легко читается.

• Стандарт представляет собой достойный образец, с которым можно себя

сравнивать.

• Он современен.

Нужно отметить, что ISO 15489 существенно

отличается от знакомого нам

ГОСТа тем, что провозглашает основные принципы работы с документами и

системами документооборота. В нем отсутствуют жесткие требования к оформ-

лению документов, поскольку в каждой стране существуют свои особенности.

Задача стандарта – закрепить основные, наиболее общие требования и поло-

жения, обеспечивающие надежное документирование деятельности любой компа-

нии и

организацию делопроизводства и документооборота на соответствующем

мировым требованиям уровне.

К сожалению, главным препятствием в распространении стандарта в России

является незнание о нем специалистов в области управления документацией,

а также отсутствие качественного перевода стандарта на русский язык.

Для чего необходимы международные стандарты в работе

секретарей всех уровней? Ответ на этот вопрос вы

найдете в следующем но-

мере журнала.