Горев А., Макашарипов С., Ахаян Р. Эффективная работа с СУБД
Подождите немного. Документ загружается.
создать хотя бы без одной строчки кода невозможно.
Для коммерческого распространения приложений, разработанных на Access, как мы уже
писали, предназначен пакет Access Developer Toolkit, вместе с которым поставляются некоторые
дополнения и несколько дополнительных объектов ActiveX.
Главное качество Access, которое привлекает к нему многих пользователей, - тесная
интеграция с Microsoft Office. К примеру, скопировав в буфер графический образ таблицы,
открыв Microsoft Word и применив вставку из буфера, мы тут же получим в документе готовую
таблицу с данными из БД.
Вся работа с базой данных осуществляется через окно контейнера базы данных. Отсюда
осуществляется доступ ко всем объектам, а именно: таблицам, запросам, формам, отчетам,
макросам, модулям.
Посредством драйверов ISAM можно получить доступ к файлам таблиц некоторых других
форматов: DBASE, Paradox, Excel, текстовым файлам, FoxPro 2.х, а посредством технологии ODBC
- и к файлам многих других форматов.
Access 7.0 может выступать как в роли OLE контролера, так и OLE сервера. Это значит, что вы
можете контролировать работу приложений Access из любого приложения, при условии, что оно
может выступать в роли OLE контролера и наоборот.
Встроенный SQL позволяет максимально гибко работать с данными и значительно ускоряет
доступ к внешним данным.
Пользователям, малознакомым с понятиями реляционных баз данных, Access дает возможность
разделять свои сложные по структуре таблицы на несколько, связанных по ключевым полям.
Наша книга посвящена построению систем обработки данных. Этот процесс значительно
различается на разных предприятиях и фирмах в зависимости от объема данных, которые они
обрабатывают. Естественно, Access - это типичная настольная база данных. В то же время на
небольшом предприятии с количеством компьюторов не больше 10, ресурсов Access вполне
может хватить для обслуживания всего делопроизводства, естественно, в связке с Microsoft
Office. То есть все пользователи могут обращаться к одной базе данных, установленной на одной
рабочей станции, которая не обязательно должна быть выделенным сервером. Для того чтобы не
возникали проблемы сохранности и доступа к данным, имеет смысл воспользоваться средствами
защиты, которые предоставляет Access. При этом вы можете воспользоваться Мастером, если не
уверены, что сами правильно установите права и ограничения для пользователей.
В отличие от других рассматриваемых средств разработки, СУБД Access имеет
русифицированный интерфейс и частично переведенный на русский язык файл контекстной
помощи. Как мы уже отмечали, причина этого отрадного факта заключена в позиционировании
этой СУБД на конечного пользователя. Мы опустим описание интерфейса Access, так как его
понимание облегчено не только русским языком, но и сохранением общего подхода, принятого в
построении интерфейса всех продуктов Microsoft для Windows.
При создании многих объектов и элементов управления в Access предоставляется несколько
возможностей реализации поставленной задачи. Как правило, большая часть объектов создается
визуально, путем нажатия кнопки Создать. При этом необходимо находиться в контейнере базы
данных на той вкладке, объекты которой вас интересуют. В качестве альтернативы можно
воспользоваться меню Вставка и выбрать в нем соответствующий объект.
Очевидно, практическая работа в СУБД начинается с создания базы данных. Уже при запуске
Access перед вами появляется диалоговое окно, которое предлагает создать новую базу или
открыть ранее созданную, вдобавок имеется список баз данных, с которыми вы работали
недавно. Если вы выберете опцию Запуск Мастера, то попадете в окно Создание. Теперь для
создания базы данных можно использовать шаблоны. Для того чтобы увидеть их список, вам
необходимо перейти на вкладку Базы Данных. Достаточно выбрать ту базу данных, которая
необходима для создания вашего приложения. При этом можно добавить в базу данных только те
таблицы, которые необходимы, а в таблицах выбрать нужные вам поля. После этого вы
получаете базу данных с таблицами, формами ввода и вывода. Окно контейнера базы данных
показано на рис. 3.12. В табл. 3.5 приведен список Мастеров, имеющихся в Access.
converted to PDF by HupBaH9I
Рис. 3.12. Контейнер базы данных в Access
Таблица 3.5. Мастера в СУБД Access 7.0
Мастер баз данных Создаются базы данных из
определенного списка, возможен выбор
необходимых таблиц и полей,
создаются формы и отчеты.
Мастер таблиц Создает таблицы из списка уже
готовых, которые можно изменить.
Интересен только на начальном этапе
использования таблиц, хотя
определенный круг задач можно
решить, применяя только таблицы,
предоставляемые мастером.
Мастер простых
форм
Создает простую форму,, в которую
выводятся выбранные пользователем
поля из таблицы или запросы.
Мастер форм с
диаграммой
Создает форму с диаграммой,
отражающей данные для полей из
таблиц и запросов, которые служат
источником данных для формы.
Мастер форм со
сводной таблицей
Microsoft Excel
Создает форму, в которую включен
объект "страница Excel" со сводной
таблицей.
Мастер построения
кнопок
Создает кнопки в форме или отчете с
выбранными вами свойствами и
функциональностью.
Мастер построения
групп
Создает группу переключателей,
которая может содержать множество
кнопок, флажков, выключателей.
Мастер построения
списков
Создает списки на основе полей из
таблиц и запросов, SQL выражений или
предопределенного набора значений.
Мастер построения
комбинированных
списков
Создает комбинированные списки на
основе полей из таблиц и запросов, SQL
выражений или заранее
предопределенного набора значений.
Мастер построения
подчиненных форм
Создает подчиненную форму, которая
может служить аналогом объектов Grid
или Browse в других системах
управления данными.
Мастер создания
отчета
Создает отчет, в который выводятся
выбранные пользователем поля из
таблицы или запросы, с возможностями
установки группировки и сортировки.
Мастер создания
наклеек
Позволяет создавать наклейки как
стандартных, так и иных размеров.
converted to PDF by HupBaH9I
Мастер создания
отчетов с
диаграммой
Позволяет выводить на печать
диаграммы, внешний вид которых
зависит от данных в таблице или
запросе, являющихся источником
данных для отчета
Дополнительно к перечисленным возможностям, все созданные формы вы можете
редактировать с помощью вспомогательных диалоговых окон. При первом знакомстве с Access
такой способ создания баз данных поможет больше, чем сотни страниц документации.
В процессе изучения Access необходимо как можно чаще обращаться к команде Параметры
из меню Сервис. После выбора этого пункта на экран выводится диалоговое окно со множеством
вкладок. В настоящий момент нас интересует вкладка с заголовком Общие (по-видимому,
имеются в виду параметры), которая представлена на рис. 3.13. На этой странице в текстовое
поле с заголовком Рабочий каталог внесите путь к той папке, в которой вы собираетесь хранить
ваши файлы. Если при программном способе создания баз данных вам необходим каталог,
отличный от текущего рабочего, то указывайте полный путь для создаваемого файла.
Рис. 3.13.
Первое, с чего начинается работа с базой данных - создание таблиц. После нажатия кнопки
Создать вам будет предоставлена возможность выбора одного из пяти вариантов действий,
которые приведут к появлению в вашей базе новой или присоединенной таблицы. Эти способы
описаны в табл. 3.6.
Таблица 3.6. Способы создания таблиц в СУБД Access
Способ
создания
Описание
Режим
таблицы
Первоначально вам предоставляется таблица с
тридцатью полями, куда необходимо ввести
данные. После ее сохранения Access сам
решает, какой тип данных присвоить каждому
полю. Трудно представить человека, хоть раз в
жизни создававшего таблицы и понимающего,,
converted to PDF by HupBaH9I
что такое типы данных, который пользуется
данной возможностью. Как недостаток этого
способа следует отметить невозможность
создать таблицу с полями примечаний.
Конструктор
таблиц
После выбора этой опции открывается
Конструктор таблиц, в котором вам необходимо
самостоятельно создавать поля, выбирать типы
данных для полей, размеры полей и, если это
необходимо, устанавливать свойства полей.
Подробно работа с Конструктором таблиц
описана в главе 6.
Мастер
таблиц
Из предопределенного набора таблиц вы
можете создать таблицу по своему вкусу.
Возможно, что некоторые таблицы целиком
подойдут для вашего приложения, не
стесняйтесь,, используйте их, все средства
хороши для того, чтобы побыстрее завершить
проект (рис. 3.14).
Импорт
таблиц
Позволяет импортировать данные из таблиц
других приложений в базу данных. Новые
таблицы теряют непосредственную связь с
другими приложениями. В появившемся
диалоговом окне вам необходимо выбрать тип
файла и имя импортируемого файла. Тип ODBC
позволяет импортировать данные практически
любого формата, подробнее об ODBC см. в
главе 8.
Связь с
таблицами
Очень похоже на предыдущий пункт, но при
этом таблица остается в своем формате, то есть
может использоваться несколькими
приложениями.
Рис. 3.14.
При работе с такими объектами, как таблица, форма, запрос, отчет, вы легко можете
переключаться между режимами Конструктора, Таблицы, Формы, SQL, Предварительного
просмотра. Каждому объекту соответствует присущий ему режим. Для перехода из режима в
режим используйте значок, который появляется на панели инструментов, соответствующей
каждому объекту (рис. 3.15), если, конечно, вы не модифицировали панели по-своему. Можно
также воспользоваться меню Вид, которое, как практически и все остальные меню, динамически
изменяется в зависимости от активного в текущий момент объекта.
converted to PDF by HupBaH9I
Рис. 3.15.
Конструируя таблицу, вы можете легко переходить в режим таблицы и, при обнаружении
каких-то недостатков, возвращаться назад для корректировки сделанного. При этом ничто не
ограничивает вас по времени модернизации. Вы можете совершить ее и сегодня, и завтра, и
даже через год. Не каждая система может предоставить возможность одним движением мыши
перейти из Конструктора в режим Таблицы или Формы.
Запросы
Система построения запросов в Access не имеет себе равных среди СУБД массового
использования. Нетрудно поверить, что какая-нибудь третья фирма построила очень
дружественный по интерфейсу и необыкновенно удачный продукт, который легко позволяет
строить запросы самому ленивому и мало-опытному пользователю. Но кто о ней знает?
Количество пользователей этого гипотетически прекрасного продукта исчерпывается первыми
тысячами, возможно, в США на порядок больше. Пользователей Access и приложений,
построенных на его основе, - десятки миллионов. Практически все типы запросов, которые
можно построить программно, в Access можно создать визуально. Исключение составляют
сквозные запросы (SQL pass-through), запросы на изменение структуры данных (DDL) и запросы
объединения.
В Access вам предоставляется возможность создавать самые разнообразные запросы выборки,
причем подчеркиваем, что они модифицируют исходные данные. А ведь эта возможность
реализована далеко не в каждом пакете. Можно сказать, что Access был одним из пионеров
практического применения запросов, изменяющих данные в таблицах, на основе которых они
построены. Именно здесь кроются резервы ускорения работы с данными. Это очень важно, так
как у оппонентов Access любимая тема для разговоров - обсуждение резкого замедления
скорости работы с данными у Access при увеличении размеров таблиц.
Мы уже не будем говорить про развитую систему фильтров. Microsoft слишком занят
глобальными проблемами завоевания Internet, и ему некогда обращать внимание оппонентов (и
просто заклятых врагов) на такую мелочь. О том, насколько ускоряется работа при наличие
индексов, предоставляем вам сделать выводы самостоятельно сразу же после прочтения этой
книги и проведения соответствующих экспериментов.
Также визуально вы можете построить запросы добавления, удаления, обновления, создания
таблиц. Причем таблицу можно создать в другой базе данных. Обратим ваше внимание на
перекрестный запрос. Пять-десять минут, которые вы потратите на его освоение, в дальнейшем
сэкономят недели работы.
Сквозные запросы делают вас поистине всесильным разработчиком. Вы можете
контролировать работу любого сервера баз данных, находясь в любимой среде Access. Правда,
предварительно необходимо запросить у Администратора сети те же права, которые имеются у
него.
Запросы изменения структуры данных, позволяющие вам создавать новые таблицы и индексы,
а также изменять структуру существующих таблиц, авторы нашли очень полезными при работе с
базами данных Access из других приложений, например из Visual FoxPro или Excel, используя
сквозные запросы оттуда. Другая причина, которая может побудить вас использовать их, -
нежелание разбираться с синтаксисом объектов DAO, так как они обладают такой же
функциональностью.
Для построения запросов воспользуйтесь одним из уже известных вам способов создания
новых объектов. В появившемся диалоге Новый запрос будет предложено выбрать из способов
построения запросов. Правда, последние три Мастера строят запросы со специфическими
характеристиками, необходимыми для особо сложных случаев, которые, возможно, не
понадобятся в первый день знакомства с Access, но наверняка пригодятся в дальнейшем. Если вы
мало знакомы с построением запросов, то вначале попробуйте использовать Мастер, который
называется Простой запрос. Затем откройте этот же запрос в режиме Конструктора. Как мы уже
говорили, вы легко можете переходить из одного режима в другой. Для запросов доступны три
режима: Конструктор, показанный на рис. 3.16, SQL - на рис. 3.17 и Таблица - на рис. 3.18.
Режим Конструктора и SQL взаимосвязаны, любые изменения в одном из режимов приводят к
изменениям в другом. Опять же следует отметить, что не каждая среда создания баз данных
может предоставить вам такую возможность. Обычно вам любезно предоставляют возможность
посмотреть код полученного SQL-запроса в режиме только для чтения. Настоятельно советуем
converted to PDF by HupBaH9I
как можно чаще переключаться в режим SQL, что поможет вам быстрее освоить синтаксис SQL.
Чем лучше вы освоите SQL, тем легче будет в дальнейшем. Как ни хороши были бы визуальные
средства построения запросов, иногда легче набрать несколько операторов вручную. При
переходе в режим Таблицы вы увидите результаты вашего запроса. Microsoft постарался, чтобы
вы не только пользовались запросами, но и активно осваивали их.
Как указывалось выше, фильтры - это одна из наиболее сильных сторон Access. Фильтры
строятся с помощью запросов или установкой критериев. Но очень сложно построить запросы на
все случаи жизни. Для того чтобы хоть как-то облегчить эту задачу, используются
параметрические запросы. Создав параметрический запрос, вы даете возможность пользователю
вводить значения для отбора данных - перед ним после запуска запроса обязательно возникнет
диалоговое окно с просьбой указать критерии отбора, как это показано на рис. 3.19.
Рис. 3.19.
Когда вы создаете запрос с помощью Конструктора или окна SQL, то загружается меню
Запрос, которое имеет команду, так и называющуюся - Запрос. Именно здесь можно выбрать
тип запроса, который необходимо создать.
Запросы можно составлять программным путем. При этом различаются два подхода. Первый -
это запуск непосредственно команд SQL. Для этого необходимо создать переменную строкового
типа и запустить ее с помощью макрокоманды RunSQL. Второй способ - это использование
объектов доступа к данным.
Формы
После создания таблиц и запросов можно организовать ввод данных с помощью формы.
Иногда пользователи предпочитают работать с данными, выведенными в виде таблицы, которая
напоминает им одну из рабочих книг. Но часто бывает удобнее организовать данные в виде
формы ввода, когда видно только одну запись, поля которой расположены в нужном порядке.
При этом вы можете в полной мере проявить здесь свои способности к дизайнерскому искусству,
если таковые имеются.
При желании создать простейшую форму воспользуйтесь опцией автоформа. Это самый
простой способ создания формы. Вы получаете форму с набором текстовых полей, перед
которыми выводятся названия или заголовки полей, если последние имеются для поля, как это
видно на рис. 3.20. В дальнейшем, по мере освоения пакета, вы сможете использовать эту
возможность для создания основы вашей формы с целью дальнейшего ее усовершенствования.
Для создания автоформы воспользуйтесь раскрывающимся списком Новые объекты на панели
инструментов, которая показана на рис. 3.21, либо используйте команду меню Вставка. Если вы
решите создавать новую форму, воспользовавшись кнопкой Создать на вкладке Формы, то в
списке доступных режимов создания будут присутствовать автоформы, причем трех типов:
состоящая из колонок (ее вы можете построить предыдущим способом), ленточная и табличная.
Последняя совпадает с обычным табличным режимом вывода данных для таблицы, но это все-
таки форма, потому что вы легко можете устанавливать выводимые поля, что очень трудно
сделать для таблиц.
Рис. 3.21.
После того как вы решите создать форму, перед вами появится диалоговое окно Новая форма,
показанное на рис. 3.22, в котором имеется целых семь опций. Обращаем ваше внимание, что
надо выбрать источник данных, в противном случае для вывода данных надо применять более
сложные технологии. Можете выбрать любой способ, но следует отметить, что на самом деле это
не семь способов создания форм.
К примеру, опция Простая форма, которая запускает Мастер создания форм, по своим
converted to PDF by HupBaH9I
возможностям раскладывается на три следующие за ними автоформы, но с предоставлением
возможности выбрать из исходных таблиц нужные вам поля, задать свой заголовок, выбрать
один из стилей оформления.
Основные этапы построения формы с помощью Мастера показаны на рис. 3.23- 3.27.
Рис. 3.23.
Рис. 3.24.
converted to PDF by HupBaH9I
Рис. 3.25.
Рис. 3.26. Выбор названия формы и дальнейших действий по ее использованию
Рис. 3.27. Готовая форма
Последние опции - Сводная таблица и Диаграмма - позволяют создавать достаточно
специализированные по своим задачам формы и активно используют OLE технологии. Новичкам
рекомендуется начинать с автоформ, потом, осознав различия между различными видами форм и
желая применить более высокие требования к выводу данных, попробовать опцию Простая
converted to PDF by HupBaH9I
форма. Иногда бывает полезно представить данные, организованные с помощью опций Диа-
грамма и Сводная таблица.
Формы, которые удовлетворят любому, даже самому требовательному вкусу, можно создать с
помощью Конструктора форм. Эффективным способом работы является быстрый выбор полей с
помощью Мастера создания форм, стиля форм и дальнейшее совершенствование форм с
помощью Конструктора.
Создание форм отнимает больше половины времени, затрачиваемого на создание приложений.
Но именно на этом этапе работы вы можете воспользоваться наибольшим количеством средств
автоматизации. Вам предоставляется большое количество встроенных объектов. Со многими
объектами связаны Построители, причем число их разновидностей так велико, что позволяет
построить автоматизировано 90%, а в некоторых случаях и целиком приложение. К примеру, с
помощью Построителя командных кнопок вы можете создать 28 различных кнопок, функции
которых простираются от перехода по записям до набора телефонного номера (рис. 3.28).
Рис. 3.28.
Помимо кнопок Мастера имеются для Групп, причем вы сами можете решить, какие объекты
поместить внутрь контейнера группы, для списков, комбинированных списков, подчиненных
форм, которые можно считать в Access аналогом объекта Grid, используемым в Visual FoxPro.
Каждый объект имеет большой набор свойств и событий. Событию можно присвоить
макрокоманду или процедуру, которые будут вызываться при его наступлении. С помощью этого
можно добиться значительной гибкости работы с формой.
Для форм доступны три режима работы: Конструктор, Форма и Таблица. Режим вывода данных
имеет три вида: ленточная форма, простая форма и таблица. При работе с простой формой
одновременно вы можете видеть данные только из одной записи, при ленточной - одну и более, в
зависимости от того, сколько можно уместить их на экран.
В Access нет объекта типа страницы с закладками, но есть объект Разделитель страниц и метод
для перехода со страницы на страницу, поэтому не трудно организовать многостраничную форму,
правда, эта функциональность может быть достигнута только после написания нескольких
процедур.
При работе с формой загружается своя система меню, в режиме Конструктора - одна, а в
режиме формы - другая. То же относится и к панели инструментов. В режиме формы вы можете
указать, какое меню и панель инструментов должны загружаться, при этом можно указывать и
созданные вами.
Используя установки, которые вам доступны после выбора команды Параметры из меню
Сервис, вы можете задать шаблон формы, в качестве которого может использоваться любая
заранее созданная форма. Все новые формы будут создаваться на основе этой формы со всеми
включенными в нее элементами управления и свойствами.
Формы и элементы управления можно создавать и модифицировать программно, но занимает
это намного больше времени.
Отчеты
converted to PDF by HupBaH9I
Отчеты наряду с формами создают представление о вашем приложении, и создание их обычно
требует кропотливого труда. Компания Microsoft постаралась ваш труд облегчить. Для каждой
таблицы вы можете создать Автоотчет. При этом Автоотчет, доступный для создания с помощью
меню или кнопки Новый объект на панели инструментов База данных, создает отчет, данные в
котором будут выведены в столбец. Еще один Автоотчет станет доступным при выборе кнопки
Создать на вкладке Отчеты. Это ленточный автоотчет, когда данные из всех полей будут
выводиться в колонку. Если вы хотите выбрать поля для отчета, а не выводить все, имеющиеся в
таблице или запросе, то воспользуйтесь Мастером отчетов. Мастер отчетов позволяет, помимо
выбора полей для отчета, сгруппировать данные по какому-нибудь полю, при этом вы можете
установить интервал группировки, установить порядок сортировки, выбрать макет отчета и его
стиль.
Среди прочих мастеров отметим Мастер по созданию отчета с диаграммой и построитель
почтовых наклеек. Построитель почтовых наклеек - это мощное средство с разнообразными
свойствами, требующее подробного изучения. Построитель почтовых наклеек по своему классу
скорее можно отнести к средствам визуального проектирования.
Для построения сложных отчетов предназначен Конструктор отчетов. При его запуске вместе с
ним загружается панель инструментов с элементами управления, которые можно размещать в
различных областях проектируемого отчета путем буксировки с помощью мыши. Перед печатью
отчета его можно просмотреть в окне предварительного просмотра.
Как и многие другие объекты базы данных, отчеты можно создавать программно. Обычно этот
метод используется для создания собственных Мастеров.
Макросы
Макрокоманды, которые можно объединять в макросы, совершают разнообразные действия,
выполнимые в СУБД Access, а с помощью параметров этим действиям можно придать гибкость,
которой иначе можно добиться только путем кропотливого программирования. В Access имеется
около пятидесяти макрокоманд. Для того чтобы создать макрос, вам обязательно нужно загрузить
окно Конструктора макросов, которое состоит из двух частей (рис. 3.29). Верхняя служит для
ввода макрокоманд и представляет собой таблицу, имеющую от двух до четырех колонок, в
зависимости от установленных параметров. В нижней части окна Конструктора макросов
вводятся аргументы макроса. В зависимости от выбранной макрокоманды число аргументов
динамически меняется. Напротив каждого аргумента имеется его описание. Справа отображается
пояснение для рода и типа требуемого аргумента. Очень часто аргумент можно выбрать из
раскрывающегося списка.
Рис. 3.29.
Для построения более сложных макросов, требующих выполнения определенных условий для
запуска отдельных макрокоманд, необходимо добавить колонку Условия. После этого
converted to PDF by HupBaH9I