Гайдамакин Н.А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс Учебное пособие

Подождите немного. Документ загружается.

1.1.

Понятие

содержание

информационного обеспечения

ты. события, явления, процессы) воспринимающей системой

(человек,

организационпст

структура, автоматизированная

информационная система) независимо от срормы и способа

представления знания.

При рассмотрении понятия информационного

обеспечения

в контексте обработки информации важное значение имеет по-

нятие данных. От информации данные отличаются конкретной

формой представления и являются некоторым ее подмноже-

ством, определяемым целями и задачами сбора и обработки

информации. К примеру, данные по сотрудникам какой-либо

организации в виде формализованных учетных карточек кад-

рового подразделения содержат лишь некоторый перечень не-

обходимых сведений (ФИО, год рождения, образование, семей-

ное положение, должность и т. д.) в отличие от огромного ко-

личества сведений, характеризующих каждого конкретного

человека. Поэтому определим данные как информацию, отра-

жающую определенное состояние некоторой предметной об-

ласти в конкретной форме предепшвлеиия и содерэ/сащую лишь

наиболее существенные с точки зрения целей

задач сбора

обработки информсщии элементы образа отражаемого фраг-

мента

дейспчвительности.

Таким образом, информация на стадии данных характери-

зуется определенной формой представления и дополнительной

характеристикой, выражаемой термином структура.

Структура данных связана с понятием представления ин-

формации и определяется функциональной, логической, тех-

нологической

т. п. структурой той предметной области, ин-

формацию о которой содержат данные. Вместе с тем данные

могут быть представлены и в неструктурированной форме, что

предопределяет технологические особенности их накопления

и обработки. Таким образом, можно

вьщелить

неструктуриро-

ванную и структурированную форму

предсптвления

данных.

В качестве примера неструктурированной формы можно

привести:

• связный текст (т. е. документ на естественном языке

—

на

литературном, официально-деловом и т. д.);

1. Основы информационного

обеспечения

процессов и систем

• графические данные в виде фотографий, картинок и про-

чих неструктурированных изображений.

Примерами

структурированной

формы данных являют-

ся:

• анкеты;

таблицы;

• графические данные в виде чертежей, схем, диаграмм.

Способы сбора, анализа и обработки структурированных

и неструктурированных данных

существенно

различаются. Наи-

более развитыми в настоящее время, с точки зрения задач об-

работки и анализа информации, являются программные сред-

ства обработки структурированных данных, т. к. структуриза-

цию можно считать

первичной

и наиболее трудно

формализуемой и алгоритмизируемой обработкой.

В плане оперирования с информацией в

процессах

ее со-

здания (порождения), сбора, вьщачи и потребления важное зна-

чение имеет понятие

документированной

информации или

просто документа. Можно сказать, что в большом количестве

случаев информация предстает и фигурирует в образе докумен-

та, исключая ту часть информационных процессов, которые опе-

рируют исключительно с данными, как, например, в автомати-

зированных системах управления

технологическими

процесса-

ми — АСУТП, где информация порождается в

виде

показаний

датчиков (входные данные), обрабатывается, вьщается и потреб-

ляется в виде управляющих сигналов (выходные данные) на

технологическое оборудование.

Как и в случае с понятием самой информации,

существует

несколько трактовок термина

документ—историческая,

орга-

низационно-управленческая и нормативно-правовая трактов-

ка.

Исторически документ понимался (и в определенных слу-

чаях понимается сейчас) как объект, средство, способ для удо-

стоверения личности, прав собственности и т. д.

оргапизациоппо-управлеическом

смысле документ пони-

мается как служебный или организационно-распорядительный

1.1.

Понятие

содержание

пиформациопного

обеспечения

документ, т. е. как форма и способ выражения оргатпациоипо-

управлепческих

решений

воздействий.

В нормативно-правовом аспекте документ определяется как

зафиксированная па материальном носителе информация

реквизитсши,

позволяющими ее

идентифицировать^.

Для традиционного «бумажного» документа совокупность

реквизитов,

идентифицирующих

конкретный

документ,

опре-

деляется соответствующими

ГОСТами-*

и руководящими доку-

ментами по делопроизводству или отраслям технологической

документации'*.

Не вдаваясь в детали, отметим, что важнейшим

реквизитом, идентифицирующим традиционные документы,

являетсяподпись

должностного лица. Подобный подход для

компьютерной информации в настоящее время развит в виде

техники «электронных цифровых

подписей»,

основанных на

криптографических методах, также закреплен соответствующи-

ми

ГОСТами^

и применяется в телекоммуникационных систе-

мах передачи данных. Вместе с тем такие особенности компь-

ютерной формы информации, как возможность ее эталонного

копирования (т. е. практически мгновенного и в любых количе-

ствах порождения полностью идентичных копий, экземпляров),

делают процесс идентификации документов в компьютерной

форме и в более широком смьюле аспект юридического статуса

документов в вычислительной среде сложной

идо

конца еще

нерешенной проблемой.

Под документированием информации в широком смысле

слова можно понимать

вьщеление

единичной смысловой части

информации (данных) по некоторой предметной области в об-

щей ее массе, обособление этой части с приданием ему само-

стоятельной роли (имя, статус, реквизиты и т. п.). Процесс до-

кументирования превращает информацию

информационные

- Закон РФ «Об

мпформацип,

ппформатичацип

латпте

информации» от

20.02.1995

г.,

№24-ФЗ .

'ГОСТ

6.30-97. Унифицированная

система

оргашпациомио-распорядитсльпоп

документации.

Требования

оформлению

докумеитои

—

М.:

Госсгаидарг

России. 1997.

''Например,

ЕСКД

—

Единая система

конструкторское!

документации.

РОСТР

34.10-94.

Информационная технология.

Криигографнческаячашитанн-

формацщг

Процедурьгвыработки

и проверки

элскгроннон

ци(|)ровой подписи па баче

асиммегричного

криптографического

алгоритма—

М.:

Госстандарт России,

1994.

I. Основы

ипфориационцаго

обсспсчогия

происссов

систем

ресурсы. Нормативно-правовая трактовка информационных

ресурсов определяет их как «отдельные документы

отдель-

ные массивы документов, документы

массивы документов в

информационных системах (библиотеках, архивах, фондах,

банках данных, других видах информационных систем)»''.

Таким образом, документирование информации подводит

к одному из самых фундаментальных понятий в сфере инфор-

мационного обеспечения — информационным системам. Так

же как и для понятий информации и документа, понятие ин-

формационной системы многогранно и имеет несколько опре-

делений и подходов. В нормативно-правовом смысле инфор-

мационная система определяется как «организационно упо-

рядоченная совокупность документов

(массивов

доку.мептов)

и информационных технологий, в том числе и с использовани-

ем средств вычислительной техники

связи, реализующих ин-

формационные процессы»^.

В технологическом плане аспект использования средств вы-

числительной техники (СВТ) в информационных системах и

обеспечение на этой основе автоматизации решения каких-либо

задач проявляется в близком термине автоматизированная си-

стема —

«система,

состоящая из персонала

комплекса

средств

автомсштзации

его деятельности, реализующая ип-

формсщиониую

технологию выполнения установленных функ-

ций»^.

Опыт, практика создания и использования автоматизиро-

ванных информационных систем в различных сферах деятель-

ности позволяет дать более широкое и универсальное опреде-

ление, которое полнее отражает все аспекты их сущности.

Под информационной системой в дальнейшем понимается

оргсишзованная

совокупность

програлито-технических

дру-

гих вспомогательных средств, технологических процессов

функционсшьпо-определенных групп работников, обеспечиваю-

'' Закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» от

04.07.1996 г., №85-ФЗ.

' Закон РФ «Об информации,

ннформатиюции

^защите

информации» от

20.02.1995 г.,

№24-ФЗ .

"гост

34.003-90. Информационная технология. Комплекс стандартов

иа

авто-

матизированные

системы.

Термины и

определения

— М.:

Им-во

стандартов,

1991.

1.1.

Понятие

содержание

информационного

обеснеченн я

щих

сбор, представление

накопление

ииформациоипых

ресур-

сов в

определеппой

предметной области, поиск

выдачу све-

дений, необходимых для удовлетворения информационных по-

требностей установленного контингента пользователей —

абонентов системы.

Исторически первыми видами информационных систем яв-

ляются архивы и библиотеки. Им присущи все атрибуты ин-

формационной системы. Они

обеспечивают

в какой-либо пред-

метной области сбор данных, их

представление

и хранение в

определенной форме (книго-, архивохранилища, каталоги и

т. д.), в них определяется порядок использования информаци-

онных фондов (т. е. определены абоненты,

режимы

и способы

вьщачи

информации — абонементы, читальные залы и т. п.).

Информационные системы, в которых представление,

хранение

обработка информации

осуи(ествля1отся

по.ио-

щыо

вычислителыюй

техники, называются

автоманипироваи-

ными,

или сокращенно АИС. Автоматизированные информа-

ционные системы в настоящее время являются неотъемлемой

частью

современного

инструментария

информацион^юго

обес-

печения различных видов деятельности и наиболее бурно раз-

вивающейся отраслью индустрии информационных техноло-

гий.

Таким образом, информационные системы являются основ-

ным средством, инструментарием решения задач информаци-

онного обеспечения, а соотношение понятий, связанных с ин-

формационным

обеспечеш^ем,

можно отобразить в

виде

схе-

мы, приведенной на рис. 1.1.

Технологическое и

организацио/пю-штатпое

воплощение

информационного обеспечения в большинстве

случаев

осуще-

ствляется в трех формах:

• служба документационного обеспечения управления

(СлДОУ);

• информационная служба;

• экспертно-аналитическая служба.

1. Основы

иЕ1формац1Ш11110го

обеспечения

процессов п систем

Информация

Содбржит:

Свеаени я

Знания

Обрабатывается в

вчбв

;

Двяны е

Предстает и фигурирует в обрам

До^сумен т

{д(жуменгиро»анна я

информация )

Агрегируется:

Информацхонныв

ресурсы

С^эгаяизаццонно

упоряйочивавпкя

(нвкаппивавтся,

храни/пси, обрабатывввтся)-

Инфориационные

систем ы

Рис.

1.1.

Схема понятий информационного

обеспечения

Традиционной организационно-штатной и технологичес-

кой структурой является СлДОУ, которая в обобщенном виде

реализует следующие функции:

организация и обеспечение делопроизводства и доку-

ментооборота;

• документационное обеспечение подготовки и осуществ-

ления управленческих решений через организацию и контроль

разработки и согласования организационно-распорядительных

и информационно-справочных документов;

• внутренний мониторинг (контроль реализации управ-

ленческих решений, оценка их результатов через контроль и

отслеживание прохождения документов).

1,1.

Понятие

содержание

информационного обеспечения

Информационная

слу.усба

(отдел автоматизации, вычис-

лительный центр и т. д.) в общем виде обеспечивает решение

следующих задач:

• сбор недокументированной и документированной ин-

формации из внешних источников, необходимой для поддерж-

ки управленческих и технологических процессов;

• внешний мониторинг (выявление и анализ управленчес-

ких проблем, возникающих по внешним причинам);

• информационное оповещение и удовлетворение инфор-

мационных потребностей управленческих и технологических

структур;

• внутренний мониторинг (статистика, отчетность, оцен-

ка результатов деятельности).

Экспертно-аналнпгичсская

группа (группы советников,

консультантов, так называемых аналитиков) привлекается для:

• анализа различных

управленческих,

производственных

ситуаций;

• выработки альтернатив управленческих решений;

• прогнозирования последствий управленческих решений.

Структура информационного обеспечения определяется

структурой (циклом) функционирования информационных си-

стем. В общем плане можно выделить следующие элементы

цикла функционирования

ин(1}ормационных

систем:

• сбор информации;

• комплектование

информацией ;

• поиск

вьщача

сведений для абонентов системы;

• поддержание

целостности, актуальности и сохранности

информации.

Сбор

инфюрмацин

представляет собой специальным обра-

зом организованный порядок и процесс получения

отбора ин-

формации, имеющей отношение

предметной области сведе-

ний информационной систелсы, и включает:

• получение информации;

• оценку относимости информации;

1. Основы

ипформаииопного

обеспечения

процессов

п систем

• организационные схемы, порядок отбора и фиксации

информации.

Получение информации осуществляется через организацию

и использование системы источников и

кансшов

получения ин-

формации.

Оценка отиоеимости информации к предметной области

сведений информационной системы в некоторых случаях осу-

ществляется автоматически (информация сдатчиков в автома-

тизированных системах управления технологическими процес-

сами — АСУ ТП), а в других случаях (системы обеспечения

аналитических исследований, мониторинга социально-эконо-

мических или экологических процессов и т. п.) представляет

сложную, многокритериальную классификационную задачу,

слабо поддающуюся автоматизации и выполняемую

специсшь-

ной категорией работников.

Организационные схемы, порядок отбора

фиксации ин-

формации определяют организационную основу подсистемы

сбора информации и обусловливаются характером и другими

параметрами источников и каналов получения информации.

Комплектование информационной базы в различных ее

формах в общем плане включает предварителы1у1о обработку

(рубрикацию,

структуризацию)

занесение

ш/формации.

Характер предварительной обработки информации опре-

деляется формой представления входных данных (структури-

рованная, неструктурированная), особенностями представления

данных в информационной системе и может включать класси-

фикацию сведений по определенным рубрикам (делам), разде-

лам и т. п. предметной области с целью накопления материалов

определенного характера, или объединенных каким-либо при-

знаком, фактором. Структуризация информации представляет

процесс преобразования документированной информации (т. с.

информации на естественном неформализованном языке —

обычно это текст документа) в семантику АИС, т. е. в инфор-

мационный язык представления данных, используемый в конк-

ретной информационной системе.

1.1.

Понятие

содержание

информаиноиного

обеспечения

Занесение данных в информационную систему заключает-

ся в добавлении новых сведений и, при необходимости, их отож-

дествлении, слиянии и установлении взаимосвязи новых дан-

ных с ранее накопленными.

Принциписшьное

значение при этом

имеет вопрос идентификации новых данных с возможно уже

имеющимися в системе.

Важным моментом при занесении новой информации яв-

ляется также установление ее логической взаимосвязи с ранее

введенными данными. В некоторых видах АИС (информаци-

онно-поисковые) такая задача является одной из основных, так

как позволяет искать и устанавливать не всегда очевидные свя-

зи между информационными объектами и категориями сведе-

ний информационной системы. Комплектование информацией

в таких случаях неотделимо от обработки и выдачи информа-

ции.

В информационных службах, обеспечивающих создание и

эксплуатацию информационных систем, сбор и комплектова-

ние информации осуществляют работники группы отбора («от-

борщики», «индексаторы»), квалификация которых помимо ин-

формационной должна включать также знание

конкретной

пред-

метной области информационных систем.

Поиск

выдача данных включают установление

специ-

алыюго

организационно-технологического порядка удовлетво-

рения информационных потребностей абонентов информаци-

онной системы в управленческой

деятелышсти

технологи-

ческих процессах.

Удовлетворение информационных потребностей осуществ-

ляется через периодический плановый поиск

выдачу сведений,

оповещение и обработку запросов, выполняемую организаци-

онными структурами (СлДОУ, информационная служба), орга-

низующими и эксплуатирующими информационную систему.

Периодический

плановый поиск

выдача сведений осуще-

ствляются в целях обеспечения процессов организации, пла-

нирования и осуществления конкретного вида деятельности,

т.-е.

в основном для информационного обеспечения организа-

-ционно-управленческой

деятельности. Данного рода задачи

1. Основы информационного

обеспечеппя

процессов н

спстсм

включаются в функции и обязанности информационных, ин-

формационно-аналитических и других информационно-обес-

печивающих служб и заключаются, как правило, в формирова-

нии и выдаче статистических и сводных данных по периоди-

чески

повторяющимся ситуациям в

управленческой

производственной сфере.

Оповещение

обработка запросов представляют собой

формы

ииформациотюго обслуоюивапия

управленческих и про-

изводственно-технологических структур. Оповещение может

осуществляться в форме ииициативио-сигиальпого оповещения,

объектового и планово-периодического оповещения.

Объектовое оповещение обычно осуществляется через

вьщачу абонентам информационной системы любых новых дан-

ных по определенному объекту, тематике, событию и т. п., по-

являющихся в АИС из любых источников.

Планово-периодическое оповещение производится через

выдачу абонентам всех новых данных, поступивших к опреде-

ленному плановому сроку из всех источников в информацион-

ную систему по определенному объекту, тематике, событию,

проблеме.

Обработка запросов

выдача по ним сведений является

одной из основных функций информационных служб.

Да}гаая

деятельность регламентируется по вопросам инициирования,

санкционирования и формы подачи запросов, форм и способов

вьщачи

информации по запросам,

учета

запросов и т. д.

Поддержание

целостности

еохршшости

информации,

пересмотр, ревизия и отсеивание утратившей актуальность

информации являются неотъемлемой функцией информацион-

ных подразделений, создающих и поддерживающих информа-

ционные системы. Данные задачи решаются категорией работ-

ников, называемых

адмшшстраторшш

АИС. Администрато-

ры обеспечивают создание и поддержание банков данных АИС,

организацию разграничения доступа к ним, защиту информа-

ции от несанкционированного доступа (НСД), ее резервирова-

ние и восстановление при разрушении или утрате ее целостно-

сти вследствие преднамеренных и непреднамеренных воздей-