Доклад - Этикет официальных мероприятий

Подождите немного. Документ загружается.

Уфимский государственный авиационный технический университет

Этикет официальных мероприятий

Выполнила:

Студентка

Проверила:

Уфа 2010

Этикет совещания

Рабочее совещание может быть проведено любым сотрудником, работа ко-

торого связана с деятельностью других и зависит от обмена мнениями с

коллегами. Как правило, производственные собрания организуются по иници-

ативе руководителей, однако в отдельных случаях их могут созывать и ря-

довые сотрудники, пригласив на встречу кого-нибудь из представителей руководства.

Почти все сотрудники предприятий в течение года принимают участие в нескольких

совещаниях, а многие время от времени сами проводят их или занимают место в пре-

зидиуме. Существует ряд общих

правил проведения любых собраний, вне зависимости от поводов, по которым

они созываются; если следовать этим правилам, встречи проходят гладко, с

пользой для всех присутствующих и заканчиваются вовремя.

Подготовьте повестку дня заранее и старайтесь неукоснительно ее собюдать.

Заблаговременно известите участников совещания о причине его созыва и

не отвлекайтесь от намеченной темы.

Назначьте время начала и окончания собрания. Вовремя начните и завершите его.

Вам не обязательно прибегать к драконовским мерам, однако необходимо следить

за тем, чтобы желающие высказаться выступали по очереди, а дру-

гие участники встречи их при этом не перебивали.

Думать о том, чтобы не опоздать на собрание, должны приглашенные, а

организаторы совершенно не обязаны ждать, пока все участники соберутся.

Если встреча достаточно продолжительная, ее можно прервать, чтобы

участники могли выпить чашку чая или кофе. Во время перерыва собравшиеся

могут воспользоваться автоматом, разливающим кофе, или просто немного

размяться. Когда в повестке дня совещания не предусмотрен перерыв на

ленч, организаторам следует позаботиться о том, чтобы участникам встречи

были предложены закуски и напитки в ходе заседания. Кто-то из сотрудни-

ков, не принимающих участия в работе совещания, в этом случае должен

проследить за доставкой питания и обслуживанием тех, кто сидит в зале

заседаний. В зависимости от служебных обязанностей того сотрудника или

сотрудницы, которым это поручено, он или она может либо помочь доставить

закуски и напитки собравшимся и обслужить их, либо сообщить организатору

встречи, что все готово к тому, чтобы объявить перерыв и предложить при-

сутствующим приступить к трапезе. По завершении ленча каждый участник

совещания должен вынести из конференц-зала свой поднос с одноразовой по-

судой и остатками еды и выбросить все в контейнер для мусора.

Этикет во время проведения собраний и совещаний состоит из ряда правил.

- Представьтесь другим участникам. Если вы из другой фирмы, сообщите об этом.

- Садитесь самостоятельно только в том случае, если это собрание вашего отдела и у вас

есть постоянное место. В противном случае председатель сам укажет вам, куда сесть.

- Сидите прямо.

- Не занимайтесь механическим «рукоделием»: не выпрямляйте скрепки, не делайте

самолетики, не рисуйте рожицы и не играйте карандашами и ручками.

- Внимательно слушайте все то, о чем говорят.

- Задавайте вопросы, если что-то непонятно.

- Высказывайте свои соображения во время дискуссии кратко и выразительно.

- Собрание — не место для обсуждения собственных проблем.

- Уходя, поблагодарите председателя.

- Если вы представляете другую организацию, прощаясь, обменяйтесь рукопожатием.

Теперь рассмотрим некоторые более узкие моменты этикета на собраниях. Первый

касается одежды. Одеваться необходимо так, чтобы выказать уважение к себе, к своей

профессии, к своему положению и компании, которую вы представляете.

Не спрашивайте о прохладительных напитках, но если их вам предложат, не

отказывайтесь. Будьте аккуратны, чтобы не залить бумаги либо окружающих. Если вам

нужно выйти, негромким голосом извинитесь (но помните, что стоит вам выйти, как вас

тут же выберут). Таким же образом возвращайтесь.

Чтобы собрание прошло «гладко», используйте некоторые рекомендации.

- Всегда представляйте тех, кто незнаком друг с другом.

- Укажите, кому где сесть и сообщите, можно ли курить.

- Насколько это возможно, отложите все звонки, предназначенные участникам встречи.

Если она идет продолжительное время, надо сделать перерыв, чтобы приглашенные могли

позвонить по телефону.

- Собрание проводит и руководит его работой председатель. Он — главное лицо, и от его

характера и способностей зависит ход собрания.

- Если вы — председатель, то ведите собрание властно, но тактично и дипломатично.

Умело прерывайте всякого, кто провоцирует ссоры, пытается обсуждать вопросы,

которых нет в повестке дня.

- В конце собрания председатель должен поблагодарить всех присутствующих, особенно

тех, кто выступил с предложениями, а также высказать благодарность тем, кто готовил

собрание и участвовал в его проведении.

Выступление на совещании

Если вас просят выступить, вы должны узнать, какова цель выступления. Если она вам не

вполне ясна, попросите уточнить. Поинтересуйтесь, как будет оборудован зал для того,

чтобы ваше выступление прошло максимально эффективно. Признак «моветона» (дурного

тона) — обсуждать наглядный материал, который могут увидеть только несколько

человек. Помимо этого, выступая перед аудиторией, вы должны установить визуальный

контакт с присутствующими. Если вам требуется время на подготовку, попросите у

председателя пять минут. Предварительно осведомитесь, кто будет отвечать на вопросы и

вести дискуссию — вы (как выступающий по обсуждаемому вопросу) или председатель.

Об этом следует оповестить собравшихся. Если отвечать должны вы, то «моветон» —

брать председателю инициативу в свои руки. Выясните, сколько времени отведено вам на

ваше выступление. При превышении регламента председатель обязан напомнить об этом

оратору. Очень большой «моветон» — затягивать собственное выступление и просить

следующих ораторов сократить свои.

Размещение участников

Если заседание проводится за прямоугольным столом, то председатель должен сидеть в

конце стола, наиболее удаленном от входа в помещение. Если в помещении два входа,

ближайший к председателю надо закрыть. По обе стороны от председателя сидят гости и

руководство.

Схема размещения изменяется, если на встрече присутствуют зарубежные гости. Они

могут пожелать сесть лицом к двери за длинной стороной стола. Тогда их главное лицо

сядет напротив руководителя такого же ранга из вашей организации. Гости — служащие

разместятся по обе стороны от своего руководителя. Ваши сотрудники — напротив них.

Чиновники или сослуживцы рангом ниже будут сидеть по краям.

Концы стола обычно остаются не занятыми. Руководители высшего ранга сидят лицом к

двери. Самые престижные места находятся рядом с ними. Самое не престижное место —

напротив председателя, т.к. вы будете находиться под его неусыпным оком. Наконец,

рассаживание гостей не должно происходить по признаку половой принадлежности или

по отделам (если только это не общее собрание коллектива).

Организация рабочих встреч в ресторане

Часто два человека, работающих в одной или разных компаниях, решают,

что им удобнее обсудить служебные проблемы в ресторане, где не раздаются

постоянные телефонные звонки и никто не прерывает их разговор вопросами. На том, кто

приглашает, лежит в данном случае обязан-

ность зарезервировать столик, вне зависимости от того, будет ли оплачи-

вать визит приглашающий, или же расходы будут поделены поровну. При этом

предварительно следует убедиться в том, что ресторан, в котором намечена

встреча, достаточно тихий, и там ничто не помешает провести деловую бе-

седу в спокойной обстановке.

Поскольку во время ленча рестораны, как правило, бывают перегружены,

многие ответственные сотрудники все чаще предпочитают проводить встречи

с партнерами или клиентами во время завтрака. Кроме того, совещания в

ресторане, организованные в обеденный перерыв, нередко нарушают распоря-

док рабочего дня, а если они проводятся до прихода на службу или после

ее окончания, такие нарушения исключаются. Вместо того чтобы заканчивать

рабочий день приглашением на поздний обед, некоторые предпочитают встре-

чаться с коллегами вечером в ресторане за чашкой чая. Такие переговоры в

ресторанах позволяют рядовым сотрудникам или ответственным работникам

завершить дела на службе немного пораньше, спокойно продолжить их в рес-

торане и вернуться домой не так поздно, как после деловой беседы за ужи-

ном.

Видеоконференции

Сейчас, когда многие компании имеют отделения не только в разных ре-

гионах страны, но и по всему миру, проведение видеоконференций может

стать полезным средством для более эффективного ведения дел. Организо-

вать видеоконференцию можно таким образом, чтобы у каждой камеры собра-

лось по два-три ее участника, либо более значительное их число, причем

камера будет сфокусирована только на лице выступающего в данный момент.

То оборудование, которое использует при этом компания, должно опреде-

ляться ее возможностями и предназначением системы проведения видеоконфе-

ренций. Между видеоконференциями и личными встречами существуют определенные

различия.

Прежде всего, в ходе видеоконференции стоит воздержаться от разговоров, не име-

ющих непосредственного отношения к теме обсуждения, поскольку они могут

быть транслированы другим участникам вашей встречи на расстоянии. Ста-

райтесь время от времени поглядывать на экран - это усилит впечатление

непосредственного общения с теми, кто, находясь в других помещениях,

участвует в проведении видеоконференции.

Для того чтобы мероприятие оказалось эффективным, особенно важно заб-

лаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня. Если в послед-

нюю минуту перед началом видеоконференции будут внесены какие-либо кор-

рективы, не забудьте сразу же оповестить об этом заинтересованных лиц,

или разошлите им по факсу новую повестку дня встречи. До начала меропри-

ятия каждый из них, в свою очередь, должен вам прислать подтверждение

того, что ваша информация получена.

Перед открытием видеоконференции следует проверить четкость изображе-

ния и громкость звука. Если замечены какие-то неполадки, нужно сообщить

о них остальным участникам встречи с тем, чтобы обслуживающие ее специа-

листы на местах могли соответствующим образом наладить оборудование.

Настройте уровень звука с таким расчетом, чтобы все хорошо слышали каж-

дого из выступающих, и его слова не искажались при включении обратной

связи. Возможно, что при прохождении сигнала видеоконференции в какие-то

моменты будут возникать помехи, заглушая звук и/или изображение. Заранее

определите, как вы в этом случае поступите - продолжите встречу, пока

сигнал не восстановится, а суть сказанного передадите тем, с кем времен-

но был прерван контакт другими способами, или в ходе конференции будет

объявлен перерыв до восстановления связи. Никаких правил на этот счет не

существует. Ваше решение определяется многими факторами: временными па-

раметрами, возможностью партнеров вскоре снова собраться вместе, а также

скоростью, с которой может быть восстановлена прерванная связь.

Можно ли будет одновременно видеть всех собравшихся на видеоконферен-

цию или нет, зависит от трансляционного оборудования, имеющегося в зале,

а также от числа участников встречи. Это имеет особенно большое значе-

ние, когда видеокамера укреплена стационарно. Всем присутствующим следу-

ет помнить о том, что говорить надо четко и достаточно громко, особенно

в том случае, когда вы находитесь не перед самым микрофоном и/или за

пределами зоны действия стационарной видеокамеры. Поскольку микрофоны в

студии устроены так же, как в телефонной трубке, в данный момент времени

говорить может только один человек. Участников встречи, стремящихся

что-то сказать в одной студии, никто не сможет услышать до тех пор, пока

оратор, находящийся в другой студии не закончит свое выступление. Если

вы приглашены не в главную, а в одну из дополнительных студий, иногда

случается так, что для того, чтобы получить слово, надо привлечь к себе

внимание жестами.

Когда повестка дня видеоконференции исчерпана, и все обозначенные в

ней вопросы обсуждены, завершите встречу в эфире так же, как и любое

другое совещание.

Завершение собрания или совещания

Встречу, как правило, завершает тот,

кто ее созывал. Если он или она сочтет, что прения по обсуждаемому воп-

росу завершены, и достигнуто устраивающее всех соглашение нужно подвести итоги и

закрыть встречу: "Итак, мы обсудили следующие вопросы...", или: "В результате,

мы пришли к выводу о том, что действовать надо так...". После этого сто-

ит повторить решение, которое было принято, и, если для его осуществле-

ния необходима дополнительная информация, напомнить об этом тем, кто от-

вечает за ее предоставление. Встреча заканчивается выражением благодар-

ности тем сотрудникам, которые на ней присутствовали и помогали в ее ор-

ганизации.

Письменные заметки или магнитофонные записи, сделанные во время

встречи, используются для составления доклада о проведенном совещании,

копии которого его организатор позднее передает каждому из участников. В

докладе обычно содержится детальное изложение заключительных выступле-

ний. Он вручается участникам не только для того, чтобы напомнить о со-

держании дискуссий, но и с целью выработки единого подхода к проблеме.