Анисимова И. Аудит эффективности использования трудовых ресурсов

Подождите немного. Документ загружается.

Аудит эффективности использования трудовых ресурсов

 Анисимова И. Аудит эффективности использования трудовых ресурсов //

Кадровик. Кадровый менеджмент. - N 3. - 2010.

В статье рассматривается проблема эффективности использования трудовых

ресурсов организации, теоретические подходы к определению эффективности,

факторы, влияющие на трудовые показатели, критерии оценки и направления,

способствующие повышению эффективности использования трудовых ресурсов,

методические рекомендации по проведению аудита эффективности использования

трудовых ресурсов.

Содержание

Введение....................................................................................................................2

Теоретические взгляды на вопрос производительности и эффективности

использования трудовых ресурсов....................................................................................3

Факторы, влияющие на трудовые показатели, критерии оценки и направления,

способствующие повышению эффективности использования трудовых ресурсов......3

Методика проведения аудита..................................................................................5

Этапы и методы процесса аудита эффективности использования трудовых

ресурсов................................................................................................................................6

Этапы и методы процесса аудита...........................................................................7

Система показателей для анализа эффективности использования трудовых

ресурсов и мероприятия по повышению эффективности................................................8

Система показателей для анализа эффективности использования трудовых

ресурсов и мероприятия по повышению эффективности..............................................10

Библиография.........................................................................................................11

Словарь управления персоналом.........................................................................11

Введение

В современных условиях, в большинстве организаций, остро встает вопрос о

поисках внутренних резервов роста прибыльности и эффективности деятельности,

поэтому актуальными становятся вопросы использования ресурсов как важнейшего

фактора производства и повышения эффективности труда: повышения

производительности и снижения затратоемкости и в т.ч. зарплатоемкости продукции

и услуг, увеличения прибыли организации. Именно поэтому сегодня высока

востребованность аудита эффективности использования трудовых ресурсов как

целенаправленной и системной работы по решению проблем, обусловленных

неэффективными методами по управлению персоналом, трудом и организацией в

целом.

Главная задача, которую сегодня приходится решать службам управления

персоналом, - это производительность труда [6]. Поскольку именно

производительность и эффективность труда занимают центральное место в сфере

управления трудом и персоналом.

Многие компании по результатам анализа финансово-хозяйственной

деятельности отмечают увеличение расходов, связанных с персоналом, на фоне

снижения производительности труда и роста зарплатоемкости и, как следствие,

уменьшение прибыли. Вероятно, те компании, которые данных проблем не имеют,

но желают повысить свою эффективность и конкурентоспособность, также

задумывались над оптимизацией бизнес-процессов, разработке и внедрении

системы аудита и контроллинга эффективности использования трудовых ресурсов.

Теоретические взгляды на вопрос производительности и эффективности

использования трудовых ресурсов

По мнению ученых Ю.Г. Одегова и Т.В. Никоновой [5], в основе всякого

управления лежит сопоставление затрат и результатов труда, оценка вкладов

различных категорий персонала и отдельных коллективов в общие итоги

деятельности предприятия, определения факторов увеличения выпуска и продажи

на рынке продукции, снижение затрат и повышения результатов труда и

производства.

Э.П. Шлендер определяет производительность труда как отношение между

продукцией, произведенной системой, и затратами на производство этой продукции

и считает, что анализу производительности труда следует придавать

первостепенное значение, поскольку это главный фактор увеличения объемов

выпускаемой продукции, ключевой показатель интенсификации и эффективности

производства, а от уровня и динамики производительности зависят все остальные

показатели производства и все трудовые показатели: производство продукции,

численность персонала, фонд оплаты труда, уровень оплаты труда. При этом

решающим фактором выпуска продукции и снижения ее себестоимости является

именно повышение производительности труда [1].

Наиболее полно раскрывает понятие эффективности использования трудовых

ресурсов определение, представленное в "Управление персоналом: Энциклопедия",

под редакцией А.Я. Кибанова: "Эффективность использования трудовых ресурсов -

важнейшее экономическое понятие, характеризующее результативность

использования трудовых ресурсов. Выражается в достижении наибольшего эффекта

при минимальных затратах трудовых ресурсов и измеряется как отношение

результата к затратам живого труда во всех сферах деятельности". Ведущее место

среди показателей эффективности использования трудовых ресурсов принадлежит

производительности, кроме того, выделяют частные показатели, характеризующие

роль отдельных факторов (резервов роста) производительности труда; определяют

показатель обратный производительности - трудоемкость продукции (работ, услуг) и

удельную трудоемкость; рассчитывают относительное высвобождение рабочей

силы в результате роста производительности труда [8].

Факторы, влияющие на трудовые показатели, критерии оценки и направления,

способствующие повышению эффективности использования трудовых

ресурсов

С целью выявления резервов эффективности использования трудовых

ресурсов необходимо определить факторы, оказывающие влияние на трудовые

показатели. Данные факторы можно разделить на две группы: 1) факторы внешней

среды организации и 2) факторы внутренней среды организации.

К факторам внешней среды организации относятся макроэкономические и

региональные факторы: этап развития социально-экономической системы,

хозяйственные механизмы, воспроизводство населения, подготовка

квалифицированной рабочей силы, трудовое законодательство, распределение

рабочей силы по отраслям и регионам, природно-климатические условия,

развитость социально-бытовой инфраструктуры, состояние регионального рынка

труда, мобильность населения.

К факторам внутренней среды организации, влияющих на трудовые

показатели, относятся внутриорганизационные и социально-психологические

факторы: отраслевая принадлежность, размер и организационно-правовая форма,

система управления, организация труда, условия труда, нормирование труда,

оплата и стимулирование труда, половозрастная и квалификационная структура

персонала, образовательная структура персонала, мотивы трудовой деятельности.

К критериям оценки состояния эффективности использования трудовых

ресурсов можно отнести: уровень производительности труда, уровень трудового

потенциала, уровень трудовой активности персонала, уровень структуры и динамики

персонала, уровень издержек на персонал, тип кадровой службы.

Все выше перечисленные критерии взаимосвязаны друг с другом и имеют

широкий спектр характеризующих их количественных и качественных показателей.

К направлениям, способствующим повышению эффективности использования

трудовых ресурсов, можно отнести: повышение технического уровня производства,

совершенствования управления трудом, улучшение организации труда и

производства, изменение структуры производства, повышение качества

"человеческого фактора".

Суть указанных направлений состоит в следующем:

повышение технического уровня определятся механизацией и

автоматизацией труда, внедрением прогрессивных технологий, модернизацией

оборудования, совершенствованием конструкционных и технических характеристик

изделий;

совершенствование управления трудом, организации труда и производства

определяется оптимизацией структуры управления, рационализацией

управленческого труда, повышения технического уровня управления,

нормированием труда и численности персонала, рационализацией труда;

изменение структуры производства определяется изменением отдельных

видов продукции с разным уровнем удельной трудоемкости, изменение объемов

производства;

повышение качества "человеческого фактора" определяется ростом

общеобразовательного и профессионально-квалификационного уровня, изменением

трудовой мотивации.

Следует отметить, что факторы влияния, критерии оценки и направления

эффективности использования трудовых ресурсов находятся в системной

зависимости.

Методика проведения аудита

Методика проведения аудита эффективности использования трудовых

ресурсов включает в себя: цели: объект и предмет аудиторского исследования,

заказчиков и исполнителей, этапы и сроки проведения, методы исследования,

источники получения информации, систему показателей эффективности,

рекомендации по итогам аудиторской проверки (исследования).

Целью проведения аудиторского исследования является проведение

комплекса мероприятий по анализу эффективности использования трудовых

ресурсов, формирования выводов по его результатам и разработка рекомендаций

по повышению эффективности.

Объектом исследования являются трудовые коллективы и системы

управления персоналом организаций. Предметом исследования - эффективность

использования трудовых ресурсов в организации.

Чаще всего заказчиком данного вида аудита выступает руководство

организации, иногда потенциальный инвестор. Исполнителем данного вида

исследования могут стать как сотрудники организации, так и сторонние эксперты,

специалисты по консалтингу аудиторы.

Выбор исполнителей имеет свои достоинства и недостатки:

сотрудники организации хорошо ориентируются в бизнес-процессе,

технологиях, системе управления конкретной организации, они хорошо включены в

систему коммуникаций, ориентируются в системе внутренней отчетности компании,

смогут наблюдать и корректировать при необходимости внедрение мероприятий по

повышению эффективности;

внешние специалисты лишены данных преимуществ, но зачастую количество

и опыт проведения подобного вида исследований у сторонних экспертов больше,

чем у штатных сотрудников организации. К достоинствам привлечения внешних

аудиторов также можно отнести: непредвзятость и более высокую объективность

суждений, высокий уровень профессиональной подготовки, работа в жестких

временных и бюджетных рамках.

Аудит эффективности использования трудовых ресурсов должен проводиться

на основе законодательно-нормативной базы государственного, отраслевого,

организационного уровня, а также с использованием принципов этики и

независимости.

Сроки проведения и численность исследователей (аудиторов) зависит от

"размеров и сложности" организации и проблемы, но следует отметить, что

организация - развивающаяся система, и при затягивании исследования,

рекомендации по повышению эффективности уже окажутся не эффективными, как

не отвечающие реальной ситуации.

Важное значение при проведении аудита является планирование этапов,

подбор методов и определение и получение необходимого объема информации.

Этапы и методы процесса аудита эффективности использования трудовых

ресурсов

Изучив существующие теоретические подходы и рекомендации по

проведению аудита: [1, 6, 7, 8, 9], в качестве основы этапов проведения аудиторской

проверки и методологической основы удобно использовать этапы и методы,

представленные в табл. 1.

Таблица 1

┌──┬────────────────┬──────────────────────────────────────┬────────────────────────┐

│N │ Этап │ Содержание этапов аудита │ Наименование метода │

├──┼────────────────┼──────────────────────────────────────┼────────────────────────┤

│1 │Выявление │Изучение информации о компании - │Самообследование; │

│ │проблемы │финансовых данных, сведений об │установочные и │

│ │(подготовитель- │эффективности контроля. На основе │экспертные интервью; │

│ │ный) │установочных интервью с руководителями│анализ документов, сбор │

│ │ │предприятия уточняются границы │данных; формализованное │

│ │ │бизнеса, лица и подразделения, │описание процедур; │

│ │ │ответственные за бизнес-процессы, │построение схем и │

│ │ │ключевые функции, текущие и │моделирование │

│ │ │стратегические цели. Определяются │бизнес-процессов и │

│ │ │направления аудиторского обследования.│ключевых функций; │

│ │ │Формируются проблемы, выбираются │функционально-стоимост- │

│ │ │оптимальные методы исследования, │ной анализ (ФСА) │

│ │ │планируются процедуры проведения. │ │

│2 │Получение │Планирование и реализация процедур │Установочные и │

│ │информации для │сбора данных. Анализируются документы,│экспертные интервью; │

│ │анализа │проходят установочные и экспертные │анализ документов, сбор │

│ │ │интервью с руководителями │данных; формализованное │

│ │ │подразделений и специалистами. │описание процедур; │

│ │ │Аудиторы формируют основу для принятия│построение схем и │

│ │ │решения (оценки). Уточняются │моделирование │

│ │ │содержание процедур, │бизнес-процессов и │

│ │ │последовательность их реализации, │ключевых функций; │

│ │ │точки контроля, стандарты выполнения, │функционально-стоимост- │

│ │ │критерии оценки качества, │ной анализ (ФСА) │

│ │ │функциональные и информационные │ │

│ │ │взаимодействия. Результатами являются │ │

│ │ │модели бизнес-процессов компании. │ │

│3 │Оценка и анализ │Проведение оценки о достаточности │Системный анализ; │

│ │информации │собранных данных для принятия │экономический анализ; │

│ │ │обоснованного решения по проблеме │декомпозиция; сравнение;│

│ │ │исследования. Проведение проверки и │структуризация целей; │

│ │ │анализа моделей на соответствие │экспертно-аналитический;│

│ │ │общепринятым стандартам управления. В │нормативный; │

│ │ │результате выделяются недостатки в │параметрический; │

│ │ │процедурах ключевых функций управления│моделирование, ФСА; │

│ │ │и бизнес-процессов. Результат анализа │главных компонент; │

│ │ │моделей - перечень требований к │балансовый; опытный; │

│ │ │изменению системы управления. │корреляционно-регрессио-│

│ │ │ │нный анализ; матричный, │

│ │ │ │SWOT-анализ │

│4 │Выводы и │Формирование аудиторского заключения. │Аналогий; сравнений; │

│ │рекомендации │Аудиторское заключение включает │нормативный; │

│ │ │описание состояния эффективности │моделирование;расчет │

│ │ │системы управления в разрезе ее │количественных │

│ │ │элементов, направлений деятельности по│показателей, показателей│

│ │ │управлению в организации, возможные │экономической │

│ │ │пути совершенствования управления. │эффективности │

│ │ │Руководство организации оценивает │предлагаемых вариантов; │

│ │ │результаты аудита и на этой основе │ФСА │

│ │ │формирует направления дальнейшего │ │

│ │ │аудита. │ │

└──┴────────────────┴──────────────────────────────────────┴────────────────────────┘

Этапы и методы процесса аудита

Методологический инструментарий чрезвычайно широк и базируется главным

образом на методах, используемых в экономике труда, статистике, управлении

персоналом, социологии, психологии, правоведении. В целом методы могут быть

представлены в виде трех групп методов: организационно-аналитические,

социально-психологические и экономические.

Аудит основан на получении и изучении необходимой информации. Чем

достовернее и точнее информация, тем более велика вероятность получить

достоверную картину проблемной ситуации и возможность разработать наиболее

эффективный комплекс мероприятий по решению выявленной проблемы. Основные

источники информации для проведения аудита эффективности использования

трудовых ресурсов, направления характеристики и формы получаемой информации

представлены на рис. 1.

┌────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Информация │

│для аудита эффективности использования трудовых ресурсов│

│ (источники, характеристики, формы, инструменты сбора) │

└──┬─────────────────────────────────────────────────────┘

│ ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

├──────┤ Источники информации │

│ └────┬──────────────────────┬───────────────────────┬────────────────────┬───────┘

│┌──────────┴────────┐ ┌──────────┴─────────┐ ┌──────────┴──────────┐ ┌──────┴───────┐

││Информационная база│ │ Информация │ │Внутренняя информация│ │Опубликованная│

││ аудиторской фирмы │ │внутреннего аудитора│ │ и отчетность │ │ информация │

│└───────────────────┘ └────────────────────┘ └─────────────────────┘ └──────────────┘

├──────┤Характеристика информации (содержание, степень детализации, отношение информации│

│ │к периоду времени, описание проблемы) │

│ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

├──────┤ Формы фактической информации (записи в различных видах, события и условия, │

│ │ память) │

│ │Инструменты сбора информации (наблюдение, специальные записи, специальные отче-│

└──────┤ты, беседы (интервью), опросники (анкетирование), встречи для сбора данных, об-│

│ зор отношений служащих, оценки служащих, аудиторский эксперимент) │

└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 1. Источники, характеристики, формы, инструменты сбора информации для

аудита эффективности использования трудовых ресурсов

Система показателей для анализа эффективности использования трудовых

ресурсов и мероприятия по повышению эффективности

Для оценки эффективности использования трудовых ресурсов возможно

использовать систему показателей эффективности использования трудовых

ресурсов. Показатели в данной системе можно разделить на группы по зонам

ответственности руководителей, оптимизировать каждую группу показателей может

соответствующий комплекс мероприятий по повышению эффективности (табл. 2).

Таблица 2

┌────┬───────────────────────────┬─────────────┬───────────┬─────────────────────┐

│ N │ Показатель эффективности │ Зона │ Эффектив- │ Мероприятия по │

│п\п │ │ответственно-│ ность │ повышению │

│ │ │ сти │ │ эффективности │

├────┼───────────────────────────┼─────────────┼───────────┼─────────────────────┤

│ 1 │Прибыль, % роста прибыли за│Генеральный │Рост │Планирование │

│ │период, маржинальный доход,│директор; │ │деятельности, │

│ │оборот капитала, │финансовый │ │управление │

│ │оборачиваемость оборотных │директор │ │издержками, │

│ │средств, уровень сверх │ │ │разработка │

│ │нормативных запасов │ │ │технологических и │

│ │оборотных средств, │ │ │управленческих │

│ │показатели ликвидности. │ │ │мероприятий по │

│ │Доля на рынке │ │ │снижению │

│ │ │ │ │себестоимости, │

│ │ │ │ │оптимизация процессов│

│ 2 │2.1. Фактически выполненные│Линейные │Рост (по │Планирование и │

│ │плановые задания по объему │руководители │2.1) │регламентация │

│ │и номенклатуре, динамика │производстве-│Снижение │бизнес-процессов. │

│ │объема производства, │нных │(по 2.2) │Техническое │

│ │динамика производительности│подразделений│ │переоснащение, │

│ │труда. Экономия │ │ │модернизация. │

│ │материальных ресурсов, │ │ │Совершенствование │

│ │количество рацпредложений │ │ │процессов: адаптации,│

│ │2.2. Издержки производства,│ │ │мотивации, обучения, │

│ │количество рекламаций и их │ │ │аттестации персонала,│

│ │динамика, удельный вес │ │ │нормирование │

│ │брака и его динамика, │ │ │производительности, │

│ │величина простоев (по │ │ │численности, │

│ │разным причинам), потери от│ │ │использования │

│ │простоев, коэффициент │ │ │рабочего времени, │

│ │текучести кадров │ │ │совершенствование │

│ │ │ │ │системы контроллинга │

│ 3 │3.1. Уровень травматизма, │Руководитель │Снижение │Инструктажи, │

│ │уровень заболеваемости │службы по │Рост │медосмотры, │

│ │3.2. Уровень обученного и │охране труда │ │организация охраны │

│ │аттестованного персонала, │и технике │ │труда и техники │

│ │количество аттестованных │безопасности │ │безопасности, │

│ │рабочих мест │ │ │проведение обучения и│

│ │ │ │ │аттестации │

│ │ │ │ │по охране труда и │

│ │ │ │ │технике безопасности,│

│ │ │ │ │аттестация рабочих │

│ │ │ │ │мест, контроль │

│ │ │ │ │соблюдения санитарных│

│ │ │ │ │норм │

│ 4 │4.1. Затраты на персонал в │Директор по │Снижение │Совершенствование │

│ │издержках производства, │персоналу │Рост │системы управления │

│ │коэффициент текучести │ │ │персоналом по │

│ │кадров и его динамика, │ │ │функциям: │

│ │количество вакантных мест, │ │ │формирование кадровой│

│ │сроки подбора персонала, │ │ │политики организации,│

│ │количество персонала не │ │ │планирование и │

│ │прошедших испытательный │ │ │использование │

│ │срок, уровень брака по вине│ │ │персонала, наем и │

│ │персонала, количество │ │ │отбор, деловая │

│ │управленческого персонала │ │ │оценка, │

│ │4.2. Производительность │ │ │профориентация и │

│ │труда, уровень нормирования│ │ │адаптация │

│ │труда, уровень │ │ │персонала,обучение, │

│ │регламентации, квалификации│ │ │работа с кадровым │

│ │персонала,удовлетворенность│ │ │резервом,деловая │

│ │трудом, │ │ │карьера, организация │

│ │охват сотрудников │ │ │трудовой деятельности│

│ │программами обучения, │ │ │персонала, мотивация │

│ │аттестации, социальными │ │ │и стимулирование │

│ │программами, участие │ │ │персонала, трудовые │

│ │сотрудников в жизни │ │ │отношения в │

│ │коллектива │ │ │коллективе │

└────┴───────────────────────────┴─────────────┴───────────┴─────────────────────┘

Система показателей для анализа эффективности использования трудовых

ресурсов и мероприятия по повышению эффективности

Базой сравнения при оценке эффективности могут стать плановые

показатели, показатели за предыдущий сопоставимый период, показатели,

рассчитанные нормативным путем, или показатели ведущих предприятий данной

отрасли.

В результате анализа и оценки ситуации определяются достоинства и

недостатки, определяются возможности и угрозы, которые несут выявленные

проблемы, определяется программа по повышению эффективности:

разрабатываются мероприятия, бюджет их внедрения, определяется их

экономическая и социальная эффективность, сороки внедрения, модель

контроллинга за внедрением и результатами изменений, ответственные лица.

Разрабатывая и внедряя мероприятия по повышению эффективности

использования трудовых ресурсов следует учитывать тот факт, что снижение цены

труда при постоянном росте уровня жизни и увеличения уровня затрат на

восстановление трудоспособности ведет к снижению производительности,

мероприятия по оптимизации следует проводить под контролем уровня мотивации и

с учетом сопротивления персонала, в противном случае можно еще более усугубить

ситуацию или получить результаты ниже ожидаемых.

Итак, повышение эффективности использования трудовых ресурсов является

актуальной задачей для большинства современных организаций. Исходя из этого,

главной задачей, которую сегодня приходится решать службам управления

персоналом, - это производительность труда. Аудит эффективности использования

трудовых ресурсов - это диагностическое исследование результатов управления

трудовыми ресурсами с целью определения их фактической эффективности,

внесения необходимых корректировок в процесс управления и, в конечном итоге,

повышения прибыльности организации.