Алексей Просницкий, Владимир Иванов. Изучение Microsoft Project 2010 за 1 день методом сквозного примера

Подождите немного. Документ загружается.

ИЗУЧЕНИЕ

Microsoft Project 2010

ЗА 1 ДЕНЬ МЕТОДОМ СКВОЗНОГО ПРИМЕРА

Алексей Просницкий, РМР, MCTS, MCITP

Владимир Иванов, MVP

4-е издание

Изучение практического применения Microsoft Project 2010 за 1 день методом сквозного примера

Алексей Просницкий, РМР, MCTS, MCITP leo@leoconsulting.com.ua, www.leoconsulting.com.ua

Владимир Иванов, MVP turbo@microsoftproject.ru, www.turboproject.ru

Оглавление

Список рисунков .......................................................................................................................................... 3

Введение от Владимира Иванова, MVP .................................................................................................... 4

1 ВВЕДЕНИЕ В ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ ............................................................................ 6

2 ТЕХНИКА ПЛАНИРОВАНИЯ .................................................................................................................. 8

3 СОСТАВЛЕНИЕ ПЛАНА И БЮДЖЕТА. ТИПОВЫЕ МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ. БЮДЖЕТ И

МАТЕРИАЛЬНЫЕ РЕСУРСЫ ........................................................................................................................ 10

3.1 Постановка задачи .................................................................................................................... 10

3.2 Список этапов ............................................................................................................................. 10

3.3 Список задач .............................................................................................................................. 12

3.4 Определение длительности задач ........................................................................................... 12

3.5 Определение последовательности задач ............................................................................... 13

3.6 Формирование пула ресурсов .................................................................................................. 15

3.7 Назначение ресурсов на задачи ............................................................................................... 16

3.8 План с бюджетом ...................................................................................................................... 19

4 ОТСЛЕЖИВАНИЕ ПРОЕКТА. УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ. МОДИФИКАЦИЯ ПЛАНА ПО ХОДУ

ПРОЕКТА ..................................................................................................................................................... 21

4.1 Риски и косвенные работы ....................................................................................................... 21

4.2 Управление рисками по стандартам PMI ................................................................................ 22

4.3 Оценка значимости рисков....................................................................................................... 23

4.4 Методы вычисления реальных сроков задач ......................................................................... 23

4.5 Расчет трех версий проекта методом Монте-Карло .............................................................. 24

4.6 Согласование и отчет ................................................................................................................ 26

4.7 Проблемы и решения ............................................................................................................... 27

5 ФОРМАЛЬНОЕ ЗАКРЫТИЕ ПРОЕКТА. ПОЛИТИЧЕСКИЕ РИСКИ. АНАЛИЗ СТАТИСТИКИ ................ 29

5.1 Измеряемая цель ...................................................................................................................... 29

5.2 Иллюзия простоты (80%/20%) .................................................................................................. 29

5.3 План и требования должны изменяться совместно .............................................................. 30

5.4 Планирование итеративно, следующие стадии предсказуемы лишь статистически ......... 31

5.5 Нужны измеряемые критерии завершения проекта (контрольные тесты) ......................... 31

5.6 Формальное закрытие проекта ................................................................................................ 32

5.7 Закрытие и оценка проекта ...................................................................................................... 32

5.8 Что показывает статистика? ...................................................................................................... 33

6 Список литературы ............................................................................................................................ 34

Изучение практического применения Microsoft Project 2010 за 1 день методом сквозного примера

Алексей Просницкий, РМР, MCTS, MCITP leo@leoconsulting.com.ua, www.leoconsulting.com.ua

Владимир Иванов, MVP turbo@microsoftproject.ru, www.turboproject.ru

Список рисунков

Рисунок 1.1. Жизненный цикл проекта ...................................................................... 6

Рисунок 2.1 Процесс планирования ........................................................................... 9

Рисунок 3.1 Формирование списка этапов проекта ................................................... 11

Рисунок 3.2 Формирование списка задач внутри каждого этапа ................................. 12

Рисунок 3.3 Определение длительности задач .......................................................... 13

Рисунок 3.4 Связывание задач ................................................................................ 13

Рисунок 3.5 Расчет проекта с задачами ручного типа планирования .......................... 14

Рисунок 3.6 Формирование списка ресурсов и его группировка ................................. 15

Рисунок 3.7 Назначение ресурсов на задачи ............................................................ 17

Рисунок 3.8 Назначение ресурсов на суммарные задачи (этапы) ............................... 17

Рисунок 3.9 Представление график ресурсов ........................................................... 18

Рисунок 3.10 Представление «Планирование групп». Перегрузка ресурсов ................ 18

Рисунок 3.11 Представление «Планирование групп». Вид после перенесения задач

вручную ................................................................................................................ 19

Рисунок 3.12 План проекта с бюджетом ................................................................... 19

Рисунок 3.13 Создание базового плана .................................................................... 20

Рисунок 4.1 Планирование непредвиденных работ ................................................... 21

Рисунок 4.2 Управление рисками согласно PMBoK, 2008 ........................................... 22

Рисунок 4.3 Метод Парето для управления рисками .................................................. 23

Рисунок 4.4 Определение длительностей задач ........................................................ 25

Рисунок 4.5 Настройки TurboRiskManager ................................................................. 25

Рисунок 4.6 Рассчитанные длительности проекта методом Монте-Карло ..................... 26

Рисунок 4.7 Представление «Диаграмма Гантта с отслеживанием» ............................ 27

Рисунок 5.1 Крайний срок в проекте ........................................................................ 29

Рисунок 5.2 Иллюзия простоты ................................................................................ 30

Рисунок 5.3 Закрытый проект .................................................................................. 33

Изучение практического применения Microsoft Project 2010 за 1 день методом сквозного примера

Алексей Просницкий, РМР, MCTS, MCITP leo@leoconsulting.com.ua, www.leoconsulting.com.ua

Владимир Иванов, MVP turbo@microsoftproject.ru, www.turboproject.ru

Введение от Владимира Иванова, MVP

- 31% проектов завершаются провалом

- 53% проектов завершаются с перерасходом бюджета в

среднем в 1,9 раза

- 16% проектов укладываются в срок и бюджет

Данные от консалтинговой компании Standish Group

Это пособие не полная методика по управлению проектами и не учебник по всем

функциям Microsoft Project 2010. Хотя таких книг не на английском пока нет. Очень

часто мне приходилось наблюдать почти шоковое состояние менеджеров, которые были

незнакомы ранее с Microsoft Project и теорией управления проектами от PMI и/или IPMA

и решили изучить их по книгам. Перед менеджером стояла задача прочесть минимум

две большие книги, т.е. более 1000 страниц. Самое интересное, даже потратив массу

времени на это чтение менеджер оказывался почти беспомощным в реальной ситуации

применения Microsoft Project.

Дело в том, что книги не учат практическому применению инструментов по управлению

проектами в реальных бизнес-ситуациях. Недостаток большинства книг и учебников по

MS Project в том, что там просто рассматриваются все подряд функции, при этом нет

сквозных практических примеров и анализа типовых ошибок.

Очень и очень редко в книгах есть полные (сквозные) примеры. Как правило,

примеры заканчиваются демонстрацией какой-то функции и менеджер не видит как

повлияет его действие через несколько шагов планирования и отслеживания проекта.

Еще интересное наблюдение состоит в том, что в 90% случаев менеджеры вынуждены

использовать не какие-то сложнейшие приемы управления, а выполнять самые

простые, если не сказать банальнее действия. Именно кажущаяся проста и приводит к

таким печальным последствиям о которых сказано в эпиграфе. Как правило, в обычных

книгах шлифовке и повторению самых важных и вроде бы «простых» навыков работы

не уделяется достаточно места, обычно авторы ставят себе цель охватить кратким

описанием все несколько тысяч функций встроенных в Microsoft Project.

Мне как профессиональному методисту по образованию было понятно, что требуется

принципиально новый дидактический материал, который рассматривал применение MS

Project методом сквозного примера и с разбором различных проблемных ситуаций.

Такой прием быстрого введения очень популярен на Западе и известен как Overview.

Это позволяет очень быстро освоить продукт и закрепить навыки его практического

применения по основным функциям.

Написать четвертую версию данного пособия я попросил своего коллегу Алексея

Просницкого, гуру по Spider Project и автора единственного самоучителя по Spider

Project, кстати, книга написана методом сквозного примера, и специалиста по Microsoft

Project.

Данное четвертое издание приурочено выходу Microsoft Project 2010 и переписано под

его особенности использования.

В данной работе рассматривается как пример проект по разработке программного

обеспечения. Внедрение информационных систем очень рисковый вид проекта, поэтому

Изучение практического применения Microsoft Project 2010 за 1 день методом сквозного примера

Алексей Просницкий, РМР, MCTS, MCITP leo@leoconsulting.com.ua, www.leoconsulting.com.ua

Владимир Иванов, MVP turbo@microsoftproject.ru, www.turboproject.ru

выбор примера связан именно с этим, чтобы продемонстрировать практическую работу

с рисками.

Условные обозначения:

ВАЖНО: Будьте внимательны

Совет, который дороже денег

Изучение практического применения Microsoft Project 2010 за 1 день методом сквозного примера

Алексей Просницкий, РМР, MCTS, MCITP leo@leoconsulting.com.ua, www.leoconsulting.com.ua

Владимир Иванов, MVP turbo@microsoftproject.ru, www.turboproject.ru

1 ВВЕДЕНИЕ В ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Проект – временное предприятие, предназначенное для создания уникальных

продуктов или услуг (PMBOK, 2008).

Проект обладает рядом свойственных ему характеристик, определив которые, можно

точно сказать, относится ли анализируемый вид деятельности к проектам:

 Временность — любой проект имеет четкие временные рамки (это не относится к

его результатам); в случае, если таких рамок не имеется, деятельность

называется операцией и может длиться сколь угодно долго.

 Уникальные продукты, услуги, результаты — проект должен порождать

уникальные результаты, достижения, продукты; в противном случае такое

предприятие становится серийным производством.

 Последовательная разработка — любой проект развивается во времени, проходя

через определенные ранее этапы или шаги, но при этом составление

спецификаций проекта строго ограничивается содержанием, установленным на

этапе начала.

Несмотря на то, что конечный результат выполнения проекта должен быть уникален,

он обладает рядом общих с процессным производством характеристик:

 Выполняется людьми

 Ограничен доступностью ресурсов

 Планируется, исполняется и управляется.

Под определение проекта не попадает операционная деятельность. Но дело в том, что

даже операционную деятельность можно рассматривать как проект в том числе в

Microsoft Project, например, квартальный план работ производственного цеха серийной

продукции. Временем ограничено? Да. Уникальность результата есть? Есть, т.к.

результат уникален по временной характеристике его достижения. Польза от

рассмотрения операционной деятельности в виде проекта есть? Есть, используя данный

подход можно внедрить средства проектного планирования и добиться большей

управляемости квартальных работ.

Рисунок 1.1. Жизненный цикл проекта

Инициация

(постановка задачи и фиксация целей

проекта в уставе проекта)

Планирование

(разработка плана проекта, бюджета,

корректировка)

Управление и исполнение

Контроль, мониторинг и оценка

исполнения

Завершение проекта (закрытие

договора, анализ усвоенных уроков,

роспуск команды)

Изучение практического применения Microsoft Project 2010 за 1 день методом сквозного примера

Алексей Просницкий, РМР, MCTS, MCITP leo@leoconsulting.com.ua, www.leoconsulting.com.ua

Владимир Иванов, MVP turbo@microsoftproject.ru, www.turboproject.ru

Каждый проект характеризуется жизненным циклом, на основе которого формируется

стандартный подход к проектному управлению, см. Рисунок 1.1. Жизненный цикл проекта

Изучение практического применения Microsoft Project 2010 за 1 день методом сквозного примера

Алексей Просницкий, РМР, MCTS, MCITP leo@leoconsulting.com.ua, www.leoconsulting.com.ua

Владимир Иванов, MVP turbo@microsoftproject.ru, www.turboproject.ru

2 ТЕХНИКА ПЛАНИРОВАНИЯ

Этап планирования является одним из самых важных. На этом этапе определяются

задачи, бюджет и сроки проекта. Довольно часто планирование понимают только как

составление графика работ, упуская из вида управление ресурсами, составление

бюджета, графика потребности в материалах, машинах и механизмах и т. д.

Полноценная техника планирования включает в себя следующие этапы и

последовательность, Рисунок 2.1:

1) Определение цели проекта и ее описание. Довольно часто проекты начинаются без

четких и измеримых целей.

2) Определение технологических стадий (этапов работ). Для проекта должна быть

выбрана технология реализации, определяющая стадии развития проекта. Одной из

типичных ошибок планирования является несоответствие плана технологическому

циклу.

3) Для технологических стадий необходимо определить список задач, указать их

последовательность и прогнозируемую длительность (зависит от назначенных

ресурсов).

4) Необходимо согласовать вопрос о выделяемых ресурсах для проекта. Следует

отметить, что все ресурсы компании должны распределяться централизованно.

Довольно часто возникает ошибка планирования, связанная с тем, что некоторые

дефицитные ресурсы используются одновременно в двух разных проектах. Для

решение данной проблемы все проекты в компании должны быть

приоритезированы.

5) График работ в таких системах, как Microsoft Project, получается автоматически,

если определены задачи и ресурсы.

6) Если определить расценки на человеческие ресурсы, машины, механизмы и

материалы, то бюджет может быть получен также автоматически. Одна из типичных

ошибок заключается в том, что бюджет не сверяют с графиком работ.

7) В небольших проектах обязательным условием начала работ по проекту является

наличие утвержденного письменного задание, бюджета и графика работ, которые

образуют формальный документ «План проекта». Довольно часто перед началом

проекта некоторые из указанных документов отсутствуют, последствия этого мы

рассмотрим ниже. В больших проектах, необходимо также разработка планов

управления рисками, качеством, документооборотом, персоналом и др.

Также необходимо отметить, что процесс планирования является итеративным. План

проекта (сроки, список задач, бюджет) должен изменяться по результатам как

исполнения проекта, так и по результатам изменения среды проекта.

Изучение практического применения Microsoft Project 2010 за 1 день методом сквозного примера

Алексей Просницкий, РМР, MCTS, MCITP leo@leoconsulting.com.ua, www.leoconsulting.com.ua

Владимир Иванов, MVP turbo@microsoftproject.ru, www.turboproject.ru

Рисунок 2.1 Процесс планирования

Описание целей проекта

Определение целей проекта

Определение этапов

Определение потребности в ресурсах

(люди, материалы, механизмы)

Определение списка работ

Определение последовательности

работ

Назначение людей, материалов,

механизмов на задачи

Определение длительностей задач

Стоимостные

расценки

ресурсов

График

работ

Формирование бюджета проекта

Бюджект

проекта

Утверждение плана проекта

(получение базового плана)

План

проекта

Изучение практического применения Microsoft Project 2010 за 1 день методом сквозного примера

Алексей Просницкий, РМР, MCTS, MCITP leo@leoconsulting.com.ua, www.leoconsulting.com.ua

Владимир Иванов, MVP turbo@microsoftproject.ru, www.turboproject.ru

3 СОСТАВЛЕНИЕ ПЛАНА И БЮДЖЕТА. ТИПОВЫЕ МЕТОДЫ

ПЛАНИРОВАНИЯ. БЮДЖЕТ И МАТЕРИАЛЬНЫЕ РЕСУРСЫ

Мы будем рассматривать нашу методику на сквозном примере проекта по адаптации и

внедрению некого программного продукта. Данная глава будет посвящена процедуре

запуска проекта. Мы рассмотрим методы планирования, приемы составления бюджета с

использованием человеческих и материальных ресурсов. По ходу дела мы будем

совершать небольшие типовые ошибки, последствия и методы устранения которых мы

рассмотрим в следующей части.

3.1 Постановка задачи

Проект должен начинаться с формулировки цели. При этом цель должна быть

зафиксирована письменно в виде измеряемых показателей.

Документ «Постановка задачи» должен отвечать на следующие вопросы:

1. В какие сроки должна быть достигнута цель?

2. Какие условия достижения цели есть в наличии (бюджет, ресурсы, технология)?

3. Каким способом измерить достижение цели?

4. Как распределены обязанности в проекте (кто за что отвечает)?

5. Согласен ли инвестор (заказчик) с определением цели и условиями ее

достижения?

В нашем примере цель проекта заключается в адаптации и внедрении некой системы

документооборота. В нашем случае задание было письменным, не был определен

только способ измерения того, что цель достигнута; последствия этого мы увидим

далее.

3.2 Список этапов

Перейдем непосредственно к нашему примеру. Менеджер получил постановку задачи

на адаптацию и внедрение некого продукта «Web Work Flow». Менеджер запускает

Microsoft Project 2010 и приступает к планированию, см. Рисунок 3.1.