Акиньшина Л.В., Шейкер Т.Д. Современные информационные технологии в обучении
Подождите немного. Документ загружается.
Чтобы назначить требуемую итоговую функция, следует выделить любую
ячейку в области данных и через контекстное меню выполнить команду
Параметры поля либо выбрать эту команду в списке Сводная таблица на
панели инструментов. К одному полю можно применить несколько итоговых
функций. Чтобы это реализовать, следует создать копии поля, перетаскивая в
область данных кнопку соответствующего поля нужное число раз.
Элементы сводной таблицы можно упорядочивать, используя сортировку
или автосортировку. Автосортировка обладает большими возможностями, так
как позволяет упорядочивать элементы полей на основе соответствующих
элементов данных. Разрешено задавать нестандартный порядок сортировки. В
этом случае необходимо командой Сервис|Параметры открыть диалоговое
окно Параметры, перейти на вкладку Списки и сформировать нужный список
путём замены заголовков элементов поля.
Упражнение 1. Создать сводную таблицу по данным книги Нагрузка.xls
для анализа динамики изменения количества лекций и лабораторных работ у
преподавателей по годам.
Действия
1. Открыть книгу Нагрузка.xls.
2. Выделить любую ячейку списка и командой Данные|Сводная таблица
загрузить мастера.
3. В окне мастера на шаге 1 установить переключатели:
в списке или базе данных Microsoft Excel;
сводная таблица
и нажать кнопку Далее.
4. В окне мастера на шаге 2 выделить диапазон ячеек А3:Н63 и нажать
кнопку Далее.
5. В окне мастера на шаге 3 выбрать расположение таблицы на отдельном
листе и щёлкнуть по кнопке Готово.
6. На макете таблицы перетащить кнопки полей:
Должность и ФИО – в область строк;
181
Год – в область столбцов;
Лекции – в область элементов данных.
7. В полученной таблице щёлкнуть по любой ячейке с данными правой
кнопкой мыши и выбрать команду Параметры поля. В открывшемся
диалоговом окне задать итоговую функцию Сумма.
8. Используя списки в полях Должность, ФИО и Год, просмотреть разные
варианты отображения данных.
9. Перетащить в область данных поле Лаб и задать для него итоговую
функцию Сумма.
10. Реорганизовать таблицу, перетащив появившееся поле Данные в область
столбцов и разместив его за полем Год.
11. Выделить любую ячейку, содержащую заголовок столбца Сумма по полю
Лекции, и заменить текст на Лекц.
12. Выделить любую ячейку, содержащую заголовок столбца Сумма по полю
Лаб, и заменить текст на Лаб.
13. Уменьшить ширину полей с данными.
Упражнение 2. Отсортировать данные в пределах должности по полю
Лекц.
Действия
1. В сводной таблице щёлкнуть правой кнопкой мыши по ячейке с любой
фамилией и выбрать команду Параметры поля.
2. В окне Вычисление поля сводной таблицы щёлкнуть по кнопке Далее.
3. Установить переключатель в положение По возрастанию, в
раскрывающемся списке С помощью поля выбрать Лекц. и нажать ОК.
4. В раскрывающемся списке поля Должность оставить флажок у нужной
должности. Просмотреть результаты для разных должностей.
Упражнение 3. Отсортировать данные по полю Должность в порядке:
асс, ст_преп, доц, проф. Так как требуемый порядок сортировки не
соответствует стандартному, надо создать список из названий должностей, а
затем применить его для сортировки.
182
Действия
1. Открыть окно Параметры командой Сервис|Параметры и перейти на
вкладку Списки.
2. Выбрать пункт НОВЫЙ СПИСОК.
3. Ввести элементы списка в нужной последовательности, нажимая клавишу
Enter после каждого названия.
4. Нажать на кнопку Добавить, чтобы включить сформированный список в
перечень пользовательских списков.
5. Нажать на кнопку ОК, чтобы вернуться в открытую книгу.
6. Выделить поле Должность и выполнить команду Данные|Сортировка.
7. В окне Сортировка щёлкнуть по кнопке Параметры.
8. В раскрывающемся списке Сортировка по первому ключу выбрать
нужный порядок сортировки (по умолчанию назначена обычная
сортировка).
9. Закрыть окна кнопкой ОК.
Задание. Сформировать страницы по полю Должность и построить
столбчатые диаграммы лекционной нагрузки за пять лет.
Для формирования страниц поле Должность необходимо перетащить в
соответствующую область. Для создания диаграммы после того как сводная
таблица сформирована, надо щёлкнуть по кнопке Мастер диаграмм на панели
инструментов Сводные таблицы. Затем необходимо задать тип диаграммы и в
сводной таблице выбрать нужные данные.
7.9. Печать документов Excel
Документы
Excel распечатываются на принтере в виде таблиц. При этом
экранное представление документа может существенно отличается от того, что
выводится на бумагу.
Выдать на печать можно один или несколько листов рабочей книги либо
часть данных, содержащихся на рабочем листе. В любом случае выводимые на
печать данные должны быть предварительно выделены. Щелчок по кнопке
183
Печать на панели инструментов осуществляет автоматическую печать с
параметрами, принятыми по умолчанию. Изменение параметров задаётся в
диалоговом окне, которое выводится на экран командой Файл|Печать.
Область печати – это часть рабочего листа, которая должна быть
выведена на печать. По умолчанию область печати совпадает с заполненной
частью рабочего листа и представляет собой прямоугольник, примыкающий к
левому верхнему углу и охватывающий все заполненные ячейки.
Если часть данных не должна выводиться на бумагу, то область печати
можно задать вручную: выделить ячейки, которые должны войти в область
печати, и дать команду Файл|Область печати|Задать. Границы области печати
выделяются на рабочем листе крупным пунктиром (сплошной линией в режиме
разметки). При последующих командах печати будет печататься только
заданный диапазон. Каждый рабочий лист может иметь свою область печати,
но только одну. Если повторно дать команду Файл|Область печати|Задать, то
заданная область печати сбрасывается.
В режиме предварительного просмотра отображается только область
печати рабочего листа. Особенности печати из
Excel определяются тем, что
рабочий лист приходится разбивать на фрагменты, размер которых
определяется форматом печатного листа. Кроме того, обычно элементы
оформления рабочего окна программы (номера строк, столбцов, границы ячеек)
не печатаются.
Границы отдельных печатных страниц отображаются на рабочем листе
мелким пунктиром. Разбиение листа на страницы осуществляется
автоматически. При этом используются параметры, заданные в диалоговом
окне Параметры страницы на вкладках Страницы, Поля, Колонтитулы и
Лист. В
Excel существуют горизонтальный и вертикальный маркеры разрыва
страницы, которые отображаются на экране в виде горизонтальной и
вертикальной линий. Эти линии можно сделать видимыми, задав параметр
Авторазбиение на страницы на вкладке Вид диалогового окна Параметры
меню Сервис.
184
Наряду с автоматическим разбиением листа на страницы можно задать
вставку маркера разрыва страницы вручную. Для этого надо поместить
указатель в ячейку, перед которой должен быть вставлен разрыв страницы, и
выполнить команду Вставка|Разрыв страницы. В результате будет вставлен
маркер разрыва страницы горизонтальный, вертикальный или оба сразу (в
зависимости от положения указателя). Если выбранная ячейка находится в
первой строке или столбце А, то разрыв страницы задаётся только по одному
направлению. Удаление вставленного вручную маркера осуществляется
командой Убрать разрыв страницы. Эта команда становится доступной, если
указатель помещён в ячейку, у которой верхняя и левая границы являются
частью горизонтального и вертикального маркера разрыва страницы.
Если в пределах листа выделено несколько несмежных диапазонов и при
настройке параметров печати включён переключатель Выделенный диапазон, то
печать каждого диапазона ячеек будет начинаться с новой страницы.
Содержимое определённых строк и столбцов таблицы можно распечатать
как заголовки на каждой странице многостраничного документа. Для этого
необходимо:
выполнить команду Файл|Параметры страницы и перейти на вкладку
Лист;
поместить курсор ввода в поле Сквозные строки (столбцы);
выделить мышью смежные строки (столбцы), которые надо будет
печатать на каждой странице. В поле Сквозные строки (столбцы)
появится ссылка на выделенные объекты;
нажать ОК.
7.10. Надстройки
Надстройки – это специальные средства, расширяющие возможности
пакета. Доступ к этим средствам осуществляется через диалоговое окно,
которое открывается командой Сервис|Надстройки. Так как подключение
надстроек увеличивает нагрузку на вычислительную систему, то рекомендуется
185
подключать только те надстройки, которые реально используются. Наиболее
часто используется надстройка Автосохранение. Если эта надстройка
установлена, то в меню Сервис присутствует команда Автосохранение. При
активизации этой команды открывается диалоговое окно для задания
временного интервала, через который выполняется автоматическое сохранение
книги.
Если требуется выполнять вычисления с комплексными числами, то
должна быть подключена надстройка Пакет анализа.
Функции для выполнения действий с комплексными числами относятся к
категории инженерных. При описании функций для работы с комплексными
числами приняты следующие обозначения:
x – действительная часть комплексного числа;
y – мнимая часть комплексного числа;
i или j – мнимая единица. Использовать прописные буквы нельзя.
Применение верхнего регистра приводит к получению значения ошибки
#ЗНАЧ!. Все функции, которые используют два или больше комплексных
чисел, требуют, чтобы обозначение мнимой единицы было одно и то же;
z – комплексное число, z = x + yi;
θ - аргумент комплексного числа, задаётся в радианах; -π<θ<π.
7.11. Полезные советы
Фиксация части таблицы
При перемещениях по большой таблице исчезают заголовки строк и
столбцов. Часть таблицы, которая должна оставаться видимой, можно
зафиксировать с помощью команды Закрепить области меню Окно.
Чтобы закрепить верхнюю горизонтальную область, надо отметить
строку, над которой должна пройти разделительная линия. Для закрепления
левой вертикальной области надо указать столбец, слева от которого требуется
186
разбить лист. Если требуется закрепить обе названные области, следует указать
ячейку, слева и выше которой должны пройти разделительные линии.
Выделение фрагментов таблицы
В некоторых случаях удобно перейти в режим выделения фрагментов с
помощью клавиши F8.
Признаком работы в этом режиме является появление надписи ВДЛ в
строке состояния. Нужный фрагмент выделяется с помощью клавиш
управления курсором. Для отмены режима выделения достаточно повторно
нажать на клавишу F8.
Текущая дата
Чтобы ввести текущую дату, следует нажать клавиши Ctrl+; (точка с
запятой). Для ввода текущего времени используются клавиши Ctrl+shift+:
(двоеточие). Занесённые в ячейки значения являются константами и в
дальнейшем не меняются.
Если же требуется иметь в документе изменяющиеся дату и время, то
следует воспользоваться функцией СЕГОДНЯ для ввода даты или функцией
ТДАТА для получения даты и времени. При это следует учитывать, что
функция ТДАТА меняет свое значение только при расчете листа
Excel или при
выполнении макроса, содержащего эту функцию. Значение функции ТДАТА не
обновляется непрерывно.
Создание папки автозагрузки
В папку автозагрузки помещают файлы, которые автоматически должны
открываться после запуска
Excel.
Для задания папки автозагрузки необходимо открыть окно Параметры
командой Сервис|Параметры, перейти на вкладку Общие и в поле Каталог
автозагрузки записать полный путь доступа к нужной папке.
187
Задание рабочей папки
По умолчанию основной рабочей папкой является папка Мои документы.
Если надо, чтобы при первом открытии диалоговых окон Сохранение
документа и Открытие документа открывалась другая папка, её надо
назначить рабочей. Для этого следует в окне Параметры на вкладке Общие в
поле Рабочий каталог задать путь доступа к папке, которую выбрали в
качестве основной.
Защита книги паролем
Для защиты книги паролем необходимо выполнить команду
Файл|Сохранить как, в открывшемся диалоговом окне щёлкнуть по кнопке
Сервис и выбрать команду Общие параметры. Далее в окне Параметры
сохранения задать пароль нужного вида: для открытия файла или/и пароль на
разрешение записи при сохранении книги.
Пароль разрешения записи позволяет открывать книгу для чтения, но
сохранение вносимых изменений возможно только при указании пароля. Если
книга открыта только для чтения, то после внесения изменений книгу можно
сохранить под другим именем.
Длина пароля не должна превышать 15 символов, разрешено использовать
буквы, цифры и некоторые символы. Причем в пароле различаются строчные и
прописные буквы.
После записи пароля и щелчка по кнопке OK откроется окно для
подтверждения выбора пароля путём повторного ввода.
Создание резервной копии
Резервное копирование позволяет сохранять предыдущую версию книги.
Флажок Всегда создавать резервную копию устанавливается в окне
Параметры сохранения, которое можно открыть при сохранении документа
командой Файл|Сохранить как щелчком по кнопке Сервис и выбором
команды Общие параметры.
188
Объединение содержимого ячеек
С помощью операции конкатенации & можно объединять текст, числа и
даты. Например, фамилию студента и его средний балл можно объединить с
помощью формулы:
="Студент "&A25&" имеет средний балл "&B25
При использовании формулы
=A28&" "&B4 содержимое ячейки A28 через
пробел сцепляется с B4 (например, слово «телефон» соединяется с номером).
Вместо операции & можно использовать функцию СЦЕПИТЬ, которая
объединяет до 30 элементов в одну строку. Объединять разрешено строки,
числа и ссылки, которые ссылаются на одну ячейку.
Преобразование числа в текст
Для преобразования значения в текст в требуемом числовом формате
применяется функция ТЕКСТ(значение; формат). Значение задаётся числом,
формулой или ссылкой на ячейку, содержащую число. Второй параметр
представляет собой числовой формат, записанный в текстовой форме по
правилам, приведённым в окне Формат ячеек на вкладке Число. Формат не
может содержать звездочку (*) и не может быть общим числовым форматом.
Функция ТЕКСТ преобразует значение в форматированный текст, полученный
результат нельзя использовать в вычислениях как число.
Например, формула
=ТЕКСТ(C23;"000,0р") изменяет формат числа 147,
записанного в ячейке C23, и сохраняет его как строку 147,0р.
Быстрый переход к нужному листу
Щелчок правой кнопкой мыши по любой кнопке прокрутки ярлычков
листов открывает список листов активной книги. Для перехода к нужному
листу достаточно щёлкнуть по его имени в списке.
189
8. МАКРОСЫ
Назначение макросов
Макросы – это мощный инструмент адаптации приложения под
конкретные потребности. Благодаря макросам квалифицированный
пользователь может настроить рабочую среду для эффективного решения
достаточно сложных задач. Макрос (макрокоманда) имеет имя и состоит из
последовательности команд управления приложением. Фактически серия
команд, сгруппированных вместе для упрощения ежедневной работы,
представляет собой программу, написанную на языке Visual Basic for
Application. Вместо того чтобы вручную делать отнимающие много времени и
повторяющиеся действия, целесообразно создать и подготовить для удобного
запуска макросы.
Макросы принято создавать для автоматизации постоянно повторяемых
действий. Например, в редакторе
Word макросы используют в следующих
ситуациях:
для ускорения часто выполняемых операций редактирования или
форматирования;
для объединения нескольких команд, например, для вставки таблицы с
указанными размерами и границами и определенным числом строк и
столбцов;
для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах;
для автоматизации выполнения сложных последовательностей действий.
Разработка макросов
В последних версиях
MS Office используется единый подход при создании
макрокоманд. Незначительные отличия во внешнем виде окон и выполнении
команд не вызовут особых затруднений у подготовленного пользователя,
знакомого с правилами создания макросов в хотя бы в одной из офисных
программ.
190